クラウドPBXの導入時に今の電話番号をそのまま使う方法とは?手順も解説

クラウドPBXの導入や移行を考えているものの、「今の電話番号はそのまま使えるのだろうか?」と心配な方も多いのではないでしょうか。もし電話番号変更となれば、顧客への周知や会社ホームページや名刺の修正を行わなければならず、時間や費用がかかってしまいます。

実は、番号ポータビリティという方法を利用すれば、クラウドPBX導入後も既存電話番号をそのまま引き継ぐことが可能です。

今回は番号ポータビリティとは何なのか、番号ポータビリティできる条件、番号引き継ぎまでの手順、番号ポータビリティに対応したクラウドPBXについて解説します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとはクラウド上にPBX主装置を設置してビジネスフォンの機能を利用するシステムです。従来のビジネスフォンとは違い、オフィス内に物理的に主装置を設置する必要はありません。そのため、主装置の購入費用や工事費用が不要で、導入までの時間も短縮されます。

クラウドPBXではアナログ回線ではなくインターネット回線を使用して通話を行います。そのため、オフィス内だけでなく外出しているスタッフのスマホから会社代表番号による発着信が可能です。もちろん、内線通話も可能で外出中・在宅勤務中のスタッフ、離れた遠方の拠点間通話は内線扱いとなり無料となります。そのため、通話コストを大幅に下げることが可能です。

また、従来のビジネスフォンとは違って内外線・転送機能だけでなく、WEB電話帳やクラウドFAXなどのビジネスに役立つ機能を利用できます。電話業務はもちろんさまざまな業務の効率化を実現できるのがクラウドPBXです。

クラウドPBXで使える電話番号とは

クラウドPBXはアナログ回線ではなく、インターネット回線を使用します。そのため、電話番号もNTTにより発行された固定電話番号ではなく、インターネット回線に対応したものでなければなりません。

クラウドPBXで使われる電話番号の取得方法には以下の2つがあります。

・ベンダーが電話番号を新規発行し、それを取得する方法

・これまで使ってきた既存電話番号をそのまま使う方法

契約後、ベンダー側が新規発行する場合はそのまま問題なく電話番号を使えます。しかし、既存電話番号を引き継ぐ場合は事前確認が必要です。

クラウドPBXで既存電話番号をそのまま引き継ぐ場合、番号ポータビリティを行わなければなりません。詳しくは後述しますが、実行するにはベンダー側が対応しているだけでなく、条件を満たす必要があります。

引き継ぎできない場合は会社の代表番号が変更となります。ホームページや名刺の記載変更、広告等の修正、顧客への周知といった作業が必要となり手間がかかるため注意しましょう。

クラウドPBXで使える電話番号の種類

クラウドPBXで使える電話番号は「市外局番」と「050番号」の2つです。それぞれどのような特徴があるのか解説します。

市外局番

市外局番とは「03」などから始まる電話番号のことで「0AB-J番号」と呼ばれています。「0A – BCDE – FGHJ」のように、0から始まりA~Jまでのアルファベットで9桁の数字を表していることが名前の由来です。

ハイフンごとに分けられた数字には以下のような意味があります。

・0A:市外局番

・BCDE:市内局番

・FGHJ:加入者番号

つまり、0AB-J番号=市外局番付きの番号であれば、どこからかかってきた電話なのかある程度わかるというわけです。たとえば、東京なら「03」大阪なら「06」といった形です。

また、「080」等で始まる携帯電話の場合、自由に移動することができる端末であるため市外局番を割り当てることはできません。

このような特徴から、市外局番付き電話番号は高齢者を中心に社会的信用が高い番号であるとされています。地域に根ざした企業であれば、親近感や安心感を抱いてくれるなどのメリットもあり、企業で利用する際には市外局番付き電話番号がおすすめです。

クラウドPBXで既存番号を利用したい場合は、市外局番付き番号を利用できるサービスを選ぶようにしましょう。

050

「050」で始まる電話番号はIP電話で利用されます。2002年から普及し、アナログ回線ではなくインターネット回線を使用して通話を行います。

050の電話番号取得には料金が発生せず、比較的簡単に取得することが可能です。ただし、利用には基本料金が必要になる場合があります。いずれにせよ、IP電話であるため初期費用・ランニングコスト・通話料金を抑えることができるため、コストを抑えたい企業が取得・利用するケースが多いです。

しかしコスト面ではメリットがあるものの、企業の代表番号とするのはあまりおすすめできません。050番号は簡単に取得できて安価に利用できるため、迷惑な営業電話等で利用されることが少なくありません。そのため、ディスプレイに050番号が表示されると電話に出てもらえない可能性があるのです。社会的信用という意味では市外局番付き電話番号よりも劣るとみて良いでしょう。市外局番と違い、どの地域から発信された番号なのかわからないという点も電話を受ける側からすれば不信感が募る理由のひとつと言えます。

また、050番号しか取得できないクラウドPBXでは市外局番付き番号を利用できません。既存番号を引き継ぎたい場合は選ばないほうが良いでしょう。

電話番号をそのまま使うメリット・デメリット

クラウドPBXへ移行時にこれまで使ってきた市外局番付き電話番号をそのまま使う場合、多くのメリットがあります。

既存番号をそのまま使えれば会社ホームページや名刺の電話番号を修正する必要がありません。また、WEB広告やチラシなどを修正・刷り直しする手間も省けます。さらに、顧客や取引先への周知をする必要がなくなるため信頼を損なうことなくクラウドPBXへ移行できることでしょう。このように、既存番号をそのまま使えれば、番号変更に伴うコストや作業が発生しません。これは企業にとって大きなメリットとなります。

ただし、既存番号をそのまま利用するためには、市外局番を利用できて番号ポータビリティに対応しているベンダーを探す必要があります。また、実際に番号ポータビリティする際には条件を満たさなければいけません。場合によっては機器の設置工事が必要になるケースもあります。このような手間や気をつける点があるところが、既存番号を継続利用するデメリットと言えるでしょう。

しかし、多少の手間をかければ大きな手間・コストを省くことができますので可能であれば既存番号はそのまま継続して利用することをおすすめします。

電話番号そのままでクラウドPBXを導入する方法:番号ポータビリティ

これまで使っていた電話番号をクラウドPBX導入後もそのまま使うための方法に「番号ポータビリティ」というものがあります。具体的に番号ポータビリティとはどのようなものなのか、その内容や流れ、利用できるケース・できないケースを解説します。

番号ポータビリティの利用

番号ポータビリティとは、アナログ回線業者からクラウドPBX業者へといったように通信事業者を変更しても既存電話番号をそのまま利用できる方法です。

固定電話番号の番号ポータビリティはLNPと呼ばれ、携帯電話番号の場合はMNPと呼ばれ区別されます。一般的にMNPは個人向けであり、LNPは法人向けです。事業者変更だけでなく、所在地移転でもエリアが対応していれば電話番号を変更する必要がないため、業務に支障をきたすことがないのがLNPのメリットです。

番号ポータビリティが利用できるケース・できないケース

番号ポータビリティは必ず利用できるわけではありません。回線や電話番号、移行先の通信事業者によっては利用できない場合もあります。「クラウドPBXに移行したら引き継ぎできなかった」と後悔しないためにも、条件等を確認しておきましょう。

番号ポータビリティできる電話番号は「NTT東日本/西日本によって発番された電話番号」である必要があります。たとえば、アナログ回線やISDN回線を使用している場合は、NTTが発番した電話番号であるため番号ポータビリティできます。ただし、NTTのフレッツ光に契約し発番されたひかり専用帯番号の電話番号は番号ポータビリティができません。NTTによって発番された番号であるかどうかを確認するには、現在契約中の通信事業者または「116(NTTへのお問い合わせ)」に問い合わせましょう。

また、移行先であるクラウドPBXベンダーが番号ポータビリティに対応しているかどうかも必ず確認しておきましょう。対応していない場合は、電話番号が番号ポータビリティに対応していても、継続利用することはできないためです。番号ポータビリティ可能なクラウドPBXのベンダーでも、対応できるエリア(市外局番)から外れている場合も番号ポータビリティは行えないので注意しましょう。

ちなみに、元々使っていた電話番号が「050」である、電話番号がIP電話に対応していないといった場合も既存番号を引き継ぐことはできませんのでご注意ください。

クラウドPBXの導入時に番号ポータビリティを使う手順

既存電話番号が条件を満たしており、クラウドPBXベンダーも対応可能であれば番号ポータビリティを行うことができます。クラウドPBXで番号ポータビリティを行う際の流れは以下の通りです。

・ベンダーが番号ポータビリティの申請書を作成する・利用者が申請書の内容を確認する・ベンダーがNTTに番号ポータビリティ可能かを確認する・番号ポータビリティ可能である場合、手続きが進められる・事前に予定していた日時に、自動で回線が切り替わる

このように、基本的に申込後、利用者側は申請書の確認をする程度であとは何もする必要はありません。手続きも切り替え作業もベンダー側で行ってくれるため、通常業務を進めている間にすべて完了します。ただし、切り替えタイミングで30分程度通話ができなくなる場合もあるため注意しましょう。

クラウドPBX「03plus」なら番号ポータビリティで電話番号がそのまま使える

03plusは「東京03」「大阪06」など主要46局の市外局番付き電話番号を取得できるクラウドPBXサービスです。もちろん、番号ポータビリティにも対応しているため、これまで使っていた電話番号をそのまま使うことができます。

インターネット回線を使用しているため番号ポータビリティによって引き継ぎした会社代表番号はスマホで持ち歩いて発着信できます。そのため電話番号変更により、顧客がどこにかけたらいいか迷うことはなくなります。もちろん、相手先にはこれまで使っていた会社代表番号が表示されますので、安心して電話に出てもらうことができるでしょう。

他にも、03plusは便利な機能が豊富に用意されています。たとえば、「10分かけ放題」オプションに加入すれば、月額1,000円で1回10分までの通話がすべて無料になります。短時間通話の頻度が高い場合はかなりお得です。10分以内ならば何度かけても定額なのでコストを大幅に削減できることでしょう。

クラウドFAXも人気のあるオプション機能です。FAXの送受信がクラウドを通して行えるため、FAX機器が不要になります。受信したデータはクラウド上で確認でき、スマホで撮影した書類をそのままFAXデータとして送信することが可能です。実際に大阪市で導入され、コスト削減や業務効率アップといった実績があるサービスです。

電話番号をそのまま使えるクラウドPBXサービスをお探しなら、リーズナブルでビジネスに役立つ機能を利用できる03plusをぜひご検討ください。

03plusについて詳しくはこちら

電話番号そのままでクラウドPBXを導入する方法:オンプレミス型(ゲートウェイタイプ)

クラウドPBXベンダー側で番号ポータビリティに対応していない、既存電話番号が条件を満たしていない、という場合の対処法もご紹介します。

番号ポータビリティできないものの既存番号を使いたいという場合は「オンプレミス型」クラウドPBXの導入を検討してみましょう。オンプレミス型とは社内にゲートウェイ機器を物理的に設置し、既存の電話番号を利用する方法です。この方法であれば既存の電話番号をそのまま使えます。

ただし、機器のリースまたは購入、設置工事、電話回線引き込み等に費用や手間がかかりますので十分に検討した上で導入すべきか決定しましょう。

まとめ

今回はクラウドPBXを導入する際に既存の電話番号をそのまま使うにはどうしたらいいのか、その方法や手順を解説しました。

企業にとって電話番号は顔のひとつであり安易に変更するとさまざまなデメリットが生じます。ホームページや名刺の修正、顧客への周知など手間やコストがかかるためあまりおすすめできません。

本記事でもご紹介したように、番号ポータビリティは既存電話番号をクラウドPBX移行後もそのまま使うことができる方法です。社会的信用を保ち、顧客が迷ってしまわないためにもぜひ番号ポータビリティを活用しましょう。