在宅勤務・テレワークで代表電話を転送する方法とは？課題と解決策

在宅勤務やテレワークの導入にあたって、「代表電話の転送方法を知りたい」「担当者へスムーズに取り次ぐ方法はある？」と悩んでいる企業は多いかもしれません。

従来の固定電話やビジネスフォンでも、会社にかかってきた電話を社員の携帯電話へ転送できます。しかし、外部番号への転送には通話料がかかり、在宅勤務中の担当者へ内線で取り次げないという課題があります。

こうした課題の解決に役立つのが、スマホやPCを会社の電話端末として利用できるクラウドPBXです。

今回は、在宅勤務・テレワークで代表電話を転送する際の課題や、クラウドPBXを活用するメリット、導入時の注意点について分かりやすく解説します。

在宅勤務・テレワークにおける電話対応の課題とは？

在宅勤務やテレワークでは、従来の電話環境のままだと運用・コスト面で課題が生じます。

ここでは、在宅勤務・テレワークにおいて、具体的にどのような電話対応の課題があるのかを解説します。

オフィスにいない社員への転送はコストがかかる

在宅勤務・テレワークでは、オフィスにいない社員へ電話を転送する際にコストがかかることが課題です。

固定電話やビジネスフォンの転送機能を使えば、会社にかかってきた電話を社員の携帯電話などへ転送できます。しかし、外部の電話番号へ転送する場合、会社側に転送分の通話料が発生します。

そのため、在宅勤務中の社員へ電話を取り次ぐ機会が多いほど、転送にかかる通話料も増えてしまいます。問い合わせや顧客対応の電話が多い企業では、電話転送のコストが負担になりやすいでしょう。

担当者への内線取り次ぎができない

担当者への内線取り次ぎができないことも、在宅勤務・テレワークの課題です。

従来のビジネスフォンでは、オフィス内にいる社員同士であれば、内線を使って電話を取り次げます。しかし、在宅勤務中の社員はオフィス内の内線端末を使えないため、会社にかかってきた電話をそのまま取り次ぐことができません。

そのため、電話を受けた社員が用件を確認し、担当者へ連絡したうえで、折り返しを依頼する必要があります。こうした対応が増えると、電話を受けた社員と担当者の双方に負担がかかります。

また、担当者への連絡や折り返しに時間がかかることで、顧客を待たせてしまうこともあります。

折り返しで個人の携帯番号を使うことになる

在宅勤務・テレワークでは、折り返し対応で個人の携帯番号を使うことになるのも課題として挙げられます。

例えば、会社にかかってきた電話を担当者へ取り次げない場合、在宅勤務中の社員が個人の携帯電話から顧客へ折り返すことがあります。その場合、相手に社員個人の番号が通知されてしまいます。

知らない携帯番号からの着信だと、顧客に電話に出てもらえないこともあります。また、社員個人の携帯番号が相手に知られることで、勤務時間外に直接連絡が入るなど、仕事とプライベートの切り分けが難しくなることもあります。

さらに、業務で利用した通話料の精算や通話履歴の管理も複雑になりやすい点も課題です。

クラウドPBXなら在宅勤務・テレワーク中の電話転送がスムーズに

在宅勤務・テレワーク中の電話対応をスムーズにしたいなら、クラウドPBXの導入がおすすめです。

クラウドPBXとは、従来はオフィス内の主装置が担っていた電話の制御機能を、クラウド上で利用できるサービスのことです。スマホやPCを電話端末として使えるため、オフィスにいない社員も会社宛ての電話に対応できます。

ここでは、クラウドPBXを導入することで、在宅勤務・テレワーク中の電話転送がどのようにスムーズになるのか解説します。

スマホやPCで代表電話番号を使える

クラウドPBXを導入すれば、スマホやPCで代表電話番号を使えるようになります。

従来の電話環境では、会社にかかってきた電話はオフィスの固定電話で受ける必要がありました。しかし、クラウドPBXなら、在宅勤務中の社員もスマホやPCから代表電話番号を使って発着信できます。

そのため、オフィスに出社していなくても、会社宛ての電話に対応できます。また、会社番号を使って電話対応できるため、顧客に個人の携帯番号を知られないという点もメリットです。

内線での取り次ぎが可能

クラウドPBXを導入すれば、在宅勤務・テレワーク中の社員にも内線で電話を取り次げます。

従来の電話環境だと、オフィスにいる社員同士でなければ内線で取り次げません。そのため、会社の内線を使えない在宅勤務中の社員へは、そのまま取り次ぐことができませんでした。

しかし、クラウドPBXなら、スマホやPCを内線端末として利用できます。オフィスで受けた電話を在宅勤務中の担当者へ内線で取り次げるため、折り返し依頼や伝言の手間を減らせます。

担当者へスムーズに電話をつなげられることで、顧客を待たせる時間を短縮しやすくなる点もメリットです。また、内線通話を使えるため、外部番号への転送にかかる通話料の削減にもつながります。

複数人で代表電話に対応できる

クラウドPBXを導入すれば、複数人で代表電話に対応できるようになります。

従来は、代表電話に対応できるのは基本的にオフィスにいる社員のみでした。そのため、特定の社員に負担が集中しやすく、電話を取り逃してしまうこともあります。

しかし、クラウドPBXなら、在宅勤務中の社員を含めて複数人に着信させることが可能です。対応できる社員が電話に出られるため、特定の社員に負担が偏りにくくなります。

問い合わせや顧客対応の電話が多い企業でも、複数人で代表電話に対応できれば、電話の取りこぼしを減らし、安定した電話対応を行いやすくなります。

従来の電話転送とクラウドPBXの違いを比較

在宅勤務・テレワークで代表電話に対応する方法として、従来の電話転送とクラウドPBXがあります。どちらもオフィスにいない社員が電話対応できる方法ですが、仕組みやコスト、対応できる範囲は異なります。

以下の表で、従来の電話転送とクラウドPBXの違いを比較してみましょう。

従来の電話転送は、現在の固定電話やビジネスフォンの仕組みを使って始めやすい方法です。しかし、転送通話料がかかりやすく、内線取り次ぎや複数人での対応には限界があります。

一方、クラウドPBXはスマホやPCを会社電話の端末として使えるため、在宅勤務・テレワークでも代表電話に対応しやすくなります。長期的にテレワークを運用する場合は、電話転送だけで対応するよりも、クラウドPBXを活用したほうが柔軟に運用しやすいでしょう。

在宅勤務・テレワークでクラウドPBXを使うメリット

在宅勤務・テレワークで電話対応を行う場合、クラウドPBXを導入することで、従来の電話転送にあったさまざまな課題を解決できます。さらに、電話業務の管理や機能面でもメリットがあります。

ここでは、在宅勤務・テレワークでクラウドPBXを使うメリットについて解説します。

導入コストを抑えられる

クラウドPBXを使うメリットの一つは、導入コストを抑えやすいことです。

従来のビジネスフォンを導入する場合、主装置や専用電話機の購入、配線工事などが必要になります。そのため、利用する人数や電話機の台数が増えるほど、初期費用も高くなりやすいです。

しかし、クラウドPBXなら、工事不要で導入でき、スマホやPCを電話端末として利用できます。主装置や専用電話機を新たに用意する必要がなく、設置工事にかかる費用も抑えられます。

在宅勤務・テレワークで電話対応を行う場合、既存のスマホやPCを活用できれば、低コストで会社の電話環境を整えられます。

管理がしやすい

クラウドPBXは、電話業務を管理しやすい点もメリットです。

従来の電話環境では、在宅勤務中の社員が個人携帯で折り返し対応を行うと、社員ごとに通話料の精算が必要になったり、対応状況を会社側で把握しにくくなったりします。社員ごとに対応方法が異なると、通話履歴の管理も複雑になりやすいです。

しかし、クラウドPBXであれば、スマホやPCを会社の電話端末として利用できます。会社番号で発信した通話料はサービス側で管理されるため、社員個人の携帯通話料を精算する手間を減らせます。

また、アカウントごとに利用状況を確認しやすく、利用する社員の追加や削除、内線番号の設定変更なども柔軟に行えます。勤務形態や人員の変化に合わせて、電話環境を管理しやすくなる点も、クラウドPBXの大きなメリットといえるでしょう。

便利な機能が使える

電話業務に役立つ便利な機能を利用できる点も、クラウドPBXのメリットです。

例えば、IVRを使えば、会社にかかってきた電話を用件や担当部署ごとに自動で振り分けられます。問い合わせ内容に応じて適切な担当者へつなぎやすくなるため、電話対応の効率化につながります。

また、通話録音を活用すれば、顧客とのやり取りを後から確認できます。聞き間違いや伝達漏れを防ぎやすく、対応品質の向上にも役立ちます。

このほか、クラウドFAXや留守番電話、営業時間外アナウンスなど、サービスによってさまざまな機能を利用できます。在宅勤務・テレワークの運用に合わせて必要な機能を選べる点も、クラウドPBXならではのメリットといえます。

クラウドPBXで電話転送を行う際の注意点

クラウドPBXは、在宅勤務・テレワーク中の電話転送や代表電話対応に便利なサービスです。しかし、実際に導入する際は、確認しておきたいこともいくつかあります。

ここでは、クラウドPBXで電話転送を行う際の注意点について解説します。

各社員のインターネット環境や通話品質を確認する

クラウドPBXを利用する際は、各社員のインターネット環境や通話品質を確認しましょう。

クラウドPBXはインターネット回線を利用して通話するため、通信環境が不安定だと、音声の途切れや遅延が発生する可能性があります。在宅勤務・テレワークでは、社員ごとに利用している回線やWi-Fi環境が異なるため、特に注意が必要です。

導入前には、オフィスはもちろん、実際に在宅勤務を行う場所でも通話品質を確認しておきましょう。スマホやPCで問題なく発着信できるか、音声が聞き取りやすいかを確認しておくと安心です。

既存の電話番号を引き継げるか確認する

既存の電話番号を引き継げるかも、クラウドPBXを導入する際に確認したいポイントです。

電話環境の移行にあたって電話番号が変更になると、名刺やWebサイト、各種登録情報の修正をしなければなりません。取引先や顧客への周知も必要です。こうした余計な手間やコストを避けるためにも、申し込み前に現在の電話番号を引き継げるか確認しておきましょう。

現在利用している代表電話番号をそのまま使いたい場合は、番号ポータビリティに対応しているサービスを選びましょう。ただし、引き継ぎには条件があるため、実際に引き継げるかどうかを確認しておくと安心です。

また、必要な書類や手続き、切り替えまでにかかる期間も把握しておくと、移行をスムーズに進められます。

スマホやPCの対応環境を確認する

クラウドPBXを導入する際は、スマホやPCの対応環境も確認しましょう。

クラウドPBXでは、専用アプリやブラウザを使ってスマホやPCを電話端末として利用します。しかし、利用するサービスによって、対応しているOSやブラウザ、アプリの動作条件は異なります。

例えば、古いスマホやPCを使っている場合、アプリが正常に動作しなかったり、一部の機能を利用できなかったりする可能性があります。

そのため、社員個人または会社支給の端末で問題なく利用できるか、事前に確認しておくことが大切です。導入前に対応環境を確認し、必要に応じて端末の入れ替えやOSのアップデートを検討しましょう。

在宅勤務・テレワークの電話転送なら03plus

在宅勤務・テレワーク中の電話転送や代表電話対応をスムーズにしたいなら、クラウドPBXサービスの「03plus」がおすすめです。

03plusなら、スマホやPC、IP電話機を使って会社番号で発着信できます。オフィスにいない社員も代表電話に対応できるため、電話番のためだけに出社する必要がありません。

また、複数人に同時着信させることができ、対応できる社員が会社宛ての電話に出られます。パーク保留と内線通話を組み合わせれば、在宅勤務中の社員へ電話を取り次ぐことも可能です。

さらに、IVRを利用すれば、着信を担当部署や担当者へ自動で振り分けられます。通話録音やクラウドFAX、10分かけ放題など、電話業務の効率化やコスト削減に役立つ機能・オプションも利用できます。

代表電話の転送や取り次ぎに課題を感じているなら、ぜひ03plusをご検討ください。

在宅勤務・テレワークでの03plus活用について詳しくはこちら
https://03plus.net/work

まとめ

今回は、在宅勤務・テレワークで代表電話を転送する方法や、クラウドPBXによる解決策について解説しました。

在宅勤務・テレワークでは、オフィスにいない社員への転送コストや、担当者への内線取り次ぎ、個人携帯での折り返し対応など、さまざまな課題があります。

クラウドPBXを導入すれば、スマホやPCで会社番号を使えるため、在宅勤務中でも代表電話に対応できます。内線での取り次ぎや複数人での着信対応もできるため、電話対応の負担や転送コストを軽減しやすくなります。

03plusなら、会社番号での発着信や内線通話、複数人での代表電話対応が可能です。在宅勤務・テレワーク中の電話転送の課題を解決したいとお考えでしたら、ぜひ導入をご検討ください。

在宅勤務・テレワークでの03plus活用について詳しくはこちら
https://03plus.net/work