ビジネスフォンはコードレス化できる？導入のポイント、クラウドPBXの活用法も解説

「ビジネスフォンをコードレス化したい」「コードレス化はどうやるの？」と疑問をお持ちの方もいることでしょう。

ビジネスフォンは、コードレス電話機を導入することで、配線に縛られずに利用しやすくなります。コードレス化すれば、デスク周辺だけでなく、会議室や倉庫、店舗内などでも電話対応しやすくなり、業務効率の向上につながります。

そこで今回は、コードレスビジネスフォンの種類やメリット・デメリット、導入時のポイント、クラウドPBXを活用する方法について解説します。

コードレスビジネスフォンとは？

コードレスビジネスフォンとは、電話機の受話器や子機などを無線で接続し、配線に縛られず利用できるビジネスフォンのことです。種類によって、本体と受話器を無線接続するタイプや、アンテナから電波を飛ばして子機を利用するタイプなどがあります。

一般的なビジネスフォンは、電話機と主装置（PBX）を配線で接続して利用します。しかし、コードレスタイプであれば、配線に縛られずオフィス内を移動しながら通話できるようになります。例えば受付対応や倉庫業務、店舗業務などと相性が良い設備です。

また、近年ではスマホをクラウドPBXと連携し、ビジネスフォンとして利用するケースも増えています。外出先や在宅勤務でも会社の固定電話番号で発着信しやすくなり、柔軟な働き方に対応しやすい点も特徴です。

コードレスビジネスフォンの主な種類

コードレスビジネスフォンには複数の種類があり、それぞれ通信方式や利用できる範囲、導入コストなどが異なります。

まずは、コードレスビジネスフォンの主な種類と特徴を比較表で確認しましょう。

それぞれについて解説します。

カールコードレス電話機

カールコードレス電話機とは、電話機本体と受話器をつなぐカールコードがないタイプの電話機です。

電話機本体にアンテナ機能があるため、別途アンテナを設置する必要がなく、通常のビジネスフォンに近い感覚で利用できます。受話器を持って移動しながら通話できるため、デスク周辺で資料を確認したり、近くの社員に声をかけたりする場面で使いやすいでしょう。

一方で、ほかのコードレス電話機と比べると通信距離は短く、一般的には電話機本体の近くでの利用が前提です。そのため、オフィス内を広く移動しながら使うよりも、電話機本体の近くで柔軟に電話対応したい場合に向いています。

デジタルコードレス電話機

デジタルコードレス電話機とは、デジタル信号を使って通信するタイプのコードレス電話機です。

アナログコードレス電話機と比べて音質が安定しやすく、通話中のノイズを抑えやすい点がメリットです。そのため、通話品質を重視したいオフィスで利用しやすいタイプといえます。

デジタルコードレス電話機には、シングルゾーン方式とマルチゾーン方式があります。シングルゾーン方式は利用できる範囲が比較的狭いものの、4～8台程度の電話機を利用できます。マルチゾーン方式は複数のアンテナを設置することで、より広い範囲をカバーしやすく、シングルゾーン方式よりも多台数での利用に向いています。

そのため、導入する際は、利用したい範囲や台数に合わせて、対応方式や接続可能台数を事前に確認することが大切です。

アナログコードレス電話機

アナログコードレス電話機とは、アナログ信号を使って通信するタイプのコードレス電話機です。

比較的広い範囲で利用しやすく、導入費用を抑えやすい点がメリットです。オフィス内を移動しながら電話対応したい場合や、できるだけ低コストでコードレス化したい場合に選択肢となります。

一方で、電子レンジやWi-Fiなど、ほかの機器の影響を受けやすく、音質が不安定になることがあります。また、アンテナから電波を飛ばして利用する方式のため、導入時にはアンテナの設置場所や電波の届く範囲を確認する必要があります。

スマートフォンとビジネスフォンを連携するタイプも

ビジネスフォンと連携し、スマホを業務用の電話機として活用する方法もあります。

スマホとビジネスフォンの連携の場合、クラウドPBXなどのサービスを利用し、スマホに専用アプリをインストールして会社の電話環境と接続します。これにより、スマホから会社の代表番号で発着信したり、外出先や在宅勤務中でも会社宛ての電話に対応したりできます。

専用のコードレス電話機を追加する方法とは異なり、スマホを活用できるため、働く場所に縛られにくい点がメリットです。オフィス内だけでなく、外出先や自宅でも電話対応しやすくなります。

ただし、スマホを利用する場合は、インターネット回線やモバイル通信の品質が通話品質に影響します。そのため、安定した通信環境を確保できるかどうかを確認しておくことが大切です。

コードレスビジネスフォンのメリットとデメリット

コードレスビジネスフォンには、以下のようなメリットとデメリットがあります。

メリット

• 電波の届く範囲内であれば、移動しながら通話できる
• 配線の制約を受けないため、レイアウト変更がしやすい
• 配線が減り、デスク周りをすっきりさせやすい

デメリット

• アンテナや周辺機器の設置が必要になる
• オフィス構造によっては電波が届きにくい場合がある
• 導入するビジネスフォンに対応した機器を選ぶ必要がある

コードレスビジネスフォンは利便性が高い一方で、通信範囲や対応機器など事前に確認しておくべき点もあります。導入する際は、自社のオフィス環境や利用シーンに合った種類を選ぶことが大切です。

コードレスビジネスフォンを導入するポイント

コードレスビジネスフォンを導入する際は、以下のポイントを確認しておきましょう。

・通信範囲を確認する

コードレス電話機は電波を利用するため、オフィスの構造によって通信範囲が変わります。壁や柱が多い建物、鉄筋コンクリートのオフィス、地下などでは電波が届きにくい場合があるため、実際に利用する場所で安定して通話できるか確認しておくことが大切です。

・将来的な人員増加やレイアウト変更を想定する

導入時は問題なく使えても、人員増加や座席変更、フロア拡張などにより、端末の追加やアンテナの増設が必要になることがあります。将来的な運用変更も踏まえて、拡張しやすい機器やサービスを選びましょう。

・音声品質とセキュリティを確認する

業務で利用する電話は、通話中のノイズや遅延が少ないことが重要です。また、個人情報や機密情報を扱う場合は、通話内容を安全に扱えるか、録音やログ管理などの機能が必要かどうかも確認しておくと安心です。

・拠点間連携やテレワークへの対応も考える

本社と支店、オフィスと在宅勤務者など、離れた場所でも電話対応を行う場合は、拠点間連携やテレワークへの対応も重要です。オフィス内だけでなく外出先や自宅でも会社の電話を使いたい場合は、スマートフォン連携やクラウドPBXの活用も検討しましょう。

コードレスで会社の電話を使いたいならクラウドPBXもおすすめ

コードレスで会社の電話を使いたい場合は、クラウドPBXを活用する方法がおすすめです。

クラウドPBXとは、インターネット回線を利用して会社の電話環境を構築できるサービスです。専用のコードレス電話機を設置しなくても、スマホやPCを業務用の電話機として活用し、固定電話番号で発着信できる環境を整えられます。

ここでは、コードレスで会社の電話を使いたい場合にクラウドPBXがおすすめの理由を解説します。

オフィス内だけでなく外出先・在宅勤務でも使いやすい

クラウドPBXは、オフィス内だけでなく、外出先や在宅勤務でも会社の電話を使いやすい点がメリットです。

従来のコードレスビジネスフォンは、基本的にオフィス内など電波が届く範囲で利用するものです。デスク周辺を歩いて資料を探す、フロアをまたぎながら通話するといったオフィス内での使い方は可能ですが、外出先や在宅勤務では使えません。

一方、クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、スマホやPCがあれば場所を問わず会社の固定電話番号で発着信できます。例えば、営業担当者が外出先で会社宛ての電話に対応したり、在宅勤務中の社員が自宅から会社の固定電話番号で発信したりすることも可能です。

オフィス内での移動だけでなく、社外や自宅での電話対応まで含めてコードレス化したい場合は、クラウドPBXの導入がおすすめです。

電話を効率化するさまざまな機能を利用できる

クラウドPBXは、会社の電話をコードレスで使えるだけでなく、電話業務を効率化するさまざまな機能を利用できる点もメリットです。

例えば、クラウドPBXでは以下のような機能を利用できます。

・内線通話

社員同士で内線通話ができる機能です。クラウドPBXではスマホやPCを内線化できるため、オフィス内だけでなく外出先や在宅勤務中の社員、さらには離れた拠点間との内線通話が可能です。

・Web電話帳

クラウド上で連絡先を管理し、社内で共有できる機能です。顧客情報や取引先の連絡先を、オンライン上で共有できます。

・クラウドFAX

インターネット上でFAXの送受信を行える機能です。紙のFAX機が不要で、PCやスマホからFAXを送受信できます。

・通話録音

通話内容を録音できる機能です。聞き間違いやトラブルの防止、対応品質の確認に役立ちます。

・IVR

自動音声で着信に応答し、問い合わせ内容に応じて担当部署や担当者へ振り分けられる機能です。電話対応の一次受付を効率化できます。

・時間外アナウンス

営業時間外や休業日にかかってきた電話に対して、自動音声で案内できる機能です。受付時間外であることを伝えられるため、対応漏れや機会損失を防ぎやすくなります。

クラウドPBXのこうした機能を活用すれば、場所に縛られず電話対応しやすくなるだけでなく、社内連絡や顧客対応の効率化にもつながります。

まとめ

今回は、ビジネスフォンをコードレス化する方法や、コードレスビジネスフォンの種類、導入時のポイントについて解説しました。

コードレスビジネスフォンを導入すれば、オフィス内を移動しながら通話できるようになり、電話対応の自由度が高まります。カールコードレス電話機、デジタルコードレス電話機、アナログコードレス電話機など複数の種類があるため、通信範囲や導入コスト、利用台数などを踏まえて選ぶことが大切です。

また、コードレスで会社の電話を使いたい場合は、クラウドPBXを活用する方法もあります。スマホやPCを業務用の電話機として利用できるため、オフィス内だけでなく、外出先や在宅勤務でも会社の固定電話番号で発着信しやすくなります。

自社の電話をコードレス化したい、電話業務全体の効率化・コスト削減を図りたいとお考えの場合は、クラウドPBXサービス「03plus」の導入もご検討ください。

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