近年、ビジネスの拡大のために海外展開する企業が増えています。海外進出により、国内外から自社を発展させるのは夢があるものです。しかし現実問題として、現地との通話コストで悩んでいる企業は少なくありません。「出張中の社員と連絡が取りにくい……」「海外拠点ともっと綿密にやり取りしたい」という企業は多いのではないでしょうか。
そこで今回は、クラウドPBXを海外利用する場合のメリットと注意点、クラウドPBXの選び方について解説します。
クラウドPBXとは
クラウドPBXとはどのようなサービスなのか、まずは基本的な仕組みやメリットについて解説していきます。
クラウドPBXの仕組み
クラウドPBXとは、PBX（構内交換機）をクラウド上に設置して電話環境を構築し、インターネット回線でつながったスマホやPCなどの端末でビジネスフォン機能を利用できるようにするサービスのことです。通話はインターネット回線によって行われます。従来のオフィスにPBXを設置するビジネスフォンと異なり、オフィス外でも会社代表番号による発着信が可能です。
クラウド上に設置されたPBXによって電話環境が構築されているため、オフィス設置型のビジネスフォンよりも導入がスムーズで柔軟性が高く、さまざまな機能を利用できるといった特徴があります。
クラウドPBXのメリット
クラウドPBXには従来のビジネスフォンにはないさまざまなメリットがあります。以下で簡単にご説明します。
- 導入までがスピーディー：環境構築のための工事が不要で、端末は既存のスマホ・PCを利用可能。そのため、短期間で導入できます。
- コストを削減できる：機器の購入や設置工事が不要なので導入コストを抑えられます。通話コストも電話回線に比べると割安です。
- スマホを内線化できる：スマホ・PCなどの端末を内線化できるため、外出先や自宅にいる社員との通話が無料です。
- いつでもどこでも会社代表番号で発着信：スマホやPCを利用して会社代表番号による発着信ができます。そのためオフィスに縛られることなく、スムーズな電話対応が可能です。
- 必要に応じて柔軟に利用できる：レイアウトの変更や業務拡大による電話機・電話回線の増減変更などを、Web上からいつでも簡単に行えます。
- メンテナンスフリー：メンテナンスはベンダー側が行います。経年劣化によるPBXの交換も不要です。
クラウドPBXを海外で利用するメリット
クラウドPBXを海外で利用する場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下でいくつか解説していきます。
海外でも日本の電話番号で発着信できる
クラウドPBXは、海外であっても日本にある会社代表番号で発着信できるのがメリットです。
従来のビジネスフォンの場合、オフィス内にある固定電話でしか会社代表番号による発着信ができません。海外から電話をする場合は、スマホの携帯電話番号によって発着信するしかありません。
しかし、クラウドPBXならば、スマホを使って世界中のどこからでも会社代表番号によって発着信できます。クラウドPBXはクラウド上にPBXが設置されていて、インターネット回線によってスマホなどの端末がつながっています。インターネット回線には国境がないため、クラウドPBXで構築された電話環境も利用場所の制約を受けなくなるのです。そのため、海外出張中であっても問題なく、スマホから会社代表番号で通話できます。
海外出張が多くても連絡が取りやすい
海外出張が多いケースでも、連絡を取りやすくなるのがクラウドPBXのメリットです。
従来のビジネスフォンの場合、担当者が海外出張していると取り次ぎの手間やコストがかなりかかります。また、海外出張中の社員と連絡する際には国際電話料金になるため、コストが多くかかります。
一方、クラウドPBXならインターネット環境さえあれば、手間やコストの負担を抑えてスムーズに連絡を取れます。クラウドPBXは顧客の電話を切ることなくそのまま取り次ぎできるためです。また、クラウドPBXはスマホを内線化できるため、海外出張中の社員とも無料で気軽に連絡を取れます。
海外拠点とも内線通話が可能
クラウドPBXならば海外にある拠点とも内線通話ができます。
従来のビジネスフォンは、内線通話できるのは同じオフィス内にある固定電話機同士のみです。そのため、国内の離れた拠点はもちろん、海外拠点との通話は外線で行うしかありません。
しかし、クラウドPBXならばクラウド上で電話環境が構築されているので、国内外問わず、離れた拠点との通話は内線にて無料で行えます。
高い国際通話料を大幅にカットできる
国際通話料を大幅にカットできるのもクラウドPBXのメリットです。
国際電話は国内電話に比べると通話料がかなり割高になります。そのため、海外出張中は電話でのやり取りが少なくなってしまいがちです。
しかし、クラウドPBXであれば、国際通話料が大幅にカットできるため、通話コストを抑えられます。通常のスマホでは国際通話料が気になって焦ってしまいますが、クラウドPBXを導入していれば、いつも通りに落ち着いて電話対応できるでしょう。
国内の本社で電話環境を一括管理できる
クラウドPBXを導入すれば、国内の本社にて電話環境を一括管理可能です。
従来のビジネスフォンでは、拠点ごとに電話環境を構築して管理しなければなりません。海外に拠点があれば、そこで環境構築・管理が必要です。管理のために人的リソースを割かなければならないため、手間やコストがより多くかかってしまうことでしょう。
しかし、クラウドPBXを導入すれば、国内の本社だけで電話環境を管理できます。Webからいつでも簡単に設定変更できるため、台数の増減などを行う場合は本社の担当者に伝えるだけでOKです。各拠点に担当者を配置する必要がなくなるため、リソースやコストの削減につながります。
海外でクラウドPBXを利用する際の注意点
クラウドPBXの海外利用にはメリットが数多くあります。その一方で、海外でクラウドPBXを利用する場合は以下のことに注意しなければなりません。
事前に動作確認する
クラウドPBXを海外で利用するなら、必ず事前に動作確認を行ってください。
クラウドPBXは前述の通り、基本的には世界中どこででもスマホから会社代表番号にて発着信できるようになるサービスです。しかし、正しく通知されない発信先番号がある、発信そのものができないといった不具合が起きる場合もあります。また、一部の国や地域では、番号の発着信ができないことがあります。ベンダーによっては、海外利用そのものがサポート対象外になっていることもあるようです。そのため、海外で利用する場合は、事前の動作確認やベンダー側への確認をおすすめします。
現地の法令をチェックする
海外にてクラウドPBXを利用するのであれば、現地の法令も確認しましょう。
一部の国や地域では、インターネット通信や関連アプリの持ち込みが法令により規制されている場合があります。例えば、中国は外国製のアプリに関する規制が厳しく、SNSアプリはもちろん、クラウドPBXのアプリも利用できません。「バレなければ大丈夫」という感覚で使ってしまうと、予期せぬトラブルが発生する可能性があります。社員のプライベートな旅行ではなく、会社業務である出張中に利用するわけですから、企業の信頼を落とさないためにも現地法令を確認し、それを遵守する姿勢を大切にしてください。
現地の通信環境をチェックする
海外出張先でクラウドPBXを利用するならば、出張先の通信環境のチェックも必ず行いましょう。
クラウドPBXはインターネット回線により通話を行います。そのため、インターネット回線が不安定だと通話品質が著しく低下します。たとえ通話できたとしても、現地の環境が悪く通話が途切れてしまえば、せっかくのクラウドPBXも意味がありません。また、国や地域によってはインターネット環境が整備されていないところも多くあります。その場合は、クラウドPBXそのものが使えません。事前の通信環境チェックも怠らないようにしましょう。
クラウドPBXの選び方
クラウドPBXを選ぶポイントを紹介します。
サポート体制の整ったサービスを選ぶ
クラウドPBXは、サポート体制が充実しているサービスを選びましょう。
クラウドPBXはさまざまなベンダーでサービスが提供されている分、サポート体制の質もさまざまです。ベンダーによっては、質問しても担当者からなかなか返答がない、OSのアップデートへの対応が不十分、不具合があってもなかなか改善されないといったことが起きる場合もあります。このような状態では、どんなにクラウドPBXが便利なツールであったとしても、その能力を存分に活かすことはできないでしょう。
クラウドPBXを選ぶ際は、担当者の知識量や対応力、そして顧客に対して親身になってくれるかを必ず確認しましょう。そして、メンテナンスはしっかり行われているのか、OSへのアップデート対応はスピーディーか、セキュリティ対策はどのように行われているのかを確認してください。
操作しやすいサービスを選ぶ
クラウドPBXは、社員全員が操作しやすいであろうアプリを提供しているサービスを選びましょう。
クラウドPBXはスマホやPCなどの端末にアプリを導入して利用します。それほど複雑な操作をするものはほぼありませんが、アプリごとにクセがあったり、操作時の反応が悪かったりと使いにくさを感じることがあります。また、社員の年齢層が高い企業の場合、新しいツールに慣れるまでに時間がかかる場合もあります。クラウドPBXは電話業務を効率化できるツールですが、スムーズに操作できなければその力を発揮できません。
こうしたことから、クラウドPBXはなるべくシンプルで、直感的に操作できるアプリを提供しているサービスを選ぶべきです。
必要な機能があるサービスを選ぶ
クラウドPBXは、自社にとって必要な機能があるところを選びましょう。
クラウドPBXを導入するということは、電話業務の効率化やコスト削減などが目的のはずです。何も考えずに機能を追加してしまうと、使わない機能ばかり搭載されてしまい、ランニングコストだけが無駄になります。クラウドPBXの導入目的を達成するためにも、まずは自社が抱えている課題や解決したい課題を洗い出し、必要な機能を絞っていきましょう。そして、その機能は基本機能として使えるのか、それともオプションなのか、機能のスペックは足りているか、実用的な機能であるかなど詳細をチェックしましょう。さらに、最終的に費用も比較して、費用対効果の良いサービスを選ぶとミスマッチが少なくなります。
クラウドPBXなら「03plus」
クラウドPBXをお探しなら、小さくスタートして大きく伸ばせる03plusがおすすめです。03plusは「03」「06」などを始め、全国の主要46局の市外局番付き電話番号を取得・利用できるクラウドPBXサービスです。申込みからご契約までWebで完結でき、最短即日で電話番号を取得できます。番号ポータビリティに対応していますので、従来のビジネスフォンからの移行でも、電話番号をそのまま引き継ぐことが可能です。
03plusでは以下のような機能をご利用いただけます。
- 通話録音：通話内容を自動で録音・クラウド保管していつでも確認
- IVR（自動音声応答）：自動音声応答にて適切な着信先へ振り分け
- クラウドFAX：いつでもクラウド上でFAXの送受信や確認ができる
- Web電話帳：顧客の連絡先などをクラウド上で一元管理
- 留守レポ：自動音声対応して用件の録音を促し、その内容を社内チャットに通知する一次対応代行機能
- 10分かけ放題：1通話10分までであれば、通話料が無料
また、03plusはインターネット環境が整っていれば、海外でも利用可能です。ただし、通信環境によっては通話が不安定になる、通話できないといったことがあります。また、現地法令により使用が禁じられているケースもあるためご注意ください。
※03plusは海外での使用において、動作を保証しておりませんのでご了承ください。
まとめ
今回は、クラウドPBXを海外で利用するメリットと注意点について解説しました。
クラウドPBXは国境のないインターネット上に電話環境を構築します。そのため、海外であってもインターネット環境さえあれば、国内にいるのと同じように利用可能です。海外出張していてもスマホから会社代表番号での発着信ができますし、海外の拠点や出張中の社員とは内線通話にて無料でやり取りできます。国際電話ではなく、インターネット回線を使った通話なので、通話コストも抑えられます。
ただし、一部の国や地域ではインターネット環境が整備されていなかったり、アプリの利用が禁じられていたりします。そういったケースではクラウドPBXは利用できないため注意しましょう。
