IT技術が進歩し、ビジネスシーンではさまざまなものがクラウド化されるようになりました。そうした中で近年増加しているのが、従来のPBXからクラウドPBXへ移行を検討するケースです。「外出先でも内線通話できる」「社内コミュニケーションを活性化できる」「ビジネスに役立つ機能が豊富にある」といった理由が背景にあります。
今回はクラウドPBXの内線は本当に便利なのか、内線をクラウド化するメリットを従来のPBXと比較して解説します。
目次
内線とは
内線とは、ビジネスフォンで使える機能の一つです。主装置で複数の電話機をつなぎ、通話を可能にする仕組みのことです。たとえば、オフィス内の別の部署に連絡をするときや社員を呼び出すとき、顧客からの電話があったことを伝えたりつないだりするケースで利用します。
以下で、一般的な従来のアナログ回線における内線のメリットとデメリットを解説します。
一般的な内線のメリット
内線にはさまざまなメリットがあります。
1つ目のメリットは、内線通話は通話料が無料であるという点です。小規模なオフィスだとわざわざ内線しなくても直接伝えるのに手間がかかりません。しかし、規模が大きくなると部署毎にフロアが離れており、電話を使うことが増えます。内線であればそういったケースでも、無料で通話できるため通話料を抑えられます。
2つ目のメリットは、離れた部署・フロアへ迅速に連絡・取り次ぎできることです。内線は受話器を取って2～4桁程度の番号をプッシュすれば、目的の社員につながります。規模の大きい企業であれば、この迅速さは大きなメリットとなることでしょう。また、顧客からかかってきた電話を保留し、内線にて担当者に取り次ぐこともできます。担当者がかけ直す手間が省けるうえ、顧客としても改めて電話を取る必要がなくなるため便利です。
3つ目は内線を活用した便利機能が使える点です。内線電話は、保留転送や受付電話、ドアホンといった便利機能に応用できます。デスクにいる状態でそういった対応をスムーズに行えるため、業務効率を高められます。
一般的な内線のデメリット
従来のアナログ回線の内線ではいくつかデメリットもあります。
一般的な内線では、主装置が置かれているオフィス内でしか内線通話を行えません。たとえば、離れた拠点へ連絡する場合は内線ではなく外線を使用しなければなりません。もちろん、外出している社員へ連絡する際には、携帯電話あてに外線発信が必要です。そのため、社内コミュニケーションを円滑に行えないケースが出てきます。
また、固定電話であるため、移動しながら内線通話できません。オフィス内であっても、内線発信したら担当者がいなかった、というケースはよくあります。その場合は、携帯電話へ外線発信するしかなく、手間や通話料が余計にかかります。
クラウドPBXとは
従来のビジネスフォンでは、オフィス内に主装置を設置し、アナログ回線により電話環境が構築されています。
一方のクラウドPBXは、クラウド上にPBX装置を設置しインターネット回線を使用して電話環境を構築するシステムです。従来のビジネスフォン機能をクラウドで提供します。インターネット回線で通話を行えるため、固定電話機だけでなくスマホ・PCをはじめとしたさまざまな端末を利用できるなど、さまざまなメリットがあります。
また、クラウドPBXは内線通話の利便性も向上できます。次章から詳しく解説していきます。
クラウドPBXの内線はここが便利
クラウドPBXで内線をクラウド化することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。具体的に見ていきましょう。
通話料がかからない
当然ながら、クラウドPBXにおいても内線通話に通話料はかかりません。たとえ別の拠点にいる人同士であっても、同一の契約内に収められていれば、内線を使って無料で通話することができます。
さまざまなデバイスで内線が利用できる
クラウドPBXは、PC・スマートフォン・タブレットなど、インターネットに接続できるさまざまな端末にて内線通話を行えます。
従来のPBXはアナログ回線を使用しており、主装置に対応していて社内に設置されている固定電話機間でのみ内線通話を行えましたが、クラウドPBXは場所や機器にとらわれず利用することができます。
外出中やテレワーク中でも内線が使える
従来のPBXでは社内に設置された固定電話機間でしか内線通話を行えません。そのため、外出先の社員とは外線にてやり取りするしかありませんでした。
しかしクラウドPBXはインターネット回線を使用できる環境下であれば、スマホやパソコンなどの端末を使用して内線通話を行えます。そのため、外出先の社員との内線はもちろん、テレワーク中の社員とも内線通話にて連絡することができるのです。外線ではなく無料の内線で通話できるため気軽に連絡でき、社内コミュニケーションを活性化させることにもつながるでしょう。
複数拠点で同じ内線が使える
従来のPBXでは主装置が設置されたオフィス内でしか内線通話は行えませんでした。当然、離れた拠点とのやり取りは外線で行うしかありません。
しかしクラウドPBXは主装置がクラウド上に設置されており、通話はインターネットを使用して行います。インターネット環境さえあれば場所の制限なく、どこでも運用できるのが特徴です。そのため、離れた拠点間で内線通話をすることもできます。たとえば、東京本社と大阪支社のように距離がかなり離れていても、内線により無料でコミュニケーションを図ることができるのです。また、クラウドPBXサービスによっては海外拠点とも内線ネットワークの構築を行えます。
外出中の社員への取り次ぎができる
従来のPBXの場合、顧客から電話があっても担当者が外出中であれば、帰社または外出先からの折り返し電話をする必要がありました。この場合、担当者に顧客から連絡があったことを伝えてさらに折り返し電話をしなければならないため、かなりのタイムロスが発生します。
しかしクラウドPBXならば、担当者が外出中であってもそのまま取り次ぎを行えます。たとえ遠方に出張中であってもタイムラグなくスムーズに取り次ぎできるため、ビジネスチャンスを逃さず効率よく電話対応ができます。電話対応する社員にとっても、顧客にとっても効率的で気分良くコミュニケーションを取ることが可能になるわけです。
なお、クラウドPBXでも従来のビジネスフォンと同様に「パーク保留」や「内線転送」機能が使えます。
パーク保留とは、保留を自社内で共有できる機能です。電話を受けた人がパーク保留を押すと、同じ内線の誰でもその保留を解除して通話を開始できます。オフィス内など近くにいる人に電話を取り次ぐ際に便利な機能です。
一方内線転送は、その場にいない人に電話を取り次ぐ際に利用する機能です。通話を保留した後、電話を取り次ぎたい相手に内線で電話をかけます。相手が応答したら、電話の取り次ぎであると要件を話し、そのあと転送を行えます。外出中やテレワーク中の社員への取り次ぎには、この内線転送を使いましょう。
利用する端末数の調整が簡単
従来のPBXでは主装置と固定電話機をアナログ回線でつなぐ必要があり、端末を増減させるたびに配線工事が必要でした。また、主装置が対応できないほどに端末が増える場合は、装置そのものを入れ替える必要があり、コスト・手間がさらにかかります。つまり、従来のPBXは利用する端末数を調整するたびに手間とコストがかかり困難だったのです。
しかしクラウドPBXであれば端末数を簡単に変更することができます。契約台数を増やした後にスマホ等にアプリをインストールすればすぐに設定可能です。大規模な工事は必要ありませんし、即時対応できるため業務を止めることなくスムーズに増減できます。
PBX装置や電話機のメンテナンスが不要に
従来のPBXは主装置の定期的なメンテナンスが必要です。また、故障の際には修理を行わなければならず、手間やコストがかかりました。もちろん主装置だけでなく、電話機のメンテナンス修理も自社で行わなければいけません。
しかしクラウドPBXならば、主装置がクラウド上に設置されているため自社でのメンテナンスは不要です。保守管理はベンダー側が行っているためです。もちろん、システムに問題があればベンダー側がチェックをして速やかに改善を行います。
また、スマホやパソコンのOSがアップデートされればそれに応じてクラウドPBXのシステムもアップデートされるため、利用者側は特に何もしなくても最新のアプリを利用することができます。
従来のPBXと比べてメンテナンス費用や手間がかからず、専門知識がなくても気軽に利用できる点はクラウドPBXのメリットといえるでしょう。
内線利用以外にもクラウドPBXにはさまざまなメリットが
クラウドPBXはスマホ等の端末を内線化して外出先でも内線利用できる点が大きなメリットです。しかし実は、それ以外にも数多くのメリットが存在しています。実際にクラウドPBXにはどのようなメリットがあるのかを解説します。
コスト削減につながる
従来のクラウドPBXは導入コストが高く、規模によって数十万円～数百万円かかります。さらに設置や配線工事費用、専用固定電話機の購入またはリース費用も必要です。もちろんアナログ回線を使用するため社内のみでしか内線通話は行えず、外出先の社員や遠方拠点との通話は料金が発生する外線でしか行えません。また、外線通話は遠方になるほど通話料金が高くなります。
しかしクラウドPBXは主装置の購入が必要ないため、大幅に導入コストを下げられます。設置・配線工事の必要もなく、端末もBYODを採用すれば購入費用がかかりません。さらに、社内のみならず、外出先・テレワーク中の社員や拠点間通話を内線で行えるため、通話コストも大幅に削減できます。外線についてもインターネット回線を使用するため全国一律料金であり、海外拠点からの発信であっても国内発信となるため大幅にコストカット可能です。
導入に時間がかからない
従来のPBXは、オフィス内に主装置を設置する必要があります。そのため、主装置の設置や各固定電話機とつなぐための工事が必要です。工事そのものは数時間程度で終わりますが、業者の手配に時間がかかります。場合によっては工事までに数週間かかるケースもあるようです。
一方、クラウドPBXは主装置をクラウド上に設置するため、物理的な設置工事が不要です。また、インターネット回線を使用するため配線工事も不要です。そのため、導入時の時間を大幅に短縮できます。
オフィスレイアウトの自由度が高まる
従来のPBXは専用の固定電話機でしか利用できないため、電話のある席に誰を座らせるかを明確にしなければいけません。また、アナログ回線を使用しているため配線の関係上、容易にレイアウト変更なども行うことができません。そのため毎日同じ席で仕事をしなければならず、社内にいる間は電話対応のためにずっとデスク周辺にいなければいけないという行動制限がかかります。
しかしクラウドPBXならばスマホがあれば利用できます。そのため社内はもちろん外出していても問題なく電話応対することが可能です。つまり特定の位置にデスクを固定されることはなく、自身の業務に合わせて自由に行動できるわけです。もちろん、オフィスレイアウトも自由に変更できますし、フリーアドレス制を採用することも可能です。
働き方改革につなげやすい
従来のPBXは、オフィス内でしか電話対応できません。これは主装置がオフィス内に設置されているためです。もちろん、携帯電話で対応することも可能ですが、顧客によっては携帯電話からの着信は不審に思うケースもあり、ビジネスに適さない場合もあります。
クラウドPBXならば、インターネット環境さえあればスマホ・PCなど、さまざまな端末からいつでもどこでも電話対応できます。たとえば、リモートワーク中の社員でも会社代表番号で発着信可能です。また、固定電話機に縛られることなくどこでも電話対応できるため、フリーアドレスの導入も容易に行えます。
このようなことから、クラウドPBXは働き方改革につなげやすいツールといえるでしょう。
インターネットFAXなどオプションが便利
従来のPBXでは電話機能のみしか利用できませんでした。
しかしクラウドPBXならば基本の電話機能はもちろんのこと、さまざまな便利機能を利用できます。たとえば、クラウド上でFAXの送受信を行えるクラウドFAXは業務効率化やペーパーレス化を実現する便利な機能といえるでしょう。顧客から送られてきたFAXデータを印刷することなくクラウド上で確認できるため、専用紙の購入コストが削減できます。
また、場所の制限なくインターネットにつながってさえいればどこでも気軽にFAXデータを送信できます。たとえば、スマホのカメラで書類を撮影してそのままデータ化して先方に送信することができるのです。タイムラグなく必要な情報をすぐに顧客にお届けできれば、業務はよりスムーズになることでしょう。
クラウドPBXの内線利用には注意も必要？
クラウドPBXには、従来のPBXにはない多くのメリットがあります。そのため、内線利用においても業務効率化につながるツールといえるでしょう。
しかしその一方で、注意すべき点もいくつかあります。以下で、クラウドPBXの内線利用時における注意点を解説します。
営業時間外や休日でもつながりやすくなってしまう
クラウドPBXは、営業時間外や休日でもつながりやすくなります。これは、会社代表番号をスマホで受電できてしまうためです。
従来のPBXであれば、オフィスにいなければ電話がかかってきても気づくことはありません。そのため、誰もオフィスにいない営業時間外や休日であれば、社員は電話対応することはないでしょう。
しかし、クラウドPBXは場所や時間を問わず、会社代表番号を使って発着信できます。そのため、本来は電話に出る必要のない営業時間外・休日にまで顧客からの電話がかかってくる可能性があるのです。また、休みを取っている社員がうっかり電話に出てしまって、オフィスにいる担当者に内線で取り次ぐということもありえます。
営業時間外や休日は自動音声アナウンスを流すなどの対策が必要です。
使い方を周知しなければ変わらず外線を使ってしまう
クラウドPBXの使い方を周知しないと、外線を使ってしまう社員が出てくるかもしれません。
従来のPBXは古くから使っている電話環境であるため、高齢の社員であっても問題なく内線を利用できるでしょう。しかし、クラウドPBXはスマホやPCで利用するツールであり、高齢の社員の場合は操作に戸惑ってしまうこともありえます。その結果、社員間の連絡で外線を使ってしまい、通話料金が高くついてしまうという問題が生じる可能性があります。いつでもどこでも内線を使えるようにクラウドPBXを導入したのに、これでは意味がありません。
クラウドPBXを導入する際には、社員全体に使い方を周知するようにしましょう。
クラウドPBXの内線で使える端末とは？
クラウドPBXは固定電話に限定されず、さまざまな端末で利用できるのが特徴です。ここでは実際にどんな端末で利用できるのかを解説します。
スマートフォン
クラウドPBXはスマホにアプリをインストールすることで内線として利用できます。もちろん内線だけでなく外出先で会社代表番号を使用した外線通話もできますし、保留・転送といった電話機能も使えます。
会社支給のスマホはもちろん、社員個人のスマホを利用するBYODにも対応できるため、スマホはクラウドPBXではメインの端末といえるでしょう。
ソフトフォン
パソコンやタブレットにアプリをインストールして通話できるようにしたものをソフトフォンといいます。業務利用しているパソコン等を内線化できるため、資料を見ながら・作業をしながら社内コミュニケーションを行えるメリットがあります。
特にコールセンターではソフトフォンにてクラウドPBXを利用するケースが多く、そのメリットを最大限に活かしています。
SIPフォン
SIPフォンとは従来のPBXのような固定電話機タイプのものです。従来型と異なる点はアナログ回線ではなくインターネット回線を使用する点となります。
古くからある企業で高齢の社員が多い企業の場合、スマホやパソコンに慣れていない場合があります。そうしたケースでは従来の固定電話と使用感が変わらないSIPフォンの需要が高いようです。
クラウドPBXサービスの選び方は？
クラウドPBXは比較的新しいサービスではあるものの多くのベンダーが参入しているため、「どこを選べばいいかわからない」とお悩みの方も多いことでしょう。そこでクラウドPBXの選び方をわかりやすくポイントを押さえてご紹介します。
自社の利用人数
まずは会社規模と利用人数をはっきりとさせましょう。たとえば、1,000人規模の大企業でクラウドPBXを導入するのであれば、大規模サービスに対応している大手キャリア系のクラウドPBXが良いでしょう。逆に個人事業主や中小企業など規模が小さい場合は1IDから契約できて利用端末数の調整をしやすいサービスを選ぶとお得になります。
利用したい機能
クラウドPBXは従来のPBXにはないさまざまな機能を利用できる点が魅力です。しかし、自社で必要としない機能ばかりあっても意味はありませんし、コストも無駄になってしまうことでしょう。
クラウドPBXを選ぶ際には、事前にどのような機能を必要としているのかをはっきりさせておきましょう。また、いまは必要ないけど将来的に必要になるかもしれない、といった場合に備えて、オプションが豊富なサービスを選ぶのも考え方の一つです。
料金
クラウドPBXはサービスを提供するベンダーによって初期費用や基本料金、オプション料金に大きな差があります。「コストダウンを目的としていたのに思ったより削減できない・コストがかさむ」といった悩みを抱えないためにも、事前に料金については調査しておきましょう。ベンダーによっては料金を公開していない場合もあります。その場合は担当者に確認をしてみましょう。
既存の電話番号がそのまま使えるか
企業によってはクラウドPBX移行後も「既存の電話番号をそのまま使用したい」という希望するケースもあることでしょう。会社の電話番号を変更すればホームページや名刺の記載も変更しなければいけませんし、顧客にもお伝えしなければならず手間がかかるためです。
クラウドPBXによって番号ポータビリティに対応しているかどうかは異なります。必ず事前に確認しておきましょう。
実績
クラウドPBXは比較的新しいサービスです。ここ数年はベンダーも増えていて、サービスやサポートの質には大きな差があります。質の低いベンダーと契約すれば、使用感に納得できず不満を抱えることになるかもしれません。
そのため、クラウドPBXを選ぶ際には実績もしっかりチェックすることをおすすめします。利用実績の豊富なベンダーであるほど料金や機能、サポート体制などのバランスが良く満足度も高くなります。また、同じ業界や規模での導入実績を確認すれば、自社に合っているかどうかもわかるのでおすすめです。
セキュリティ
クラウドPBXはインターネット回線を使用するシステムです。そのためサイバーテロなどの被害に遭うリスクが少なからずあります。
ほとんどのベンダーは自社サーバーを堅牢なセキュリティにより守っています。そのため、サイバーテロ被害に遭うリスクは高くはありません。とはいえ、まったくゼロというわけではありませんので、可能な限りセキュリティに力を入れているベンダーを選ぶべきです。
担当者にどのようなセキュリティ対策を行っているのかを質問し、納得できる説明をするベンダーを選びましょう。
内線利用にもおすすめのクラウドPBX「03plus」
03plusは全国主要46局の市外局番を取得できるクラウドPBXサービスです。番号ポータビリティにも対応しているため、条件さえ満たしていれば既存電話番号をそのまま使用することもできます。1IDから契約でき初期費用5,000円、月額1,280円とリーズナブルに利用可能です。また、30ID以上の契約であればお得なエンタープライズ版を利用できます。そのため、個人事業主や中小企業はもちろん、規模の大きな企業であっても対応できるのが魅力です。
導入実績も豊富で、ユーザー数は45,000以上。大阪市でも導入されており、03plusのオプション機能であるクラウドFAXにより業務効率化やペーパーレス化・コスト削減を実現しています。
まとめ
今回はクラウドPBXによる内線化のメリットを従来のPBXと比較しながら解説しました。
従来のPBXはアナログ回線を使用しているため端末は固定電話機に限定され、社内での内線しか行えませんでした。当然、外出中の社員や拠点間通話は外線で行わなければなりません。
しかしインターネット回線を使用するクラウドPBXはさまざまな端末を使用することができます。スマホにクラウドPBXを導入すれば、外出先や拠点間であっても無料で内線通話を行えます。社内コミュニケーションの活性化を図れるとともに、コスト削減を実現できることでしょう。
また、クラウドPBXは内線化のメリットだけでなくクラウドならではのさまざまな機能を利用でき、コスト削減や業務効率化を図ることが可能です。
比較的新しいサービスですが多くのベンダーが参入しているためどのクラウドPBXを導入すべきか迷うかもしれません。もしリーズナブルで便利な機能を利用でき実績豊富なクラウドPBXをお探しならば、ぜひ03plusをご検討ください。
