「同じ会社なのに、各拠点での連絡に外線を使用しなければならない……」多拠点企業でこうした悩みを持つところは多いのではないでしょうか。また、電話環境を拠点ごとに設置して管理する必要があるため、リソースが割かれてしまう課題があります。「拠点間の通話コストを抑えたい」「管理を一元化したい」などのご要望があれば、クラウドPBXがおすすめです。
今回は、多拠点企業がクラウドPBXを使うメリット、選ぶ際のポイントを解説します。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、クラウド上にPBX（電話交換機）を設置して、インターネット回線を用いてビジネスフォン機能を利用できる電話環境を構築する仕組みのことです。PBXとは、「Private Branch Exchange」の略で、複数の電話回線を集約して内線・外線の接続をコントロールする装置です。クラウドPBXによって電話環境を構築することで、スマホやパソコンにてビジネスフォン機能を利用できます。
従来型PBXの仕組み
従来型のPBXは、オフィス内にPBXを設置して固定電話機を一つずつ物理的につなぐことで電話環境を構築します。PBXを設置するには工事が必要で、初期費用がかかります。また、オフィス内にPBXを設置して電話環境を構築することから、単独拠点でしかビジネスフォン機能を利用できません。複数拠点ある場合は、拠点ごとにPBXを設置して電話環境を構築する必要があります。そのため、PBXのメンテナンスは拠点ごとに行い、拠点間の通話は外線で行うしかありません。
クラウドPBXの仕組み
クラウドPBXはクラウド上にPBXを設置して、インターネット回線によってスマホやパソコンなどの端末をつなぐことで電話環境を構築します。PBXはクラウド上に設置され、システム構築をベンダー側で行うため、オフィスにて設置工事をする必要はありません。メンテナンスもベンダー側で行います。そのため、初期費用や運用費用を抑えられます。
また、インターネット回線によってつながるため、複数拠点があっても全て同一の電話環境下でビジネスフォン機能を利用できます。そのため、離れた拠点間の通話も無料の内線通話で行えます。
多拠点企業にこそクラウドPBXがおすすめである理由
クラウドPBXは従来のPBXとは異なる仕組みにより、電話環境を構築します。インターネット回線を使用することから、多拠点企業にとってクラウドPBXは利便性の高い便利なツールです。ここでは、多拠点企業にこそクラウドPBXがおすすめである理由を解説します。
拠点間で内線通話ができる
クラウドPBXを導入すれば、拠点間での内線通話が可能になります。
従来のビジネスフォンは、拠点ごとに電話環境を構築するため、拠点間の通話は外線で行わなければなりません。そのため、通話コストがかかります。
一方、クラウドPBXはインターネット回線で端末をつないで電話環境を構築します。複数拠点でも一つの電話環境であるため、拠点間の通話は内線通話扱いになります。また、外出中の社員と連絡を取る際にも携帯電話番号への外線ではなく、同一電話環境内への内線通話となるため、通話料がかかりません。
複数拠点の電話を一元管理できる
クラウドPBXを導入することで、複数拠点の電話を一元管理できるようになります。
従来のPBXでは、拠点ごとにPBXを設置します。そのため、PBXのメンテナンスは拠点ごとに行わなければなりません。電話台数の増減などがある場合も、拠点ごとに業者に依頼して工事する必要があります。
しかしクラウドPBXの場合は、複数拠点の電話を一元管理できます。例えば、電話台数の増減がある場合も、本社の担当者が必要に応じて設定画面から簡単に対応可能です。メンテナンスはベンダー側が行います。このように本社にて一元管理できるため、拠点ごとにPBXの管理者を置く必要がなくなり、リソースの削減を実現できます。
一部の拠点が休みでも他の拠点で電話対応できる
一部の拠点が休みであっても、他の拠点にて電話対応できるのもクラウドPBXの強みです。
従来のPBXは拠点ごとに電話環境が構築されているため、ある拠点が休みの場合は他の拠点で電話対応することはできません。電話対応業務を止めないためには、本社や他拠点の電話番号を顧客に周知する必要があります。
クラウドPBXならば、そのようなケースでも問題ありません。例えば、休みを取っている店舗の電話番号にかかってきた場合でも、本社やその他支店など別の拠点で電話対応できます。そのため、顧客からの電話の取りこぼしが減り、顧客満足度向上を実現できます。
電話番号を変えずに拠点の引っ越しができる
クラウドPBXはオフィス移転の際にも電話番号を変えずに済むことがあります。
従来のPBXの場合、オフィス移転する際に同一の市外局番エリアであっても電話番号が変更になることがあります。これは、固定電話番号がエリアよりも細かく分かれた収容局ごとに割り当てられているためです。同一エリアでも収容局が変われば電話番号が変わってしまいます。
しかし、クラウドPBXの場合は電話番号をベンダー側で管理します。そのため、同一の市外局番エリア内でのオフィス移転であれば、電話番号を変えずに済むのです。
大幅なコストカットが実現できる
クラウドPBXの導入はコストカットも実現します。
従来のビジネスフォンでは、物理的な機器であるPBXのメンテナンスが必要です。また、耐用年数が過ぎたPBXは故障リスクがあるため、定期的な買い替えをしなければならず、多大な費用がかかります。
クラウドPBXであればそうした運用コストの心配がありません。メンテナンスやシステムのアップデートは定期的にベンダー側が行います。買い替えも不要になるため、中長期の運用コストを大幅に抑えられます。また前述の通り、外出中の社員や拠点間の通話を内線で行えるため社内コミュニケーションにおける通話コストも削減できます。クラウドPBXを導入すれば、さまざまな面でコストカットを実現できます。
多拠点でなくてもクラウドPBXにはメリットがたくさん！
クラウドPBXは多拠点企業で導入することでさまざまなメリットがあります。もちろん、多拠点でなくてもクラウドPBXの導入には多くのメリットがあります。
業務効率を改善できる
クラウドPBXにはさまざまな機能が搭載されています。それを自社に合わせて活用することで業務効率の改善を実現できます。
例えば、従来型のFAXを使用している場合、オフィス内でしか送受信できません。外出中の社員もわざわざ自社に戻る必要があるため効率的ではありません。しかし、クラウドPBXのクラウドFAX機能を活用すれば、外出先でスマホにて撮影した画像をそのままFAX送信できます。受信データもスマホやパソコンから簡単に確認できますので、オフィスに戻る手間が省けます。
他にも、自動で通話を録音できる「自動録音」、電話の一次対応や着信振り分けを行う「IVR（自動音声応答）」、連絡先をクラウド上で一元管理できる「Web電話帳」など、クラウドPBXには便利な機能が数多くあります。
テレワークを導入しやすい
クラウドPBXを活用することでテレワークの導入もスムーズになります。
従来のPBXでは、オフィス内の固定電話機でしか会社代表番号による発着信が行えません。そのため、テレワークをする社員は電話対応ができず、オフィスに残る社員の負担が大きくなります。
一方、クラウドPBXはインターネット回線を用いて電話環境が構築されているため、スマホやパソコンなどの端末でも会社代表番号を利用できます。そのため、自宅でのテレワーク中も問題なく電話対応でき、特定の社員に負担がかかることはありません。
コールセンターの構築も簡単
クラウドPBXならばコールセンターの構築も簡単です。
従来のビジネスフォンは、PBXと固定電話機を物理的につなぎます。そのため、オペレーターの増減があった場合は配線工事や電話機の購入、場合によってはPBXの設定変更や入れ替えなどが必要です。それにはかなりの手間がかかります。
しかし、クラウドPBXはインターネット回線があればスマホやパソコンなど、さまざまな端末ですぐに利用できます。台数の増減も設定画面から簡単にできるため、コールセンター環境もこれまで以上にスムーズに構築できます。
多拠点企業がクラウドPBXを選ぶ際のポイント
クラウドPBXは多拠点企業にとってメリットの多いサービスです。しかし、自社にあったサービスでなければ、導入してもメリットを活かしきれません。ここでは、多拠点企業がクラウドPBXを選ぶ際に覚えておきたいポイントを解説します。
通話品質を確認する
クラウドPBXを選ぶ際は、通話品質にこだわりましょう。
ビジネス利用する場合、通話品質はとても重要です。もし通話中にノイズや途切れが頻発すると、顧客の大切な用件を聞き逃したり聞き間違えたりしてしまう恐れがあります。そうしたミスは、顧客からのクレームや訴訟問題に発展する可能性があるため、できる限り防ぐことが大切です。
クラウドPBXを選ぶ際は、ノイズや途切れがなく、音声が鮮明に聞こえるものを選びましょう。無料トライアルなどを活用して、導入前に通話品質のチェックを行うことをおすすめします。
ナンバーポータビリティへの対応を確認する
ナンバーポータビリティに対応しているかも必ず確認しましょう。
従来のビジネスフォンに限界を感じて、クラウドPBXに移行を検討する企業は現在大幅に増えています。しかし、事業者を変更する場合、電話番号の変更リスクがあることを忘れてはいけません。ベンダー側がナンバーポータビリティに対応していなければ、それまで使っていた固定電話番号を変更することになってしまいます。
電話番号が変更になると、ホームページや名刺の変更、顧客へのお知らせをしなければなりません。ナンバーポータビリティに対応しているクラウドPBXを選び、そうしたリスクを回避しましょう。
対応できる拠点規模を確認する
クラウドPBXの対応範囲を確認することも大切です。
クラウドPBXはベンダーごとに、小規模向けや大企業向けなどさまざまなタイプがあります。拠点規模がそれほど大きくないにも関わらず大規模向けのサービスを選んでしまうと、必要のない費用を支払うことになります。反対に大規模でありながら小規模向けサービスを選ぶと、十分にクラウドPBXを活用できません。クラウドPBXを選ぶ際には、対応規模がどれくらいなのかを必ず確認しましょう。
操作のしやすさを確認する
操作のしやすさも重要なポイントです。
クラウドPBXのベンダーが提供しているアプリはそれぞれで操作方法が異なります。慣れてしまえばそれほど難しいものはありませんが、使い勝手の悪いアプリも一部あるようです。操作がしにくいアプリだと、電話対応に戸惑ってしまったり、操作ミスにより重大なトラブルが発生したりすることもあります。そのため、なるべくシンプルで使いやすいアプリを提供しているクラウドPBXを選ぶことをおすすめします。
セキュリティ対策を確認する
クラウドPBXを選ぶ際はセキュリティ対策も確認しましょう。
クラウドPBXはインターネット上で電話環境を構築します。そのため、サイバー攻撃などによる個人情報や機密情報の漏洩リスクがあります。セキュリティ対策が不十分、スマホのOSのアップデートへの対応が遅いようなベンダーはよりリスクが高まることでしょう。
専門チームが在籍して、自社でシステム開発をしているようなベンダーであればそうしたリスクは低くなります。OSのアップデートにもスムーズに対応できていれば、安心してクラウドPBXを利用できることでしょう。
サポート内容を確認する
クラウドPBXを導入する際は、サポート内容も必ずチェックすべきです。
例えば、「自社に合う機能が分からない」「操作方法や活用方法が分からない」ということがあっても、担当者がすぐに対応してくれれば安心してサービスを利用できます。他にも、トラブル時の対応や各種相談への対応などを親身に行ってくれるところを選ぶのがおすすめです。
多拠点でクラウドPBXを使用するなら「03plus」
多拠点企業でクラウドPBXを使用するなら03plusがおすすめです。03plusは、「03」「06」など主要46局の市外局番付き電話番号を取得できるサービスです。番号ポータビリティにも対応していますので、条件が整っていれば既存の固定電話番号もそのまま利用できます。電話番号は複数取得できますので、拠点ごとに割り振ることもできます。
また、03plusはクラウドPBXならではのさまざまな便利機能を利用可能です。通話を自動で録音してクレーム対策や顧客満足度向上につなげる「通話録音」、着信を適切な部署に割り振れる「IVR」、FAXをクラウド上で送受信できる「クラウドFAX」、電話帳をクラウド上で一元管理できる「Web電話帳」、電話の一次対応を代行できる「留守レポ」など豊富な機能が揃っています。
「どのような機能を選べば良いか分からない」という場合もご安心ください。多拠点企業で30ID以上のお申し込みの場合、専属のコンシェルジュが親身に対応して御社にあった機能をご提案いたします。業務効率化、コスト削減、顧客満足度向上の実現など、どんなことでもご相談ください。
まとめ
今回は、多拠点企業がクラウドPBXを使うメリットについて解説しました。
従来のビジネスフォンだと拠点間の連絡でも外線通話を使用しなければならず、コスト削減が難しいという点と、拠点ごとにPBXを管理する必要があることから、リソースも多く割かれてしまうという課題がありました。
クラウドPBXはそうした課題を解決して業務改善ができる便利なツールです。業務効率化やコスト削減を実現するためにも、ぜひクラウドPBXの03plusをご検討ください。
