「同じ会社なのに、各拠点での連絡に外線を使用しなければならない……」多拠点企業でこうした悩みを持つところは多いのではないでしょうか。また、電話環境を拠点ごとに設置して管理する必要があるため、リソースが割かれてしまう課題があります。「拠点間の通話コストを抑えたい」「管理を一元化したい」などのご要望があれば、クラウドPBXがおすすめです。
今回は、多拠点企業がクラウドPBXを使うメリット、選ぶ際のポイントを解説します。
目次
多拠点企業で起こりやすい電話環境の課題
本社のほかに支店や店舗など複数の拠点を持つ企業では、電話環境の管理が複雑になりやすいものです。
拠点数が増えるほど、電話設備の管理や拠点間の通話、移転・新規出店への対応など、さまざまな課題が生じます。
ここでは、多拠点企業で起こりやすい電話環境の課題を紹介します。
拠点ごとにPBX・電話回線を管理する必要がある
従来型の電話環境では、拠点ごとにPBX（電話交換機）や電話回線を設置・管理する必要があり、管理業務の負担が大きくなります。
例えば、各拠点で電話回線の契約内容やPBXの設定、電話機の台数などを個別に管理する必要があります。設定変更や設備の不具合が発生した際も、それぞれの拠点で対応しなければなりません。
拠点数が増えるほど管理する設備や契約も増えるため、電話環境全体を把握・管理する手間が大きくなってしまいます。これは、多拠点企業にとって大きな負担となるものです。
拠点間の電話が外線になり通話料がかかる
拠点間の電話が外線通話となり、通話料がかかってしまう点も課題の一つです。
従来型のPBXを拠点ごとに独立して運用している場合、別拠点にいる社員同士で電話する場合は内線として接続できず、外線を利用しなければなりません。
例えば、本社から支店、店舗から別店舗へ電話する場合、内線ではなく外線通話となり、通話料が発生します。拠点間での連絡頻度が高い企業ほど通話料が積み重なり、毎月の通信コストの負担も大きくなります。
新規出店・移転・統廃合のたびに電話設備の変更が必要
新規出店やオフィス移転、拠点の統廃合が発生するたびに、電話設備の変更が必要になる点も課題です。
従来型の電話環境では、拠点ごとにPBXや電話回線を設置しています。そのため、新しい拠点を開設する際は電話回線の契約やPBX・電話機の設置などを行わなければなりません。移転や統廃合の際も、既存設備の移設・撤去や設定変更などが必要です。
多拠点展開を進める企業では、拠点の増減や移転のたびにこうした作業が発生するため、電話環境の変更にかかる手間やコストが大きくなります。
本社から各拠点の電話環境を把握しにくい
拠点ごとにPBXや電話回線を管理していると、本社から各拠点の電話環境をまとめて把握しにくくなります。
例えば、各拠点で利用している電話番号や回線数、PBXの設定、電話機の台数などは、個別に確認しなければなりません。そのため、拠点数が多いほど、全体の状況を把握するのに手間がかかります。
また、設定変更やトラブルが発生した際も、各拠点の担当者に確認しながら対応する必要があります。拠点数が増えるほど情報が分散しやすくなり、電話環境全体の管理が複雑になる点は大きな課題といえるでしょう。
多拠点企業にはクラウドPBXがおすすめ！
複数の支店や店舗などを展開している企業には、クラウドPBXがおすすめです。
クラウドPBXなら、従来のように各拠点へPBXを設置する必要がなく、インターネットを通じて電話環境を構築できます。複数拠点の電話環境をクラウド上に集約できるため、多拠点企業が抱えやすい電話の課題を解消しやすくなります。
まずは、クラウドPBXの仕組みと従来型PBXとの違いを確認してみましょう。
クラウドPBXとは？従来型との違い
クラウドPBXとは、従来オフィスなどに設置していたPBXの機能をクラウド上で利用できるサービスです。
従来型PBXとクラウドPBXの主な違いは、以下の通りです。
| 比較項目 | 従来型PBX | クラウドPBX |
|---|---|---|
| PBXの設置 | オフィスや拠点にPBXを設置 | PBX本体の設置は不要 |
| 電話回線・配線 | 電話回線や電話機の配線が必要 | インターネットを利用 |
| 複数拠点の管理 | 拠点ごとに電話環境を管理 | 複数拠点をまとめて管理できる |
| 拠点間の通話 | 拠点をまたぐ通話は外線になる | 同じクラウドPBX内なら内線化できる |
| 拠点の追加・変更 | 機器の設置や配線、設定変更などが必要 | 管理画面などから追加・設定しやすい |
| 利用できる端末 | 主に固定電話機 | スマホやPC、IP電話機など |
クラウドPBXでは、インターネットを通じて各拠点や端末を同じ電話環境につなげられます。そのため、多拠点企業でも各拠点に個別のPBXを設置せず、電話環境をまとめて構築・管理できます。
多拠点企業にこそクラウドPBXがおすすめである理由
クラウドPBXは従来のPBXとは異なる仕組みにより、電話環境を構築します。インターネット回線を使用することから、多拠点企業にとってクラウドPBXは利便性の高い便利なツールです。ここでは、多拠点企業にこそクラウドPBXがおすすめである理由を解説します。
拠点間を内線化して通話コストを抑えられる
クラウドPBXを導入すれば、拠点間での内線通話が可能になります。
従来のビジネスフォンは、拠点ごとに電話環境を構築する場合、拠点間の通話は外線で行わなければなりません。そのため、通話コストがかかります。
一方、クラウドPBXはインターネット回線で端末をつないで電話環境を構築します。複数拠点でも一つの電話環境であるため、拠点間の通話は内線通話扱いになります。また、外出中の社員と連絡を取る際にも携帯電話番号への外線ではなく、同一電話環境内への内線通話となるため、通話料がかかりません。
複数拠点の電話を一元管理できる
クラウドPBXを導入することで、複数拠点の電話を一元管理できるようになります。
従来のPBXで、拠点ごとにPBXを設置している場合は、PBXのメンテナンスは拠点ごとに行わなければなりません。電話台数の増減などがある場合も、拠点ごとに業者に依頼して工事する必要があります。
しかしクラウドPBXの場合は、複数拠点の電話を一元管理できます。例えば、電話台数の増減がある場合も、本社の担当者が必要に応じて設定画面から簡単に対応可能です。メンテナンスはベンダー側が行います。このように本社にて一元管理できるため、拠点ごとにPBXの管理者を置く必要がなくなり、リソースの削減を実現できます。
一部の拠点が休みでも他の拠点で電話対応できる
一部の拠点が休みであっても、他の拠点にて電話対応できるのもクラウドPBXの強みです。
従来のPBXで拠点ごとに電話環境が構築されている場合、ある拠点が休みの場合は他の拠点で電話対応することはできません。電話対応業務を止めないためには、本社や他拠点の電話番号を顧客に周知する必要があります。
クラウドPBXならば、そのようなケースでも問題ありません。例えば、休みを取っている店舗の電話番号にかかってきた場合でも、本社やその他支店など別の拠点で電話対応できます。そのため、顧客からの電話の取りこぼしが減り、顧客満足度向上を実現できます。
電話番号を変えずに拠点の引っ越しができる
クラウドPBXはオフィス移転の際にも電話番号を変えずに済むことがあります。
従来のPBXの場合、オフィス移転する際に同一の市外局番エリアであっても電話番号が変更になることがありました。。これは、固定電話番号がエリアよりも細かく分かれた収容局ごとに割り当てられているためです。ただし、2025年1月の双方向番号ポータビリティ開始に伴い、同一番号区画内であれば収容局が変わっても番号を維持できる範囲が広がっています。クラウドPBXの場合は電話番号をベンダー側で管理します。そのため、同一の市外局番エリア内でのオフィス移転であれば、電話番号を変えずに済むのです。
大幅なコストカットが実現できる
クラウドPBXの導入はコストカットも実現します。
従来のビジネスフォンでは、物理的な機器であるPBXのメンテナンスが必要です。また、耐用年数が過ぎたPBXは故障リスクがあるため、定期的な買い替えをしなければならず、多大な費用がかかります。
クラウドPBXであればそうした運用コストの心配がありません。メンテナンスやシステムのアップデートは定期的にベンダー側が行います。買い替えも不要になるため、中長期の運用コストを大幅に抑えられます。また前述の通り、外出中の社員や拠点間の通話を内線で行えるため社内コミュニケーションにおける通話コストも削減できます。クラウドPBXを導入すれば、さまざまな面でコストカットを実現できます。
【ケース別】多拠点企業でのクラウドPBX活用例
クラウドPBXは、複数拠点の電話環境を一元化できるため、企業の運用方法にあわせてさまざまな使い方ができます。
ここでは、多拠点企業におけるクラウドPBXの具体的な活用例を紹介します。
本社で各拠点への電話を集約して受ける
クラウドPBXでは、各拠点にかかってきた電話を本社へ集約し、本社の担当者がまとめて対応する運用ができます。
例えば、店舗や支店のスタッフが接客や現場業務で電話に出にくい企業では、各拠点への着信を本社で受けることで、現場の電話対応にかかる負担を減らせます。
また、電話対応を本社に集約すれば、各拠点に電話対応専任のスタッフを配置する必要もありません。拠点ごとに電話対応の体制を整えるよりも、人員を効率的に配置しやすくなります。
各拠点の番号は維持しながら電話環境だけ一元管理する
クラウドPBXでは、各拠点で利用している電話番号を維持しながら、電話環境を一元管理する運用も可能です。
例えば、本社の03番号と大阪支店の06番号をそれぞれ残したまま、両拠点を同じクラウドPBXで管理できます。各番号への着信先や内線などの設定も、一つの管理画面から変更可能です。
これにより、顧客や取引先へ案内している各拠点の電話番号を変更せずに、電話環境の管理を効率化できます。拠点ごとに設定や設備を個別管理する必要がなくなり、本社から全体の電話環境を把握しやすくなります。
電話が混雑している拠点の着信を別拠点で受ける
電話が集中している拠点への着信を、別の拠点で受ける運用もクラウドPBXなら可能です。
クラウドPBXなら、特定の拠点宛ての着信を、別拠点にいる社員も受けられます。そのため、ある拠点で電話対応が追いつかない場合は、別拠点の社員が代わりに対応できます。
例えば、店舗Aに電話が集中している時間帯は、比較的余裕のある店舗Bや本社でも電話を受けるといった運用が可能です。
拠点をまたいで電話対応を分担することで、特定の拠点への負担を分散し、着信の取りこぼしも減らせます。
新規店舗・期間限定拠点へ短期間で電話環境を追加する
新規店舗や期間限定の拠点へ、短期間で電話環境を追加したい場合もクラウドPBXを活用できます。
従来型のPBXを拠点ごとに独立して運用している場合は、新しい拠点ごとに電話回線の工事やPBX、電話機などの準備が必要です。一方、クラウドPBXなら、インターネット環境とスマホやPCなどの端末があれば利用を開始できるため、電話環境を整えるまでの手間や時間を抑えられます。
例えば、新店舗の開設や期間限定ショップ、臨時オフィスなどでも、必要な人数分のアカウントや電話番号を追加して電話環境を構築できます。
拠点の新設や閉鎖にあわせて電話環境を変更できるため、店舗展開や組織変更が多い企業に適しています。
多拠点企業がクラウドPBXを選ぶ際のポイント
クラウドPBXは多拠点企業にとってメリットの多いサービスです。しかし、自社にあったサービスでなければ、導入してもメリットを活かしきれません。ここでは、多拠点企業がクラウドPBXを選ぶ際に覚えておきたいポイントを解説します。
拠点ごとに電話番号・発信番号を設定できるか
多拠点企業では、拠点ごとに電話番号や発信番号を設定できるか確認しましょう。
クラウドPBXによっては、一つのサービス内で複数の電話番号を利用し、拠点ごとに着信先を分けたり、発信時に表示する電話番号を設定したりできます。
例えば、本社から発信するときは本社の代表番号、支店から発信するときは支店の代表番号を表示できれば、拠点ごとに電話番号を使い分けながら、電話環境をまとめて管理できます。
また、顧客にとっても、どの拠点からの電話なのか把握しやすくなり、折り返す際の連絡先も判断しやすくなります。
一元管理できるか
複数拠点でクラウドPBXを利用する場合は、各拠点の電話環境を一元管理できるか確認しましょう。
サービスによっては、各拠点の電話番号や内線、着信先、利用する端末などの設定を管理画面からまとめて確認・変更できます。本社の管理担当者が各拠点へ個別に確認したり、それぞれで設定変更を行ったりする必要がありません。
電話環境を一元管理できれば、拠点が増えても管理業務がスムーズになり、設定変更や運用ルールの統一もしやすくなります。
拠点追加・削除を柔軟に行えるか
多拠点企業では、新しい拠点の追加や既存拠点の閉鎖にあわせて、電話環境を柔軟に変更できるか確認しましょう。
クラウドPBXは、管理画面から電話番号や内線、利用する端末などを追加・削除できます。従来型PBXのように、拠点の増減にあわせて新たな機器を設置したり、大がかりな配線工事を行ったりする必要はありません。
新規出店や拠点統廃合が多い企業でも、必要なタイミングで電話環境を変更できるため、拠点展開にあわせてスムーズに運用できます。
通話品質に問題はないか
クラウドPBXを選ぶ際は、通話品質にこだわりましょう。
ビジネス利用する場合、通話品質はとても重要です。もし通話中にノイズや途切れが頻発すると、顧客の大切な用件を聞き逃したり聞き間違えたりしてしまう恐れがあります。そうしたミスは、顧客からのクレームや訴訟問題に発展する可能性があるため、できる限り防ぐことが大切です。
クラウドPBXを選ぶ際は、ノイズや途切れがなく、音声が鮮明に聞こえるものを選びましょう。無料トライアルなどを活用して、導入前に通話品質のチェックを行うことをおすすめします。
番号ポータビリティに対応しているか
番号ポータビリティに対応しているかも必ず確認しましょう。
従来のビジネスフォンに限界を感じて、クラウドPBXに移行を検討する企業は現在大幅に増えています。しかし、事業者を変更する場合、電話番号の変更リスクがあることを忘れてはいけません。ベンダー側が番号ポータビリティに対応していなければ、それまで使っていた固定電話番号を変更することになってしまいます。
電話番号が変更になると、ホームページや名刺の変更、顧客へのお知らせをしなければなりません。番号ポータビリティに対応しているクラウドPBXを選び、そうしたリスクを回避しましょう。
対応できる拠点規模を確認する
クラウドPBXの対応範囲を確認することも大切です。
クラウドPBXはベンダーごとに、小規模向けや大企業向けなどさまざまなタイプがあります。拠点規模がそれほど大きくないにも関わらず大規模向けのサービスを選んでしまうと、必要のない費用を支払うことになります。反対に大規模でありながら小規模向けサービスを選ぶと、十分にクラウドPBXを活用できません。クラウドPBXを選ぶ際には、対応規模がどれくらいなのかを必ず確認しましょう。
操作のしやすさを確認する
操作のしやすさも重要なポイントです。
クラウドPBXのベンダーが提供しているアプリはそれぞれで操作方法が異なります。慣れてしまえばそれほど難しいものはありませんが、使い勝手の悪いアプリも一部あるようです。操作がしにくいアプリだと、電話対応に戸惑ってしまったり、操作ミスにより重大なトラブルが発生したりすることもあります。そのため、なるべくシンプルで使いやすいアプリを提供しているクラウドPBXを選ぶことをおすすめします。
セキュリティ対策を確認する
クラウドPBXを選ぶ際はセキュリティ対策も確認しましょう。
クラウドPBXはインターネット上で電話環境を構築します。そのため、サイバー攻撃などによる個人情報や機密情報の漏洩リスクがあります。セキュリティ対策が不十分、スマホのOSのアップデートへの対応が遅いようなベンダーはよりリスクが高まることでしょう。
専門チームが在籍して、自社でシステム開発をしているようなベンダーであればそうしたリスクは低くなります。OSのアップデートにもスムーズに対応できていれば、安心してクラウドPBXを利用できることでしょう。
サポート内容を確認する
クラウドPBXを導入する際は、サポート内容も必ずチェックすべきです。
例えば、「自社に合う機能が分からない」「操作方法や活用方法が分からない」ということがあっても、担当者がすぐに対応してくれれば安心してサービスを利用できます。他にも、トラブル時の対応や各種相談への対応などを親身に行ってくれるところを選ぶのがおすすめです。
多拠点でクラウドPBXを使用するなら「03plus」
多拠点企業でクラウドPBXを使用するなら03plusがおすすめです。03plusは、「03」「06」など主要46局の市外局番付き電話番号を取得できるサービスです。番号ポータビリティにも対応していますので、条件が整っていれば既存の固定電話番号もそのまま利用できます。電話番号は複数取得できますので、拠点ごとに割り振ることもできます。
また、03plusはクラウドPBXならではのさまざまな便利機能を利用可能です。通話を自動で録音してクレーム対策や顧客満足度向上につなげる「通話録音」、着信を適切な部署に割り振れる「IVR」、FAXをクラウド上で送受信できる「クラウドFAX」、電話帳をクラウド上で一元管理できる「Web電話帳」、電話の一次対応を代行できる「留守レポ」など豊富な機能が揃っています。
「どのような機能を選べば良いか分からない」という場合もご安心ください。多拠点企業で30ID以上のお申し込みの場合、専属のコンシェルジュが親身に対応して御社にあった機能をご提案いたします。業務効率化、コスト削減、顧客満足度向上の実現など、どんなことでもご相談ください。
まとめ
今回は、多拠点企業がクラウドPBXを使うメリットについて解説しました。
従来のビジネスフォンだと拠点間の連絡でも外線通話を使用しなければならず、コスト削減が難しいという点と、拠点ごとにPBXを管理する必要があることから、リソースも多く割かれてしまうという課題がありました。
クラウドPBXはそうした課題を解決して業務改善ができる便利なツールです。業務効率化やコスト削減を実現するためにも、ぜひクラウドPBXの03plusをご検討ください。
