「ビジネスフォンをクラウド化すると、どのようなメリットがある？」「今使っている電話番号はそのまま引き継げる？」と気になっている方も多いのではないでしょうか。
従来型のビジネスフォンは、オフィス内に主装置や固定電話機を設置して利用するため、外出先や自宅では会社宛ての電話に対応しにくいという課題があります。また、電話機の増設やレイアウト変更の際に、配線工事や設定変更が必要になることもあります。
クラウドPBXを導入すれば、こうした従来型のビジネスフォンにおけるさまざまな課題を解決・軽減できます。
今回は、ビジネスフォンをクラウド化するメリットや注意点、向いている企業、導入の流れについて分かりやすく解説します。
目次
従来型ビジネスフォンの仕組みと課題
従来型のビジネスフォンは、オフィス内に「主装置」と呼ばれる機器を設置し、主装置と複数の固定電話機を物理的に接続して利用します。
主装置が外線と内線を制御することで、会社の代表番号への着信を複数の電話機で受けたり、社員同士で内線通話をしたりできます。保留した電話を別の社員へ取り次ぐことも可能です。
従来型のビジネスフォンは、企業の電話業務の効率化に役立つ一方で、さまざまな課題もあります。導入時には主装置や電話機の購入・リースに加え、配線工事や初期設定が必要です。電話機の増設やオフィスのレイアウト変更時にも、機器の追加や工事が発生することがあり、保守や修理にも手間と費用がかかります。
また、固定電話機は基本的にオフィス内でしか利用できません。外出先や自宅では会社宛ての電話に直接対応できず、電話対応のために社員が出社しなければならないといったことも、従来型ビジネスフォンの課題です。
クラウドPBXでビジネスフォンをクラウド化できる
ビジネスフォンは、クラウドPBXを導入することでクラウド化できます。
クラウドPBXとは、従来はオフィス内の主装置が担っていた電話の制御機能を、インターネット上で利用できるサービスです。オフィスに主装置を設置する必要がなく、インターネットを通じて外線や内線を利用できます。
また、専用アプリをインストールすることで、スマホをビジネスフォンの内線端末として利用することも可能です。
ビジネスフォンのクラウド化により、スマホを内線化するメリットや解決できる課題については、次章で詳しく解説します。
ビジネスフォンをクラウド化してスマホを内線化するメリット
ビジネスフォンをクラウド化して、スマホを内線端末として利用できるようにすることは、従来型の課題解決につながります。
ここでは、スマホを内線化するメリットについて分かりやすく解説します。
スマホで会社番号の発着信ができる
スマホで会社番号の発着信ができることは、スマホ内線化の大きなメリットです。
クラウドPBXのアプリをスマホにインストールすると、外出先や自宅からでも会社番号を使って電話を受けたり、発信したりできます。従来型のビジネスフォンとは違い、オフィスにいなくても電話対応ができるため、電話番のためだけに出社する必要がありません。
また、社員個人の携帯電話番号を相手に知らせず、会社番号から発信できます。仕事とプライベートの電話を分けやすくなり、取引先や顧客にも安心感を与えられます。
外出先や在宅勤務中でも内線で取り次げる
外出先や在宅勤務中の社員へ、内線で電話を取り次げることも、スマホを内線化するメリットです。
スマホが内線端末になることで、社員がオフィスにいなくても、会社宛ての電話を担当者へスムーズに取り次げます。担当者が外出中だからといって、いったん電話を切って折り返す必要がありません。
また、社員同士の内線通話もできるため、外出中や自宅にいる社員、離れた拠点ともスムーズに連絡を取れます。内線通話なので、通話料がかからない点もメリットといえるでしょう。
ビジネスフォンをクラウド化する際の注意点
ビジネスフォンのクラウド化は、企業の電話業務におけるさまざまな課題の解決に役立ちます。
しかし、導入する際には、いくつか気をつけたいポイントもあります。
ここでは、ビジネスフォンをクラウド化する前に確認しておきたい注意点を解説します。
現在の電話番号を引き継げるか確認する
ビジネスフォンをクラウド化する際は、現在利用している電話番号を引き継げるか確認しましょう。
クラウドPBXサービスによっては、番号ポータビリティを利用して、現在の電話番号をそのまま継続できる場合があります。ただし、電話番号の種類や取得方法、利用地域などによっては引き継げないこともあります。
電話番号が変わると、取引先への案内やWebサイト、名刺などの修正が必要です。導入後に慌てないためにも、申し込み前に利用中の電話番号を引き継げる条件を確認しておきましょう。
スマホの対応OSや利用端末を確認する
利用するスマホのOSや端末が、導入予定のクラウドPBXサービスに対応しているか確認しましょう。
クラウドPBX専用アプリには、対応しているiOSやAndroidのバージョン、動作確認済みの端末が定められています。古いOSや対象外の端末では、アプリをインストールできなかったり、一部の機能を利用できなかったりする可能性があるため注意が必要です。
自社で端末を支給する場合は、購入予定の端末とOSが対応条件を満たしているか確認しておきましょう。社員のスマホを利用する場合は、クラウドPBXサービスの利用要件をあらかじめ周知しておくと安心です。
インターネット環境・通話品質を確認する
クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、導入前に通信環境と通話品質を確認しておきましょう。
インターネット回線が不安定だったり、多くの端末が同時に接続していたりすると、音声の途切れや遅延、通話の切断が発生する可能性があります。例えば、Wi-Fiの電波が弱い場所や、通信が混雑しやすい環境では、通話品質に注意が必要です。
トライアル期間などを活用し、導入前に実際の利用環境で通話テストを行い、音声が安定して聞こえるか、遅延や雑音がないかを確認しておくと安心です。
ビジネスフォンのクラウド化が向いている企業
ビジネスフォンのクラウド化は、次のような企業に向いています。
・外出する社員が多い企業
外出する社員が多い企業では、スマホを内線端末として利用することで、外出先でも会社番号の発着信や電話の取り次ぎができます。担当者がオフィスにいなくても電話対応できるため、折り返しの手間や対応の遅れを減らせます。
・テレワークを導入している企業
テレワーク中の社員も、自宅から会社番号を使って発着信できます。電話対応のためだけに出社する必要がなくなり、勤務場所に左右されない電話環境を構築できます。
・複数の拠点がある企業
支店や営業所など複数の拠点がある企業では、離れた場所にいる社員同士でも内線通話ができます。拠点間の連絡がスムーズになるほか、内線通話を利用することで通話料の削減にもつながります。
・人員の増減やレイアウト変更が多い企業
クラウドPBXは、管理画面から利用者の追加や設定変更を行えるため、人員の増減に対応しやすい点が特徴です。従来型ビジネスフォンのように、電話機の増設やレイアウト変更のたびに配線工事を行う負担も抑えられます。
このように、ビジネスフォンのクラウド化は、働く場所や組織の変化に柔軟に対応したい企業に向いています。
ビジネスフォンをクラウド化する流れ
ビジネスフォンをクラウド化したいと思っていても、「具体的にどう進めれば良い？」とお悩みの企業も多いのではないでしょうか。
ここでは、ビジネスフォンをクラウド化する流れについて解説します。
現在の電話環境を整理する
ビジネスフォンをクラウド化する際は、現在利用している電話環境を整理するところから始めましょう。
まずは、利用中の電話番号や回線の種類、電話機の台数、契約中のサービスなどを確認します。主装置や電話機を購入しているのか、リース契約を結んでいるのかも確認が必要です。
現在の電話番号を引き継ぎたい場合は、番号ポータビリティに対応しているか確認しましょう。電話番号の種類や取得方法、利用地域などによっては、クラウドPBXへ移行できない場合があります。申し込み前に、利用中の電話番号を引き継げる条件をサービス提供会社へ確認しておくと安心です。
主装置や電話機をリースしている場合は、契約期間や解約条件も確認します。契約期間の途中で解約すると、残りのリース料金や違約金の支払いが必要になる可能性があるので注意しましょう。
現在の設備や契約内容を整理したうえで、クラウド化後も残すものと不要になるものを明確にすると、スムーズに移行を進められます。
必要な機能を洗い出す
現在の電話環境を整理したら、自社に必要な機能を洗い出します。
クラウドPBXでは、会社番号の発着信や内線通話、電話の取り次ぎといった基本機能に加え、留守番電話や通話録音、IVRなど、サービスによってさまざまな機能を利用できます。
しかし、機能が多いほど便利になるとは限りません。不要な機能まで追加すると利用料金が高くなってしまうためです。現在の電話業務における課題や利用目的を洗い出し、自社にとって必要な機能を整理しましょう。
また、利用人数や必要な電話番号の数や、同時に通話する人数も確認しておくと、自社に合った料金プランや追加機能を選びやすくなります。
小規模で試してから本格導入する
クラウドPBXは、一部の社員や部署で試してから本格導入するのがおすすめです。
実際の利用環境で試すことで、通話品質やアプリの操作性、電話の取り次ぎ方法などを確認できます。外出先や自宅、オフィス内など、社員が電話を利用する場所ごとに問題なく通話できるか確認しましょう。
サービスによっては、無料トライアルやお試し期間が用意されています。こうした制度を活用すれば、本格的に契約する前に、自社の通信環境や運用方法に合うかを確認できます。
試験導入で見つかった問題点を改善してから利用範囲を広げれば、導入後の混乱を抑えられます。社員向けの操作マニュアルや運用ルールも準備したうえで、本格導入へ移行しましょう。
ビジネスフォンのクラウド化なら03plus
ビジネスフォンのクラウド化を検討しているなら、クラウドPBXサービスの「03plus」がおすすめです。
03plusは、全国主要47局の市外局番付き電話番号を取得して、スマホで持ち運べるサービスです。番号ポータビリティにも対応しており、条件を満たせば現在利用している電話番号をそのまま引き継げます。従来型ビジネスフォンから移行する場合でも、大がかりな設置工事や配線工事は必要ありません。
03plusを導入すれば、オフィスだけでなく、外出先や自宅にいる社員も電話対応できます。そのため、オフィスに電話番を配置する必要がなく、社員の負担軽減やテレワークの実現につながります。
また、パーク保留と内線通話を組み合わせることで、会社宛ての電話を外出中の社員へ取り次ぐことも可能です。離れた拠点を含む社内間の通話には通話料がかからないため、電話業務の効率化と通信コストの削減につながります。
さらに、通話録音、IVR、クラウドFAX、Web電話帳など、電話業務を効率化する機能も豊富に揃っています。「10分かけ放題」オプションに加入すれば、対象となる通話は1通話あたり10分まで通話料が無料になり、コスト削減を実現できます。自社の課題や運用方法に応じて、こうしたさまざまな機能・オプションを追加できる点は、03plusの大きな魅力です。
現在の電話環境を見直し、働く場所に縛られない電話対応を実現したいとお考えでしたら、03plusのクラウドPBXをぜひご検討ください。
従来のビジネスフォンから03plus（クラウドPBX）に移行する手順ついてはこちら
https://03plus.net/cloudpbx
まとめ
今回は、ビジネスフォンをクラウド化するメリットや注意点、導入の流れについて解説しました。
従来型のビジネスフォンは、主装置や固定電話機の設置、配線工事が必要で、外出先や自宅では会社宛ての電話に対応できないなどの課題があります。
しかし、クラウドPBXを導入してスマホを内線化すれば、外出先や在宅勤務中でも会社番号の発着信や電話の取り次ぎが可能です。社員同士の内線通話もできるため、電話対応の効率化や通話コストの削減にもつながります。
導入する際は、現在の電話番号を引き継げるか、利用予定の端末やOSが対応しているかを確認しましょう。また、実際の利用環境で通話品質や操作性を試してから本格導入すると安心です。
現在の電話環境を見直し、働く場所に縛られない電話対応を実現したいとお考えでしたら、ぜひ03plusをご検討ください。
従来のビジネスフォンから03plus（クラウドPBX）に移行する手順ついてはこちら
https://03plus.net/cloudpbx
