外出の機会や在宅勤務が多い企業では「スマホをビジネスフォン化したい」と考えているケースは少なくありません。実現できれば場所を問わず働けるため、働き方改革の推進にもつながります。しかし、具体的にどうすればスマホをビジネスフォン化できるのかわからない方は多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スマホをビジネスフォン化する方法、そのメリットやデメリット、ビジネスフォン化する方法ごとの費用相場について解説します。
目次
スマホをビジネスフォンとして利用する方法
現在アナログ回線によりビジネスフォン環境を整えている企業が、スマホをビジネスフォン化して内線を使えるようにするには、3つ方法があります。具体的にどのような方法なのか、以下で解説していきます。
専用アダプタを使用する
従来型のビジネスフォンの主装置に専用アダプタを接続すれば、スマホをビジネスフォン化することが可能です。
ビジネスフォンはオフィス内にPBXという装置を設置して、電話環境を構築します。そのままだと内線は主装置が設置されたオフィス内でしか行えません。しかし、スマホビジネスフォン化用の専用アダプタを設置すれば、スマホをビジネスフォン化できます。アダプタを設置するだけなので大掛かりな工事は必要なく、主装置をそのまま活用できます。
工事費用や手間を最小限に抑えつつ実行できるため、ビジネスフォンを導入していて、すぐにスマホをビジネスフォン化したい場合は便利な方法といえるでしょう。
ただし、利用できるスマホ端末に制限がかかる場合があるため、専用アダプタのメーカーに事前確認することをおすすめします。
Fixed Mobile Convergenceを利用する
Fixed Mobile ConvergenceはFMCと呼ばれるもので、スマホをビジネスフォンとして利用できるようにするサービスのことです。インターネットによってスマホを連携し、既存のビジネスフォンの子機にします。
FMCは大手スマホキャリアが提供するサービスで、自社内に特別なシステムを設置しなくてもスマホの内線化を実現します。面倒な工事などをする必要がないため、導入もスムーズです。
ただし、FMCサービスは契約したキャリアと異なるキャリアのスマホをビジネスフォン化することはできません。たとえば、ソフトバンクのFMCサービスを利用する場合、ドコモやKDDIの端末はビジネスフォン化の対象外です。そのため、企業側でソフトバンクのスマホを購入し、社員に配布する必要があります。端末購入には費用がかかりますので、コスト面ではデメリットがあります。また、FMCはスマホを子機にすることでビジネスフォン化するため、会社代表番号を使って外線発信することはできない点も注意しましょう。
クラウドPBXを利用する
クラウドPBXとは、主装置をクラウド上に設置して、インターネット回線によって電話環境を構築する電話システムのことです。インターネットによってスマホ端末をつないでビジネスフォンにし、内線通話や会社代表番号を使っての発着信も行えるようになります。
クラウドPBXは導入時に、主装置の設置や固定電話への配線など大掛かりな工事をする必要がありません。そのため、工事費用を抑えられますし、導入スピードも速いのが特徴です。ベンダーによって異なりますが、申込みから1～2日、最短で即日導入できるところもあります。
主装置のメンテナンスが不要、ビジネスに役立つ機能を利用できる、コストカットしやすいなどさまざまなメリットがあります。詳しくは以下で解説していますのでご確認ください。
スマホをビジネスフォン化するメリット
解説したように、スマホのビジネスフォン化はそれほど難しいことではありません。しかも、従来のビジネスフォンと違ってさまざまな恩恵を受けることができます。スマホをビジネスフォン化するメリットを解説します。
スマホを内線化できる
スマホを内線化できることは大きなメリットとなります。
従来のビジネスフォンでは主装置が設置されたオフィス内の固定電話同士でしか、内線通話は行えませんでした。
しかし、スマホをビジネスフォン化すれば、オフィス内はもちろん外出先の社員とも内線通話できます。たとえば、会社から出張中の社員に連絡を取る場合、従来であれば外線通話で通話料をかける必要がありましたが、スマホがビジネスフォン化されていれば無料の内線で通話できます。そのため、社員間の通話コストを大幅に下げることができます。
外出中でも会社の電話番号を利用できる
スマホをビジネスフォン化すれば、外出中の社員が会社の電話番号を利用できるようになります。
従来のビジネスフォンの場合、会社の電話番号はオフィス内にある固定電話だけしか使えませんでした。もちろん、外出先の社員は携帯電話から顧客へ電話するしかありません。
しかし、スマホをビジネスフォン化すれば、外出先の社員も会社の電話番号を使って発着信できるようになります。たとえば、中小企業で社員が全員出払ってしまったタイミングで会社の電話番号に着信があった場合でも、外にいる社員がそのまま出ることができます。また、外出先から顧客へ折り返し電話する際も、会社の電話番号で発信可能です。
このようなメリットから、スマホをビジネスフォン化すれば機会損失を減らして、ビジネスチャンスをつかみやすくなります。
働き方改革やBCP対策に有効
スマホをビジネスフォン化することは、BCP対策や働き方改革にも有効です。
BCP対策とは、自然災害やテロといった緊急時に、事業を継続させて早期復旧するための計画のことです。事前にBCP対策をしておけば、トラブルがあっても早期に業務を復旧でき、事業へのダメージを最小限に抑えることができます。たとえば、オフィスに甚大な被害が出たとしても、クラウドPBXによってスマホをビジネスフォン化していれば、主装置はクラウド上にあるため、電話業務を止めずに済みます。
また、近年はテレワークが普及しオフィス以外で働く社員も増えています。従来のビジネスフォンでは社員同士で連絡を取り合うのが難しかったのですが、スマホがビジネスフォン化されていれば、内線通話でコミュニケーションをとれます。また、会社の電話番号を利用できるため、外出先や出張先、自宅や喫茶店など、場所にとらわれず働くことができます。そのため、スマホのビジネスフォン化は働き方改革の推進につながります。
業務効率の改善につながる
スマホをビジネスフォン化することで、業務効率が改善されやすくなります。
従来のビジネスフォンはオフィスの中だけでしか、会社宛ての電話対応業務は行えませんでした。そのため、担当者が外出している際には取り次ぎや、携帯電話からの折り返し電話など、業務効率は悪くなります。
しかし、スマホをビジネスフォン化すれば、外出中の担当者が直接電話対応できます。折り返しも会社の電話番号からなので、顧客もスムーズに受けてくれることでしょう。
また、クラウドPBXを活用する場合、さまざまな機能を利用できます。たとえば、通話録音機能を利用すれば、外出先でメモが取れないような状況でも、通話を録音して後で確認できます。顧客対応力向上やクレームや訴訟リスクの低減などのメリットがあります。他にも、IVRを活用すれば着信を適切に振り分けられるため、取り次ぎの手間を省けます。
このように、スマホをビジネスフォン化することが業務効率化につながることは間違いありません。
結果的にコストを大幅カットできる
コストカットできることも、スマホのビジネスフォン化のメリットです。
従来のビジネスフォンは主装置をオフィス内に設置するため、保守管理やメンテナンスも自社で行う必要があります。機器の修理や不具合対応もしなければならず、場合によっては買い替えも必要です。そうなると、コストはかなりかかってしまいます。
しかし、クラウドPBXでスマホをビジネスフォン化すれば、メンテナンスはベンダー側で行ってくれます。主装置の不具合があってもすぐに対応してくれますし、システムのアップデートも任せられるため、ランニングコストを削減しやすいでしょう。
また、スマホをビジネスフォン化することで外出中の社員や離れた拠点間のやり取りをすべて無料の内線通話で行えます。そのため、社員同士の通話料が一気に削減できます。外出する社員やテレワークする社員が多い企業であれば、その恩恵はかなり大きくなることでしょう。
スマホをビジネスフォン化するデメリット
スマホをビジネスフォン化するとさまざまなメリットがあります。しかしその一方で、以下のようなデメリットも存在します。
仕事とプライベートの切り分けが難しい
スマホをビジネスフォン化すると、仕事とプライベートの境界があいまいになりやすくなります。
社員個人のスマホをビジネスフォン化に活用する場合、業務時間外や休日であっても顧客からの問い合わせがくる可能性があります。社員にとって、これは大きなストレスとなることでしょう。
このようなデメリットを回避するためには、会社のルールでプライベート中は電話に出なくてよいと定めたり、業務時間外は留守電や時間外応答で対応したりといった対策を取ることが必要です。
セキュリティリスクがある
スマホをビジネスフォン化する場合、セキュリティリスクがあることも覚えておきましょう。前述と同様に、社員個人のスマホをビジネスフォン化する場合は特にそのリスクがあります。会社で支給したスマホであれば、一括でセキュリティ対策を行えます。しかし、個人のスマホの場合はそうはいきません。万が一、スマホにウイルスが入ってしまえば、情報漏洩のリスクがあります。
また、スマホは紛失や盗難、覗き見といったリスクもあります。こうした事態が起きた場合、機密情報や顧客情報が漏洩する可能性があります。スマホをビジネスフォン化する場合は、十分にセキュリティ対策を講じましょう。
スマホをビジネスフォン化する際の費用相場
スマホをビジネスフォン化する方法は3つあります。以下でそれぞれの費用相場を紹介します。
専用アダプタを使用する場合
専用アダプタを主装置に設置する場合、内線登録200番号までだと導入に6万円ほど、月額費用は3万円ほどかかります。内線登録番号が増えるほど、導入費用や月額費用が高くなりますので、自社の規模と費用のバランスを考えて導入を検討しましょう。また、オプションによってもかかる費用が変動することも覚えておいてください。
Fixed Mobile Convergenceを利用する場合
FMCを利用してスマホをビジネスフォン化する場合、導入費用は7万円ほどで、回線が増えるごとに1,000円程度プラスされていきます。月額費用は300回線で30,000円ほどです。
導入費用だけ見ると、専用アダプタを使用する場合よりも高くなります。しかし、月額費用は安く抑えやすいため、ランニングコストを抑えたいならば検討してもよいでしょう。
キャリアごとに実際にかかる費用が異なりますので、事前に担当者へ確認することをおすすめします。
クラウドPBXを利用する場合
クラウドPBXを利用してスマホをビジネスフォン化する場合、導入費用は数千円から10万円ほどかかります。月額費用は1アカウントあたり1,000円～5,000円ほどです。
クラウドPBXはベンダーごとに料金体系が大きく異なります。リーズナブルで中小企業向けのところもあれば、費用はかかるものの大企業に対応しているサービスもあります。また、月額料金は1アカウント増えるたびに増加するため、社員数が多い場合はランニングコストもそれなりにかかることを覚えておきましょう。
スマホをビジネスフォンとして利用するなら「03plus」
電話環境を見直したい、業務効率やコスト削減をしたいなら、クラウドPBXの「03plus」をご検討ください。
03plusは「03」「06」など主要46局の市外局番付き電話番号を取得できます。番号ポータビリティにも対応しているため、既存の固定電話番号をそのまま利用することも可能です。
ビジネスに役立つ機能も豊富にあり、業務効率を高めたい企業におすすめです。たとえば、「クラウドFAX」は、クラウド上でFAXの送受信を行える機能で、大阪市でも導入されています。「10分かけ放題」は、10分までの通話であれば無料になるオプションです。コストを削減したい企業に向いています。他にも、電話の一次対応を任せて社員の負担を減らせる「留守レポ」や、自動音声で着信を振り分ける「IVR」など業務効率アップを実現する機能が豊富にあります。
1IDあたり導入費用5,000円、月額料金980円とリーズナブルなので、「とりあえずクラウドPBXを使いたい」「スマホをビジネスフォン化したい」という企業に向いています。ぜひご検討ください。
まとめ
今回は、スマホをビジネスフォン化・内線化する方法について解説しました。
記事でもご紹介したように、スマホのビジネスフォン化には大きくわけて3つの方法があります。それぞれ特徴は違いますが、かかる手間や費用、将来的なことを考えた場合はクラウドPBXを利用するのをおすすめします。
スマホをビジネスフォン化すれば、場所にとらわれることなく会社の電話番号を使えるため、業務効率化やコスト削減、働き方改革の推進などを実現できます。会社の電話環境を一新してスマホをビジネスフォン化したいとお考えなら、ぜひクラウドPBXの03plusの導入をご検討ください。
