「ビジネスフォンと家庭用電話機は何が違う？」「小規模な会社なら家庭用電話機でも問題ない？」と疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。
家庭用電話機は導入費用を抑えやすく、基本的な発着信だけであれば業務で使うこともできますが、本格的な業務利用には向きません。
一方、ビジネスフォンは業務利用に向いていますが、主装置や専用電話機の導入、設置工事などが必要です。そのため、費用や運用面で悩むケースもあるでしょう。
今回は、ビジネスフォンと家庭用電話機の違いや、業務利用で家庭用電話機を使う際の注意点、クラウドPBXという選択肢について分かりやすく解説します。
目次
ビジネスフォンと家庭用電話機の基本
ビジネスフォンと家庭用電話機について「どちらも同じ電話だけど何が違うの？」と疑問に思っている方もいるのではないでしょうか。
実は両者には、想定されている利用場面や、電話対応の規模に違いがあります。
ここでは、ビジネスフォンと家庭用電話機の基本について解説します。
ビジネスフォンとは
ビジネスフォンとは、企業や店舗などの業務利用を前提とした電話システムのことです。
ビジネスフォンは、専用電話機とオフィスに設置する主装置を組み合わせて利用します。主装置は、外線や内線、保留、転送などを制御する機器です。
ビジネスフォンでは、複数の電話機で会社宛ての電話に対応したり、社内の担当者へ内線で取り次いだりできます。そのため、電話対応を複数人で行うオフィスや、顧客からの問い合わせが多い企業で利用されています。
家庭用電話機とは
家庭用電話機とは、一般家庭での利用を前提とした電話機のことです。
家庭用電話機は、電話回線へ電話機を直接接続して利用します。ビジネスフォンのように主装置を設置する必要がなく、電話の発着信をシンプルに行える点が特徴です。
ビジネスフォンと比べると導入しやすく、費用も抑えやすいため、個人事業主や小規模な事業所で使われることもあります。ただし、家庭用電話機には、ビジネスフォンのように外線や内線、保留、転送などを制御する仕組みがありません。
ビジネスフォンと家庭用電話機の違い
ビジネスフォンと家庭用電話機は、どちらも電話の発着信に使う機器ですが、利用できる機能や対応できる範囲が異なります。
ここでは、ビジネスフォンと家庭用電話機の主な違いについて解説します。
内線通話
内線通話に対応しているかどうかは、ビジネスフォンと家庭用電話機の大きな違いです。
ビジネスフォンは、オフィス内の電話機同士を内線でつなげられます。社員同士で通話したり、会社にかかってきた電話を担当者へ取り次いだりできるため、社内の電話対応を効率化できます。
一方、家庭用電話機では、ビジネスフォンのように複数の電話機を内線として利用できません。機種によっては、親機・子機間や子機同士で通話できますが、ビジネスフォンの内線とは仕組みや運用できる範囲が異なります。
社内での取り次ぎや社員同士の通話が多い場合は、内線通話に対応した電話環境が必要です。
保留・転送
ビジネスフォンと家庭用電話機の違いとして、保留や転送の使いやすさも挙げられます。
ビジネスフォンは、会社にかかってきた電話をいったん保留にできます。保留にした電話は、内線転送によって別の席にいる社員や担当部署へ取り次げるため、複数人での電話対応に適しています。
一方、家庭用電話機にも保留機能が付いている機種はあります。しかし、ビジネスフォンのように内線を使って、別の電話機へ電話を転送する機能はありません。
代表電話を複数人で受ける場合や、担当者への取り次ぎが多い場合は、保留・転送のしやすさも重要です。
複数回線への対応
複数回線に対応できるかどうかも、ビジネスフォンと家庭用電話機の違いの一つです。
ビジネスフォンは、主装置によって複数の外線を収容して利用できます。そのため、会社に複数の電話が同時にかかってきた場合でも、主装置に接続された別々の電話機で対応できます。
一方、家庭用電話機は基本的に一つの電話回線で利用することを想定しています。通話中に別の電話がかかってきた場合は対応できません。
問い合わせや予約、取引先からの連絡が多い場合は、複数回線に対応できる電話環境のほうが安心です。
拡張性
拡張性の違いも、ビジネスフォンと家庭用電話機を比較するうえで重要なポイントです。
ビジネスフォンは、事業の成長や人員の増加に合わせて、電話機や内線番号を増やせます。部署の追加や席替え、オフィスの拡張などにも対応しやすく、電話環境を業務規模に合わせて調整できます。
また、主装置の設定を変更することで、着信グループや転送設定なども業務に合わせて見直せます。
一方、家庭用電話機は、少人数での利用を前提とした電話機です。子機を増やせる機種もありますが、ビジネスフォンのように複数の外線や内線、着信設定などを拡張することはできません。
今後、社員数や電話対応の件数が増える可能性がある場合は、拡張性も考慮しておきましょう。
費用
費用面にも、ビジネスフォンと家庭用電話機の違いがあります。
家庭用電話機は、電話機本体を購入して電話回線に接続すれば利用できます。主装置や専用電話機を用意する必要がないため、ビジネスフォンに比べると導入費用を抑えやすいです。
また、基本的に発着信のみを行うため、運用コストを抑えやすいでしょう。
一方、ビジネスフォンは、専用電話機や主装置の購入、設置工事などが必要で、家庭用電話機よりも初期費用が高くなります。さらに、導入後も保守管理や故障時の修理、機器の入れ替えなどで費用が発生することがあります。
ただし、費用だけで判断すると、必要な電話対応が難しくなる場合があります。導入費用と機能面のバランスを見ながら検討することが大切です。
家庭用電話機を業務で使うことはできる？
家庭用電話機を業務で使うこと自体は可能です。
例えば、起業して間もない時期や、電話対応の件数が少ない個人事業主・小規模事業者であれば、家庭用電話機でも対応できます。電話を受ける人が限られており、基本的な発着信だけで十分であれば、大きな問題もなく使えるでしょう。
しかし、家庭用電話機は一般家庭での利用を前提とした電話機です。複数回線への対応や内線通話、保留した電話の転送など、ビジネスフォンのような業務向け機能は備わっていません。
そのため、問い合わせが増えて電話対応を複数人で行うようになると、家庭用電話機だけでは対応が難しくなります。また、担当者への取り次ぎに手間がかかったり、通話中に別の電話へ対応できなかったりするなど、機能面での不満も感じやすくなります。
このようなことから、家庭用電話機は、あくまで小規模でシンプルな電話対応に向いているものと考えるとよいでしょう。
ビジネスフォンを導入すべきか？判断するポイント
ビジネスフォンを導入すべきか迷った場合は、現在の電話対応の状況をもとに判断しましょう。
家庭用電話機でも対応できるか、ビジネスフォンを導入すべきかは、以下のようなポイントで判断できます。
- 電話を受ける人数は何人か
- 代表電話を複数人で受ける必要があるか
- 担当者へ内線で取り次ぐ必要があるか
- 通話中に別の電話がかかってくることがあるか
- 今後、社員数や拠点数が増える予定があるか
会社規模が小さく、電話を受ける人数が少ない、発着信だけで業務が成り立つといった場合は、家庭用電話機でも対応できます。
しかし、複数人で代表電話に対応したい場合や、担当者へ内線で取り次ぎたい場合は、ビジネスフォンの導入を検討する必要があります。今後の社員数や拠点数の増加も踏まえ、自社に合った電話環境を選びましょう。
家庭用電話機とビジネスフォンで迷うなら「クラウドPBX」も選択肢
家庭用電話機とビジネスフォンのどちらを導入すべきか迷う場合は、クラウドPBXも選択肢に入れてみましょう。
家庭用電話機は導入費用を抑えやすい一方、業務で必要な電話対応には限界があります。反対に、従来型のビジネスフォンは業務向けの機能を利用できますが、主装置や専用電話機の導入、設置工事などが必要です。
そのため、費用を抑えながら業務用の電話環境を整えたい場合は、クラウドPBXの導入がおすすめです。
ここでは、クラウドPBXの基本と導入によるメリットについて解説します。
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、電話の発着信や内線、保留、転送などを制御するPBX機能を、クラウド上で利用できるサービスです。
従来型のビジネスフォンでは、オフィス内に主装置を設置して電話機を接続します。一方、クラウドPBXでは、インターネットを通じて電話機能を利用するため、オフィス内に主装置を設置する必要がありません。
また、スマホやPCを電話端末として利用できるため、外出先でも会社番号で発着信したり、内線通話を行ったりできます。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXには、小規模な企業でも導入しやすいメリットがあります。
・初期費用を抑えられる
クラウドPBXは、電話機能をクラウド上で利用するため、オフィス内に主装置を設置する必要がありません。スマホやPCを電話端末として使えるため、従来型のビジネスフォンに比べて導入時のコスト負担を抑えられます。
・会社番号をスマホで利用できる
クラウドPBXは、スマホやPCから会社番号で発着信できます。外出先でも会社番号で電話対応できるため、顧客からの電話にも対応しやすくなります。
また、個人の携帯番号を顧客に知らせずに済むため、仕事用の電話番号とプライベートの連絡先を分けられます。個人事業主や小規模事業者でも、事業用の電話番号を使った電話対応を始めやすい点がメリットです。
・スマホを内線化できる
クラウドPBXでは、スマホやPCを内線端末として利用できます。オフィス内だけでなく、外出先や自宅にいる社員とも内線通話ができるため、担当者への取り次ぎをスムーズに行いやすくなります。
・将来的な拡張にも対応しやすい
社員数や拠点数が増えた場合でも、アカウントや内線番号を追加することで柔軟に対応できます。事業の成長に合わせて電話環境を見直しやすいため、小規模な企業が将来的な拡大を見据えて導入する場合にも適しています。
おすすめのクラウドPBXは03plus
クラウドPBXを導入するなら、「03plus」がおすすめです。
03plusは、スマホやPCを使って会社番号で発着信できるクラウドPBXサービスです。全国主要47局の市外局番付き電話番号を取得できるほか、現在利用している電話番号を番号ポータビリティで引き継ぐこともできます。
また、スマホを内線端末として利用できるため、外出先や自宅にいる社員とも内線通話が可能です。会社にかかってきた電話を外出中の担当者へ取り次ぐなど、働く場所に関係なく電話対応を行えます。
さらに、IVRや通話録音、クラウドFAX、Web電話帳など、電話業務を効率化する機能も用意されています。1通話10分以内の通話が無料になる「10分かけ放題」に加入すれば、通話コスト削減も実現できます。必要な機能を追加しながら、自社の規模や電話対応の状況に合わせて拡張できる点も03plusのメリットです。
家庭用電話機では業務利用に不安があるものの、従来型ビジネスフォンでは導入費用や工事の負担が気になるとお悩みでしたら、03plusの導入をご検討ください。
まとめ
今回は、ビジネスフォンと家庭用電話機の違いについて解説しました。
家庭用電話機はビジネスフォンと比べて導入費用を抑えやすく、基本的な発着信だけであれば小規模な事業でも利用できます。ただし、内線通話や転送、複数回線への対応ができないなど、本格的な業務利用には向いていません。
一方、ビジネスフォンは、保留・転送・内線機能を利用できて複数着信にも対応できます。そのため、複数人での電話対応や担当者への取り次ぎなど、業務利用に向いています。しかし、主装置や専用電話機の導入、設置工事などが必要で、初期費用が高くなりやすい点が懸念されます。
クラウドPBXの03plusなら、初期費用を抑えながら導入でき、スマホやPCで会社番号の発着信や内線通話も可能です。電話業務に役立つ機能も揃っているため、小規模な企業でも自社に合わせて運用できます。コストを抑えながら利便性の高い電話環境を整えたいとお考えでしたら、ぜひ03plusをご検討ください。
