留守番電話はプライベート・ビジネスシーンともに便利な機能です。しかし、使っているスマホの機種によっては留守電機能がない場合もあり、活用したいけどできていないという方は少なくありません。「スマホで留守番電話を使うにはどうしたら良いのだろうか」と疑問をお持ちの方も多いはずです。

そこで今回は、留守電機能が特にビジネスシーンで有用な理由から、スマホに留守電を導入する方法、留守電を導入するならIP電話がおすすめの理由などを解説します。

ビジネスにおいて便利な留守電機能

留守電機能と聞くと、「ただメッセージを残すだけの機能」と思うかもしれません。しかし実は、ビジネスにおいて実はかなり有用な機能です。

例えば、スマホに着信履歴だけ残っていたとします。留守電機能がない場合は「一体なんの電話だったのだろうか」「もし大切な仕事の電話だったらどうしよう」と不安になってしまうことでしょう。そこですぐに折り返してみたら、ちょっとした確認の用事であったり、セールスの電話だったりと、緊急の電話ではなかったということは珍しくありません。

こういったケースで、もし留守電機能があればどうでしょうか。急を要することや、業務に関する大切な内容であれば、相手方も必ず一言残してくれることでしょう。また、宅配便などの場合も一言残してくれるはずです。つまり、留守電機能があれば残されたメッセージを確認することで、折り返しが必要かどうか、急いだほうがいいのかなどを知ることができるのです。

また、留守電機能は発信した側にとっても嬉しい機能です。何度電話してもずっと話し中、圏外で出てもらえないとなると、顧客は不満を感じます。しかし、音声ガイダンスが流れて電話に出られない旨や留守電にメッセージを残すように促されれば、ひとまず安心できます。「これを聞いて折り返してくれるだろう」と思えることで、顧客は満足度を高めやすくなるのです。

このように、留守電機能はビジネスシーンで利用価値が高い機能です。

一部のスマホでは標準搭載していない

このように意外と便利な留守電機能ですが、一部のスマホでは標準搭載されていません。

スマホで留守電機能を利用する場合、機種に搭載されている「伝言メモ」または各キャリアで提供されている「留守番電話サービス」を利用することになります。

留守番電話サービスはどのキャリアでも基本的に提供されています。ですが、追加料金がかかるサービスであることがほとんどであり、毎月コストがかかります。

一方、伝言メモは機種ごとの機能です。こちらは無料で使える機能ですが、搭載している機種はごく一部に限られます。また、電話を受ける側が圏外や電源オフの場合は、機能が搭載されていても相手方は録音できないため、利用シーンが限られてしまうのもデメリットです。ご利用中のスマホに留守番電話機能があるか、一度確認してみると良いでしょう。

スマホに留守電を導入するには？

スマホそのものには基本的に留守電機能がないと考えた場合、留守電を導入するにはどうすれば良いのでしょうか。ここでは、スマホに留守電機能を導入するための方法を解説します。

キャリアのサービスに登録する

スマホに留守電機能を導入するのに一般的なのが、各キャリアのサービスに登録することです。

留守番電話サービスをオプション追加すれば、伝言メモ機能がないスマホであっても留守電メッセージの録音が可能となります。こちら側が圏外または電源オフになっていても、発信者側は留守電メッセージを録音できるため、利便性の高いサービスといえるでしょう。

キャリアによっては無料で利用できるものもありますが、録音時間や保存件数、保存期間などを考えた場合、ビジネス利用するのであれば有料サービスの方が良いでしょう。ビジュアルボイスメールに対応している場合は、圏外であっても録音メッセージを再生できるため便利です。料金はキャリアごとに異なりますが、月額で300円程度が目安です。

留守電アプリを使う

有料の留守電アプリをスマホにインストールする方法もあります。

留守電アプリはさまざまなものがありますが、一部の機種には対応していない場合もあるため注意が必要です。ご自身がお使いの機種に対応しているか、ビジネス利用する上で十分な機能を有しているかどうかをチェックしてから購入・インストールを行いましょう。

ちなみに、アプリによっては、音声メッセージだけでなく、録音メッセージをテキスト化してチャットツールに送信する機能を持つものもあります。忙しくて音声メッセージが聞けない場合でも、テキストならばひと目ですぐに確認できるため便利です。

スマホにIP電話アプリを導入して転送する

留守番電話の利用が可能なIP電話アプリを活用し、電話に出られなかった際にそちらへ転送設定するという方法もあります。

IP電話とはインターネット回線を使って通話を行う電話のことです。IP電話アプリはさまざまありますが、050番号から始まるアプリであれば無料またはリーズナブルに利用できます。また、一部サービスは留守番電話サービスを提供しています。

使っているスマホの通信キャリアが提供している転送機能を使い、設定した呼び出し時間内に電話に出られなかった場合に、IP電話番号へと転送するように設定すれば、IP電話サービスの留守番電話にメッセージを残してもらうことができます。

会社の電話にIP電話サービスを導入する

会社の電話にIP電話サービスを導入する方法もあります。

上記のスマホにIPアプリを導入する方法は、個々のスマホで対処する形ですが、こちらは会社でIP電話サービスを導入するという形になります。会社側で導入するものなので、個人利用だけでなく、会社全体で情報を共有できるような機能を有しているサービスを導入することが多く、よりビジネスに特化した留守電サービスを利用できる可能性があります。企業全体の業務効率化を実現するならば、会社でIP電話サービスを導入するのがより良い方法といえそうです。

このように、スマホに留守電機能を追加する方法にはさまざまなものがあります。それぞれ方法ごとに特徴やメリットには違いがあります。

なお、IP電話のメリット・デメリットについてはこちらの記事でも詳しく紹介しています。

IP電話サービスなら留守番電話も便利

IP電話サービスはインターネットを活用して通話を行うサービスであり、会社の電話にIP電話サービスを採用すれば、留守番電話も便利になります。

ここからは、IP電話サービスの留守番電話機能を活用するメリットについて、分かりやすく解説していきます。

どのデバイスからでも確認できる

IP電話サービスの留守番電話は、さまざまな端末から確認できます。

IP電話はインターネット回線を活用した電話であり、利用できる端末はスマホ・PC・タブレットなどさまざまです。キャリアや機種の制限もありませんので、社員個人のスマホでも問題なく利用できます。

また、録音された留守電メッセージは、スマホなどの端末本体ではなく、IP電話サービスのクラウドサーバー上に保存されます。特定の端末に録音されないため、社員であれば誰でも音声メッセージを確認可能です。

このような特性があるため、IP電話サービスの留守番電話機能を導入すれば、外出先や自宅ならスマホから、オフィス内でならばPCから、といったように好きな端末から誰でも・いつでも・どこでも録音されたメッセージを確認できて便利です。

時間外のアナウンスが便利

IP電話の留守番電話は、時間外アナウンス機能を利用できます。

時間外アナウンスとは、休日や営業時間外のタイミングにかかってきた着信に対して、営業時間外であることを伝える音声ガイダンスのことです。顧客は、音声ガイダンスを聞くことで営業時間外であることや、何時から営業開始になるかを知ることができます。いきなり留守番メッセージの録音を促されるよりも丁寧であるため、時間外アナウンスは顧客満足度向上につながる機能といえます。

時間外アナウンスは、ガイダンス内容を独自に設定することが可能です。例えば、臨時休業の案内や、ホームページに設置したフォームへ案内、さらには実施中のキャンペーン情報をあわせて伝えることもできます。企業の業務内容に合わせて独自に設定しておけば、顧客はより満足感を得てくれることでしょう。

標準搭載の場合が多い

IP電話サービスの留守電機能は、標準搭載されていることが少なくありません。ベンダーにもよりますが、多くの場合は基本料金で留守電機能を利用できます。追加料金が発生しなければ、コストをかけずに便利な留守電機能を社内全体で活用できるため、業務効率アップを期待できることでしょう。

ただし、基本料金の場合は残せるメッセージ件数や録音時間の長さ、保存期間などが少ない・短い場合があります。導入前に必ず確認しておきましょう。

IP電話サービスの留守電における注意点

留守電機能を利用するならば、メリットの多いIP電話サービスを導入するのがおすすめです。しかし、IP電話サービスによっては、必要最低限の機能しかなく、留守電機能が利用できない場合もあります。

また、留守電機能が標準搭載ではなく、オプションのみというケースもあります。オプションなので機能面は充実していることがほとんどですが、追加料金が発生してしまうため、事前に確認しておくことが大切です。オプション追加のみである場合は、IP電話サービス側の担当者と相談し、自社に合うかどうか、コストに見合った機能であるかを確認した上で検討することをおすすめします。

おすすめIP電話サービス「03plus」

03plusは「03」「06」を含む全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得できるIP電話サービスです。番号ポータビリティにも対応しているため、移行の際も既存の電話番号をそのまま利用することが可能です。ビジネスに役立つ機能が豊富に揃っていて、もちろん留守番電話も利用できます。

「留守番電話」は、着信に対応できない場合に通話相手からのメッセージをクラウドサーバーにて保存するサービスです。最大録音時間は50秒/1件で、保存できるメッセージ数は15件まで、保存期間は7日となります。オリジナルの音声ファイルを登録・設定することもでき、一般的な留守番電話として活用できます。

「時間外アナウンス」は、営業時間外や休日のタイミングでかかってきた着信に対して、専用メッセージを流す機能で、留守番電話機能と併用もできます。設定した時間に合わせて自動応答を行い、顧客に対して案内できるため、ビジネスチャンスのロスを改善できます。アナウンスの音声はテンプレートからも選択できるほか、オリジナルの音声ファイルを登録・設定することも可能です。

また、留守電機能とは併用できませんが、便利な機能として「留守レポ」もおすすめです。

「留守レポ」は、会社代表番号にかかってきた着信に対して、一次対応を代行する機能です。着信に対して自動音声で対応して用件の録音を促すアナウンスをします。録音メッセージはテキスト変換されて、社内で使っているチャットツールなどに報告されます。社員はその報告内容を確認し、必要があれば折り返しなどの対応ができます。電話対応する時間がない、営業電話に対応したくない、不在時の電話対応をスムーズにしたいといったケースで便利です。前述の通り留守番電話との併用はできませんが、時間外アナウンスやIVR機能と組み合わせることができ、企業の業務内容に合わせて幅広く使える機能です。

このように、03plusには留守番電話に関するさまざまな機能があります。シンプルな留守番電話も便利ですが、業務効率化をより促進させるのであれば、留守レポや時間外アナウンスの利用がおすすめです。

運用について分からないこと、疑問点がありましたら、ぜひご相談ください。専属のコンシェルジュが貴社にあった運用方法をご提案いたします。

まとめ

今回は、ビジネスシーンで役立つ留守番電話機能について解説しました。

留守番電話はあると便利なシーンが多く、便利に活用すれば業務効率化や顧客満足度向上につなげることができます。ですが、スマホの機種によっては留守電機能が搭載されていないこともあります。

留守電を活用したいものの、どうやって導入すれば良いか迷っているならば、社内でIP電話サービスの導入を検討してみてください。IP電話サービスの留守番電話機能は、他にはないメリットがあります。

特に03plusは、留守レポのように一般的な留守番電話の一歩先を行く便利な機能があります。ビジネスシーンで留守番電話機能を有効活用したいとお考えでしたら、ぜひご検討ください。