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  法人でのIP電話導入のポイントとは?解説 メリット・デメリットを徹底

背景

DX化による業務効率化やコスト削減が企業で望まれている昨今、IP電話の導入を検討している法人も多いことでしょう。IP電話はリーズナブルに運用でき、導入やシステム連携が容易であることから近年、導入企業が増えてきています。

「ぜひ我が社もIP電話の導入を」と思う一方で、IP電話の法人利用には「どんなメリット・デメリットがあるのか?」「導入する上で気をつけるポイントは?」「そもそもIP電話とは?」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、法人でのIP電話導入において押さえておきたいポイント、IP電話利用のメリット・デメリット、法人利用に最適なIP電話サービスをご紹介していきます。

IP電話とは

IP電話とは、インターネット回線を利用して通話を行う電話です。従来のアナログ固定電話では遠距離通話料が割高になっていましたが、IP電話は距離に関わらず全国一律の料金で通話できることが特徴です。また、IP電話サービスによっては同一サービス同士の通話であれば無料通話できるため、コスト削減に大いに役立つことでしょう。

導入もしやすく回線の追加・クローズも容易、クラウドシステムと連携することで業務のDX化を図れるなど、IT化が進む現代社会において、IP電話はなくてはならない存在になってきています。

IP電話には2つの種類がある

IP電話は大きく分けて2つの種類があります。ここでは「0AB-J型」と「050型」について解説していきます。

0AB-J型

「0AB-J(ゼロエービージェイ)型」はIP電話に割り当てられる電話番号形式のひとつです。「東京03」や「大阪06」のように0から始まるのが特徴で、ハイフンの区切りごとに「市外局番-市内局番-加入者番号」という並びになっています。そのため、0AB-J型は番号が付与された電話がどのエリアにあるかがわかります。ちなみに、持ち運べるスマホなどは地域が固定できないため原則的には0AB-J型の番号を取得することができません。

他にも0AB-J型の特徴として、さまざまな厳しい基準を満たしていることが挙げられます。格安のIP電話サービスの中には品質の低いものもありますが、0AB-J型のIP電話ならば従来のアナログ電話と変わらない品質を保っています。

050型

「050型」もIP電話に割り当てられる電話番号形式です。その名の通り「050」から始まり、全部で11桁の番号となります。0AB-J型のように市外局番は割り当てられておらず、NTT加入電話の固定電話番号をナンバーポータビリティで移動することはできません。

050で始まる番号は市外局番がないためエリアを特定されにくいというメリットがあります。逆に市外局番がないことからビジネス的には信用度が低い傾向にあるのがデメリットです。

また、0AB-J型は厳しい基準を満たしていますが、050型は規定にそこまで高いハードルが設けられていません。そのため、IP電話サービス提供会社によっては品質が低く安定しにくい場合もあります。

法人がIP電話を利用するメリット

IP電話はアナログ固定電話と異なりインターネット回線を利用した電話です。IT化が進む現代において、インターネット回線を利用していることはアナログにはないさまざまな優位性を持ちます。ここでは法人がIP電話を利用するメリットについて解説していきます。

通話料を抑えられる

IP電話を法人が利用する大きなメリット、それは通話料が安価であることです。

たとえば、アナログ固定電話は100kmを超える遠距離通話の場合、通話料が3分で80円かかります。しかしIP電話であれば日本全国どこにかけても一律料金で、7.5円~8.5円/3分であることがほとんどです。さらに、携帯電話や国際電話などアナログ固定電話だと割高になる通話も、IP電話ならば安く抑えることが可能です。

距離に関わらず通話料金がリーズナブルであることは、他県の取引先への営業電話や遠距離にある支店への電話などでメリットとなります。

同一プロバイダの場合無料で通話できる

IP電話は同一プロバイダ間での通話料金が無料になる場合があります。これは法人にとってコスト削減という大きなメリットがあると言えるでしょう。

たとえば、業務において電話をかける機会が多い自社の別拠点や取引先があったとします。両者で同一プロバイダに統一することで通話料金が無料になり、通話コストを大幅に引き下げるといったことも可能です。

このように、IP電話はアナログ回線と比べて大幅に通話料を抑えることができます。ビジネス拡大のためにまずは通話コストを下げたい、という法人にとってIP電話は導入すべきツールと言えます。

人数の増減に対応しやすい

急なスタッフの増減にもすぐ対応しやすいのもIP電話のメリットです。

たとえば、想定していた人数より雇用できたスタッフが大幅に少なかった場合。アナログ回線の固定電話だと事前に用意する必要があり、余ってしまった分だけ無駄な支出がでてしまいます。

しかし、IP電話であればアプリやツールを入社したスタッフの人数だけ追加すれば良いだけで済むため無駄なコストをかける必要がありません。また、すぐに準備・導入できるため事前に人数を予想する手間もありません。

もしスタッフが退社、または配置換えにより人員が減った場合でもIP電話ならば安心です。回線をクローズする、または別のスタッフに割り当てるといったことが簡単に行えるためです。

このように、IP電話はスタッフ数の増減や企業の成長にあわせてフレキシブルに対応できることがメリットとなります。

導入に手間がかからない

簡単に導入できる点もIP電話のメリットです。

IP電話にはさまざまなタイプがありますが、基本的にはID(ユーザー)を追加してIP電話の端末をインターネットに接続すればすぐに導入することが可能です。

既存の固定電話との併用が可能

IP電話はこれまで使っていた固定電話と併用して利用することもできます。

IP電話ルーターなど対応機器を事業者からレンタルまたは購入することで既存の固定電話機をそのまま使うことができます。もちろん固定電話番号、IP電話番号それぞれの発着信ができます。

また、IP電話は110や119といった緊急通報、0120から始まる番号などにかけることができません。しかし既存の固定電話番号があればそちらに切り替えてかけることが可能です。

法人がIP電話を利用する場合のデメリットとは

IP電話の利用は法人にとってさまざまなメリットがあります。しかし、良い面ばかりではなくデメリットが存在しているのも事実です。法人がIP電話を利用する際に覚えておきたい注意点についてまとめていきます。

050型の場合は番号の信頼度が低い

「050型」のIP電話の場合、社会的な信用度が低く見られてしまう傾向にあります。

さまざまな理由がありますが、050型は市外局番がないことでエリアを特定することができません。そのため、「どこの業者からの電話かわかりにくい」という点が電話を受ける側に不信感を与えやすいことが考えられます。

また、050型は0AB-J型よりも導入ハードルが低く、しつこい営業電話をする業者に利用されやすいことも信用されにくい理由のひとつです。

特に「050型」は、古くから「東京03」などの市外局番に慣れ親しんでいた高齢者層に信用されにくい傾向にあります。

緊急電話や0120から始まる番号に発信できない

IP電話は従来のアナログ固定電話と使い勝手がほぼ同じで利便性の高い電話です。しかし、IP電話にはかけられない緊急電話や、着信者が通話料を負担する「着信課金番号サービス」の電話番号(0120から始まる番号)など、発信できない番号があります。

制限がかかっている理由はさまざまですが、たとえば050の場合は位置情報が電話番号に付与されていません。そのため、緊急電話にかけることができません。

他にも番号案内の104やコレクトコールの106などNTTの付加サービスをIP電話では利用することができないので注意しましょう。

契約プロバイダを変更する場合に電話番号が変わる

IP電話はプロバイダの変更や引越しによって電話番号が変わる場合があります。

そもそもIP電話はプロバイダごとに契約内容・サービス内容が異なります。たとえば050型の番号はプロバイダが付与したものであり、利用者個人が永続的に所有できる番号ということではないのです。

そのため、プロバイダの変更や引越しにより対応エリア外になるなどで、IP電話の番号を変更しなければいけなくなる可能性がでてくるのです。

とはいえ、プロバイダによっては引越しをしても番号が変わらないケースもあります。また、徐々に携帯電話のようにナンバーポータビリティできるようにサービスが整備されていく方向にあります。

インターネット環境の影響を受ける可能性がある

IP電話は通話の安定性や品質にインターネット環境の影響を受ける可能性があります。

たとえば夕方から夜にかけてはインターネット利用者数が増加し、回線が混雑しやすい時間帯です。回線が混雑すると速度の低下や接続の不安定感がでやすくなり、IP電話もその影響を受けてしまうのです。具体的に回線混雑時には音声が聞こえにくくなったり声が途切れやすくなったりといった影響があります。

とはいえ、IP電話はスマホよりも通話品質が安定している傾向にあります。インターネット環境に影響を受けるとはいえ、利用にはそこまで大きな支障がでにくいのが実際のところです。

法人がIP電話を導入する際に押さえておくべきポイント

法人がIP電話を導入する際に考慮したいことが、コスト面・機能面・サポート体制です。具体的にどのような点に注目すべきなのか、そのポイントを解説いたします。

コスト面

IP電話選びにおいて重要なポイントのひとつ、それはコストです。

IP電話は従来のアナログ固定電話と比べて通話料金が安い傾向にあります。そのメリットを最大限に活かして自社のコスト削減を実現するためには、各IP電話サービスでかかる費用を比較する必要があります。

IP電話は各事業者によって初期費用や月額費用に差があります。後述する機能面やサポート体制を考慮した上で、よりリーズナブルなサービスを選びましょう。また、運用次第ではお得になるオプションもあるため、自社の業務に合うのであれば検討すべきです。たとえば、IP電話アプリの03plusには1通話あたり10分無料になるオプションがあります。複数の連絡先に短時間通話をする機会が多いならば検討してみましょう。

IP電話の種類によってコストが変わることもぜひ頭に入れておいてください。たとえば、ハードウェア型のIP電話は機器の導入費用がかかり、ソフトウェア型であれば自社に合わせたシステム構築が必要になりコストや手間がかかる場合があります。

機能面

IP電話を選ぶ際にはその機能面にも注目しましょう。IP電話と一口に言っても、サービス内容や提供される機能は事業者ごとに違うためです。

たとえば、パソコンに導入するIP電話であれば対応OSや推奨環境の確認が必要です。また、「業務に必要な機能を使える」と思って導入したものの、その機能はオプションであり追加費用が発生してコスト増になるケースもあります。

また、コスト削減や効率アップのために業務のDX化も推進したいところです。無駄な紙を使わないクラウドFAXや社内で取引先の連絡先を一元管理できるWEB電話帳などといったクラウドシステムと連携できるIP電話サービスもぜひ検討してみましょう。

サポート体制

IP電話サービスを選ぶ際には提供事業者のサポート体制も確認しましょう。

IP電話は導入してしまえば従来のアナログ回線の電話と同じように使用できるため、使い方そのものは難しくありません。しかし追加機能の使い方やなんらかのトラブルが発生した際には素早くサポートしてくれる体制があると安心できます。また、サポート内容だけでなく対応時間やメール、オンラインなどの連絡手段があるとより安心でき、サポートの利便性が増します。

さらに、導入実績の豊富さや追加機能の導入事例などもチェックするとより導入へのイメージが湧きやすくなるためおすすめです。

おすすめIP電話サービス「03plus」

新たにIP電話サービスを導入したいとお考えでしたら03plusがおすすめです。

03plusは「東京03」などの市外局番つき固定電話番号を取得できます。信頼度が高い番号をスマホで持ち歩くことができるため、外出中でも大切な取引先からの電話を逃すことがありません。

また、IP電話アプリで、導入をスムーズに行うことができます。初期費用は5,000円で月額980円とコスト面でもリーズナブル。しかも年払いスタートプランであれば初期費用は0円で導入することが可能です。さらに、オプションで10分かけ放題サービスを追加すれば、1通話あたり10分まで通話料無料となります。

もちろん機能面も充実していて、クラウドFAXやWEB電話帳といったDX化に便利なクラウド機能と連携させることが可能です。実際にクラウドFAXは大阪市にも導入され、業務効率アップやペーパーレス化によるコストダウンなどを実現しています。

サポート体制も万全で、電話問い合わせはもちろんメールでの問い合わせも可能。さらに導入時の研修会実施や導入後のサポートなどを行う訪問コンシェルジュサービスもあります。

IP電話を選ぶなら、市外局番を取得できてリーズナブルでありながら多機能、サポート体制も万全な03plusをぜひご検討ください。
▶ 03plusについて詳しくはこちら

まとめ

今回はIP電話を法人で導入する際のポイントやメリット・デメリットについて解説してきました。

ご紹介したように、IP電話の導入は業務効率化やコスト面においてメリットが多くあります。また、IP電話サービスによってさまざまな機能もあるため、目的に合わせて選び導入することが大切です。

今回の記事を参考に、自社に合ったIP電話を導入してください。DX化やコスト削減の実現と、万全のサポート体制をお望みでしたら、03plusがおすすめです。

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