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 IP電話サービスに転送させる方法でテレワーク環境を構築するステップ

背景

03plusのように「スマホで固定電話の発着信ができるIP電話サービス」はテレワークでの受電業務体制をスピーディーに構築するのに最適ということをこちらの記事で紹介しました。


ここでは、実際に現在契約中の会社の固定電話番号を03plusなどのIP電話サービスに転送させテレワーク環境を構築するステップを紹介していきます。


テレワーク開始までのステップは下記のようになります。

  • 1.運用形態の整理
  • 2.IP電話サービスの申し込み
  • 3.IP電話の開通処理
  • 4.運用開始

大雑把にいうとこのような流れになります。IP電話サービスの申し込みから開通までにかかる時間はサービスによって異なります。


各ステップごとに細かく説明していきます。

1.運用形態や要件の整理

どの番号を転送させ、何名のスマホでどのように応対するのか、予め運用形態を整理し以下のような要件を定義しておく必要があります。

それによって各IP電話サービスの契約内容やランニングコストが変わってきます。

  • ・どの電話番号を転送させるのか
  • ・転送の仕方はどうするか(一旦ビジフォンを鳴らしてから転送させるか、ダイレクトにスマホに転送させるか等)
  • ・何名で転送電話を受けるのか
  • ・番号毎に着信グループの設定が必要か

IP電話サービスに転送させるためには現在契約中の通信事業者で転送電話を申し込んでおく必要があります。また、転送電話の仕様やサービス内容は通信事業者によって異なります。着信時に一度社内の既存ビジフォンを鳴らしてから何秒後にテレワーク中のスタッフのスマホに転送させたい場合など、希望する運用形態が実現可能か同課など、現在契約中の通信事業者に事前に確認しておいたほうがいいでしょう。


03plusを契約する場合、転送の受け先となる電話番号数(代表番号)がいくつ必要か、利用する端末台数(ID数)は何台になるかが分かれば基本料金を試算することが可能です。以下は料金例になります。


【03plusの料金例】


●ケース1「1つの会社電話番号を、3台のスマホに転送させる場合」

初期費用:15,000円

月額料金:2,580円(基本ID:980円×1、追加ID:700円×2、代表番号:200円*1)


[申し込み内容]

・代表番号×1

・ID×3


[利用形態]

・会社の固定電話番号宛に着信があると3台のスマホに同時に着信する

・端末Aが電話にでると端末BとCの着信は鳴りやむ

・端末Aが通話中の電話を一旦保留し、端末BやCに保留・転送(取り次ぎ)が可能

・端末Aが通話中、別の電話がかかってきた場合は端末BとCに着信する

・回線数はID数とイコールのため3回線まで同時通話が可能


●ケース2「3つの会社電話番号を、10台のスマホに転送させる場合」

初期費用:50,000円

月額料金:7,480円(基本ID:980円*1、追加ID:700円×9、代表番号:200円*3)


[申し込み内容]

・代表番号×3

・ID×10


[利用形態]

・会社の固定電話番号のいずれかに着信があると10台のスマホに同時に着信する

・各端末で番号毎の着信鳴り分け設定が可能

・端末Aが電話にでると他の端末の着信は鳴りやむ

・端末Aが通話中の電話を一旦保留し、他の端末に保留・転送(取り次ぎ)が可能

・端末Aが通話中、別の電話がかかってきた場合は他の端末に着信する

・回線数上限は9回線、9回戦までは同時通話が可能


申し込み内容や導入コスト、ランニングコストはIP電話サービスによってかなり開きがあります。事前にいくつかのIP電話サービスの料金を確認し、可能であれば見積もりをとっておくとよいでしょう。


数あるIP電話サービスのなかでも03plusは導入コストもランニングコストも安価で定評があります。下記ページでも利用形態ごとの料金例がありますので参考にしてみてください。
https://03plus.net/ip/price_a.html

2.IP電話サービスの申し込み

運用形態が決まったらIP電話サービスの申し込みをします。導入・開通までのスピードや料金形態はIP電話サービスによってまちまちです。料金だけに囚われていると導入までに想定外の時間がかかってしまったり、契約期間の縛りを見落としてしまったりすることもありますので、IP電話申し込みの際は以下の要点についても事前に確認しておきましょう。


●IP電話申し込み際の確認項目例

  • ・導入コストやランニングコスト
  • ・開通までのリードタイム
  • ・機能
  • ・契約期間の縛り
  • ・動作環境

また、法人名義でIP電話の固定電話番号を申し込む場合は以下の確認書類の提出が必要となるケースがほとんどです。事前に各IP電話サービスのサイトなどで確認し用意しておきましょう。


●提出書類

  • ・法人確認書類(3か月以内の登記簿謄本、印鑑証明書など)
  • ・担当者確認書類(免許証や保険証など)
  • ・委任状(申込者が担当者の場合)

03plusの場合は申し込みから開通までのスピードが速いという特徴がありますが、その理由は次で述べます。

3.IP電話の開通処理

各スタッフのスマホでIP電話アプリをインストールし、開通処理をおこないます。申し込みから開通までのリードタイムもIP電話サービスによってまちまちです。


通常どのIP電話サービスも1週間以上かかるケースがほとんどです。しかし、03plusは最短2-3日程度で開通が可能と圧倒的に開通までのスピードが速いのが大きな特徴です。


03plusは確認書類をWeb申し込みフォーム上でオンライン登録でき、申し込み審査後に登録住所にはがきが届けば開通するという流れになります。申し込み内容に不備が無ければ申し込みから2-3日程度ではがきが届き、開通処理をおこなうことができます。

4.運用開始

あとは会社固定電話番号を契約している通信事業者で転送設定をおこなえば運用を開始できます。転送先の番号に03plusなどIP電話サービスで契約した番号を設定し、あとは転送開始すればすぐに転送が開始となり、テレワーク環境での電話応対が可能になります。


転送開始後に会社の固定電話番号宛に電話があると、各スタッフのスマホのIP電話アプリに着信し、電話応対が可能になります。


会社の固定電話番号をIP電話サービスに転送させる方法でテレワーク環境を構築するステップは大まかにこのような流れになります。


IP電話サービスによって導入までのスピードやコスト、契約期間の縛りの有無など様々な条件が異なってきますので、導入前に要件を整理し、最低限の確認はおこなったうえでサービスの申し込みをすることをお勧めします。

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