電話もFAXも使える最新のクラウドサービスとは？
電話機にもFAX機にも使える新たなサービス
負担も大きい固定電話の代わりに
さまざまな機器が必要になる法人の活動を考えると、いかに節約していくのかは、大きな課題になってきます。特に必要性が高く、節約をしたくても削減が難しいのは電話機とFAX機です。なくすわけにいかないのは、顧客との連絡手段として考えると、どうしても必須のものとなるからです。携帯電話が普及し浸透してきていても、固定電話とは異なる部分があります。これは、機材としての違いだけではなく、与える印象の問題も重要になってくるでしょう。
固定電話を必要としているところが多い理由はいろいろとあります。
まずひとつは料金の問題です。
携帯電話の回線は確かに便利ですが、料金は固定電話よりもはるかに高くなっています。維持費用がかさんでしまい、多くの無駄が発生してしまうでしょう。コスト削減のために無料の通話アプリを使う方法はあるものの、信頼性を損なってしまうリスクがあります。
信頼性という部分では、固定電話は大きな意味を持っています。相手企業に連絡をする場面で、連絡方法が携帯電話しかないとなれば、この会社は大丈夫だろうかという疑念を持たれてしまいます。事務所がないのではないのか、それとも費用的に負担が難しいのか、などと勘ぐられることもあるでしょう。
実際にそのようなことはなくても、信用という部分では、どうしても劣ってしまうことになるため、仕方なく固定電話を設置する必要が出てきます。その分初期投資をしなければならないので、大きな負担となってしまいます。
固定電話・FAXが携帯電話で使える
さて、近年では電話をより効率的に使う方法として、固定電話の番号を携帯電話で使うという方法が出てきました。スマートフォンのアプリを使って、固定電話の代わりをさせることができるようになったのです。
アプリから会社の代表番号で発着信ができるようになったことで、場所に縛られてしまうなどの固定電話のデメリットを解消できるようになっています。
携帯電話から固定電話番号を使って発信ができることは、大きなメリットをもたらします。
まず、携帯電話を使っていながらも、固定電話の信頼性を損なうことがありません。03や06などの市外局番が使われていることで、相手にマイナスの印象を与えることはなくなります。
また、スマートフォンのアプリとして固定電話が使えるため、社外にいても利用できるというメリットも得られます。ビジネスフォンとして活用できるようになるので、機動性が高まります。もちろん、既存の携帯電話番号もそのまま使えるので、2つの番号が扱えるということになります。
いつでもどこでも固定電話が使えるため、外出中やテレワーク中でも便利に活用できます。
スマホアプリで固定電話を利用する際、気になるのは取得や開通にかかる手間です。実際のところ全く心配は不要で、なんと申し込みから10分程度で開通ができてしまいます。
利用する端末の増減も簡単に行えますし、番号の追加や変更も簡単です。通話ログも取得できます。
また、もし会社が引っ越したという場合でも電話番号の変更が必要ありません。
このように、固定電話をスマホアプリで活用することは大きな変化とメリットをもたらしてくれます。
さらにこのアプリはFAX機としての機能も併せ持っており、電話だけでなくFAXの利便性も改善することができます。
クラウドFAXを使えるメリット
固定電話の持つ機能として忘れてはならないのがFAXです。昨今ではメールなどの通信方法が主流になっているものの、まだFAXが現役で使われているシーンも存在します。取引相手の要望から、どうしてもFAX設備を持っておかなければならないという企業も多いことでしょう。
このFAXを便利に活用できるサービスが、クラウドFAXです。クラウドFAXは、送受信するFAX原稿の内容をデータとしてやりとりできるため、受信した内容をスマートフォンで見られるだけでなく、スマホ内の文書データをFAXとして送るといったことも可能です。
つまり、紙が不要となりますし、FAX機自体も不要になります。
受信するFAXデータはすべてPDF形式で自動的に保管されるため、従来の紙のFAXのような保管・管理の手間もかかりません。
クラウドFAXを利用することで、いつでもどこでもFAXが利用でき業務効率が上がりますし、紙を使わないためペーパレス化によってコスト削減にもつながります。
自社内のFAX環境を見直したいという方は、クラウドFAXを検討してみてはいかがでしょうか。
「03」「06」など主要都市の市外局番が使えるほか、「クラウドFAX」の機能もあわせもつ便利なアプリ「03plus」について、詳しくは以下のバナーから公式サイトをご覧ください。
