ビジネスフォンをやめたいものの、「今の電話番号はそのまま使えるのか」「どのような手順で撤去・解約すればよいのか」など、疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
従来型のビジネスフォンは、主装置や電話機の維持・管理に費用がかかるほか、電話番や取り次ぎの負担、テレワークへの対応などが課題になることもあります。また、やめる際は電話番号の引き継ぎや契約状況、FAXなどの周辺機器との接続状況も確認が必要です。
本記事では、ビジネスフォンをやめたいと感じる主な理由や、撤去・解約前に確認すべきこと、具体的な移行手順を解説します。あわせて、移行先としておすすめのクラウドPBXについても紹介します。
目次
ビジネスフォンをやめたいと感じる主な理由とは？
ビジネスフォンをやめたいと感じる主な理由として、設備の老朽化やランニングコスト、電話対応による業務負担などが挙げられます。
従来型のビジネスフォンは、オフィス内に主装置や電話機などの設備を設置して利用します。長期間使い続けていると機器の老朽化が進み、故障や交換への対応が必要になるほか、保守費用なども負担になります。
また、従来のビジネスフォン環境では、代表電話への着信に対応するため、オフィスに電話番を配置する必要が生じることがあります。電話対応のために出社が必要になれば、社員の働き方にも制約が生じます。
さらに、オフィスに設置された電話機は、外出先や自宅からそのまま利用できません。外出中やテレワーク中の社員に電話を取り次ぎにくく、伝言や折り返しが必要になることで、電話対応の手間も増えます。
加えて、オフィス移転や社員の増減に合わせて電話機を追加したり、配線や設定を変更したりする必要がある点も負担です。
このように、既存設備の維持費や管理の手間に加え、現在の働き方に電話環境が合わなくなったことから「ビジネスフォンをやめたい」と感じる企業が、近年増えてきています。
ビジネスフォンをやめる前に確認すべきこと
ビジネスフォンをやめる際は、すぐに機器の撤去や契約の解約を進めるのではなく、現在の電話環境や契約内容を事前に確認しておくことが大切です。
確認せずに手続きを進めると、現在の電話番号を引き継げなかったり、想定外の解約費用が発生したり、電話以外の設備が使えなくなったりするおそれがあります。
ここでは、ビジネスフォンをやめる前に確認しておきたい主なポイントを紹介します。
現在の電話番号を引き継げるか
ビジネスフォンをやめる前に、現在使用している電話番号を移行先でも引き継げるか確認しておきましょう。
ビジネスフォンの撤去にあわせて電話サービスを変更する場合、番号ポータビリティを利用しなければ、基本的には移行先で新しい電話番号を取得することになります。会社番号が変わると、顧客や取引先への周知に加えて、Webサイトや名刺、各種登録情報などの変更も必要となり、手間や費用がかかります。
一方、番号ポータビリティを利用できれば、現在の電話番号を移行先でも引き継げます。そのため、会社番号を変えたくない場合は、番号ポータビリティに対応したサービスを移行先として選ぶとよいでしょう。
ただし、番号の種類や移行先サービスによっては引き継げないこともあります。移行先を決める前に、現在の電話番号が番号ポータビリティの対象になるか確認しておくことが大切です。
リース・レンタル契約の残存期間や解約条件
ビジネスフォンをリースやレンタルで利用している場合は、契約の残存期間や解約条件を確認しておきましょう。
リース契約は契約期間が決められており、原則として途中解約できません。契約期間の途中でビジネスフォンをやめる場合は、残りのリース料を支払う必要が生じることもあります。
一方、レンタル契約は途中解約できるサービスもありますが、最低利用期間や解約金、返却方法などの条件が定められていることがあります。
そのため、ビジネスフォンの撤去や移行を進める前に契約書を確認し、契約期間や解約時にかかる費用、機器の返却条件などを把握しておくことが大切です。
実際に撤去する際は、まず契約書や請求書などから契約先を確認し、リース会社やレンタル会社へ解約条件や返却方法を問い合わせましょう。そのうえで、必要な手続きや費用を確認してから撤去日を決めるとスムーズです。
FAXやインターホン、警備設備などとの接続状況
ビジネスフォンをやめる前に、FAXやインターホン、警備設備などが電話回線や主装置に接続されていないか確認しておきましょう。
ビジネスフォンは電話機だけで完結しているとは限りません。FAXやインターホン、警備設備などが同じ回線や主装置を利用している場合、ビジネスフォンを撤去することで、これらの設備まで利用できなくなるおそれがあります。
例えば、FAXで現在の電話回線を利用している場合は、移行後も送受信できる環境を用意する必要があります。インターホンや警備設備についても、電話機や回線と連携している場合は、撤去後の接続方法を事前に確認しておかなければなりません。
そのため、撤去を進める前に、主装置や電話回線に接続されている機器を一覧化し、移行後も必要な設備を継続して利用できるか確認しておくことが大切です。
ビジネスフォンをやめるタイミングとは？
ビジネスフォンをやめるタイミングとしては、主に以下が挙げられます。
・リース契約が満了するタイミング
リース契約を利用している場合は、契約満了時が電話環境を見直しやすいタイミングです。契約途中での解約に伴う費用を避けやすく、今後も同じ設備を使い続けるか、別の電話サービスへ移行するかを検討しやすくなります。
・オフィスを移転するタイミング
オフィス移転時は、主装置や電話機の移設、配線工事などが必要になります。そのため、従来のビジネスフォンをそのまま移設するのではなく、移転にあわせて電話環境全体を見直す良い機会です。
・機器の故障や老朽化が進んだタイミング
故障が増えたり、修理や部品交換が必要になったりした場合も、ビジネスフォンをやめるタイミングの一つです。古い設備を修理しながら使い続けるより、新しい電話環境へ切り替えたほうが、保守や管理の負担を減らせることもあります。
・電話業務の負担を見直したいタイミング
電話番のために社員が出社していたり、外出中やテレワーク中の社員へ電話を取り次ぎにくかったりする場合も、電話環境を見直すタイミングです。現在のビジネスフォンが働き方に合わなくなっているのであれば、業務改善の一環として別の電話サービスへの移行を検討するとよいでしょう。
このようなタイミングを迎えたら、現在のビジネスフォンを維持する場合と、別の電話サービスへ移行する場合を比較して検討しましょう。
ビジネスフォンを撤去・解約する流れ
ビジネスフォンをやめる際は、いきなり機器を撤去したり電話サービスを解約したりするのではなく、現在の契約状況を確認したうえで、移行先の準備を進めることが大切です。
ここでは、ビジネスフォンを撤去・解約し、新しい電話環境へ切り替えるまでの流れを順番に解説します。
現在の電話契約や機器構成を確認する
まずは、現在利用している電話サービスの契約内容や、ビジネスフォンの機器構成を確認しましょう。
電話回線の契約先や契約期間、使用している電話番号、主装置や電話機の台数などを整理しておきましょう。リースやレンタルを利用している場合は、契約満了日や解約条件も確認します。
また、FAXやインターホン、警備設備などが電話回線や主装置と接続されていないかも確認が必要です。
現在の電話環境を整理しておくことで、移行先で必要な機能や台数などを判断しやすくなります。
移行先の電話環境を決める
現在の電話環境を確認したら、次に移行先の電話サービスを決めます。
固定電話や新しいビジネスフォン、クラウドPBXなどの選択肢から、自社に必要な機能や利用人数、働き方、費用などを比較して選びましょう。
現在の会社番号を引き続き利用したい場合は、移行先のサービスが番号ポータビリティに対応しているかも確認します。また、FAXやインターホンなどを引き続き利用する場合は、移行後の電話環境でも問題なく利用できるか確認しておくことが大切です。
必要な条件を満たす移行先を決めたら、新しい電話環境への切り替え準備を進めます。
ビジネスフォンの撤去・解約を進める
移行先の電話環境が整ったら、現在使用しているビジネスフォンの解約・撤去を進めます。
現在の電話番号を番号ポータビリティで引き継ぐ場合は、以下の順番で進めましょう。
・移行先の電話サービスで番号移転の手続きを進める
まずは、移行先の事業者の案内に沿って番号移転の手続きを進めます。この段階では、現在利用している電話サービスを解約しないようにしましょう。
・番号移転が完了したことを確認する
移行先で現在の電話番号を利用できるようになったことを確認します。実際に発着信できるかも確認しておくと安心です。
・既存の契約を解約する
番号移転が完了したら、不要になった電話回線やビジネスフォンの契約状況を確認します。番号移転に伴って旧サービス側の契約が自動的に廃止される場合もあるため、別途解約手続きが必要かどうかを契約中の事業者に確認しましょう。
・ビジネスフォンを撤去・返却する
最後に、不要になった主装置や電話機などを撤去します。リースやレンタルの場合は、契約先の案内に従って機器を返却しましょう。
なお、番号移転が完了する前に既存の電話サービスを解約すると、現在の電話番号を引き継げなくなる可能性があります。番号移転前に現在の電話サービスを自己判断で解約せず、移行先・移行元の事業者の案内に従って手続きを進めるようにしましょう。
新しい電話環境へ切り替える
ビジネスフォンの撤去・解約手続きが完了したら、新しい電話環境へ切り替えます。
切り替え後は、会社番号で問題なく発着信できるかを確認しましょう。あわせて、内線や保留・転送など必要な機能が正常に利用できるかも確認します。
FAXやインターホンなどを新しい環境でも利用する場合は、それぞれ正常に動作するか確認しておくことも大切です。
動作確認ができたら、社員へ新しい電話の使い方や運用方法を周知し、新しい電話環境での運用を開始します。
ビジネスフォンの移行先にはクラウドPBXがおすすめ
ビジネスフォンをやめた後の移行先としては、クラウドPBXがおすすめです。
ここからは、ビジネスフォンの移行先としてクラウドPBXがおすすめな理由を詳しく解説します。
主装置や大規模な配線工事が不要
クラウドPBXは、従来のビジネスフォンのようにオフィス内へ主装置を設置する必要がありません。
PBXの機能をクラウド上で利用するため、主装置の設置が不要で、大規模な配線工事にかかる負担も抑えられます。ビジネスフォンから切り替える際も、新しい主装置を購入・設置する必要がなく、設備の導入や管理にかかる負担を軽減できます。
また、社員の増減やオフィスのレイアウト変更があった際も、従来のビジネスフォンと比べて電話環境を変更しやすい点がメリットです。
スマホ・PCを会社の電話として利用できる
クラウドPBXでは、社員が普段使用しているスマホやPCを会社の電話端末として利用できます。
専用アプリやソフトを利用することで、スマホやPCから会社の電話番号で発着信できるため、社員ごとに固定電話機を用意する必要がありません。電話機の購入台数を減らしやすく、デスク周りの省スペース化にもつながります。
また、個人のスマホを業務で利用する場合でも、相手に個人の携帯電話番号を知らせず、会社番号を使って電話対応できます。
外出中やテレワーク中でも会社番号で発着信できる
クラウドPBXを利用すれば、オフィスにいなくても会社番号で電話対応できます。
インターネット環境があれば、外出先や自宅などからスマホやPCを使って会社番号で発着信できるため、電話対応のためだけに出社する必要がありません。
外出中の担当者が直接電話を受けたり、テレワーク中の社員が自宅から対応したりできるため、電話番や取り次ぎの負担軽減にもつながります。
オフィスに固定されたビジネスフォンから切り替えることで、働く場所に左右されにくい電話環境を整えられます。
内線・保留・転送などビジネスフォンの機能を利用できる
クラウドPBXでは、内線や保留、転送など、従来のビジネスフォンで利用していた機能を利用できます。
例えば、代表電話への着信を担当者へ取り次いだり、社員同士で内線通話をしたりできます。スマホやPCも内線端末として利用できるため、外出先やテレワーク中の社員への取り次ぎも可能です。
そのため、ビジネスフォンをやめても、これまでの電話対応に必要な機能を維持しながら、新しい電話環境へ移行できます。
現在の会社番号を引き継げる
番号ポータビリティに対応しているクラウドPBXであれば、現在使用している会社番号をそのまま引き継げます。
電話番号を変更せずに移行できれば、顧客や取引先への周知や、Webサイト・名刺などの電話番号を変更する手間を抑えられます。
ただし、すべての電話番号を必ず引き継げるわけではありません。番号の種類や利用中の電話サービス、移行先のクラウドPBXなどによって対応状況が異なるため、申し込み前に確認しておきましょう。
オフィス移転・増員・拠点追加にも対応しやすい
クラウドPBXは、オフィスの移転や社員の増員、拠点の追加などにも対応しやすい電話環境です。
クラウドPBXは主装置をオフィス内に設置する必要がなく、スマホやPCなどを電話端末として利用できます。そのため、移転時の設備変更を抑えやすく、社員が増えた場合も利用する端末やアカウントを追加することで対応しやすい点がメリットです。
複数拠点でも同じクラウドPBXを利用できるため、事業規模や働く場所が変化しても電話環境を柔軟に整えられます。
ビジネスフォンからクラウドPBXへ移行するなら03plus
ビジネスフォンをやめてクラウドPBXへ移行するなら、「03plus」がおすすめです。
03plusは、スマホやPC、IP電話機などを使って会社番号で発着信できるクラウドPBXです。オフィス内に主装置を設置する必要がなく、大規模な配線工事も不要なため、従来のビジネスフォンから移行しやすく、スムーズに電話環境を構築できます。番号ポータビリティに対応しているため、条件を満たしていれば、現在使用している会社番号を03plusへの移行後も引き続き利用できます。
また、03plusは内線通話や保留・転送など、ビジネスフォンで利用していた基本的な機能にも対応しています。オフィスだけでなく、自宅や外出先でも会社の電話に対応できるため、電話番や取り次ぎなどの業務負担も軽減できます。
さらに、IVR（自動音声応答）や通話録音、クラウドFAX、時間外アナウンス、留守レポなど、電話業務を効率化するための機能も利用できます。自社の電話業務に合わせて必要な機能を追加できるため、従来の電話環境を置き換えるだけでなく、電話業務そのものを見直すことも可能です。
現在のビジネスフォンからクラウドPBXへの切り替えを検討している方は、03plusの移行方法やサービス内容をぜひご確認ください。
