大阪市 財政局税務部管理課管理グループ様 導入事例

03plus導入で「コスト削減」と「テレワーク対策」が可能に

大阪市 財政局税務部管理課管理グループ

導入事例下出純治様イメージ

大阪市にて03plusが導入され、2020年10月より運用開始となりました。

大阪市の今回の導入では、まず財政局税務部が保有する30のFAX番号を03plusに移行。従来の複合機でのFAX送受信は廃止し、インターネットFAXへの移行を03plusで実現しました。

03plusの導入に至った経緯や導入の効果について、財政局税務管理課のご担当者様にお聞きしました。

 Q.大阪市財政局の業務内容を簡単に教えて頂けますか?

大阪市財政局の業務は主に3つに分類されており、大阪市の予算編成・執行管理等をおこなう「財務事務」、市税の賦課・徴収等をおこなう「税務事務」、市債の発行・償還等をおこなう「公債事務」になります。

そのなかで私たちは「税務事務」つまり大阪市内の税務全般に関する事業をおこなっています。


 Q.税務部には全部でいくつのFAX番号があるのですか?

税務部は本庁の他に市内に全部で7つの拠点があり、各課/グループ毎に全部で30のFAX番号があります。

 Q. 市役所は業務でのFAX利用頻度が高いという印象ですが、実際のところどうなんでしょうか?

確かにFAXの利用頻度は高いですね。

税務部は市内の各拠点間で、課税証明書・納税証明書といった書類のやりとりが頻繁に発生するのですが、税務に関する書類のやりとりはFAXを利用しないといけないケースが多いんです。本来であれば、メールなど他の方法で書類のやり取りができればいいのですが、市役所の慣習的な部分でまだまだFAXを利用せざるをえないという事情があります。

 Q. 1ヶ月でどれくらいFAXの送受信をされていますか?

各部署・各課によって利用頻度は大きく異なります。

少ないところだと月に数十枚~100枚程度の送信頻度ですが、多いところだと1ヶ月に300-400枚くらい送信しているところもあります。 また、課によっては送信件数と同じくらいの受信件数もあるので、多いところだと月に1,000枚近く送受信をおこなっているところもなります。


インターネットFAX導入により、「コスト削減」「ペーパーレス化」の他に「テレワーク対策」も可能に

 Q.インターネットFAX導入のきっかけを教えて頂けますか?

いくつか理由がありますが、まずは「コスト削減」です。
税務部で保有している30のFAX番号に対し、基本的にそれと同数の複合機が設置されていたのですが、機器の保守費用やカウンター料金が毎月かさんでしまうという課題がありました。また、用紙代やトナー代など消耗品のコストもかかるうえ、機器の老朽化や故障が発生した際にはその都度メンテ費用やリプレイス費用が発生してしまいます。しかしインターネットFAXを導入すれば複合機が不要となり、PDFなどデータで送受信できるので機器や消耗品にかかるコストをかなり削減できると考えました。

 Q.ペーパーレス化」という理由もありますか?

そうですね、それも大きなきっかけの一つでした。

大阪市では「行政手続のオンライン化の推進」の一環で、ペーパーレス化による令和4年度までの16%の用紙削減(平成30年度比)という目標を掲げているんです。税務部ではFAX業務だけでも全体で月間数千枚という用紙を消費していましたが、インターネットFAX導入により大量の用紙を節約できることになり、大阪市の目標達成に貢献できると考えています。

 Q.他にも理由はありますか?

はい。
それと、きっかけとは少しずれるのですが、検討段階でインターネットFAXの導入はテレワーク移行への備えにもなるなと感じました。

財政局は現時点ではテレワークによる業務はおこなっていないのですが、コロナ禍においていつでもテレワークへ移行でき、業務に支障をきたさないような環境を整えておくことが重要です。パソコンや電話を利用する業務は自宅でおこなうことができても、FAX業務は自宅でできませんよね。

たった1枚の書類でもどうしても送信しないといけない場合はわざわざ事務所にきて複合機から送らないとなりません。また、「FAXを送っといたから確認しといて」と連絡をもらったとしても、これもまた事務所にきて確認しないといけないので、とにかく非効率的です。

先ほどお話しした通り、税務部ではどうしてもFAXを利用する機会が多いのですが、従来の複合機ではFAX業務をテレワーク化することができません。

しかしインターネットFAXならPCなどの端末を利用し、自宅でのFAX業務も可能になります。また、ここ数年は大型地震や台風などの自然災害が多発していますよね。大阪でも近年毎年のように甚大な被害が各所で生じています。コロナ禍以外のそういった緊急事態が発生した場合にも、インターネットFAXがテレワーク移行の備えにもなるという点は、とても大きなメリットに感じています。

03plusスタッフさんの迅速で丁寧な対応が導入の大きな決め手に

 Q.インターネットFAXサービスは数多くありますが、その中で03plusを導入しようと思ったきっかけは何ですか?

大前提として、既存のFAX番号を変えずにインターネットFAX環境に移行できることが必須要件でした。

番号が変わってしまうとFAX業務フローの見直しや番号変更の周知、印刷物の擦り直しなどなど、大掛かりな手間とコストが発生してしまいます。 いろいろ調べたところ、意外と既存番号の転入に対応しているインターネットFAXサービスがなかったのですが、03plusは番号移転に対応しており既存番号をそのまま引き継げることがわかり、それが導入の大きなきっかけとなりました。

 Q.その他に決め手となった要素はありますか?

前提条件に合致するサービスがそもそも無かったいうのもありますが、導入の決め手となったのは03plusさんの迅速で丁寧な対応力でした。

営業担当の方と対面で打ち合わせし事前にデモ環境をご用意頂いたので、サービス内容についてよく理解できましたし、導入までの流れや部署内で調整しておくべきことが整理できたので安心でした。また、こちらからの細かい修正要望に対して開発担当の方が迅速に対応して頂けたので、03plusなら安心して運用できるなと感じたことが大きかったです。今回NTTで契約している30番号を03plusに移転(ナンバーポータビリティ―)させる必要があったので、運用開始までの流れや手続きなど分からないことが多々あったのですが、安心して運用を開始することができました。

また、サービスの基本料も手頃でした。月額1,000円の定額でひと月に500枚まで送り放題のオプション(使い放題500)があったので、送信枚数が多いところでも送信料を気にせず利用できるようになるのでこれは大きいなと。機器や消耗品のコストだけでなく、通信量も大幅に削減できるのも決め手でした。

 Q.サービス内容や仕様は要件を満たしていましたか?

サービス内容についても概ね問題ありませんでした。

先ほどお話ししたように、細かいところでいくつか仕様変更のリクエストがあったのですが、ほとんど対応してもらえました。例えば、税務部では基本的に一つの番号は一つの課またはグループで使用しているのですが、番号によっては複数部署に跨って使用している番号があります。03plusの従来の仕様だと一つの番号に対して、通知用のメールアドレスを一つしか登録できなかったので、部署毎の共有メールアドレスを複数登録できるよう変更が可能か確認したのですが、すぐに対応してもらえました。そのおかげでほぼ想定通りにインターネットFAXを運用をすることができています。

03plus導入により、FAX業務の手間とコストを大幅に削減

 Q.03plusを使ってみて実際にどんなメリットがありましたか?

やはりデータでFAXの送受信ができることです。

今までは届いたFAXをファイリングしたり、必要なものはデータ化したり、何かと手間がかかっていたのですが、03plusなら送受信データは全てクラウド上に保存されるので管理がとても楽になりましたね。複合機の場合はFAX DMなど関係ないものまで印刷されて無駄に用紙を消耗していましたが、不要データはすぐに削除できるので便利です。また、大阪市ではセキュリティポリシーの都合上、クラウド上にデータを長期間保存できない規定になっているのですが、03plusでは送受信履歴を一括で削除すればクラウド上のデータも削除することができ安心です。

ちなみに従来の仕様では個別削除しかできなかったので「これだとちょっと面倒だな..」と思ってましたが、これも修正して頂き一括削除ができるようになりました。私の部署もFAXの受信頻度が多いところなので、この機能修正は大変助かりました(笑)。

 Q. 利用してみて便利だと感じた機能やオプションはありますか?

先ほどもお話しした「500枚使い放題」は有難いオプションですね。

FAXの送信頻度が高い部署だと、基本料と送信料だけでひと月に1万円近くかかることもあったのですが、このオプションのおかげでひと月3千円ちょっとで抑えられるので、7割程度コスト削減になっています。またクラウド上で電話帳を管理できる「Web電話帳」のオプションも使っているのですが、これも助かります。

税務部のFAX業務は外部とのやりとりもありますが、基本的には特定の事務所や特定の課との間でのやり取りが多いんです。Web電話帳なら各部署ごとに必要な電話帳データを登録できるので、FAX送信時に相手の番号を入力することなく電話帳から呼び出せるので手間を省けます。それにヒューマンエラーで部外者にFAXを誤送信することも防げるので安心です。

 Q.今回NTTのアナログ回線から03plusへ番号移転されましたが、切り替えはスムーズにいきましたか?

はい、とてもスムーズに切り替えが完了しました。

F今回30番号中28個の既存番号を番号移転したのですが、28番号全部でも20分ほどで切り替えが完了しました。1番号あたりでいえば2分もかからずに切り替えできたので、FAXが使えないというクレームも全くありませんでした。

事前に03plusのインターネットFAX機能の使い方や運用上の注意点を各職員に周知していたこともあり、税務部全体でもスムーズに複合機からインターネットFAXに移行できたと思います。FAX送信の際、クセで複合機を使おうと席をたってしまう職員もまだ多少いるみたいですけど(笑)。

 Q.サービス全般の満足度や不満な点がありましたらお聞かせください。

概ね満足しています。

導入前の想定通りコスト削減やペーパーレス化に繋がっています。
FAXの運用方法が今までのアナログな手段からインターネットFAXに変わったことで、担当によってはまだ慣れておらず使い方について質問や問い合わせがたまにきますが、サービス自体は簡単で直感的に使用できるので思っていたより障壁もなくインターネットFAXに移行できたと思っています。

大きな不満点は無いのですが、導入直後にFAXの送信エラーが頻発することがあり、この時は正直なところ一瞬不安な思いが頭をよぎりました(笑)。でも03plusさんのほうですぐに原因の説明とシステム側の調整をして頂き、その後は大きな問題もなく利用できています。

備考
大阪市での03plus運用開始に関するリリースはこちら

【ご利用上の注意】

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  • 国際電話の電話番号への発信はできません。この他発信できない番号があります。※国際電話からかかってきた電話を受けることはできます。
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    特に一部の公衆Wi-Fiでは通話が安定しないことがあるのでご注意ください。
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