ビジネスにおける固定電話の必要性とは？クラウドPBXもおすすめ
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数十年前であればどの家庭、どの企業にも固定電話が設置されていました。しかしインターネットやスマホが普及した現代では固定電話の必要性は低下してしまい、個人利用も減少傾向にあります。「固定電話に代わる便利な通話方法はないだろうか」と考える企業担当者も多くいらっしゃることでしょう。
そこで今回は、ビジネスにおける固定電話の必要性、固定電話のメリット・デメリット、固定電話に代わる通話手段、企業利用に向いているクラウドPBXをご紹介します。
固定電話の必要性が低下している？
スマホやインターネットが普及した現代、固定電話を持つ人はかなり減ってきています。総務省の「情報通信白書令和3年版」を見てみると、固定電話の個人の保有率は2010年に85.8％だったのに対し、2020年には68.1％にまで減少しました。スマホについては、2010年の9.7％から2020年には86.8％にまで急速に保有率を伸ばしています。統計を見る限りでは、いまやメインの情報通信機器は固定電話からスマホへ移行したといえるのではないでしょうか。
実際に、電波さえあればスマホでいつでもどこからでも通話を行えます。アプリやメール機能を使えば、ちょっとした連絡も可能です。そうしたこともあり、個人においてはスマホの方が需要は高いのかもしれません。
一方で、法人においては少し状況が異なります。固定電話はオフィスなどの限定された場所でしか使えません。また、担当者が外出していれば、取り次ぎや折り返し電話の手間がかかりますし、その際に伝達ミスが発生するリスクもあります。そういったデメリットはあるものの、固定電話番号は社会的信頼性が高いという大きなメリットがあります。そのため、ビジネス上では固定電話番号は使い続けたい、しかし利便性の低い固定電話機は使いにくいというジレンマを抱えているのです。
次章で、ビジネスシーンにおける固定電話のデメリットについて詳しく見ていきましょう。
ビジネスシーンにおける固定電話のデメリットとは
固定電話の個人利用は減少傾向にありますが、企業では固定電話を使用しているケースが多いものです。しかし、固定電話はスマホなどと比べて見劣りする面も多々あります。ここではビジネスシーンにおける固定電話のデメリットをいくつか解説します。
特定の場所でしか利用できない
固定電話はアナログ回線がつながった電話機のある場所でなければ使用できません。そのため例えば、外出中やテレワークといった状況では会社の番号にかかってきた電話に出ることは不可能です。転送サービスを利用する方法もありますがコストがかかります。
また、会社にいる場合も自分のデスク近くに電話機がなければ、着信があるたびにその場所へ移動しなければならない手間がかかり不便です。
常に電話対応する人が社内に必要
固定電話は前述の通り、特定の場所でしか利用できません。そのため、法人の場合はオフィス内でしか電話対応できず、常に社内に人を配置する必要があります。
例えば社員数が少なく外回りがメインの企業であっても、電話対応を途切れないようにするためには事務スタッフが必要になるわけです。もちろん電話対応以外の業務も任せることはできるものの、あまり効率的とはいえません。さらに、このケースでは電話対応を特定のスタッフにのみ任せることになり、負担をかける可能性があります。
また、そのスタッフが休んでしまった場合は代わりの人材を配置する、または留守電設定や転送設定をするといった対応をしなければなりません。社員数の少ない企業では、電話対応のための人員配置に頭を悩ませることでしょう。
取次ぎに手間がかかる
固定電話の場合、担当者が応答できない場合は取次ぎや伝達することが必要となります。メールとは異なり音声のみのやり取りであるため、伝達時にミスが発生するリスクはどうしても拭いきれません。また、取次ぎのために担当者に何度も連絡をしなければならない、外出先から帰社するのを待たなければならないなどの手間がかかります。
取次ぎの手間や伝達ミスは他のスタッフの業務に悪影響を与えますし、場合によっては会社全体を巻き込むトラブルになる場合もあります。そういった意味で、固定電話のみではいまのビジネスシーンを乗り切るのは難しいといえるのではないでしょうか。
導入や維持にかかるコストが大きい
固定電話は導入の際に多大なコストがかかります。例えば、アナログ回線のPBXを導入する場合、主装置の購入費や設置工事費用には数十万～百万円単位のコストがかかります。さらに、PBX装置のメンテナンスや修理は専門知識が必要となるため、専門業者へのコストも必要です。故障により交換となれば、膨大な購入費用を支払うことになるでしょう。
また、固定電話番号の取得にも費用がかかるなど、固定電話は導入や維持にかかるコストが大きい点がデメリットです。
設置に時間がかかる
固定電話は設置に時間がかかります。ビジネスフォン機能を利用するためには、主装置の設置工事と各電話機の配線を行わなければなりません。工事そのものは数時間で終わるものですが、業者をすぐに手配できるとは限りません。そのため、業者側のスケジュールによっては、導入までに数週間かかることもあります。
また、固定電話機を配置するためにオフィスのレイアウトを変更しなければならない場合もあります。数時間程度とはいえ、社員総出でレイアウトを変更するのは手間がかかります。
さらに、固定電話を増設する場合、主装置のキャパシティを超えるようであれば入れ替えのための工事が必要です。それにはまた数週間待たされる可能性があります。
このように、法人における固定電話の設置にはさまざまな面で時間がかかってしまうのです。
企業における固定電話の必要性・メリットとは？
固定電話はご紹介したように現代のビジネスシーンではデメリットも多い通話手段です。しかし、社会的信用の獲得など企業利用ではまだまだ必要性やメリットがあるのも事実です。具体的にどのようなメリットがあるのか解説します。
社会的信用の獲得
固定電話番号は社会的信用につながります。市外局番付きの番号というのは取得した地域によって頭の番号が決められるため、「そこに実在する企業である」という裏付けになるのです。
携帯電話番号やIP電話の050番号は地域番号が付帯していないため、社会的信用は得られにくい傾向にあります。実際に迷惑な営業電話は携帯電話番号や050番号であることが少なくありません。
内線通話の使用
アナログ回線のPBXを導入している企業であれば、内線機能を使用できることが固定電話の大きなメリットとして挙げられます。実際に、企業で固定電話を使用する場合、外線だけでなく内線通話を多く使用しています。いくつかのフロアに部署が分かれている企業であれば、内線通話は利便性の高い機能です。大企業であるほど、固定電話のメリットを感じられることでしょう。
FAXの使用
FAX機器に番号を付与してFAXの送受信を行える点も固定電話のメリットです。ペーパーレス化やDX化が推進される風潮にありますが、ビジネスシーンではFAX利用はまだまだ健在です。慣習としてFAXを使用する傾向にあるような業界も少なくありません。
近年はメールでFAXデータを受け取れるサービスもありますが、固定電話利用と比べるとランニングコストがかかることもあります。
充電切れの心配が不要
固定電話は充電切れによって使用できなくなることはありません。
携帯電話は移動中でも通話ができる便利なツールですが、充電が切れれば通話ができなくなります。充電器を持ち歩く、または購入することで対応できるとはいえ、忙しいビジネスマンにとって携帯電話の充電切れは大きな問題となることでしょう。
一方、固定電話は常にオフィス内のコンセントから送電されていますので、携帯電話のような充電切れを起こすことはありません。そのため、充電切れによって通話できなくなることはなく、電話業務を継続することが可能です。
また、停電対応電話機を使用している場合は、停電や災害時であっても通話が可能です。これは、電話回線そのものが切断されていなければ、交換機から供給される電力のみで機能するためです。そのため、固定電話機は企業のBCP対策（緊急時の事業継続計画）にも役立つツールといえます。
プライベートとの切り分け
業務用の電話は全て会社の固定電話で受ける形にすることで、仕事とプライベートの線引きがしやすいのも固定電話のメリットです。
例えば、特に個人事業主のような小規模企業の場合に見られがちですが、ホームページにプライベートのスマホ番号を記載していて、業務時間外でも問い合わせの電話がかかってくることがあります。家でゆっくり休むことができず、プライベートな時間は失われます。
公私を切り分けるという意味で、固定電話は良い働きをしてくれます。特に個人事業主など小規模ビジネスを営んでいるケースでは、個人情報を広めるリスクが抑えられるため安心です。
登記変更の手間がない
企業規模の大小にかかわらず、起業時には登記手続きが必要です。手続きは固定電話番号でも携帯電話番号でも行えます。しかし、将来的に企業規模が大きくなった場合、固定電話番号に切り替えたり社用のスマホ番号に変更したりすることも考えられます。電話番号の変更がある場合は登記変更手続きが必要です。書類記入や手続きのために法務局へ足を運ぶのは面倒ですし業務に多少なりとも影響することでしょう。
それならば、最初から会社用の固定電話番号を取得して手続きしておいた方が手間と時間を節約できます。
固定電話の代わりになる連絡手段とは？
法人利用であれば、固定電話はデメリットだけでなくメリットもあります。使用し続けるべきか乗り換えるべきか悩む方も多いことでしょう。ここでは固定電話の代わりになる連絡手段について解説します。
携帯電話・スマホのみの利用
個人の場合は固定電話よりもスマホの方が便利なため普及率も高いことでしょう。法人でも個人の端末を業務利用するBYODを推進する企業が増えていて、ビジネスシーンでスマホを使用する機会が増えています。
実際、携帯電話やスマホの利用は働く場所や時間を選ばないため、業務効率を高めることができます。また、BYODであれば1台のスマホがあれば良いため、複数端末を持つ手間も省けるメリットがあります。
しかし個人スマホを業務利用する場合、休憩中や業務時間外に電話がかかってくることがあり、公私の切り替えが難しくなります。また、紛失すると端末に登録された顧客情報が流出する恐れがあります。また、業務利用か私的利用なのか分かりにくくなるため、通信料金が自己負担になる費用的なリスクもあるので注意が必要です。
電話代行サービス
電話代行サービスとは、電話がかかってきた時に依頼者の代わりに業者が対応してくれるサービスです。業者によってできるサービス内容に違いがあり、中には秘書として細やかな対応をしてくれるケースもあります。
電話代行は固定電話番号を利用でき、営業電話にも対応してくれるのがメリットです。受電内容はメール等で共有されるため、必要な受電に対しては折り返しすることができます。
ただし、固定電話の導入費用やサービス利用のランニングコストがかかります。また、対応するのが自社の社員ではないため、場合によっては対応が不十分になり、先方に迷惑をかけたりトラブルになったりするリスクもないとは言い切れません。
メールやチャット
音声通話ではありませんが、文字によって情報を伝達するメールやチャットも、連絡手段として固定電話の代わりに使えるものです。
メールは企業間の連絡など、現代では一般的に使われるツールです。話して用件を伝える電話と違って文字を打つ手間はかかりますが、送信すれば記録として残ります。後から読み返すことができるので、電話のように聞き間違いや聞き漏らしといったリスクもありません。そのため、受発注などはメールを使ってやり取りするケースがほとんどです。
チャットは企業内で使われることが増えてきたツールです。1対1だけでなく、複数人のグループチャットも利用できるため、部署ごとの情報伝達ツールとして高い利便性があります。チャットツールにはさまざまな種類があり、カスタマイズすることで業務効率を高めることも可能です。例えば、勤怠管理やスケジュールの共有、チャット会議なども行えます。そのため、多くの企業で社内の情報伝達ツールとして欠かせない存在になっています。
クラウドPBX
クラウドPBXとは、PBX（電話交換機）をクラウド上に設置して、インターネット上に電話環境を構築することでビジネスフォンのように内線・外線などの機能を利用できるシステムのことです。従来のビジネスフォンのように、オフィス内に主装置を設置する工事が不要のため、導入コストや手間を削減できます。契約後に、スマホなどの端末にアプリをインストールして利用します。そのため、外出先でもスマホでビジネスフォン機能を利用可能です。
例えば、「03plus」などのクラウドPBXは、市外局番付き電話番号を取得できます。番号ポータビリティにも対応している場合があり、既存の電話番号をそのまま利用可能です。
固定電話は市外局番付き電話番号で発着信できるものの、オフィス内でしか利用できませんでした。しかしクラウドPBXならば、スマホにアプリをインストールすれば、会社の市外局番付き電話番号を使って外出先でも発着信可能です。つまり、クラウドPBXは、固定電話のオフィスに縛られるという最大のデメリットを解決しつつ、固定電話のメリットである市外局番付き電話番号を使えるという、ハイブリッドなシステムです。また、固定電話と違って導入に手間がかからず、コストを削減できる点もクラウドPBXの大きな特徴です。
ただし、ベンダーによっては最低契約数が決まっていることがあります。そのため、社員数の少ない中小企業や個人事業主の場合は、使わない回線料金まで支払わなければいけなくなるケースがあります。さらに、自社に必要のないサービスが付帯している場合は、無駄なコストがかかり続ける恐れがあります。
とはいえ、こうしたデメリットや懸念点は、クラウドPBXサービスを選ぶ際に入念に調べれば回避可能です。無駄がないように、自社にあったサービスであるかをチェックしてから契約を行いましょう。
企業の電話におすすめのクラウドPBXサービスは？
クラウドPBXは個人事業主から中小企業、大企業までさまざまな規模の企業に向いているサービスです。インターネット回線を使用して利便性が高いため、固定電話の代わりとなって業務効率を高めることができるでしょう。ここでは企業利用でおすすめのクラウドPBXサービスをご紹介します。
03plus
「03plus」は株式会社グラントンのPBXサービスで社会的信用の高い市外局番付き電話番号を取得できます。「東京03」を始め、主要46局の番号を取得できます。また、番号ポータビリティに対応しているため、すでに固定電話番号を持っている場合、条件が適用できれば引き続き使用することが可能です。外出先に会社の固定電話番号を持ち歩き、いつでもどこでも受発信できます。もちろん、外出中のスタッフと内線通話も可能です。
また、「10分かけ放題」オプションに加入すれば通話コストを大幅に下げられます。1通話10分以内であれば通話料が無料となるため、確認や簡単な打ち合わせなどで短時間通話が多いケースではメリットの多いオプションです。
他にも、クラウド上でFAXの送受信ができるクラウドFAXも人気のオプションです。大阪市でも導入され、コスト削減やペーパーレス化といった成果を上げています。
MOTTEL
「MOTTEL」は株式会社バルテックのクラウドPBXです。導入企業は27,000社と実績豊富で市外局番の利用もできます。また、スタッフの出退勤管理や休暇管理、シフト管理まで行えるクラウド勤怠管理システムも利用可能です。受付システムやCRM連携もでき、ビジネスシーンで活躍できるサービスといえるでしょう。
トビラフォンCloud
「トビラフォンCloud」はトビラシステムズ株式会社のクラウドPBXです。音声ナビによる着信先の振り分けや各種設定、迷惑電話ブロックといった便利機能を利用できます。また、通話自動録音や有料の音声テキスト化により通話の見える化が行えるのが特徴です。電話業務をより効率よくしたい企業に向いています。
BIZTELビジネスフォン
「BIZTELビジネスフォン」は株式会社リンクのクラウドPBXです。必要最小限の機能から利用できるため小規模スタートしやすく、API連携により拡張性が高いことが特徴です。申込みから最短で5日で導入できます。これから起業する小規模オフィスでスモールスタートをする場合はメリットのあるサービスです。
まとめ
今回はビジネスシーンにおける固定電話の必要性とメリット・デメリットについて解説しました。
市外局番付きの固定電話番号は社会的信用が高いため代表番号として利用されることが多いです。そのため、固定電話を取得して使用し続ける企業は数多く存在しています。また、プライベートと仕事をしっかり分けられるのがメリットです。
しかし、決まった場所でしか利用できず、取次ぎに手間がかかるなどのデメリットもあります。利便性が低いことから「スマホが使えるクラウドPBXへ乗り換えたい」と考える企業も増えてきています。
クラウドPBXは種類が多く、サービス内容もベンダーによってさまざまです。導入する場合は自社に必要な機能を備えていているかを確認し、コストを考慮した上で選びましょう。
「どのサービスが良いか分からない」という場合は、1ID月額1,280円から利用できる「03plus」がおすすめです。市外局番付き固定電話番号を取得できスマホで利用できます。また、「10分かけ放題」のように通話コストを下げられるオプションもあるため、コスト削減を目指す企業にもおすすめです。
