クラウドPBXの仕組みと構成図を解説!ビジネスフォンとの違いは?

クラウドPBXはインターネット回線を利用した電話環境であり、さまざまな機能を利用できるためコストカットや業務効率化に効果的です。多くの企業でも従来のビジネスフォンから移行を検討するケースが増えてきました。

では、クラウドPBXはどのような仕組みで機能し、どのような構成図であるのかを正確に理解できていますでしょうか。

今回はクラウドPBXの仕組みや構成図を解説し、導入するメリットや導入時に押さえておきたいポイントをご紹介します。

クラウドPBXとは?

クラウドPBXとは、オフィス内の電話機を外線とつないだり、オフィス内の電話機同士を内線で繋いだりといったPBXの機能をクラウド上に設置し、一般的なビジネスフォンの機能はもちろんその他さまざまな便利な機能をインターネットを介して利用できるサービスです。

クラウドPBXはクラウド上にPBX装置があるため、社内に機器を設置する必要がありません。そのため、機器購入費や工事費などがかからず、初期費用や工数の削減が可能となります。

また、インターネット回線を利用しているため、従来のPBXとは異なりスマホやパソコンを使って通話できます。外出先でも会社番号宛の着信を受けることができますし、折り返し電話も会社番号にて行うことが可能です。また、外出しているスタッフに内線通話できるため、通話コストの削減もできます。

このように、クラウドPBXはいつでもどこでも利用でき、コストを抑えられてビジネス上での利用価値が高いのが特徴です。

他にも、Web電話帳やクラウドFAXなど便利な機能を利用でき、業務改善や効率向上などを実現できます。

クラウドPBXの仕組み

クラウドPBXの仕組みについて詳しく解説するにあたって、まずは「PBX」について見ていきましょう。

PBXとは、オフィス内の複数の電話機を内線でつないだり、外線につないだりする機能を持ったものです。この装置があることによって、オフィス内の電話機は内線通話・外線通話、さらに転送機能なども使うことができました。

ただし、従来のPBXはオフィス内に物理的に設置されるものであり、電話機能が使えるのもオフィスにある電話機のみに限られていました。

また、PBXそのものが高価なものであるため導入に大きなコストがかかるほか、回線の増減には業者による工事が必要で、運用にもコストがかかっていました。さらに、物理的な機器であるPBXは当然ながら故障することもあり、買い替えなどのリスクもありました。

一方、クラウドPBXではクラウド上にあるサーバーにPBX装置が設置されます。

これによって生まれる最大のメリットが、導入時の手間や費用の削減です。従来のPBXはPBX機器を購入し、その設置と設定工事が必要でした。しかしクラウドPBXならば、主装置はクラウド上に設置され、社内での配線工事等は不要です。インターネット回線を利用するため、ルーターやゲートウェイ設定が必要になりますが、すでにネットを業務で利用しているのであれば再び工事する必要はないのです。

また、クラウドPBXならインターネット回線で各端末がつながっているため、オフィスにいなくても内線通話・転送といった機能を利用できます。たとえば、外出中のスタッフに無料で内線通話をするといったことができるのです。

従来のPBXは電話回線により主装置と各端末がつながっていたため、内線通話や転送は同一の建物のみでしか行えませんでした。

このように、クラウドPBXはオフィス内にとどまらず、ボーダーレスに電話環境を構築できます。

クラウドPBXならではの特徴

クラウドPBXは従来のビジネスフォンが持っていた機能はほぼそのまま利用することができます。むしろ、ビジネスフォンよりも拡張性や利便性が高く、ビジネスをより活発化させることが可能です。

ここではクラウドPBXならではの特徴をご紹介していきます。

PBXの設置が不要

ビジネスフォンは主装置を購入してオフィス内に設置する必要があります。しかしクラウドPBXはクラウド(サーバー)上に仮想の主装置を構築して設置するため、オフィス内に物理的に設置する必要がありません。

従来のビジネスフォンのように電話回線ではなくインターネット回線でクラウド上の主装置とつながっているため、オフィスの中だけでなく外でも機能を利用できます。

外出先で利用する場合はWi-Fiや携帯電話キャリアの電波などを利用することでビジネスフォン利用が可能です。

さまざまな電話機が利用できる

従来のビジネスフォンでは主装置と電話機端末がセット販売されていて、基本的に同一メーカーや定められた機種でなければ使用することができませんでした。しかしクラウドPBXは電話端末のメーカーや機種はどんなものでも構いません。

クラウドPBXで利用できる電話機端末にはSIPフォン、スマートフォン、ソフトフォン、タブレットの4種類があります。スマホとソフトフォン(パソコン)については後述し、ここではSIPフォンとタブレットについて少し説明していきます。

SIPフォンとはIP電話機の一種であり、見た目は従来のビジネスフォンとほとんど変わりありません。異なる点としては、電話回線ではなくLANケーブルでつながりインターネット回線を利用することです。一般的な固定電話機と使用感が変わらないため、パソコンやスマホを使い慣れない高齢のスタッフがいる場合に重宝します。

タブレットの利用シーンとしてはオフィスの入口に設置して受付用の端末として使われることが多いです。クラウドPBXサービスによっては受付で窓口利用しやすいように専用の画面を提供しているところもあります。

スマートフォン・PCでも電話できる

クラウドPBXはインターネット回線を使用しビジネスフォンの機能を利用できます。そのため、メインで使われる電話端末としてはスマホやパソコンになります。

特にスマホはクラウドPBXを導入するなら必須アイテムと言えるほど利用される端末です。契約後にアプリをインストールするだけで利用できる手軽さがあり、社用のスマホを購入しなくても社員のプライベートスマホを使用することができます。そのため、コストカットや業務効率化を図ることが可能です。

パソコンもクラウドPBXでは電話端末として使用可能です。アプリをインストールすることでソフトフォンとして利用できます。スマホと違って外出先での利用には適しませんが、キーボードと大きな画面を利用できて作業しながら通話が可能です。そのため、コールセンターではソフトフォンを使用するケースが多くなります。

配線工事が不要

従来のビジネスフォンでは導入時に配線工事が必要でした。電話回線工事を行うためには資格が必要であるため、専門の業者に工事を依頼しなくてはならず手間がかかります。

しかしクラウドPBXはクラウド上にある主装置と電話端末がインターネットでつながっているため、工事は基本的に必要ありません。固定電話型であるSIPフォンについても、接続するのはLANケーブルとなりますので、インターネット環境のあるオフィスであればスムーズにつなげることができるでしょう。

起業・開店する場合はインターネット回線をこれから導入するというケースもあるでしょう。このようなケースでも電話回線工事と比べてLANケーブルの配線は特別な資格が必要なく手間もそこまでかかりません。業者に依頼しなくても多少の知識があればできてしまうので手間やコストがかからないのはクラウドPBXの大きなメリットです。

初期費用を抑えられる

クラウドPBXはこれまでご紹介してきたように、主装置がクラウド上に設置されていて工事が必要ありません。つまり、機器の購入費用がかからず配線工事費用もかからないということです。そのため、従来のビジネスフォン導入時に比べて初期費用は大幅に抑えることができます。

これから起業・開店しようと考えている方はもちろん、ビジネスフォンからの切り替えを検討している企業にとって、初期費用がリーズナブルであることはメリットと言えるのではないでしょうか。

クラウドPBXの導入時に押さえておくべきポイント

クラウドPBXは従来のビジネスフォンと比べて機能性や利便性が高く、これまで以上にビジネスを拡大できる可能性を秘めたサービスです。だからこそ、より自社に合ったサービスを選ばなくてはいけません。

ここではクラウドPBX導入時に押さえておきたいポイントを解説していきます。

電話番号の引継ぎができるかどうか

これまで従来のビジネスフォンを利用していたが、コストや利便性の関係でクラウドPBXへの移行を検討している企業も増えてきました。その際、「それまで利用していた電話番号を引継ぎたい」と考える担当者も多いのではないでしょうか。

電話番号の引継ぎは番号ポータビリティを利用することで可能です。ただし、NTT東日本/西日本で取得した電話番号かつクラウドPBXサービス提供会社が番号ポータビリティに対応していることが条件となります。

また、オンプレミス型のクラウドPBXであればアナログ回線からデジタル回線へ変換するゲートウェイの設置を行うことで可能になります。フルクラウド型である場合はゲートウェイの設置は必要ありません。

サポート体制は十分か

サポート体制の充実度もクラウドPBX導入時にはぜひ確認しておきましょう。

ビジネスにおいて電話環境はとても大切です。何らかの不具合があった際には即座に対応してくれるサポートやアフターフォローがしっかりしていないといざという時に困ってしまいます。

また、質問をしても適切な返答が返ってこなければ問題の解決までに時間がかかります。専門知識が豊富なサポートスタッフが在籍していることもクラウドPBX選びでは重要です。

必要な機能は搭載されているか

クラウドPBXは従来のビジネスフォンで利用できた機能はほぼ利用することができます。また、ビジネスフォンにはなかった便利な機能やオプションもサービス提供会社ごとにさまざまなものが用意されています。

クラウドPBXを選ぶ際には自社の業務に必要な機能が搭載されているか、またはオプションによって追加することができるのかを必ず確認しましょう。また、同種の機能・オプションが複数社であるならば、その性能やコスト面も含めて検討すると、自社に合ったクラウドPBXを選ぶことができます。

使いやすさや音質は問題ないか

クラウドPBXはビジネスフォンと同等以上の電話環境を整えることができるサービスです。しかし、電話回線と違ってインターネット回線を使用しているため、電波・通信状況や端末の状態、サーバーの質によっては音声品質が著しく低下する場合があります。クラウドPBXを導入する際にはメインの機能である通話音声品質や使い勝手についてもしっかり吟味することが大切です。

クラウドPBXを提供している会社の多くは無料トライアルを用意しています。トライアル期間中に使い勝手や音声品質を確認できるため、複数社の比較なども容易に行うことができるでしょう。

音声品質や使い勝手を確認する際には、複数スタッフに実際に利用してもらってヒアリングを行いましょう。資料比較では見えてこない課題や改善点を洗い出し、自社に本当に合っているかどうかを吟味した上でクラウドPBXをお選びください。

おすすめクラウドPBXサービス「03plus」

クラウドPBXサービスは数多くあるため、どれを導入すべきか迷ってしまうものです。そこでおすすめなのが03plusです。03plusは機能面だけでなく、サポートや価格、移行のしやすさなどの点に優れています。

ここでは03plusの特徴をご紹介します。

03plusの特徴

03plusは全国主要46エリアの市外局番つき固定電話番号を取得できるクラウドPBXです。番号ポータビリティにも対応していますので、条件が合えばそれまで使っていた電話番号を引継ぐことができます。

機能面でも従来のビジネスフォンとしての機能はもちろん、固定電話番号をスマホで利用できるため外出先でも取引先とスムーズに連絡を取ることができます。もちろん営業先のスタッフと内線通話をすることも可能です。また、クラウドPBXらしい機能も満載で、Web電話帳やクラウドFAXはビジネスで大いに役立つことでしょう。

03plusはサポート面も万全です。導入から運用までは専任のコンシェルジュがワンストップで徹底的にフォローします。03plusの電話アプリやシステムは自社開発であるため万が一のときの対応もスムーズですし、専門知識が豊富であるため問題解決も速やかに行えます。

サードパーティー製のアプリは利用していませんのでAndroidやiPhoneのバージョンアップにもすぐ対応できる点も03plusの強みです。

また、価格面もリーズナブルで1IDならば初期費用5,000円で月額料金980円で利用できます。オプションも豊富で、たとえば「10分かけ放題」は1通話10分までなら無料でかけることができます。短時間の通話が何度もある場合は大幅にコストを削減できることでしょう。

このように、03plusは移行のしやすさ、機能面、サポート面、価格面などさまざまな面で優位性のあるクラウドPBXです。ビジネスフォンからの移行を考えているならばぜひご検討ください。

03plusについて詳しくはこちら

まとめ

クラウドPBXはインターネット回線を利用しているため、外出先でもビジネスフォン機能を利用できる上に、さまざまな利便性の高い機能を利用できます。さらに初期費用もリーズナブルで工事の手間もなく、導入までがスムーズである点もメリットです。

クラウドPBXの導入はコストカットや業務効率化を通じて、企業の競争力を高めるきっかけになる可能性を秘めたものです。ぜひ自社に合ったサービスを選び、ビジネスを加速させてください。