開業により、アナログ回線の固定電話とIP電話でどちらを契約すべきか悩んでいる方は多いのではないでしょうか。IT化が進み働き方も変化してきている現在、将来的なことを考えればIP電話はメリットが多いのでおすすめです。

今回は開業時・移転時・企業活動をする上で抱えやすい電話の課題、IP電話契約のメリットを解説し、おすすめのサービスを紹介します。

企業の電話にまつわる課題とは？

企業にとって電話はなくてはならないものですが、その導入や運用ではさまざまな課題があることも事実です。開業時や移転時、さらには企業活動を行う上で考えられる、電話における課題について解説します。

【開業時】携帯電話や固定電話のデメリット

メールやチャットツールでのやり取りが増えたとはいえ、電話は会社にとっての窓口であることに変わりはありません。そのため「会社の固定電話番号」を取得すべきかどうか、迷うケースも多いのではないでしょうか。

もし法人で携帯電話番号しかない場合、以下のようなデメリットがあります。

• ・携帯電話番号だけでは、信頼を得にくい
• ・銀行で法人口座を開設できないケースがある
• ・紛失や乗り換えで番号が変わった際、連絡できなくなる
• ・私用の携帯電話番号だと、プライベートとの区別がつかなくなる

こうしたデメリットがあるため、開業するのであれば固定電話番号を取得する方が良いでしょう。しかし、固定電話番号の取得は意外とハードルが高いものです。電話機・関連機器の購入や工事に費用がかかりますし、導入までに時間がかかります。また、外出が多い場合は固定電話番号にかかってきても受けられません。かといって転送電話にすると、転送料金がかかりますし、固定電話番号からの折り返しができないなどの問題があります。このように、携帯電話だけだとデメリットが多くあり、固定電話番号を取得するにもいろいろと課題があることが分かります。

【移転時】電話番号が変わってしまう

固定電話番号の場合、移転時に電話番号が変わってしまうことも頭を悩ませる問題です。

引越し・移転の際、基地局の対応エリアを超えてしまうと電話番号は変更されます。電話番号は会社と顧客をつなぐ大切な窓口ですから、それが変更されることはさまざまな問題を引き起こします。例えば、会社HPや名刺の番号変更、顧客への通知が必要となり、膨大な手間やコストがかかってしまうのです。

固定電話のコストや利便性の問題

そもそも、固定電話はコスト面や利便性に課題があります。

例えば、社内にてビジネスフォンを利用する場合、電話交換機（PBX）主装置や対応電話機の購入、配線工事などにかなりの費用がかかります。遠距離通話をする場合は通話料金が割高になりますし、転送設定をすればさらに料金が高くつきます。そして月々の基本料金や電話環境の保守・管理費用も必要です。このようなことから、固定電話の導入・運用には想定以上のコストがかかることも多いのです。

また、固定電話はその名の通り、アナログ回線につなげてその場に固定して利用する電話です。会社にいなければ電話に出ることはできないため、オフィス内に必ず電話担当の人材を配置する必要があります。営業などで社員の外出が多い企業やテレワークを推し進めたい企業にとって、固定電話は利便性の低いツールといえるでしょう。

社用携帯の導入時における問題

社用のスマホを貸与する場合もさまざまな問題が発生する可能性があります。

社員の外出や出張が多い企業の場合、社用のスマホを貸与することが少なくありません。社外でも連絡を取りやすくなる、場所に縛られずに電話業務ができるようになる点はメリットがあります。

しかし、携帯電話の通話料金は固定電話に比べるとかなり割高です。そのため、毎月の通話コストが高くつき、企業の経費を圧迫してしまうかもしれません。また、社用のスマホは持ち運びできることから紛失や盗難のリスクがあります。このような場合、端末内に入っている顧客の連絡先や社員の個人情報などが流出する恐れがあり危険です。さらに、社員が社用のスマホを使って、仕事に関係のないプライベートの連絡をする可能性もあります。一つひとつのスマホの利用状況は管理しにくいため、この問題は回避しにくいといえます。

このように、社用スマホの導入にはさまざまな問題点があります。メリットはありますが、デメリットを理解した上で十分に検討することが大切です。

電話対応業務に関する問題

電話対応に関する問題もあります。

企業には日々多くの電話がかかってきます。提供する商品やサービスによっては、電話での問い合わせ数は毎日膨大な量となることでしょう。着信があるたびに社員は目の前の作業をとめて電話にでなければいけません。電話対応するたびに作業が中断されるため、社員の集中力は途切れてしまいますしストレスも溜まっていくことでしょう。結果としてコア業務の進行が遅れ、企業全体で業務効率が低下する可能性があります。

また、企業には不要な営業電話やしつこい迷惑電話がかかってくることもあります。業務に関わる内容であれば「仕方ない」と思えても、業務と関係のないこのような電話は社員にとって大きなストレスになります。特に営業電話は仕事に関わる内容と判別しにくいこともあるため、社員の時間を奪いやすいものです。

このように、電話対応業務にはさまざまな問題があり、それが原因となって業務効率を低下させます。業務をスムーズに進め、社員に負担をかけないためにも、電話周りの何らかの対応は急務であるといえるでしょう。

企業には「IP電話」がおすすめ

IP電話とは、インターネット回線を利用して通話を行う電話のことです。

アナログ回線により通話を行う固定電話の場合、会社代表番号あての電話はオフィス内にいないと出ることができません。転送することもできますが、転送料金がかかるため、毎月の通話コストがかさんでしまいます。

しかしIP電話であれば、インターネット回線を利用して通話を行うため、インターネット環境さえあればいつでもどこでも通話が可能です。そのため社員が全員外出していても転送不要で、スマホで会社代表番号あての着信を受けられます。

詳しくは後述しますが、IP電話は固定電話にはない多くのメリットがあり、その利便性の高さから、現在急速に普及が進んでいるサービスです。業務効率アップやコスト削減などを実現したいと考えているならば、これからは固定電話ではなくIP電話の導入をおすすめします。

企業がIP電話を契約するメリット

なぜ近年、IP電話を導入する企業が急増しているのでしょうか。ここでは、企業がIP電話を契約するメリットについて、いくつか解説します。

導入にかかるコストと手間が少ない

IP電話は従来の固定電話に比べると、導入時のコストや手間が大きく抑えられます。

固定電話の場合、ビジネスフォン環境を整えるには機器の購入や配線工事をする必要があり、膨大な手間と費用がかかります。

しかしIP電話の場合は、機器の設置や配線工事が必要ありません。そのため、手間も費用もほとんどかからないのです。また、インターネットに接続できるさまざまな端末を使用でき、社員のスマホやPCをそのまま利用できます。そのため、電話機の購入も必要なく、さらに初期費用を削減できます。

通話料の削減

IP電話を導入することで毎月の通話料も抑えやすくなります。

アナログ回線の固定電話の場合、遠距離通話は割高になります。また、外出している社員へ着信を転送する場合、転送料金が発生してしまいます。

一方、IP電話であればインターネット回線を利用して通話を行うため、アナログ回線と比べて通話料金そのものが安い傾向にあり、遠距離であっても通話料金が一律です。また、外出中の社員がスマホで会社あての電話を受けられるため、転送料金も発生しません。

さらに、IP電話の場合、アプリを導入したスマホを内線化できます。そのため、社外や拠点間の通話も無料で行うことが可能です。

スマホやPCから電話ができる

IP電話はすでにあるスマホやPCを用いて通話を行えます。

アナログ回線の場合、固定電話機を購入して配線工事をすることで使えます。つまり企業で電話を使うための初期費用・手間がかかるわけです。

しかしIP電話であれば、すでにあるスマホやPCにアプリを導入すれば、そのまま社用端末として利用可能です。例えばすでに会社で支給しているスマホがあれば、新たに端末を購入しなくて済みます。また、社員個人が所有しているスマホ（BYOD）も社用として利用可能です。BYODであれば、開業したばかりの企業であっても初期費用を抑えつつ、電話を準備できるため便利です。

人数の増減に対応しやすい

人数の増減に柔軟に対応できることもIP電話のメリットです。

固定電話の場合、人員の増減や配置換えをする際に、機器の新規購入や配線工事が必要となります。そのため、手間やコストがかかってしまうのが課題でした。

IP電話ならば工事や機器の新規は必要なく、管理画面から簡単に電話回線の数を調整できます。社員が増えたならば追加契約を、社員が減るならば契約数を減らすなど柔軟に対応でき、無駄なコスト発生を抑えられます。

全ての端末を一元管理できる

IP電話を導入すれば、自社で使用している全ての端末を一元管理できるようになります。

社用のスマホを貸与している場合、その使用状況などを管理するのは困難です。端末の通信履歴や端末ごとの明細をチェックすれば行動履歴を管理できますが、社員数が多い場合はあまり現実的ではありません。そのため、社用のスマホを貸与している場合はプライベート利用される可能性があるのです。

しかしIP電話であれば、管理画面から全ての端末を一元管理できます。どの端末がどのような行動をしているのか、どこに通話したのかなどの履歴を簡単に確認できます。また、設定変更も端末ごとにする必要はありません。Web上の管理画面からまとめて行えるため、時間や労力は不要です。そのため、IP電話であれば、本社総務部などに管理をまとめることができます。

番号をそのまま移転できる可能性も

IP電話はオフィス移転時に、番号を変更しなくて済む可能性があります。

固定電話の場合、移転先がこれまでの基地局エリアから外れてしまうと、電話番号が変わってしまいます。これは、エリアごとに電話番号が管理されているためです。

しかし、IP電話は電話番号をベンダー側で管理しています。そのため、移転先が同一市外局番エリアであれば、電話番号をそのまま利用できるのです。

例えば、固定電話番号を使っていて移転を控えている場合、事前にIP電話を契約して番号ポータビリティしておけば、既存番号をそのまま使える可能性が高まります。

システムとの連携が容易

IP電話はさまざまなシステムやアプリケーションと連携しやすいことも大きな特徴です。

例えば、通話録音システムと連携すれば顧客との通話を自動で録音できます。録音データはサーバー上に保管され、後から確認して聞き逃しを防ぐことが可能です。他にも電話帳をWEB上で一元管理したり、サーバー上でFAXの送受信を行ったりなど、ビジネスに役立つシステムと連携できるのがIP電話の強みです。

IP電話で契約できる電話番号は？

IP電話は従来の固定電話と比べてさまざまなメリットがあり、利便性の高いサービスです。そんなIP電話では、果たしてどのような電話番号を取得できるのでしょうか。以下で、IP電話で契約できる電話番号について解説します。

050型

「050」から始まる11桁の電話番号で、インターネット回線を利用するIP電話に割り当てられます。同一サービスの利用者や提携プロバイダのIP電話と無料で通話できるなどのメリットがあります。

安価で利用しやすいですが、取得の容易さから迷惑電話の発信元として利用されることもあるため、社会的信用度が低い傾向にあり、ビジネス用途ではあまり使われることはありません。

0AB-J型

「03」や「06」など、市外局番から始まる10桁の電話番号です。アナログの固定電話番号のイメージですが、IP電話サービスを提供するベンダーでも提供しているところが増えてきています。

IP電話ベンダーを通して0AB-J型の電話番号を取得する場合、電話加入権などのコストがかかりません。また音声品質も高いため、安心して通話できるのも特徴です。

電話番号なし

LINEやSkypeなどのように、アプリの通話機能を利用するタイプです。

無料で通話できるのがメリットですが、電話番号がないため、アプリ以外の固定電話番号や携帯電話への発信はできません。また、双方の通信環境に影響されることもあり、音声品質は低いことがほとんどです。

IP電話を契約する手順・流れ

IP電話はどのように契約すれば良いのでしょうか。以下では、IP電話サービスの「03plus」を例にして、契約手順をステップ形式で解説していきます。

• STEP1.フォームから申し込み
  スマホまたはパソコンから、03plusの申し込みフォームへ移動してください。入力フォーム画面にて、契約者ご本人様のお名前や生年月日などの情報を入力します。
  また、申し込みには、運転免許証やパスポートなどの本人確認書類が必要です。法人で申し込みする場合は登記簿謄本・印鑑証明書もご用意ください。それぞれ必要書類は画像にてアップロードが必須となります。
• STEP2.プランの選択とお支払い
  プランを選択し、初期費用や初回基本料のお支払い手続きを行います。クレジットカード決済だけでなく、口座引き落としもお選びいただけます。口座引き落としをご希望の場合は、銀行情報を入力します。その後、提示された金額を銀行にご入金ください。
• STEP3.アプリのインストール
  「03plus」のアプリをスマホやPCなどお好きな端末にインストールしてください。申し込み時にお選びいただいた電話番号にて開通処理をいたします。発着信については、審査完了までお待ちください。
• STEP4.開通
  03plusは最短10分でご利用いただけます。
  従来は、転送不要の書留郵便の受取後の開通でお時間をいただいておりました。しかし、オンライン認証を導入することで、最短10分で03plusをご利用いただけます。審査通過後、自動でアプリの制限が解除され、そのままご利用いただけます。ご利用可能になりましたら、メールにて通知いたします。

上記は「03plus」の例ですが、どこのIP電話であっても基本的にはこのような流れで契約から開通まで進みます。

ビジネスに便利なIP電話の各種機能

IP電話ではベンダーごとにさまざまな機能が提供されています。以下では、ビジネスに役立つIP電話の各種機能を紹介・解説します。

CTI

CTIとは、電話とPCの機能を統合し、電話応対業務の高度化を実現するシステムです。CTIシステムと連携すると、電話着信時に顧客の名前・着信履歴はもちろん、過去の購入履歴や受発注情報など、さまざまな情報を表示して確認できます。

CTIは、電話対応に顧客情報の確認が必須となるコールセンターで利用されるケースが多いです。また、人員の少ない個人経営の店舗などで、業務効率化のために導入されることもあります。

通話録音

通話録音とは、顧客との通話時に自動で録音を行う機能のことです。録音データはサーバー上に保管され、期限内であればいつでもダウンロードできます。通話内容を後から確認できるため、聞き逃しや聞き間違いを防ぐことが可能です。また、電話対応を見直して、通話品質の向上や社内コンプランスの向上にも役立てられます。

IVR（自動音声応答）

IVRとは、機械音声により応答を行うシステムのことです。例えば、「○○の方は1を、□□の方は2を」といった案内をします。

電話の一次対応をした上で適切な担当者・部署に着信を振り分けられるのが、IVRの大きな特徴です。電話担当者を配置する必要がなくなり社員負担を軽減でき、顧客もスムーズに担当へつながるのでストレス軽減につながります。

留守電データの送信

IP電話では留守電のデータを社員に送信して通知する機能もあります。

IP電話の留守電は、一般的な電話の留守電機能と同じように着信時に一定コール内に応答できない場合に、通話相手にメッセージを録音してもらいます。IP電話ではそのメッセージをデータとしてクラウド上に保存し、各端末から確認できます。

また、サービスによっては、留守電に録音されたメッセージをテキスト化して、社内で使用しているチャットツールやメールに送信できる機能もあります。送信されたメッセージを確認して必要なものだけ対応すれば良いので、社員の電話対応における負担を軽減できます。営業電話や迷惑電話も回避できるため、ストレスも大きく減らせることでしょう。

クラウドFAX

クラウドFAXとは、クラウド上でFAXの送受信・データの確認を行える機能です。

受信したFAXはサーバに保管され、アプリ上からそのデータを確認できます。受信データを毎回印刷する必要がなくなるため、ペーパーレス化やコスト削減を実現できることでしょう。FAXの送信については、スマホのカメラで書類を撮影する、またはスマホ・PC上のファイルを選択してアプリから送信します。スマホで撮影した書類の画像ファイルは、FAX用に最適化されます。

このようにクラウドFAXを導入すれば、FAX機器は不要でFAXの送受信を行えます。オフィスに縛られることなくFAX業務を行うことができ、コスト削減も実現できる利便性の高い機能です。

新たにIP電話を契約するなら「03plus」がおすすめ

これから新たにIP電話を契約したい、アナログ回線の固定電話から移行したいとお考えでしたら、「03plus」がおすすめです。

03plusは「03」「06」など全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得でき、番号ポータビリティにも対応しています。開業時に社会的信用のある市外局番付き電話番号を取得したい、オフィスを移転するので事前に番号ポータビリティしておきたい、という方におすすめです。

また、03plusはビジネスに役立つさまざまな機能を利用できます。

10分かけ放題：1通話10分までの通話が無料になるオプションです。1IDあたり月額1,000円で利用できます。

クラウドFAX：大阪市でも導入されている機能で、スマホアプリやPC上からFAXの送受信を行えます。スマホのカメラで撮影したデータをそのままFAXで送信可能です。

通話録音：通話を自動録音してクラウド上にリアルタイムで保管します。顧客対応力向上やクレームリスクの軽減に役立ちます。

IVR（自動音声応答）：音声にて自動で応答し、着信を適切に振り分けられるシステムです。

チャット連携：着信履歴をSlackやLINEなど、さまざまなツールにチャットで共有できます。

留守レポ：かかってきた電話に対して、用件を録音するように自動音声で促します。録音メッセージをテキスト変換して、チャットで通知し社内に共有します。

このように、03plusにはビジネスに役立つさまざまな機能を利用できます。業務を効率化したい、通話コストや人件費を抑えたい、顧客満足度を高めたい、クレームリスクを減らしたいなど、解決したい課題に合わせてカスタマイズ可能です。IP電話の導入を検討しているなら、ぜひ03plusをお選びください。

03plusについて詳しくはこちら

まとめ

今回は企業がIP電話を契約するメリットについて解説しました。

IP電話はアナログの固定電話と異なり、いつでもどこでも会社電話番号で発着信できますので利便性の高いサービスです。また、ビジネスに役立つ機能も豊富にありますので、企業にとって導入するメリットは大きいといえるでしょう。

03plusであれば固定電話番号も取得でき、番号ポータビリティにも対応しています。開業やオフィス移転をするならばおすすめのサービスです。また、さまざまな機能を利用できますので、自社が抱える課題を解決したいと考える企業にもおすすめです。使い勝手の良いIP電話をお探しなら、ぜひ03plusをご検討ください。