ビジネスにおける固定電話の必要性とは？クラウドPBXもおすすめ
数十年前であればどの家庭、どの企業にも固定電話が設置されていました。しかしインターネットやスマホが普及した現代では固定電話の必要性は低下してしまい、個人利用も減少傾向にあります。「固定電話に代わる便利な通話方法はないだろうか」と考える企業担当者も多くいらっしゃることでしょう。
そこで今回は、ビジネスにおける固定電話の必要性、固定電話のメリット・デメリット、固定電話に代わる通話手段、企業利用に向いているクラウドPBXをご紹介します。
固定電話の必要性が低下している？
一昔前と違って、現代はスマホやインターネットが普及したこともあり、固定電話を持つ人がかなり減っています。実際に、通話はスマホがあれば可能ですし、ちょっとした連絡もアプリやメールを使用すれば問題ありません。個人においては固定電話の必要性が低下しているといえるでしょう。
では法人ではどうでしょうか。固定電話番号は社会的信頼性が高いという大きなメリットがあります。しかしその一方で、「特定の場所でしか利用できない」「取次ぎミス・手間がかかる」などいくつかのデメリットがあるのも事実です。固定電話の利便性の低さは法人においても必要性の低下につながっている可能性があります。
次章でさらに詳しく固定電話のデメリットについて見ていきましょう。
ビジネスシーンにおける固定電話のデメリットとは
固定電話の個人利用は減少傾向にありますが、企業では固定電話を使用しているケースが多いものです。しかし、固定電話はスマホなどと比べて見劣りする面も多々あります。ここではビジネスシーンにおける固定電話のデメリットをいくつか解説します。
特定の場所でしか利用できない
固定電話はアナログ回線がつながった電話機のある場所でなければ使用できません。そのため例えば、外出中やテレワークといった状況では会社の番号にかかってきた電話に出ることは不可能です。転送サービスを利用する方法もありますがコストがかかります。
また、会社にいる場合も自分のデスク近くに電話機がなければ、着信があるたびにその場所へ移動しなければならない手間がかかり不便です。
取次ぎに手間がかかる
固定電話の場合、担当者が応答できない場合は取次ぎや伝達することが必要となります。メールとは異なり音声のみのやり取りであるため、伝達時にミスが発生するリスクはどうしても拭いきれません。また、取次ぎのために担当者に何度も連絡をしなければならない、外出先から帰社するのを待たなければならないなどの手間がかかります。
取次ぎの手間や伝達ミスは他のスタッフの業務に悪影響を与えますし、場合によっては会社全体を巻き込むトラブルになる場合もあります。そういった意味で、固定電話のみではいまのビジネスシーンを乗り切るのは難しいといえるのではないでしょうか。
導入や維持にかかるコストが大きい
固定電話は導入の際に多大なコストがかかります。例えば、アナログ回線のPBXを導入する場合、主装置の購入費や設置工事費用には数十万～百万円単位のコストがかかります。さらに、PBX装置のメンテナンスや修理は専門知識が必要となるため、専門業者へのコストも必要です。故障により交換となれば、膨大な購入費用を支払うことになるでしょう。
また、固定電話番号の取得にも費用がかかるなど、固定電話は導入や維持にかかるコストが大きい点がデメリットです。
企業における固定電話の必要性・メリットとは？
固定電話はご紹介したように現代のビジネスシーンではデメリットも多い通話手段です。しかし、社会的信用の獲得など企業利用ではまだまだ必要性やメリットがあるのも事実です。具体的にどのようなメリットがあるのか解説します。
社会的信用の獲得
固定電話番号は社会的信用につながります。市外局番付きの番号というのは取得した地域によって頭の番号が決められるため、「そこに実在する企業である」という裏付けになるのです。
携帯電話番号やIP電話の050番号は地域番号が付帯していないため、社会的信用は得られにくい傾向にあります。実際に迷惑な営業電話は携帯電話番号や050番号であることが少なくありません。
内線通話の使用
アナログ回線のPBXを導入している企業であれば、内線機能を使用できることが固定電話の大きなメリットとして挙げられます。実際に、企業で固定電話を使用する場合、外線だけでなく内線通話を多く使用しています。いくつかのフロアに部署が分かれている企業であれば、内線通話は利便性の高い機能です。大企業であるほど、固定電話のメリットを感じられることでしょう。
FAXの使用
FAX機器に番号を付与してFAXの送受信を行える点も固定電話のメリットです。ペーパーレス化やDX化が推進される風潮にありますが、ビジネスシーンではFAX利用はまだまだ健在です。慣習としてFAXを使用する傾向にあるような業界も少なくありません。
近年はメールでFAXデータを受け取れるサービスもありますが、固定電話利用と比べるとランニングコストがかかることもあります。
プライベートとの切り分け
業務用の電話は全て会社の固定電話で受ける形にすることで、仕事とプライベートの線引きがしやすいのも固定電話のメリットです。
例えば、特に個人事業主のような小規模企業の場合に見られがちですが、ホームページにプライベートのスマホ番号を記載していて、業務時間外でも問い合わせの電話がかかってくることがあります。家でゆっくり休むことができず、プライベートな時間は失われます。
公私を切り分けるという意味で、固定電話は良い働きをしてくれます。特に個人事業主など小規模ビジネスを営んでいるケースでは、個人情報を広めるリスクが抑えられるため安心です。
登記変更の手間がない
企業規模の大小にかかわらず、起業時には登記手続きが必要です。手続きは固定電話番号でも携帯電話番号でも行えます。しかし、将来的に企業規模が大きくなった場合、固定電話番号に切り替えたり社用のスマホ番号に変更したりすることも考えられます。電話番号の変更がある場合は登記変更手続きが必要です。書類記入や手続きのために法務局へ足を運ぶのは面倒ですし業務に多少なりとも影響することでしょう。
それならば、最初から会社用の固定電話番号を取得して手続きしておいた方が手間と時間を節約できます。
固定電話の代わりになる連絡手段とは？
法人利用であれば、固定電話はデメリットだけでなくメリットもあります。使用し続けるべきか乗り換えるべきか悩む方も多いことでしょう。ここでは固定電話の代わりになる連絡手段について解説します。
携帯電話・スマホのみの利用
個人の場合は固定電話よりもスマホの方が便利なため普及率も高いことでしょう。法人でも個人の端末を業務利用するBYODを推進する企業が増えていて、ビジネスシーンでスマホを使用する機会が増えています。
実際、携帯電話やスマホの利用は働く場所や時間を選ばないため、業務効率を高めることができます。また、BYODであれば1台のスマホがあれば良いため、複数端末を持つ手間も省けるメリットがあります。
しかし個人スマホを業務利用する場合、休憩中や業務時間外に電話がかかってくることがあり、公私の切り替えが難しくなります。また、紛失すると端末に登録された顧客情報が流出する恐れがあります。また、業務利用か私的利用なのか分かりにくくなるため、通信料金が自己負担になる費用的なリスクもあるので注意が必要です。
電話代行サービス
電話代行サービスとは、電話がかかってきた時に依頼者の代わりに業者が対応してくれるサービスです。業者によってできるサービス内容に違いがあり、中には秘書として細やかな対応をしてくれるケースもあります。
電話代行は固定電話番号を利用でき、営業電話にも対応してくれるのがメリットです。受電内容はメール等で共有されるため、必要な受電に対しては折り返しすることができます。
ただし、固定電話の導入費用やサービス利用のランニングコストがかかります。また、対応するのが自社の社員ではないため、場合によっては対応が不十分になり、先方に迷惑をかけたりトラブルになったりするリスクもないとは言い切れません。
クラウドPBX
クラウドPBXはアナログ回線ではなくインターネット回線を使用するPBXサービスです。主装置の購入・設置は必要ないため導入コストや工事の手間を大幅に省けます。契約後にスマホへアプリをインストールして利用できるため、外出先でもスマホで会社代表番号を使って受発信可能です。
「03plus」などクラウドPBXベンダーによっては市外局番付き電話番号を取得でき、番号ポータビリティに対応している場合があります。社会的信用の高い固定電話番号をスマホで使えることは大きなメリットといえるでしょう。他にもクラウドの特性を活かしたビジネスに役立つさまざまな機能を使えるため業務効率化を図ることも可能です。
しかし、ベンダーによっては最低契約数が決まっている場合があり、個人事業主の場合は使わない回線料金まで支払わなければならないかもしれません。また、自社に必要のないサービスが付帯している場合は、コストが無駄になる可能性もあります。
ただし、これらのデメリットはクラウドPBXを選ぶ際に調べておけば回避できます。無駄がないように自社に合ったサービス内容であるかチェックするようにしましょう。
企業の電話におすすめのクラウドPBXサービスは？
クラウドPBXは個人事業主から中小企業、大企業までさまざまな規模の企業に向いているサービスです。インターネット回線を使用して利便性が高いため、固定電話の代わりとなって業務効率を高めることができるでしょう。ここでは企業利用でおすすめのクラウドPBXサービスをご紹介します。
03plus
「03plus」は株式会社グラントンのPBXサービスで社会的信用の高い市外局番付き電話番号を取得できます。「東京03」を始め、主要46局の番号を取得できます。また、番号ポータビリティに対応しているため、すでに固定電話番号を持っている場合、条件が適用できれば引き続き使用することが可能です。外出先に会社の固定電話番号を持ち歩き、いつでもどこでも受発信できます。もちろん、外出中のスタッフと内線通話も可能です。
また、「10分かけ放題」オプションに加入すれば通話コストを大幅に下げられます。1通話10分以内であれば通話料が無料となるため、確認や簡単な打ち合わせなどで短時間通話が多いケースではメリットの多いオプションです。
他にも、クラウド上でFAXの送受信ができるクラウドFAXも人気のオプションです。大阪市でも導入され、コスト削減やペーパーレス化といった成果を上げています。
MOTTEL
「MOTTEL」は株式会社バルテックのクラウドPBXです。導入企業は27,000社と実績豊富で市外局番の利用もできます。また、スタッフの出退勤管理や休暇管理、シフト管理まで行えるクラウド勤怠管理システムも利用可能です。受付システムやCRM連携もでき、ビジネスシーンで活躍できるサービスといえるでしょう。
トビラフォンCloud
「トビラフォンCloud」はトビラシステムズ株式会社のクラウドPBXです。音声ナビによる着信先の振り分けや各種設定、迷惑電話ブロックといった便利機能を利用できます。また、通話自動録音や有料の音声テキスト化により通話の見える化が行えるのが特徴です。電話業務をより効率よくしたい企業に向いています。
BIZTELビジネスフォン
「BIZTELビジネスフォン」は株式会社リンクのクラウドPBXです。必要最小限の機能から利用できるため小規模スタートしやすく、API連携により拡張性が高いことが特徴です。申込みから最短で5日で導入できます。これから起業する小規模オフィスでスモールスタートをする場合はメリットのあるサービスです。
まとめ
今回はビジネスシーンにおける固定電話の必要性とメリット・デメリットについて解説しました。
市外局番付きの固定電話番号は社会的信用が高いため代表番号として利用されることが多いです。そのため、固定電話を取得して使用し続ける企業は数多く存在しています。また、プライベートと仕事をしっかり分けられるのがメリットです。
しかし、決まった場所でしか利用できず、取次ぎに手間がかかるなどのデメリットもあります。利便性が低いことから「スマホが使えるクラウドPBXへ乗り換えたい」と考える企業も増えてきています。
クラウドPBXは種類が多く、サービス内容もベンダーによってさまざまです。導入する場合は自社に必要な機能を備えていているかを確認し、コストを考慮した上で選びましょう。
「どのサービスが良いか分からない」という場合は、1ID月額980円から利用できる「03plus」がおすすめです。市外局番付き固定電話番号を取得できスマホで利用できます。また、「10分かけ放題」のように通話コストを下げられるオプションもあるため、コスト削減を目指す企業にもおすすめです。
