法人でのIP電話導入のポイントとは?解説 メリット・デメリットを徹底

背景

DX化による業務効率化やコスト削減が企業で望まれている昨今、IP電話の導入を検討している法人も多いことでしょう。IP電話はリーズナブルに運用でき、導入やシステム連携が容易であることから近年、導入企業が増えてきています。

「ぜひ我が社もIP電話の導入を」と思う一方で、IP電話の法人利用には「どんなメリット・デメリットがあるのか?」「導入する上で気をつけるポイントは?」「そもそもIP電話とは?」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、法人でのIP電話導入において押さえておきたいポイント、IP電話利用のメリット・デメリット、法人利用に最適なIP電話サービスをご紹介していきます。

IP電話とは

IP電話とはどのような電話サービスなのでしょうか。まずはIP電話に関する基礎知識を解説していきます。

IP電話の概要

IP電話とは、インターネットプロトコル(Internet Protocol)を用いて通話を行う電話サービスのことです。従来の固定電話の場合、基地局とつながるアナログ回線を通じて通話を行います。IP電話の場合は、インターネット回線により通話を行います。そのため、アナログ回線のように物理的な配線は必要なく、インターネット環境さえあれば通話が可能です。

IP電話の通話の仕組み

アナログ回線の場合、音声が銅線に伝わってそのまま伝達されます。イメージとしては糸電話のように、相手に声が伝わるような形です。

一方、IP電話はアナログの音声をデジタルデータに変換して、インターネット回線に送信します。そして受信側で、デジタルデータからアナログの音声に変換されることで声が届きます。

このような、アナログとデジタルの変換を実現しているのが「VoIPゲートウェイ」という装置です。この装置があることで、音声がデジタルに変換され、音声パケットとして相手方に届いています。

IP電話のさまざまな特徴

IP電話は従来のアナログ回線を用いた電話にはない、さまざまな特徴があります。

たとえば、電話番号がなく無料で通話できるアプリがあったり、プロバイダに依存しない電話アプリがあったりします。また、ベンダーが電話番号を管理してユーザーに付与するため、ベンダーを変更すると電話番号も変わります。インターネット回線を用いるため、音声だけでなく、動画配信なども行えるIP電話もあります。

他にもIP電話にはさまざまな特徴、そして多くのメリットがあります。詳しくは後述しますのでぜひご確認ください。

IP電話には3つの種類がある

インターネット回線を利用して通話を行うIP電話には、大きく分けて3つの種類があります。ここでは「0AB-J型」と「050型」そして「電話番号不要型」について解説していきます。

0AB-J型

「0AB-J(ゼロエービージェイ)型」はIP電話に割り当てられる電話番号形式のひとつです。「東京03」や「大阪06」のように0から始まるのが特徴で、ハイフンの区切りごとに「市外局番-市内局番-加入者番号」という並びになっています。そのため、0AB-J型は番号が付与された電話がどのエリアにあるかがわかります。ちなみに、持ち運べるスマホなどは地域が固定できないため原則的には0AB-J型の番号を取得することができません。

他にも0AB-J型の特徴として、さまざまな厳しい基準を満たしていることが挙げられます。格安のIP電話サービスの中には品質の低いものもありますが、0AB-J型のIP電話ならば従来のアナログ電話と変わらない品質を保っています。

050型

「050型」もIP電話に割り当てられる電話番号形式です。その名の通り「050」から始まり、全部で11桁の番号となります。0AB-J型のように市外局番は割り当てられておらず、NTT加入電話の固定電話番号をナンバーポータビリティで移動することはできません。

050で始まる番号は市外局番がないためエリアを特定されにくいというメリットがあります。逆に市外局番がないことからビジネス的には信用度が低い傾向にあるのがデメリットです。

また、0AB-J型は厳しい基準を満たしていますが、050型は規定にそこまで高いハードルが設けられていません。そのため、IP電話サービス提供会社によっては品質が低く安定しにくい場合もあります。

電話番号不要型

「電話番号不要型」とは、その名の通り電話番号がないタイプのIP電話です。「LINE」「Skype」などは電話番号不要型の音声通話が行える代表的なアプリです。

電話番号不要型はVoIPという技術を用いてデータ通信により音声通話を行います。デジタルデータ化された音声がインターネット上に設置されたサーバーを通過し、相手方に送られます。

電話番号不要型は、アプリをインストールするだけですぐに使えて同一アプリ間であれば無料で通話できるため、気軽に利用できます。その代わり、電話番号が割り当てられていないため、同一アプリ間でのみでしか利用できません。また、インターネット環境の影響を受けやすく、通話品質が低い傾向にあるのが一般的です。このような特徴を持つため、電話番号不要型は法人利用には向きません。

法人の場合はどれがおすすめ?各種類を比較

前述の通り、IP電話には3つの種類があります。法人で代表番号として利用する場合、どの種類を選ぶべきなのでしょうか。

まず、絶対に使うべきではないのが「電話番号不要型」です。電話番号不要型は、その名の通り電話番号が割り当てられないため、一般電話をはじめとした他の電話との通話ができません。もちろん、緊急電話や特殊番号にかけることも不可能です。唯一利用できるのは、顧客側も同一アプリをインストールしているケースです。しかしこれは稀であり、電話番号不要型は法人利用には全く向きません。

では「050型」はどうでしょうか。リーズナブルで他の電話との通話も問題なく行えるため、一見問題がないように見えます。しかし、「050型」は社会的信用を得にくいという、法人にとって致命的なデメリットがあります。050型の電話番号には市外局番のように、エリアを特定できる情報が含まれていません。そのため、電話を受ける側としては「どこからの電話か分からない」と不安を感じやすいのです。また、050型は導入ハードルが低いことから、しつこい営業電話や迷惑電話に利用されやすく、それも信用を下げている一因となっています。こうした背景からも、050型も法人利用ではあまり向いていないといえるでしょう。

つまり、法人で利用するならば「0AB-J型」が最もおすすめです。市外局番がついているため社会的信用を得やすく、会社代表番号として信頼感があります。もちろん他の電話との通話も問題なく行えますので、IP電話を法人利用するなら0AB-J型を選びましょう。

法人がIP電話を利用するメリット

IP電話はアナログ固定電話と異なりインターネット回線を利用した電話です。IT化が進む現代において、インターネット回線を利用していることはアナログにはないさまざまな優位性を持ちます。ここでは法人がIP電話を利用するメリットについて解説していきます。

通話料を抑えられる

IP電話を法人が利用する大きなメリット、それは通話料が安価であることです。

たとえば、アナログ固定電話は100kmを超える遠距離通話の場合、通話料が3分で80円かかります。しかしIP電話であれば日本全国どこにかけても一律料金で、7.5円~8.5円/3分であることがほとんどです。さらに、携帯電話や国際電話などアナログ固定電話だと割高になる通話も、IP電話ならば安く抑えることが可能です。

距離に関わらず通話料金がリーズナブルであることは、他県の取引先への営業電話や遠距離にある支店への電話などでメリットとなります。

スマホやPCから利用できる

IP電話は、インターネット回線とつながるスマホやPCなどの端末から利用できます。

従来のアナログ回線の場合、新規に電話環境を導入する場合は固定電話機も購入しなければならず、そのぶん初期費用が高くなる傾向にありました。しかし、IP電話であればすでに会社で支給しているスマホ、または個人のスマホやPCをそのまま利用できます。IP電話アプリを導入できさえすれば、キャリアや機種はどんなものでもかまいません。このようなことから、IP電話は端末の購入費用を抑えられます。

また、スマホ・PCから利用できるため、インターネット環境があれば、外出先や自宅からも電話対応できます。そのためIP電話ならばオフィスに電話番スタッフを配置する必要がなくなり、テレワーク中もオフィスにいるような感覚でスムーズに電話対応できるようになります。

同一プロバイダの場合無料で通話できる

IP電話は同一プロバイダ間での通話料金が無料になる場合があります。これは法人にとってコスト削減という大きなメリットがあると言えるでしょう。

たとえば、業務において電話をかける機会が多い自社の別拠点や取引先があったとします。両者で同一プロバイダに統一することで通話料金が無料になり、通話コストを大幅に引き下げるといったことも可能です。

このように、IP電話はアナログ回線と比べて大幅に通話料を抑えることができます。ビジネス拡大のためにまずは通話コストを下げたい、という法人にとってIP電話は導入すべきツールと言えます。

人数の増減に対応しやすい

急なスタッフの増減にもすぐ対応しやすいのもIP電話のメリットです。

たとえば、想定していた人数より雇用できたスタッフが大幅に少なかった場合。アナログ回線の固定電話だと事前に用意する必要があり、余ってしまった分だけ無駄な支出がでてしまいます。

しかし、IP電話であればアプリやツールを入社したスタッフの人数だけ追加すれば良いだけで済むため無駄なコストをかける必要がありません。また、すぐに準備・導入できるため事前に人数を予想する手間もありません。

もしスタッフが退社、または配置換えにより人員が減った場合でもIP電話ならば安心です。回線をクローズする、または別のスタッフに割り当てるといったことが簡単に行えるためです。

このように、IP電話はスタッフ数の増減や企業の成長にあわせてフレキシブルに対応できることがメリットとなります。

導入に手間がかからない

簡単に導入できる点もIP電話のメリットです。

従来のアナログ回線の場合は、工事を行って電話用の回線を引く必要がありました。また、PBXと呼ばれる交換機を社内に設置し、利用するすべての電話機を回線で結ぶ必要もあります。工事には費用も時間もかかるため、導入には高いハードルがあります。

一方、IP電話の場合はそういった機器設置工事や配線工事は必要ありません。そのため、導入にかかる費用も手間も小さくなります。

IP電話にはさまざまなタイプがありますが、基本的にはID(ユーザー)を追加してIP電話の端末をインターネットに接続すればすぐに導入することが可能です。

複数の拠点がある場合でも一括で管理できる

複数拠点を構える法人でもIP電話はとても便利です。

従来のビジネスフォンの場合、電話環境を拠点ごとに構築しなければいけません。導入費用がかかることはもちろん、保守管理も拠点ごとに行う必要があるため、手間もかなりかかってしまいます。

しかしIP電話であれば、複数拠点があってもインターネット上で電話環境を構築して、すべてを一括管理できます。拠点ごとの導入や保守管理をする必要がなくなるため、IP電話を導入すれば、コスト削減や人員の有効活用、業務効率化などを実現できることでしょう。

また、電話環境が一括管理されることから、離れた拠点間同士の通話は内線扱いとなります。そのため、通話コストを抑えつつ、社内コミュニケーションが活発化させられるというメリットもあります。

既存の固定電話との併用が可能

IP電話はこれまで使っていた固定電話と併用して利用することもできます。

IP電話ルーターなど対応機器を事業者からレンタルまたは購入することで既存の固定電話機をそのまま使うことができます。もちろん固定電話番号、IP電話番号それぞれの発着信ができます。

また、IP電話は110や119といった緊急通報、0120から始まる番号などにかけることができません。しかし既存の固定電話番号があればそちらに切り替えてかけることが可能です。

CRMなどのシステムと連携できる

IP電話はインターネット回線を使用するため、CRMをはじめとしたさまざまなITツールやシステムと連携できます。

たとえば、顧客情報を一元管理できるWEB電話帳との連携が可能です。WEB電話帳を活用すれば、外出先でもスマホから顧客の連絡先をスムーズに検索できるため、電話業務が効率化されます。営業先で名刺交換した際に、すぐ情報を登録しておけば、社内全体で新たな顧客情報を共有することも可能です。

また、顧客情報はスマホに保存されないため、スマホの紛失・盗難が発生した場合でも個人情報の流出を避けられます。

外線通話の一部を内線通話にできる

クラウドPBX機能が使えるIP電話であれば、スマホを内線化して社内コミュニケーションを活発化できます。

従来のアナログPBXの場合、内線通話できるのは主装置と接続されているオフィス内の固定電話同士のみでした。そのため、外出しているスタッフに連絡する際には携帯電話あての外線通話となり、通話コストがかかります。また、複数拠点ある法人の場合、離れた拠点に連絡する際には外線通話となり、やはりコストがかかります。

しかしIP電話とクラウドPBXを組み合わせればスマホを内線化できるため、外出中のスタッフへの連絡を無料で行えます。同一システムを導入していれば、離れた拠点への業務連絡も内線となり無料です。また、近年一般化しているリモートワーク中のスタッフへの連絡も内線で行えます。そのため、オフィス内にいるのと同じように業務ができて、無駄なコストをかけずに働き方改革を実現できます。

法人がIP電話を利用する場合のデメリットとは

IP電話の利用は法人にとってさまざまなメリットがあります。しかし、良い面ばかりではなくデメリットが存在しているのも事実です。法人がIP電話を利用する際に覚えておきたい注意点についてまとめていきます。

緊急電話や0120から始まる番号に発信できない

IP電話は従来のアナログ固定電話と使い勝手がほぼ同じで利便性の高い電話です。しかし、IP電話にはかけられない緊急電話や、着信者が通話料を負担する「着信課金番号サービス」の電話番号(0120から始まる番号)など、発信できない番号があります。

制限がかかっている理由はさまざまですが、たとえば050の場合は位置情報が電話番号に付与されていません。そのため、緊急電話にかけることができません。

他にも番号案内の104やコレクトコールの106などNTTの付加サービスをIP電話では利用することができないので注意しましょう。

契約プロバイダを変更する場合に電話番号が変わる

IP電話はプロバイダの変更や引越しによって電話番号が変わる場合があります。

そもそもIP電話はプロバイダごとに契約内容・サービス内容が異なります。たとえば050型の番号はプロバイダが付与したものであり、利用者個人が永続的に所有できる番号ということではないのです。

そのため、プロバイダの変更や引越しにより対応エリア外になるなどで、IP電話の番号を変更しなければいけなくなる可能性がでてくるのです。

とはいえ、プロバイダによっては引越しをしても番号が変わらないケースもあります。また、徐々に携帯電話のようにナンバーポータビリティできるようにサービスが整備されていく方向にあります。

インターネット環境の影響を受ける可能性がある

IP電話は通話の安定性や品質にインターネット環境の影響を受ける可能性があります。

たとえば夕方から夜にかけてはインターネット利用者数が増加し、回線が混雑しやすい時間帯です。回線が混雑すると速度の低下や接続の不安定感がでやすくなり、IP電話もその影響を受けてしまうのです。具体的に回線混雑時には音声が聞こえにくくなったり声が途切れやすくなったりといった影響があります。

とはいえ、IP電話はスマホよりも通話品質が安定している傾向にあります。インターネット環境に影響を受けるとはいえ、利用にはそこまで大きな支障がでにくいのが実際のところです。

法人がIP電話を導入する際に押さえておくべきポイント

IP電話にはさまざまなメリットやデメリットがあります。それを踏まえ、法人がIP電話を導入する際には、コスト面・機能面・システムとの相性・サポート体制などを考慮することが大切です。具体的にどのような点に注目し比較した上でサービスを選ぶべきか、そのポイントを解説します。

コスト面

IP電話選びにおいて重要なポイントのひとつ、それはコストです。

IP電話は従来のアナログ固定電話と比べて通話料金が安い傾向にあります。そのメリットを最大限に活かして自社のコスト削減を実現するためには、各IP電話サービスでかかる費用を比較する必要があります。

IP電話は各事業者によって初期費用や月額費用に差があります。後述する機能面やサポート体制を考慮した上で、よりリーズナブルなサービスを選びましょう。また、運用次第ではお得になるオプションもあるため、自社の業務に合うのであれば検討すべきです。たとえば、IP電話アプリの03plusには1通話あたり10分無料になるオプションがあります。複数の連絡先に短時間通話をする機会が多いならば検討してみましょう。

IP電話の種類によってコストが変わることもぜひ頭に入れておいてください。たとえば、ハードウェア型のIP電話は機器の導入費用がかかり、ソフトウェア型であれば自社に合わせたシステム構築が必要になりコストや手間がかかる場合があります。

機能面

IP電話はビジネスに役立つさまざまな機能を利用できます。そのため、自社の業務に必要な機能があるかどうかも導入前にチェックしておくべきです。

たとえば、顧客対応力の向上を実現したいならば「通話録音」を活用したいところです。通話内容を自動で録音でき、そのデータはクラウド上に保存されます。録音データは、通話者本人はもちろん、サーバーにアクセスすれば社内の誰もが確認可能です。通話録音を活用すれば、顧客対応力の向上とともに、聞き間違い・言い間違いなどによって起こるクレームや訴訟リスクの軽減にもつなげられます。

通常業務に集中するため、電話の一次対応を代行したいと考えているならば「IVR」機能もおすすめです。IVRとは自動音声応答のことで、「○○の方は1を、△△の方は2を」といったように音声ガイダンスによって着信先の振り分けや、音声による一次対応ができる機能です。適切な窓口に着信を振り分けられるため、企業と顧客の双方にとって負担軽減につながる機能といえるでしょう。

他にも、ベンダーによってさまざまな機能が提供されています。自社に合うものを吟味して、ビジネスに役立てていきましょう。

通話品質

通話品質もIP電話選びでは重要なポイントです。インターネット回線を使用するIP電話は、回線速度やコーデックの影響を受ける可能性があります。たとえば、インターネット回線が混雑している、Wi-Fiの電波が弱いといったケースでは通話品質が下がることがあります。

また、利用しているスマホによってはIP電話サービスとの相性が悪いこともあります。現在ではそれほど多くありませんが、低価格を売りにするベンダーは通話品質も低いことがあるようです。

このようなことから、IP電話を導入する際には無料トライアルやデモなどを利用し、事前に通話品質を確認することをおすすめします。

既存システムとの相性

IP電話導入の際には既存システムとの相性もチェックしましょう。

インターネット回線を使用するIP電話は、CRMやCTIを始めとしたさまざまなITツールと連携できるのが強みです。しかし、サービスによっては既存システムとうまく連携できなかったり、機能が被ってしまって無駄が生じたりする場合があります。

自社にて活用しているITツールやシステムがあるならば、導入を検討しているIP電話サービスと連携できるのか、無駄は生じないか、業務効率化につながるのかなどを確認することをおすすめします。

サポート体制

IP電話サービスはさまざまなベンダーから提供されています。法人利用する場合は、ベンダー側のサポート体制を必ずチェックしましょう。

IP電話は導入がとても簡単で即日運用できるものもあります。使い方も従来の電話機・携帯電話機と同じなので簡単です。しかし、従来の電話と違って、IP電話はさまざまな機能がある上に、ITツールと連携もできます。便利な反面、年配のスタッフが多いと使い方がわからなかったり、トラブル発生時に自社内で対応できなくなったりする可能性があります。そのような場合でもベンダー側がすぐにサポートしてくれる体制があると安心です。

また、IP電話はインターネット回線を利用するサービスであるため、セキュリティ面も重要なポイントです。近年はハッキングによる個人情報流出などの被害も多発しているため、強固なセキュリティ体制のあるベンダーでないと、安心して運用できません。スマホのOS更新ごとにすぐ対応している、ベンダー側でシステム開発をしているなどの点も注目してみましょう。

他にも、サポート対応時間、問い合わせ方法の種類、説明のわかりやすさなどもサポート体制を比較する上でポイントとなります。さらに、導入実績の豊富さ、追加機能の導入事例などもチェックして、安全に導入できるかどうかをイメージしてみましょう。

おすすめIP電話サービス「03plus」

法人で新たにIP電話サービスを導入するならば、低コストで多機能な「03plus」がおすすめです。

03plusには以下のような特徴やメリットがあります。

  • ・1IDあたり月額980円で利用できる
  • ・「東京03」や「大阪06」など主要46局の市外局番つき電話番号を取得できる
  • ・番号ポータビリティ対応なので、アナログ回線から移行してもそのままの電話番号を使える可能性がある
  • ・10分かけ放題オプションに加入することで、1通話10分までなら無料になる
  • ・クラウドFAXオプションで業務効率化やコスト削減を実現できる
  • ・音声録音や時間外アナウンス機能も利用できる
  • ・申込みから最短で即日運用も可能
  • ・自社でシステム開発しているので、セキュリティ体制も万全

03plusは低コストですが、このようにさまざまな特徴や機能があることから多くの企業や自治体で導入されています。

社会的信頼性の高い市外局番つき電話番号を取得できてスマホで持ち歩けるため、外出先でもスムーズに電話応対業務ができます。オプションも豊富で、通話コストを下げる10分かけ放題や大阪市での導入実績のあるクラウドFAXを活用すれば、業務効率アップやコストダウンを実現できることでしょう。

サポート体制も整っていて電話・メールで問い合わせできます。訪問コンシェルジュや研修会も実施しているので、導入後のフォローも万全です。自社開発システムなので、セキュリティ面も信頼感があります。

IP電話の新規導入・既存システムからの移行を検討しているなら、低コストで多機能な03plusをご検討ください。

まとめ

今回はIP電話を法人で導入する際のポイントやメリット・デメリットについて解説してきました。

ご紹介したように、IP電話の導入は業務効率化やコスト面においてメリットが多くあります。また、IP電話サービスによってさまざまな機能もあるため、目的に合わせて選び導入することが大切です。

今回の記事を参考に、自社に合ったIP電話を導入してください。DX化やコスト削減の実現と、万全のサポート体制をお望みでしたら、03plusがおすすめです

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