「クラウド電話って何？」「クラウドPBXと何が違うの？」「固定電話機を置かずに会社番号を使えるの？」と気になっている方は多いのではないでしょうか。
クラウド電話は、インターネットを利用してスマホやPCで固定電話番号を利用できるサービスです。近年は、リモートワーク対応やコスト削減を目的に導入する企業も増えています。
ただし、クラウド電話はサービスごとに料金や機能、利用できる電話番号などが異なります。そのため、自社に合ったサービスを選ぶことが大切です。
今回は、クラウド電話の特徴やおすすめサービス5選、比較ポイントについてわかりやすく解説します。
クラウド電話とは
クラウド電話とは、インターネット回線を使い、クラウド上の電話システムを通じて発着信できるサービスのことです。従来のビジネスフォンのようにオフィス内に主装置や専用機器を設置しなくても、スマホやPC、IP電話機などから会社の電話番号を利用できます。
例えば、代表番号への着信を複数人のスマホで受けたり、外出先や在宅勤務中に代表番号で発着信したりできます。そのため、クラウド電話を活用すれば、オフィスに縛られない働き方を実現できます。
また、サービスごとにさまざまな機能を利用できるのも特徴です。例えば、IVR、通話録音、クラウドFAX、Web電話帳などの機能も利用できます。
電話を単に受けるだけでなく、電話業務そのものを効率化できる点もクラウド電話の特徴です。
おすすめのクラウド電話サービス5選
クラウド電話サービスは数多くあり、料金や機能、取得できる電話番号、サポート体制などがそれぞれ異なります。そのため、自社の利用目的や働き方に合ったサービスを選ぶことが重要です。
ここでは、代表番号をスマホで利用したい企業や、電話業務を効率化したい企業におすすめのクラウド電話サービスを5つ紹介します。
03plus
03plusは、株式会社グラントンが提供するクラウド電話サービスです。個人事業主や中小企業から、大阪市などの公的機関まで幅広く利用されています。
スマホやPCで会社の電話番号を利用できるほか、「03」「06」をはじめとした全国主要46局の市外局番付き電話番号に対応している点が特徴です。番号ポータビリティにも対応しているため、現在利用している電話番号を引き継いで利用可能です。
また、03plusは電話業務を効率化する機能が充実しています。例えば、IVR（自動音声応答）による着信の振り分け、クラウドFAX、Web電話帳、通話録音、電話の一次対応を自動で行う「留守レポ」などを利用でき、電話対応の効率化や情報共有に役立ちます。スマホの内線化にも対応しているため、外出先や在宅勤務中でも会社の固定電話番号で発着信できます。
トビラフォン Cloud
トビラフォン Cloudは、トビラシステムズ株式会社が提供するクラウド電話サービスです。スマホを利用して固定電話番号の発着信ができるほか、迷惑電話対策に強みを持っている点が特徴です。基本セットには050番号が含まれており、03番号などの市外局番付き番号を利用する場合は0ABJ拡張オプションが必要です。
スマホを内線化できるため、外出先やテレワーク中でも固定電話番号で電話対応できます。また、通話録音やIVR、着信履歴の共有など、ビジネス向けの機能にも対応しています。
さらに、迷惑電話フィルタ機能を搭載しており、不要な営業電話や迷惑電話への対策を行いやすい点も特徴です。電話対応の負担軽減や業務効率化を進めたい企業に向いています。
ひかりクラウドPBX
ひかりクラウドPBXは、NTT東日本・NTT西日本が提供するクラウド型PBXサービスです。スマホやPCを内線端末として利用でき、ひかり電話などと組み合わせることで、オフィス外でも会社の固定電話番号による発着信に対応できます。
また、既存のひかり電話との連携に対応している点が特徴です。現在の電話環境を活かしながらクラウド化を進めたい企業にも向いています。
さらに、内線通話や転送、グループ着信など、ビジネスフォンに必要な基本機能も利用できます。テレワークや複数拠点での電話運用を行いたい企業にも適したサービスです。
ナイセンクラウド
ナイセンクラウドは、アイティオール株式会社が提供するクラウド電話サービスです。スマホやPCを利用して固定電話番号の発着信ができ、テレワークにも対応しています。
また、内線通話や通話転送はもちろん、時間別ルール設定、留守番電話メール、発着信ウェブ履歴などの機能を利用できる点が特徴です。オフィス移転やリモートワーク導入時にも活用されています。
さらに、さまざまな地域の市外局番付き電話番号に対応しており、会社の代表番号として利用しやすい点も特徴です。比較的シンプルな構成で導入しやすいクラウド電話サービスといえます。
BIZTELビジネスフォン
BIZTELビジネスフォンは、株式会社リンクが提供するクラウド型IPビジネスフォンサービスです。PBX機能をインターネット経由で利用できるため、オフィスにPBXを設置しなくても、IP電話機やPC、スマホなどを使って電話環境を構築できます。
小規模から利用を始められ、利用人数の増減に応じて構成を変更しやすいため、成長途中の企業や、部署の新設・移転・レイアウト変更が多い企業にも向いています。また、複数拠点の内線化にも対応しており、離れた拠点間の電話環境をまとめやすい点もメリットです。
BIZTELにはコールセンター向けの「BIZTELコールセンター」や、携帯端末の内線化に特化した「BIZTELモバイル」もあり、自社の用途に応じてサービスを選びやすい点も特徴です。
クラウド電話を導入するメリット
クラウド電話の導入は、働き方や電話業務そのものを見直せるなど、さまざまなメリットがあります。
ここでは、クラウド電話を導入する主なメリットについて解説します。
スマホやPCで固定電話番号の発着信ができる
クラウド電話は、スマホやPCを使って固定電話番号で発着信できる点が大きなメリットです。
例えば、営業担当者が外出先から会社の固定電話番号で折り返し対応したり、テレワーク中のスタッフが自宅から代表番号の着信に対応したりできます。個人の携帯番号を取引先へ伝える必要がないため、業務用と個人用を分けやすい点もメリットです。
また、PCで利用できるクラウド電話であれば、ヘッドセットを使った電話対応や着信情報の共有なども行いやすくなります。
クラウド電話は、電話対応の効率化や柔軟性を高めたい企業にも向いているといえるでしょう。
コストを抑えられる
クラウド電話は、従来のビジネスフォンと比べてコストを抑えやすい点もメリットです。
従来のビジネスフォンと違い、クラウド電話は専用のPBX機器の設置や大がかりな電話工事を必要としません。そのため、導入時のコストや負担を大幅に軽減できます。
また、スマホやPCなどをそのまま電話端末として利用できるため、固定電話機を大量に用意する必要もありません。
さらに、PBX設備の保守やメンテナンスはベンダー側で対応する部分が多いため、自社で電話設備を管理する負担を抑えられます。
このようにクラウド電話は導入・運用のさまざまな場面でコストを抑えやすいサービスであるといえるでしょう。
複数拠点の運営やリモートワークに対応できる
複数拠点での運用やリモートワークに対応できる点も、クラウド電話のメリットです。
クラウド電話は、インターネット回線があれば電話環境を構築できます。そのため、オフィス以外でも会社の固定電話番号を使った電話対応が可能です。
例えば、本社・支店・営業所など離れた拠点間でも、同じ電話環境を共有でき、内線通話や着信の取り次ぎもスムーズに行えます。
また、クラウド電話はスマホやPCから代表番号の着信に対応できます。オフィスに縛られずに電話対応しやすくなるため、リモートワーク時の電話環境を整えやすくなります。
クラウドならではの便利な機能が利用できる
クラウドならではの便利な機能を利用できる点も、クラウド電話のメリットとして挙げられます。
例えば、IVR（自動音声応答）は、着信に対して音声で自動応答を行い、着信先を振り分けられる機能です。取り次ぎの手間や負担なく、担当部署へ直接つなげられることから、電話対応の効率化に役立ちます。
また、聞き間違いを防ぐのに役立つ「通話録音」や、外出先でもスマホからFAXを送信できるクラウドFAXなど、さまざまな機能があります。
こうした豊富な機能は、多くのサービスにおいてWebの管理画面から簡単に設定可能です。そのため、業務内容にあわせて柔軟に利用できます。
クラウド電話の比較ポイント
クラウド電話はサービスごとに料金や機能、使いやすさが異なります。そのため、単純に価格だけで比較するのではなく、自社の利用目的や働き方に合っているかを確認することが大切です。
ここでは、クラウド電話を比較する際に確認しておきたいポイントについて解説します。
月額料金や初期費用
クラウド電話を比較する際は、月額料金や初期費用を確認しましょう。
クラウド電話は、サービスによって料金体系が大きく異なります。例えば、ID課金型なのか、番号課金型なのかによっても、利用人数が増えた際のコストは変わります。
また、多くの場合、IVRや通話録音、クラウドFAXなどの機能の追加は、オプション料金であることがほとんどです。そのため、基本料金だけでなく、必要な機能を含めた総額で比較するようにしましょう。
通話料金
月額料金だけでなく通話料金を確認することも、クラウド電話選びでは大切です。
クラウド電話は、サービスによって通話料金は異なります。例えば、営業電話などで外線通話時間が長い場合は、月額料金以上に差が出る可能性があります。固定電話宛・携帯電話宛で料金体系が異なるため、頻繁に発信する相手によってもコストが変わります。自社の利用状況を確認し、通話料金がどのくらいかかるのかを試算しておきましょう。
また、定額利用できるプランを提供しているクラウド電話サービスもあります。例えば、03plusでは「10分かけ放題」オプションがあります。スマホアプリからの発信は1通話10分まで無料となるため、短い通話での利用が多いケースでは、月々の通話コストを下げるのに役立つでしょう。
利用できる電話番号の種類
利用できる電話番号の種類を確認することも、クラウド電話を比較する際の重要なポイントです。
クラウド電話では、サービスによって取得できる電話番号が異なります。例えば、「03」「06」などの市外局番付き電話番号に対応しているサービスもあれば、「050番号」のみ利用できるサービスもあります。
特に、会社の代表番号として利用する場合は注意が必要です。050番号は導入コストを抑えやすい一方で、会社の代表番号としては、市外局番付き電話番号のほうが取引先や顧客に受け入れられやすい場合があります。そのため、企業の信頼性を重視する場合は、市外局番付き電話番号に対応しているか確認しておくと良いでしょう。
また、現在利用している電話番号を引き継ぎたい場合は、番号ポータビリティに対応しているかも確認しておきましょう。
スマホアプリの使いやすさ
クラウド電話を比較するうえで、スマホアプリの使いやすさも重要なポイントです。
クラウド電話はスマホアプリの操作性によって使いやすさが大きく変わります。着信の受けやすさや発信のしやすさ、保留・転送操作のわかりやすさなどは事前に確認しておきたいポイントです。
また、アプリの動作が不安定だと、着信遅延や通話品質に影響する可能性もあります。そのため、無料トライアルなどを利用し、実際の使用感を確認しておくと良いでしょう。
さらに、iPhone・Androidの両方に対応しているか、PC版アプリが利用できるかなども確認しておくことで、自社の運用に適しているかを判断しやすくなります。
IVR・通話録音・クラウドFAXなどの拡張機能
クラウド電話を選ぶ際は、IVR・通話録音・クラウドFAXなどの拡張機能についても確認しましょう。
クラウド電話で利用できる機能は、サービスごとに異なります。導入前に、自社の業務を洗い出し、求める機能を利用できるかどうかを確認することが大切です。
例えば、問い合わせ内容ごとに電話を自動で振り分けたいなら、IVR（自動音声応答）が役立ちます。また、FAX業務をペーパーレス化したい場合は、スマホやPCからFAXを送受信できるクラウドFAXが便利です。
さらに、通話録音を活用すれば、聞き間違いや対応内容の確認を行いやすくなります。顧客対応品質の向上や、トラブル防止にも役立つでしょう。
サポート体制・導入までのスピード
クラウド電話を選ぶうえで、サポート体制や導入までのスピードも重要なポイントです。
クラウド電話をはじめ、ITサービスでは初期設定や運用面で悩みが生じることは少なくありません。担当者がそうした悩みに寄り添い、自社の業務にマッチするように伴走してくれれば、安心して導入できます。
また、番号ポータビリティの手続きなど、初めてのことで戸惑うこともあるでしょう。導入希望時期が決まっている場合は、開通までどのくらいかかるのかも事前に確認しておくと良いでしょう。
クラウド電話を比較する前に確認すべきこと
クラウド電話はサービスごとに特徴が異なるため、事前に自社の利用目的を整理しておくことが大切です。
ここでは、比較前に確認しておきたいポイントについて解説します。
現在の電話番号をそのまま使いたいか
クラウド電話を比較する前に、現在の電話番号をそのまま使うかどうか確認しましょう。
代表番号を変更する場合、取引先や顧客への案内、名刺やホームページの修正が必要です。費用や手間がかかるため、長年利用している代表番号であれば番号ポータビリティを検討するのがおすすめです。
ただし、番号ポータビリティは、クラウド電話サービスごとに対応状況が異なります。まずは、自社で現在利用している電話番号を引き継ぐかどうかを明らかにしましょう。そのうえで、引き継ぐのであれば、番号ポータビリティ対応のサービスから選ぶのがおすすめです。
利用人数と同時通話数
クラウド電話を選ぶ際は、利用人数と同時通話数も確認しておきましょう。
クラウド電話は、サービスによって利用できるID数や同時通話数が異なります。
利用人数に対して同時通話数が不足していると、「電話がつながらない」「着信を受けられない」といった問題が発生する可能性があります。反対に、個人事業主や中小企業で利用人数が少ないのであれば、同時通話数が多すぎるとコストパフォーマンスが下がります。
どのくらい同時に電話を利用しているのかを確認し、自社の利用状況に合ったサービスを選ぶことが大切です。
スマホ中心か、固定電話機も併用するか
スマホ中心で利用するのか、固定電話機も併用するのかを事前に整理しておくことも大切です。
クラウド電話は、スマホアプリだけでも利用できますが、IP電話機やPCソフトフォンに対応しているサービスもあります。そのため、自社の働き方や電話対応方法に合った環境を選ぶ必要があります。
例えば、営業で社員が外出する機会が多い企業であれば、スマホ中心の運用が向いています。一方で、受付やコールセンター業務では、固定電話機やPCソフトフォンを併用したほうが使いやすいでしょう。
まずは、自社がどのような形で電話を利用したいのかを整理し、それに対応したクラウド電話サービスを選びましょう。
まとめ
今回は、クラウド電話のおすすめサービスや比較ポイントについて解説しました。
クラウド電話は、スマホやPCで会社の固定電話番号を利用できるだけでなく、リモートワーク対応や電話業務の効率化にも役立つサービスです。一方で、料金体系や利用できる電話番号、拡張機能などはサービスごとに異なります。
そのため、現在の電話番号を引き継ぎたいのか、スマホ中心で運用したいのかなど、自社の利用目的を整理したうえで比較することが大切です。まずは、紹介したおすすめサービスの中から自社に適したサービスを探してみましょう。
固定電話番号をスマホで活用したい企業は、03plusもぜひご検討ください。
