「営業がしつこくて仕事がはかどらない」「いたずら電話がかかってきた」など、迷惑電話でお困りの企業は少なくありません。迷惑電話は業務の効率を低下させるだけでなく、対応する社員にとって負担をかけてしまうものです。そのため、迷惑電話を減らしたいと考える企業は多いのではないでしょうか。
今回は、個人・企業にかかってくる迷惑電話の種類やその対策について解説します。
目次
迷惑電話の被害が増加している
迷惑電話というと、営業電話や勧誘などをイメージする方が多いのではないでしょうか。実は近年、詐欺を目的とした迷惑電話が全国的に増加しており、社会問題となっています。警視庁の「令和5年における特殊詐欺の認知・検挙状況等について（暫定値版）」によれば、2023年の特殊詐欺認知件数は19,038件で、過去15年において最悪の数が認知されています。以前から問題視されている特殊詐欺電話ですが、近年は数が増加しているだけでなく、その手口も巧妙化しています。判断力が鈍って騙されやすい中高年をターゲットにされることが多いため、注意喚起を徹底するとともに自衛のための対策を取ることが大切です。
また、詐欺目的の電話以外にも、営業電話や勧誘、いたずら電話なども以前からある迷惑電話です。何度もかかってくれば家事やプライベートな時間を妨げられ、ストレスになります。精神衛生上好ましいものではありません。
「たかが迷惑電話」「うちは大丈夫」と軽く考えるのではなく、損失を被る前に迷惑電話への適切な対処をすることが大切であるといえます。
迷惑電話にはどのようなものがある？
迷惑電話と一口にいってもさまざまな種類があります。以下に主なものをまとめて紹介します。
・特殊詐欺電話：詐欺目的の電話は近年増加傾向にある迷惑電話です。その時々に合わせて手口を変えて巧妙に相手を騙します。警察や弁護士からの電話であるように見せかけ、相手を信じ込ませてから金銭を騙し取ろうとする手口もあります。被害額も年々増加していることから、注意が必要です。
・しつこい営業や勧誘電話：営業電話も迷惑電話の一つです。断ることで引き下がってくれれば問題ありませんが、1回の電話が長い場合や、何度もかかってくる場合は迷惑であるといえるでしょう。近年は、電話番号を0からランダムに入力してかかった番号に対して営業をかけるような迷惑電話も多くなってきています。
・いたずら電話：無言電話や意味のないことを長々と話すようないたずら電話は、相手側にも悪意がある迷惑電話です。いたずら電話はムダな時間を取られてストレスになりますし、中には怒鳴る・脅すなどによって恐怖心を与えることを目的にしているものもあります。
迷惑電話を見分けるポイント
普通の電話と迷惑電話を見分けるのは難しいと感じる方も多いことでしょう。しかし、迷惑電話には、いくつかの特徴があります。その特徴を把握していれば、事前に怪しい電話かどうかを見極めやすくなることでしょう。ここでは、代表的なポイントを解説します。
電話番号に見られる特徴
迷惑電話には電話番号に特徴があります。
例えば、頭に「+◯◯」のような番号が付いている電話番号は、迷惑電話の可能性が高いです。これは国際電話であり、海外のいずれかの地域からかかってきています。海外に支社がある、出張中の社員がいる、取引先が海外にあるといったことでなければ、基本的には迷惑電話であると考えて良いでしょう。
また、非通知発信の電話は迷惑電話の可能性が高いです。公的機関や企業が電話番号を隠して発信することはないためです。
このように、国際電話を始めとした怪しい番号や非通知は迷惑電話によく見られる特徴といえます。
同じ番号からの繰り返しの着信
迷惑電話は、同じ番号から何度も繰り返し着信があるという特徴があります。
例えば、短時間のうちに立て続けに電話をかけてきたり、1日に何度も同じ番号から着信がある場合は注意が必要です。これは相手の不安をあおる、または出ざるを得ない状況に追い込むための手口としてよく使われます。
しかし、公的機関や企業でも、重要な連絡を伝えるために、複数回電話をかけることがあります。見覚えのない番号の履歴が複数件ある場合は、ネット検索などをして発信元を確認してみても良いでしょう。信頼できる相手であることが確認できたら、安心して折り返せます。このように、しつこく繰り返しかかってくる電話は迷惑電話の可能性があります。しかし全てがそうであるとは限りませんので、冷静に見極めていきましょう。
「すぐ折り返してほしい」と急かす電話
「すぐに折り返してください」「今すぐ対応が必要です」と強く急かすような口調は、迷惑電話の特徴です。
例えば「至急ご連絡がないと契約が無効になります」「今すぐ対応しないと不利益があります」といった不安をあおるような言葉を並べ、慌てて折り返しさせようとします。焦って折り返してしまうと、高額な通話料を請求される、詐欺被害に遭うといったリスクがあります。
もちろん、公的機関や企業からの電話でも「至急折り返しをお願いします」と依頼されることはあります。まずは知っている番号かどうかを確認し、知らない番号であればネット検索して番号を確認してみましょう。相手先の信頼性が確認できたなら、公式サイトに記載のある連絡先に自分からかけ直すと安心です。
このように「今すぐ折り返し」を強調する電話は迷惑電話の典型的な特徴です。慌てて行動せず、まずは発信元の信頼性を確認するようにしましょう。
公的機関や有名企業を装った不自然な内容
迷惑電話の特徴として、公的機関や有名企業を名乗り、不自然な要求をしてくるというものもあります。
例えば「税務署からの連絡です」「○○社のサポート窓口です」と名乗りつつ、口座番号やパスワードなどを電話で聞き出そうとしてきたら注意しましょう。電話口で、税務署が口座番号を聞いたり、大手企業がいきなりパスワードを尋ねたりすることはありません。
また、「◯◯社からお得なお知らせです」のように有名企業の名前を出してくる場合も注意しましょう。有名企業の営業かと思いきや、実際は代理店や下請けの営業会社であるケースもあります。相手は正規の案内のように話してきますが、実際は高額な請求や強引な勧誘につながることがあるため注意が必要です。
このように、公的機関や有名企業を名乗って不自然な要求をしてくる電話や、代理店による営業電話は、迷惑電話と見分けにくいものもあります。冷静に判断し、正規の連絡先で確認することが重要です。
個人でできる迷惑電話対策とは？
迷惑電話の対応はストレスになりますし、詐欺目的であれば金銭を騙し取られることもあります。そのため、できる限りの対策をすることが大切です。ここでは、個人でできる迷惑電話対策について解説します。
ナンバーディスプレイを使う
ナンバーディスプレイはぜひやっておきたい迷惑電話対策の一つです。
ナンバーディスプレイとは、発信者の番号が電話機のディスプレイに表示される機能・サービスのことです。電話に出る前に相手の番号を見られるため、電話に出る前に心の準備や相手に応じた対応を先に考えられます。
例えば、ナンバーディスプレイで知らない番号が表示されたならば応答しないことにすれば、営業電話や勧誘電話などに対応する必要がなくなります。取得のしやすさから詐欺電話で使われることもある050番号や、国際電話番号なども、ナンバーディスプレイがあれば事前に分かりますので注意できるようになるでしょう。
ナンバーディスプレイはオプションサービスなので、事前の利用契約が必要です。NTTでは、2023年4月から契約者が70歳以上または70歳以上の方と同居していると申告した場合、ナンバーディスプレイを無償で利用できるようになっています。それ以前からナンバーディスプレイを使用している高齢者またはその同居者の場合、高齢者無償化の申請をすれば無償利用可能です。
録音や警告機能が付いた電話機を使う
通話録音や警告機能が付いている電話機を使うのも迷惑電話対策では有効です。
通話録音機能が付いている電話機で、録音前に「この通話は録音されています」と流れる音声メッセージを流すようにすれば、迷惑電話をかけてきた相手にとって大きな牽制になります。また、録音されていれば迷惑電話の被害についての証拠にもなりますので便利です。
迷惑電話対策装置を取り付ける
迷惑電話対策装置を設置するのも良いでしょう。
迷惑電話対策装置にはさまざまなものがあります。例えば、警察やご自身で登録した電話番号情報をもとに迷惑電話をブロックできます。相手はこちらに電話をかけられませんので、迷惑電話のストレスもなくなります。他にも、迷惑電話を切断するきっかけとなる音を流す機能を持つ装置もあります。ドアホンの音や通話の途切れ音などを流して来客や通話障害を装って、スムーズに電話を切ることができます。
留守番電話機能を使う
迷惑電話対策として、留守番電話機能を活用するのもおすすめです。
知っている番号のみに出て、それ以外は応答せずに留守番電話に用件を録音してもらいます。録音を聞き返すことで、その内容に応じて電話をかけ直すかどうかを落ち着いて判断します。自分にとって必要な電話だけに対応でき、迷惑電話への応答が不要になります。
着信拒否機能を使う
着信拒否機能を使って迷惑電話をシャットアウトすることもできます。着信拒否には、以下のようなものがあります。
・ナンバー・リクエスト：非通知でかけてきた相手に対して、番号を通知してかけ直すように自動音声で案内する機能です。この機能で対応した電話の場合、着信音も鳴りませんので安心です。
・非通知拒否：電話機に備わっている非通知拒否機能をオンにすることで、非通知の電話を全てシャットアウトできます。対象の電話機でなければ使えませんが、新たにサービスを申し込む必要はありません。
・迷惑電話お断りサービス：迷惑電話がかかってきた際に、その番号を拒否設定にすれば、その番号からの次回以降の着信を拒否できます。受電を断る自動音声も流せますので丁寧さもあります。
ひどい場合は電話番号の変更も
迷惑電話対策の最終手段として、電話番号の変更もあります。
迷惑電話をかけてくる業者は裏でリストを共有していることが少なくありません。例えば、営業電話をかけて話を聞いてくれた、購入してくれたといった情報を他の業者に流し、そこからまた迷惑電話がかかってくるといった負の連鎖が生まれてしまうことがあるのです。
あまりにも迷惑電話がひどいのであれば、電話番号を変えてしまいましょう。新しい電話番号を知り合いに伝える手間はかかりますが、迷惑電話の被害をなくせます。少なくとも、リストを共有している業者からはかかってくることがありません。
企業も迷惑電話対策は必要？
迷惑電話は個人だけでなく企業にも数多くかかってきます。企業はホームページなどに自社の電話番号を公開していることがほとんどです。業者はそれを見て営業・勧誘電話をかけてきます。
企業であれば、営業電話が多少かかってくるのは仕方のないことではあります。しかし、社員数が限られている場合や、数多くの営業電話がかかってくるといった場合、電話対応に追われる社員にはかなりの負担がかかります。また、電話対応のたびに業務を止める必要がありますので、企業の業績にとってもマイナスの影響があるといえるでしょう。
このようなことから、企業であっても迷惑電話の対策をしっかり行うことが大切です。
企業にかかってくる迷惑電話の種類
・しつこい営業電話
営業電話は企業にも頻繁にかかってきます。多くは業務時間を奪い、社員の集中を妨げる迷惑な存在です。断っているのに何度も繰り返しかかってくる場合は悪質なケースであり、電話を受ける社員にとって大きなストレスとなってしまうことでしょう。稀に営業電話から有益な情報を得られる可能性もありますが、基本的には業務に悪影響を与えるものであるため、対策を講じる必要があります。
・悪質なクレーム電話
顧客からのクレームは企業にとって重要なフィードバックです。しかし中には、理不尽な要求を繰り返す、金銭や謝礼を目的としてかけてくる、といった悪質なクレームもあります。対応に不慣れな社員が受けると、トラブルが拡大するリスクがあるため注意が必要です。
・業務妨害を目的とした電話
企業に対して悪意を持ってかけられる電話もあります。無言で社員の反応を試す、社内の人間になりすまして個人情報や機密情報を引き出そうとするなどです。これらは単なる迷惑電話を超えて、社員への精神的な攻撃や情報漏洩被害につながるため、毅然とした対応をしましょう。
・いたずら電話
いたずら電話は、相手を困らせたりからかったりすることを目的とした迷惑電話です。無言のまま切る、意味不明な発言を繰り返す、女性社員に対してセクハラ的な内容を話すなどのケースがあります。単なる愉快犯的ないたずらであっても、社員は業務を止めて対応せざるを得ないため、ストレスや業務の妨げになります。
固定電話への迷惑電話によるリスクとは？
企業の固定電話に迷惑電話がかかってくると、さまざまなリスクが発生します。代表的なものを確認しておきましょう。
・業務時間の損失
迷惑電話の応対には時間がかかります。迷惑電話のたびに社員が対応していると、重要な業務が中断され、生産性が低下してしまいます。特に営業やサポート窓口など、電話が業務の中心となる部門では大きな影響となります。
・社員のストレス
理不尽な要求やセクハラまがいの内容を含む迷惑電話は、社員に大きな心理的負担を与えます。ストレスが蓄積すれば業務効率やモチベーションが低下するだけでなく、深刻な場合は離職につながることもあります。
・詐欺被害の危険性
社内の人間や取引先を装って金銭や契約を迫るケースがあります。万が一騙されてしまえば、金銭的損失を被る可能性があります。
・情報漏洩のリスク
「確認のため」と称して個人情報や社内の機密情報を聞き出そうとする迷惑電話もあります。重要な情報が外部に流出すれば、企業の信用問題や法的トラブルに発展する恐れがあります。
・顧客や取引先からの重要な電話を逃すリスク
迷惑電話が多いと、重要な顧客や取引先からの電話を取り逃す可能性も出てきます。電話対応に時間を取られている間に別の着信があり、結果的に大事なビジネスチャンスを逃してしまうこともあります。
企業でできる迷惑電話の対策方法
迷惑電話は企業にとってプラスになることはありません。迷惑電話の対策について解説します。
迷惑電話フィルターの活用
迷惑電話フィルターの活用は迷惑電話対策として有効な手段です。
このサービスでは、迷惑電話番号のデータを収集・分析し、リストを作成・共有して迷惑電話をブロックします。まだ自社にかかってきたことのない迷惑電話番号からの電話であっても自動的にブロックするため、迷惑電話対策として有効といえます。
IVRの活用
IVRを活用することも迷惑電話に有効です。
IVRとは、着信時に設定した自動音声で対応する仕組みのことです。プッシュダイヤルによる着信の振り分けもできるため、適切な担当者へスムーズにつなげることもできます。
しつこい営業をする業者は1日に数多くの電話番号にかける必要があるため、自動音声が流れた瞬間に電話を切ることが少なくありません。そのため、結果的に迷惑電話の本数を減らせるのです。
また、IVRで一次対応できるため社員の電話対応における負担を減らすこともできます。
通話の録音
通話録音も企業の迷惑電話対策として有効です。
受電の際に自動音声にて「この通話は、サービス向上のために録音しています」というアナウンスを流せば、迷惑電話をかけてきた相手は嫌がります。例えば、いたずら電話をかけてきた相手からすれば、「録音内容を証拠として警察に持っていかれたら困る」と考えるため、すぐに電話を切ってしまうのです。
実際、迷惑電話の内容を録音していれば、警察に被害届を出す際や裁判をする際の証拠として活用できます。また、どんな電話も録音しておけば、聞き間違い・聞き逃ししにくくなり、クレームや訴訟リスクを防ぐこともできます。そのため、企業にとって通話録音は強い味方になるでしょう。
社員教育による対策も重要
迷惑電話対策を効果的に行うには、システムや機器の導入だけでなく、社員教育も欠かせません。
まず大切なのは「怪しい電話や明らかな迷惑電話には対応しない」という原則を社内ルールとして明確にすることです。社員が独断で対応すると、詐欺や情報漏洩のリスクが高まるためです。
また、電話に出てしまった場合に備えて「迷惑電話対応マニュアル」を作成・共有しておくことも大切です。マニュアルがあれば、経験の浅い社員でも落ち着いて安全かつ最小限の労力で対応がしやすくなります。
このように、社員教育やルール作りを徹底し、迷惑電話への不用意な対応を防ぎ、企業全体のリスクを抑えましょう。
迷惑電話対策もできる企業向けクラウドPBX「03plus」
03plusは、迷惑電話対策もできるクラウドPBXサービスです。東京「03」など全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得して、スマホからその番号で発着信を行えます。そのため、外出先や自宅からでもオフィスにいるのと同様に電話対応が可能です。
さらに、電話業務の効率化やコスト削減、顧客満足度向上を実現するさまざまな機能が搭載されています。それらの機能を活用すれば、迷惑電話対策も可能です。
03plusに搭載された迷惑電話対策に役立つ機能
03plusには、迷惑電話対策に役立つ以下のような機能を利用できます。
・着信拒否機能：着信拒否のルールを決めて迷惑電話を拒否できる機能です。非通知着信拒否を設定すれば、非通知からの着信は全て拒否されます。番号指定着信拒否を設定すれば、指定された番号からの着信が全て拒否可能です。しつこく何度もかかってくる迷惑電話対策に有効な機能です。
・通話録音：通話内容を録音する機能です。「この通話は品質向上のため録音しています」といった内容のアナウンスを流すことができるため、迷惑電話の相手に対して牽制できます。また、録音内容は警察へ被害を届ける際の証拠にもなります。
・IVR：自動音声にて対応を行い、プッシュ番号による着信先の振り分けができる機能です。迷惑な営業電話の場合、自動音声が流れるとすぐに切ることがあるため、迷惑電話対策にも有効です。
・留守レポ：代表電話の一次対応をする機能です。自動音声で対応して用件の録音を促し、それをテキスト変換して社内のチャットなどへ通知します。ホワイトリスト設定もあり、取引先の電話番号を登録すれば留守レポを通さずに着信させることも可能です。
・通話前ガイダンス：着信時に自動的に「営業・勧誘は控えてください」などの音声ガイダンスを再生することで、営業・勧誘・詐欺・いたずら電話などの迷惑電話を未然に抑止する機能です。03plusでは標準機能としてオンオフが可能です。
・WEB検索機能：スマホアプリの不在着信履歴から番号をワンタップでWEB検索することができる機能です。折り返しするべきかどうかの判断に役立ちます。
・着信ポップアップ：PC画面に着信情報を即時表示し、Web検索やCRM連携、Web電話帳参照などをスムーズに行える便利なオプション機能です。着信番号をワンクリックでWEB検索することも可能です。
まとめ
今回は、迷惑電話とその対策について解説しました。
個人・企業を問わず、迷惑電話はその数が増えています。迷惑電話は、個人であれば社会問題化している詐欺電話、企業であれば社員への負担や業務効率の低下といったことが問題です。そうした問題を回避するためにも、迷惑電話は事前に対策することをおすすめします。
03plusは、迷惑電話対策にも有効に使えるさまざまな機能を備えています。しつこい営業・勧誘、いたずら電話などの迷惑電話でお困りでしたら、ぜひ03plusの導入をご検討ください。
