クラウドPBXやIP電話アプリのメリットとは？

現在ビジネスで使用されるIP電話サービスで人気があるのが、クラウドPBXです。クラウドPBXとは？

従来社内に設置する必要があったPBXがクラウド上におきIP回線網経由で通話ができ、様々なメリットがあります。 PBXの導入・設置コストが不要になったり、スタッフの増減に伴う回線数の増減などもイチイチ工事をすることなくブラウザ経由で設定が可能だったり、クラウドならではのメリットを受けられます。 クラウドPBXのメリットはこれらのように手間やコストが削減されるだけではありません。 クラウドPBXサービスに対応したIP電話アプリを端末にインストールすることでスマホ内線化を実現でき、従来では社内間での通話でも外線で発着信をしなければいけなかったのが内線で通話をすることが可能になります。 また、スマホ内線化によりどこにいてもスマホで会社の代表番号での発着信ができるようになり、スマホが従来のビジフォン代わりになるというのは企業にとっても大きなメリットでありIP電話サービスでもスマホ内線化ができるサービスというのが注目されています。

スマホ内線化ニーズの高まり

スマホの普及に伴い企業でもスマホの業務利用ニーズが高まっています。
外出時の電話といえば従来は携帯番号を使うしかありませんでしたが、クラウドPBXでスマホを内線化することで、スマホでも会社の代表番号の着信をとることができ、また折り返し電話も代表番号から発信することが可能です。
具体的には以下のようなメリットがあります。

1 スマホ内線化で社内間通話料を無料に

社内スタッフとの通話も従来では外線発信で通話する必要があったため通話料が発生していました。
全通話の中で社内間通話の比率は実が高いものがあると言われており、そのような社内間通話が多い企業では、携帯でかかる通話料のうち半分以上は社内向けの通話ということもあります。クラウドPBXではスマホを内線化できますので、社内間スタッフとの通話は内線扱いになり通話料が無料となるため通話料を大幅に下げることが可能です。

2 スマホ内線化で社内間通話料を無料に

大企業などでは社用スマホを導入している企業が多いですが、ガラケーやPHSに比べるとスマホは導入コストも基本料や通話料など月々のランニングコストも高くついてしまいます。
しかしクラウドPBXやIP電話アプリであれば専用のアプリをインストールしてしまえば個人端末がビジフォン代わりになるので、社用携帯端末の高額な導入費や月額費も抑えられます。クラウドPBXやIP電話アプリは個人端末の業務用途利用（BYOD）に向いておりコスト的なメリットを受けられるのが特徴です。 さらには固定電話機の設置が不要なため、オフィス内のレイアウト変更やフリーアドレスにも対応でき、回線数の増減の際も工事不要で変更することができ余計なコストがかかりません。 BYOD利用の場合はそのリスク面にも注意を払う必要があります。BYODでは個人端末の紛失や盗難に伴う情報漏洩のリスクと背中合わせですので、セキュリティ対策を講じたり、または端末紛失時に遠隔でアプリ情報へのアクセスを遮断するような機能を備えたクラウドPBXやIP電話アプリを検討するなどの対策が必要です。

3 外出先でも代表番号での発着信を実現

営業や外出の多い職種の場合、外出先で電話をする場合は携帯電話で行う必要がありました。また、個人事業主や小規模オフィスなどでは転送電話サービスを利用し、事務所の固定電話を携帯電話宛に転送させて着信を取るという使い方をしているケースも多いです。転送電話を利用している場合は外出先でも携帯で会社の代表番号宛の着信を受けることは可能ですが、転送された分の通話料は自己負担となります。しかも携帯番号に転送している場合、転送元の固定電話番号から携帯電話番号宛の転送となるため、携帯電話宛の通話料（転送先携帯電話のキャリアにもよりますが、大よそ1分で17円前後の通話料）がかかることになります。そのため、頻繁に着信を受ける機会が多い方だと月々の転送代金だけでコストが嵩んでしまいます。

また、転送電話は代表番号宛の着信をとることはできますが、代表番号で折り返し電話をすることができません。 転送された電話にでられず折り返し電話をする場合は携帯から折り返す必要があるため、自分の携帯番号を認知されていない場合は相手に出てもらえなかったりすることもあるので、スムーズな連絡のやり取りができず業務に支障をきたしてしまう可能性があります。

しかし、クラウドPBXやIP電話アプリであればどこにいてもスマホで代表番号の発着信が可能になります。 転送で着信するのではなくスマホアプリにダイレクトで代表番号を着信するため、転送料金はかからずどれだけ着信しても通話料は無料です。 また折り返し電話などの際も代表番号から発信することができるため、携帯番号からの発信に比べてスムーズな連絡のやり取りが可能になります。 これらの通話はIPネットワーク網を通じて通信されるため、インターネット環境さえあればどこでも通話をすることが可能です。

また、外出先でも従来のビジフォンと同様に保留転送機能を使って電話をリアルタイムで取次ぐことが可能です。 従来のビジフォンでは、外出中の社員宛に電話があった場合は折り返させる旨を相手に伝えて一旦電話を切り、今度はその社員宛に電話やメッセージを送って折り返し電話をするよう伝えてようやく折り返し電話をするという手順を踏まないといけませんでした。 どうしてもタイムラグが生じてしまうため、折り返し電話をしたときには相手が電話に出られなかったりとスムーズな連絡やり取りができないこともあります。クラウドPBXやIP電話アプリであれば、事務所内の電話機で一旦通話を保留し、外出先の社員が保留された電話にでるというような、リアルタイムで電話の取次ぎが可能になります。

4 多様な働き方にも柔軟に対応可能

クラウドPBXやIP電話アプリは導入が手軽なため、リモートワークや在宅勤務での運用にも最適です。 スマホにアプリをインストールするだけで、あとはインターネット環境さえあればOK。 場所を問わずに代表番号の発着信を行う事が可能なため、リモートワーカーや在宅勤務者など多様な働き方に併せて運用をすることが可能です。

このように、クラウドPBXやIP電話アプリ導入によるスマホ内線化には様々なメリットがあることが分かりました。 特に取引先や社内間での電話によるコミュニケーションの効率化と通話料や導入費の削減というメリットの高さから、多くの企業に注目されています。 導入を検討されている方は、クラウドPBXの比較サイトなどで多くのサービスが紹介されていますので比較検討してみることをお勧めします。