「ビジネスフォンのリース料が高い気がする」「契約を見直して電話にかかる費用を抑えたい」とお悩みの企業は多いのではないでしょうか。
従来型のビジネスフォンは、専用電話機や主装置のリース料だけでなく、配線工事費や保守費用などもかかります。
実は、電話環境をクラウド化すれば、主装置や専用電話機が不要になり、導入や維持管理にかかる費用を抑えることが可能です。
今回は、ビジネスフォンのリース料が高く感じられる理由や料金の仕組み、クラウド化による見直し方法について分かりやすく解説します。
目次
ビジネスフォンのリース料が「高い」と感じる理由とは？
ビジネスフォンは電話業務に欠かせない設備です。しかし「リース料が高い」と感じている企業も多いのではないでしょうか。
なぜビジネスフォンのリース料が高く感じられてしまうのか、その理由を解説します。
専用電話機や主装置の導入費用がかかる
専用の電話機や主装置の導入費用がかかる点は、リース料が高く感じられる理由の一つです。
従来型のビジネスフォンを導入するには、専用電話機だけでなく、外線や内線を制御する主装置も必要です。
一般的な家庭用電話であれば、基本的に電話機本体があれば利用できます。しかし、ビジネスフォンでは、複数の外線や内線、保留・転送などの機能を利用するために、専用電話機と主装置の両方を導入しなければなりません。
リース契約の場合も、専用電話機だけでなく、主装置を含めた機器一式の費用をもとにリース料が決まります。そのため、必要な電話機の台数や主装置の規模が大きくなるほど導入費用の総額も増え、毎月のリース料が高くなりやすくなります。
配線工事や設定費用が発生する
ビジネスフォンのリース料が高く感じられる理由として、配線工事や初期設定の費用が発生することもあります。
従来型のビジネスフォンを利用するには、主装置と各電話機を接続するための配線工事が必要です。電話機の設置台数やオフィスの広さ、配線の状況によっては、工事の規模が大きくなり、費用も高くなってしまいます。
また、電話番号や内線番号の割り当て、着信グループ、保留・転送などを利用できるようにするための設定作業も必要です。機器のリース料とともに工事費や設定費がかかるため、導入時の費用負担が高く感じられやすいのです。
保守費用や故障時の対応費用がかかる
保守費用や故障時の対応費用がかかることも、ビジネスフォン全体の費用が高く感じられる理由といえます。
従来型のビジネスフォンは、主装置や専用電話機などの機器をオフィスに設置して利用します。安定して使い続けるには、定期的な点検や保守対応が必要です。
また、主装置や電話機が故障した際は、修理や部品交換、代替機の手配などが必要になります。さらに、機器の老朽化によって修理が難しい場合は、入れ替えも検討しなければなりません。
保守費用がリース料とは別に発生するか、月額料金に含まれるかは契約によって異なります。しかし、いずれの場合も機器のリース料に加えて保守や故障対応に備える費用が必要となるため、ビジネスフォン全体の費用負担は大きくなりやすいでしょう。
一般的なビジネスフォンのリース料の仕組み
「ビジネスフォンのリース料の仕組みがよく分からない」という方も多いのではないでしょうか。大まかにでも知っておくと、リースを検討する際の判断材料になります。
ここでは、一般的なビジネスフォンのリース料の仕組みについて解説します。
機器代を分割して支払う
ビジネスフォンのリースの仕組みは、簡単に言うと、リース会社が購入した電話機や主装置を借り、その機器代を契約期間にわたって月々支払うというものです。
リースは、一括購入と比べて導入時にまとまった費用を用意する必要がないというメリットがあります。その一方で、リース料には手数料などが含まれているため、契約期間全体で見ると、一括購入よりも支払い総額が高くなりやすいです。
また、電話機の台数や主装置の規模が大きくなるほど、月々のリース料も高くなります。契約する際は、毎月の支払額だけでなく、契約期間中の総支払額も確認しておきましょう。
契約期間中は原則支払いが続く
ビジネスフォンのリースは、契約期間中は原則として支払いが続きます。
ビジネスフォンのリース期間は、一般的に3年から7年ほどで、長期契約になります。ビジネスフォンの法定耐用年数は6年とされているため、契約期間を考える際の一つの目安として覚えておくとよいでしょう。
契約期間中は、途中で電話機を使わなくなったり、オフィスを移転したりしても、リース料の支払いは続きます。
また、リース契約は原則として途中解約ができません。途中解約が認められる場合でも、残りのリース料に相当する費用や違約金が発生し、大きな負担となる可能性があります。
契約する際は、月々の支払額だけでなく、契約期間や途中解約の条件も確認しておきましょう。
リース料以外の費用もかかる
ビジネスフォンを利用する際は、機器のリース料以外にも費用がかかります。
例えば、電話回線の基本料金や通話料、配線工事費、初期設定費などです。保守契約を結ぶ場合は保守費用がかかり、故障時には修理費や部品交換費が発生することもあります。
こうした費用がリース料に含まれるか、別途支払いが必要になるかは契約内容によって異なります。そのため、月々のリース料だけでは、ビジネスフォンにかかる総費用を正確に判断できません。
ビジネスフォンのリースを契約する際は、リース料に含まれる費用と別途発生する費用を確認し、契約期間全体でどの程度の負担になるかを把握しておきましょう。
ビジネスフォンの費用を抑えたいならクラウド化がおすすめ
従来型のビジネスフォンは、専用電話機や主装置のリース料に加え、配線工事費や保守費用などもかかります。
ビジネスフォンにかかる費用を抑えたい場合は、クラウドPBXを導入して電話環境をクラウド化するのがおすすめです。
ここでは、ビジネスフォンをクラウド化することで費用を抑えられる理由について解説します。
クラウドPBXなら主装置を設置せずに使える
クラウドPBXは、主装置を設置せずに、電話の制御機能をクラウド上で利用できるサービスです。
従来型のビジネスフォンは、外線や内線を制御する主装置をオフィス内に設置する必要があります。そのため、主装置の購入費用やリース料に加え、設置工事や保守、故障時の修理にも費用がかかります。
しかし、クラウドPBXであれば、オフィス内に主装置を設置する必要がありません。電話の発着信や内線を制御する機能をクラウド上で利用するため、主装置の購入費用やリース料を削減できます。
また、主装置の設置工事や保守、故障時の修理も不要です。そのため、従来型のビジネスフォンと比べて、導入時だけでなく、利用開始後の維持管理にかかる費用も抑えやすくなります。
スマホやPCを電話端末として利用できる
クラウドPBXでは、スマホやPCをビジネスフォンの電話端末として利用できます。
従来型のビジネスフォンでは、利用する人数に応じて専用電話機を用意しなければなりません。そのため、社員が増えるたびに電話機の購入費用やリース料がかかり、設置や設定にも費用が発生します。
しかし、クラウドPBXであれば、スマホやPCを電話端末として利用できるため、新たに専用電話機を用意しなくても利用できます。そのため、機器の導入費用を抑えることが可能です。
また、社員の個人スマホを業務に利用するBYODを採用すれば、使い慣れた端末をそのまま活用できます。新しい電話機の操作を覚える負担が少なく、導入後もスムーズに利用しやすい点がメリットです。
もちろん、社用スマホやPCをすでに支給している企業であれば、既存の端末をそのまま活用できます。
移転やレイアウト変更時の負担が減る
クラウドPBXを導入すれば、オフィスの移転やレイアウト変更時にかかる負担も軽減できます。
従来型のビジネスフォンは、電話機の設置場所を変更する際に、配線工事や主装置の設定変更が必要です。オフィスを移転する場合は、電話設備の取り外しや再設置にも費用と手間がかかります。
しかし、クラウドPBXは主装置をオフィス内に設置せず、インターネットを通じて利用します。スマホやPCを電話端末として使えるため、配線工事は必要ありません。
そのため、社員の席を変更したり、オフィスを移転したりする際も、従来型のビジネスフォンと比べてスムーズに対応できます。移転や増床、フリーアドレスの導入など、働く環境の変化に柔軟に対応しやすい点もメリットです。
ビジネスフォンのリースを見直してクラウド化する手順
ビジネスフォンのリースを見直してクラウド化する際は、現在の利用状況や契約内容を確認しながら進めることが大切です。
ここでは、ビジネスフォンのリースを見直し、クラウドPBXへ移行する手順について解説します。
使っている電話機や内線の数を整理する
現在使っている電話機や内線の数を整理しましょう。
まずは、リースしている電話機の台数や内線番号の数、主装置の種類に加え、実際に電話を利用している社員の人数や同時に通話する人数を確認します。あわせて、ほとんど使われていない電話機や内線がないかも確認したうえで、クラウド化後に必要な数を整理しましょう。
現在のリース状況を把握することで、クラウドPBXで必要なアカウント数や内線数、同時通話数を判断しやすくなります。今後の増員や拠点の追加も考慮しながら、自社に必要な規模を明確にしておくことが大切です。
現在の電話番号を引き継げるか確認する
現在利用している電話番号をクラウドPBXでも引き継げるか確認しましょう。
クラウドPBXへ移行する際は、番号ポータビリティを利用して、現在の電話番号をそのまま引き継ぐことが可能です。ただし、全てのクラウドPBXサービスが番号ポータビリティに対応しているとは限りません。
まずは、検討しているサービスが番号ポータビリティに対応しているか確認しましょう。そのうえで、電話番号の種類や取得方法、利用地域など、現在の電話番号が引き継ぎ条件を満たしているかを確認します。
電話番号を変更すると、取引先への案内だけでなく、名刺やWebサイト、会社案内、各種登録情報などの修正も必要です。余計な費用や手間を避けるためにも、申し込み前にベンダーへ確認しておきましょう。
引き継ぎが可能な場合は、必要な書類や手続き、切り替えまでにかかる期間も確認します。現在の電話回線を先に解約すると番号を引き継げなくなる可能性があるため、サービス提供会社の案内に従って手続きを進めることが大切です。
リース契約との切り替えタイミングを確認する
現在のリース契約を確認し、クラウドPBXへ切り替えるタイミングを決めましょう。
まずは、リース契約の満了日や更新時期、途中解約の条件を確認します。契約期間が残っている状態で解約すると、残りのリース料に関わる費用や違約金が発生する可能性があるためです。
できる限り費用負担を抑えたい場合は、リース契約の満了時期に合わせてクラウドPBXへ切り替えるのがおすすめです。しかし、現在の電話環境に大きな課題があり速やかに移行したい場合は、途中解約にかかる費用と、クラウド化によって削減できる費用を比較して検討しましょう。
また、電話が使えない期間を発生させないために、クラウドPBXの申し込みや初期設定、番号ポータビリティの手続きを先に進めることも大切です。新しい電話環境で問題なく発着信できることを確認してから、既存の回線やリース機器の解約・返却手続きを進めましょう。
ビジネスフォンの費用見直し・クラウド化なら03plus
ビジネスフォンのリース料や維持費を見直したいなら、クラウドPBXサービスの「03plus」がおすすめです。
03plusは、オフィス内に主装置を設置せず、スマホやPCなどを電話端末として利用できます。専用電話機や主装置を購入する必要がなく、設置工事や配線工事も不要です。そのため、従来型ビジネスフォンのリース料や、機器の保守・入れ替えにかかる負担を抑えられます。
また、03plusは番号ポータビリティにも対応しており、条件を満たせば、現在利用している電話番号をそのまま引き継ぐことが可能です。取引先への案内や名刺、Webサイトなどの修正を避けながら、電話環境をクラウド化できます。
さらに、03plusは会社番号をスマホで持ち歩けるだけでなく、電話業務の効率化に役立つさまざまな機能を利用できます。IVR、通話録音、クラウドFAX、Web電話帳、時間外アナウンスなど、自社の課題や運用方法に応じて必要な機能を追加できます。
「10分かけ放題」オプションを追加すれば、スマホアプリから発信する10分以内の通話が無料になります。03plusなら、電話業務の効率化だけでなく、通話コストの削減も実現できます。
03plusでは、現在利用している電話番号数や端末数、必要な機能に応じた構成を検討できます。ビジネスフォンのリース満了を迎える企業や、現在の電話環境に課題を感じている企業は、この機会に03plusへの移行をご検討ください。
03plusによるクラウドPBXへの移行について詳しくはこちら
https://03plus.net/cloudpbx
まとめ
今回は、ビジネスフォンのリース料が高く感じられる理由や、クラウド化による見直し方法について解説しました。
ビジネスフォンの費用を抑えたい場合は、主装置や専用電話機が不要なクラウドPBXへの移行がおすすめです。ただし、切り替える前に、現在の利用状況や電話番号の引き継ぎ、リース契約の満了時期を確認しましょう。
03plusなら、工事不要でスマホやPCを電話端末として利用できます。ビジネスフォンの費用を見直したい、リース満了を機に電話環境を移行したいとお考えでしたら、ぜひ導入をご検討ください。
03plusによるクラウドPBXへの移行について詳しくはこちら
https://03plus.net/cloudpbx
