「受付担当者を常駐させるほどではないものの、来客対応の手間は減らしたい」「受付を無人化して、社員が本来の業務に集中できる環境を整えたい」と考えている企業も多いのではないでしょうか。
iPad受付システムを導入すれば、来訪者自身で担当者を呼び出せるため、受付業務の省人化や効率化につながります。
今回は、iPadを使ってオフィスの受付を無人化する方法や、iPad受付システムのメリット、主な機能、選び方について解説します。
目次
iPadを使えばオフィスの受付を無人化できる
iPadを受付端末として設置すれば、受付担当者を常駐させずに来訪者を受け付ける「受付の無人化」が可能です。
来訪者が受付に設置されたiPadを操作し、訪問先や担当者を選択すると、電話やメール、チャットなどを通じて担当者へ直接通知されます。担当者は通知を確認して来訪者への対応を行うため、受付担当者が間に入って取り次ぐ必要がありません。
システムによっては、iPadから担当者へ直接通話したり、来訪履歴を記録したりもできます。
このようにiPad受付システムを活用すれば、受付担当者を常駐させなくても、来訪者自身で担当者を呼び出せる受付環境を構築できます。
iPad受付システムを導入するメリット
iPad受付システムを導入すると、受付業務の効率化や省人化など、さまざまなメリットがあります。
ここでは、iPad受付システム導入の主なメリットを紹介します。
受付担当者を常駐させる必要がなくなる
受付担当者を常駐させる必要がなくなることは、iPad受付システム導入の大きなメリットです。
来訪者がiPadを操作して担当者を直接呼び出せるため、受付専任のスタッフがその都度対応する必要がありません。これまで受付に人員を配置していた企業であれば、ほかの業務へ人員を充てやすくなります。
また、受付担当者が休憩中や離席中でも、来訪者自身で受付を進められます。受付を空けるたびに代わりの社員を配置したり、ほかの社員が一時的に受付を担当したりする必要もなくなります。
来訪者が少ない時間帯でも受付のためだけに社員を待機させる必要がなくなり、限られた人員を有効活用しやすくなります。
電話の取り次ぎなど受付業務を削減できる
電話の取り次ぎをはじめとした受付業務を削減できる点も、iPad受付システム導入のメリットです。
来訪者がiPadから担当者を直接呼び出せるため、受付担当者が訪問先を確認して内線電話をかけたり、担当者へ来訪を伝えたりする必要がありません。受付担当者を介さずに担当者へ連絡できる分、来客対応にかかる手間を減らせます。
また、システムによっては来訪履歴の記録や担当者への通知も自動化できます。来訪者が多いオフィスでも、受付のたびに社員が対応する場面を減らせるため、受付業務によってほかの業務が中断される機会も減らせます。
こうした受付業務をシステムに任せることで、社員が本来の業務に集中しやすい環境を整えられます。
省スペースで受付環境を構築できる
iPad受付システムを導入すれば、受付環境を省スペースで構築できる点もメリットです。
iPad受付システムの場合、受付に必要なのは基本的にiPadとスタンドなどの設置スペースだけです。大きな受付カウンターや専用の受付設備を用意しなくても、来訪者が操作できる場所を確保すれば受付を設置できます。
そのため、受付スペースを広く確保しにくい小規模オフィスや、オフィス移転・レイアウト変更を予定している企業でも導入しやすいでしょう。受付専用の広いスペースを設ける必要がないため、限られたオフィス内をほかの用途に使いやすくなります。
スペースに余裕がないオフィスでも、必要な受付環境を整えやすい点が魅力です。
設置費用を抑えてすぐに導入できる
iPad受付システムは、設置費用を抑えながら比較的スムーズに導入できます。
iPad受付システムは、iPadとスタンド、対応する受付アプリなどを用意すれば導入できます。すでにiPadを所有している場合は、新たに端末を購入する費用がかからないため、その分初期費用を抑えられます。
また、クラウド型の受付システムであれば、専用サーバーの設置などが不要で、申し込みや初期設定を済ませれば利用を開始できます。オフィスの電話設備を大きく入れ替えたり、専用機器を設置するための大がかりな工事を行ったりする必要がないサービスもあります。
そのため、受付システムの導入に大きな費用や手間をかけたくない企業でも、比較的取り入れやすい点がメリットです。
iPad受付システムの主な機能
iPad受付システムには、来訪者の受付から担当者への通知までを効率化するさまざまな機能があります。主な機能は以下の通りです。
・来訪予約
事前に来訪者の情報を登録し、受付用のQRコードや受付番号などを発行する機能です。来訪者は当日、発行されたQRコードなどを使ってスムーズに受付できます。システムによっては会議室予約と連携し、来訪予定と会議室をまとめて管理することも可能です。
・来訪受付
QRコードの読み取りや受付番号の入力、担当者の選択などによって、来訪者自身で受付を行う機能です。受付担当者が来訪者の氏名や訪問先を聞き取る必要がなくなり、受付業務の省力化につながります。システムによって受付方法が異なるため、来訪者が操作しやすい方法を選ぶことが大切です。
・担当者検索
氏名や部署などから訪問先の担当者を検索し、直接呼び出せる機能です。担当者の氏名が分からない来訪者に備えて、部署やチーム単位で呼び出せるシステムもあります。アポイントの有無を問わず受付しやすい環境を整えられます。
・来訪通知
受付が完了すると、メールやビジネスチャット、電話などを通じて担当者へ来訪を通知する機能です。受付担当者が内線電話などで取り次ぐ必要がなく、来訪者から担当者へ直接連絡できます。普段利用しているチャットツールなどと連携できれば、通知の見落とし防止にもつながります。
・入退館記録
来訪者や受付日時などの情報を自動で記録し、来訪履歴として管理する機能です。システムによっては、来訪者だけでなく担当者や対応時間なども記録できます。紙の受付簿へ手書きしたり、後から情報を入力し直したりする手間を減らせます。
このほか、カレンダー連携や名刺撮影、音声・ビデオ通話、入館証の発行、スマートロックとの連携などに対応するシステムもあります。搭載されている機能はサービスによって異なるため、自社の受付方法や来訪者数などに合わせて選ぶことが大切です。
iPad受付システムの選び方
iPad受付システムは、サービスによって通知方法や連携できるツール、料金などが異なります。
導入後に使いにくさを感じないためにも、自社の受付方法や利用環境に合っているかを確認することが大切です。
ここでは、iPad受付システムを選ぶ際の主なポイントを紹介します。
来訪者から担当者への通知方法
iPad受付システムを選ぶ際は、来訪者から担当者へどのような方法で通知できるかを確認しましょう。
主な通知方法には、メールやチャット、電話、専用アプリなどがあります。普段から社員が利用しているツールに通知できれば、来訪者からの呼び出しに気づきやすくなります。
また、外出や離席が多い場合は、スマホへの通知や通話に対応しているシステムが便利です。一方、社内での利用が中心であれば、内線電話やチャットへの通知でも対応しやすいでしょう。
自社の働き方や普段使っているツールに合わせて、担当者が確実に来訪に気づける通知方法を選ぶことが重要です。
操作の分かりやすさ
来訪者が迷わず操作できるかどうかも、iPad受付システムを選ぶ際のポイントになります。
受付システムは、社員だけでなく初めてオフィスを訪れる人も利用します。操作方法が複雑だと、担当者の検索や呼び出しに時間がかかり、結局社員が受付まで出向いてサポートしなければならないこともあります。
そのため、iPad受付システムを選ぶ際は、画面の案内が分かりやすいか、少ない操作で担当者を呼び出せるかなどを確認しましょう。また、訪問先を一覧から選択できる、部署名や担当者名から検索できるなど、自社の受付方法に合った操作方法を選べることもポイントです。
来訪者が直感的に操作できるシステムを選ぶことで、受付の無人化をスムーズに運用しやすくなります。
既存の電話・クラウドPBXとの連携
既存の電話設備やクラウドPBXと連携できるかどうかも確認しておきましょう。
iPad受付システムの中には、来訪者が画面から担当者を選択すると、内線電話やスマホなどを呼び出せるものがあります。既存の電話環境と連携できれば、新たな連絡手段を用意することなく、普段使用している端末で来訪者からの呼び出しに対応できます。
クラウドPBXと連携できるシステムなら、オフィスの固定電話だけでなく、社員のスマホなどへ呼び出しをつなげられます。そのため、外出や離席が多い企業でも、担当者へ直接連絡しやすい受付環境の構築が可能です。
すでに電話設備やクラウドPBXを利用している場合は、導入予定の受付システムが既存環境に対応しているかを事前に確認しておきましょう。
導入費用・月額料金
iPad受付システムを選ぶ際は、導入費用と月額料金を分けて確認しておきましょう。
導入費用には、iPadやスタンドなどの端末購入費のほか、サービスによっては初期設定費用などがかかります。すでに利用できるiPadを所有している場合は、端末を新たに購入する必要がないため、その分導入費用を抑えられます。
また、iPad受付システムの導入後は月額利用料が発生します。料金体系はサービスによって異なり、利用する機能や登録する社員数、設置する受付端末の台数などに応じて料金が変わるものもあります。オプション機能を追加すると、別途月額料金が発生するため確認が必要です。
導入時に必要な費用だけでなく、運用を続けた場合の月額料金まで含めて比較し、自社の受付規模や予算に合ったシステムを選びましょう。
オフィスのiPad受付なら03plusの「受付アプリ」
iPad受付システムを導入するなら、03plusの「受付アプリ」がおすすめです。
03plusは、03や06など全国主要48エリアの市外局番付き電話番号に対応したクラウドPBXサービスです。スマホやPCなどから会社の電話番号で発着信でき、オフィスの電話環境をクラウド上で構築できます。
03plusでは、iPadを受付端末として利用できる専用の受付アプリを提供しています。受付画面は「ボタン1つ」「ボタン2つ」「一覧表示」の3種類から選択でき、受付窓口を1つにまとめたい場合はボタンを1つだけ表示し、部署や担当者ごとに呼び出し先を分けたい場合は一覧表示にするなど、自社の受付方法に合わせてシンプルで使いやすい画面を構築できます。
着信グループは最大99個まで設定でき、来訪者がボタンを押した後につながる先を自由に設定できます。また、ボタンの色やテキスト、背景画像なども変更できるため、オフィスの雰囲気や受付方法に合わせた画面を作成可能です。
さらに、03plusには受付アプリだけでなく、IVRや転送電話、時間外アナウンス、留守番電話、クラウドFAXなど、電話業務を効率化するさまざまな機能が用意されています。受付から日常の電話対応まで、必要な機能を組み合わせて電話環境を整えられる点も特徴です。
iPadを活用して受付を無人化し、来客対応や電話業務を効率化したい方は、ぜひ03plusの受付アプリの導入をご検討ください。
まとめ
今回は、iPadを使ってオフィスの受付を無人化する方法や、iPad受付システムのメリット、主な機能、選び方について解説しました。
iPad受付システムを導入すれば、受付担当者を常駐させる必要がなくなり、電話の取り次ぎなどの受付業務も削減できます。また、省スペースで導入しやすく、自社の受付方法に合わせて通知方法や連携機能を選べる点もメリットです。
iPad受付システムを選ぶ際は、来訪者から担当者への通知方法や操作の分かりやすさ、既存の電話・クラウドPBXとの連携、導入費用や月額料金などを比較しましょう。
03plusでは、iPadを受付端末として利用できる「受付アプリ」を提供しています。受付の無人化や来客対応の効率化を検討している方は、ぜひ03plusの受付アプリをご検討ください。
