近年、一般企業だけではなく自治体においてもクラウドPBXの導入が進んでいます。
クラウドPBXは従来のオンプレミス型PBXと異なり、インターネット回線を使用したサービスです。アナログ回線では実現できなかった業務効率化やコスト削減を実現できるため、各自治体でも導入が進んでいるのです。
今回は自治体がクラウドPBXを導入するメリット、導入事例、導入の際に注意すべき点を解説し、自治体に向いているクラウドPBXサービスをご紹介します。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、PBXの主装置をクラウド上に設置し、インターネット回線を使用して外線・内線・転送などのビジネスフォン機能を利用するサービスです。
アナログPBXと異なり、初期費用やコスト工事の手間がかからずスムーズに導入できます。またインターネット回線を使用するため、オフィスだけでなく外出先でもスマホ等の端末によってビジネスフォンとして利用できます。
さらに、従来のビジネスフォンにはなかったさまざまな機能も搭載されていて、後から拡張・連携もできるため、需要に合わせた利用ができる点もクラウドPBXの大きな特徴です。導入コストやランニングコストの削減、業務効率化を図りたいと考えている企業や自治体に向いている電話サービスと言えるでしょう。
自治体がクラウドPBXを導入するメリット
クラウドPBXは従来のオンプレミス型のPBXと比べてもメリットのあるサービスです。自治体で導入した場合にはどのようなメリットが見込まれるのかをご紹介します。
コスト削減
クラウドPBXを導入することでコスト削減を図ることができます。
アナログ回線の場合、通話料金は遠距離になるほど多くの基地局を経由する必要があるため高くなってしまうのが難点でした。しかしインターネット回線を使用するクラウドPBXは通話先の距離は関係なく、全国一律料金で通話可能です。そのため、遠距離通話が多い場合は通話コストを削減できる可能性があります。
また、ビジネスフォンの場合は専用の機器を購入またはレンタルしなければいけませんでしたが、クラウドPBXはスマホ・PC・タブレットなどさまざまな機器で利用できます。そのため、専用機器の購入・リース費用がかかりません。例えば職員自身のスマホにアプリをインストールしてそのまま活用可能です。
通話料のかからない内線通話ができる
オンプレミス型のPBXの場合は、拠点においてPBXに接続された電話機の間でしか無料の内線通話はできませんでした。
クラウドPBXでは、外出先や離れた拠点の職員に連絡する場合も内線扱いとなります。外線通話料金がかからないため、複数拠点を持っている・職員が外出することが多い、などのケースでも内線が利用できるため、コスト削減につながります。
配置の変更が容易
自治体の場合、庁舎内のレイアウト変更や人員異動することが少なくありません。従来のPBXでは、そうした変更のたびに装置の移動や配線の変更が必要で、費用や時間がかかっていました。
クラウドPBXはインターネット回線を使用しているため、PBX装置の移動も、配線変更も必要ありません。また、職員の増減に合わせて契約数も柔軟に変更できるので、無駄な手間や費用がかかりません。
複数拠点の一括管理ができる
自治体によっては本庁だけでなく複数の支所があります。従来のPBXではそれぞれの拠点ごとに主装置を設置して、配線工事をしなければいけませんでした。もちろん、メンテナンスや修理も拠点ごとに行わなければなりません。
クラウドPBXはクラウド上に設置された主装置一つのみで、複数拠点の一括管理が可能です。そのため、拠点ごとの初期構築や保守運用は必要ありません。設定・管理を行う担当者を各拠点に配置する必要もないため、人員確保も容易になります。
スペースの有効活用が可能
従来のPBXは主装置を設置するスペースが必要です。装置そのものは大きなものではありませんが、セキュリティの関係上、堅牢で閉鎖されたスペースを確保しなければいけませんでした。さらに、各電話機に配線するためにケーブルを通すスペースも必要です。
クラウドPBXであれば、主装置をクラウド上に設置するためスペースを確保する必要がありません。従来のPBX装置を置いていた場所は空きスペースとなり、有効活用することができます。
電話以外にも便利な機能が使える
従来のPBXは主装置が設置されたオフィス内のみで内線・外線・転送などの電話機能を利用できました。しかしクラウドPBXは電話機能以外に、業務効率を高めるさまざまな機能を利用できます。
例えば、インターネットFAX機能は多くの自治体で有効活用できるものです。自治体ではネットが普及した現代でもFAXを使用する場面が多いです。しかしFAXは機器の保守運用費や用紙代などのコストがかかり、送受信のために人員を割く必要があるため、あまり効率的ではありません。
インターネットFAXはネット上でFAXの送受信を行えるため、FAX機器が必要なく、ペーパーレス化を図ることができます。また、どこにいてもネット上のFAXにアクセスできれば利用できるため、テレワークなど場所を問わず利用できるメリットがあります。
このように、クラウドPBXには電話以外の便利な機能が豊富にあり、業務効率化を図れるのです。
スマホのアプリから発着信ができる
従来のビジネスフォンを利用する場合、専用機器が必要でした。しかしクラウドPBXはスマホ・PC・タブレットなどさまざまな端末で利用可能です。
例えば、職員用のスマートフォンでも、アプリを導入すれば自治体の固定電話番号で発着信できるのです。クラウドPBXはアプリを介して通話するため、スマホ自体の電話番号とは分けて使うことができます。
災害に強い
クラウドPBXは災害時にも利用できます。何らかの災害が発生した場合、自治体はその対応を速やかに行わなければなりません。しかし、庁舎が災害によって損害を受けた場合、従来のPBXでは電話機能を利用することができなくなります。
クラウドPBXならば災害が発生してもインターネット環境さえあれば、庁舎・自宅・避難所など場所を問わず、どこからでも固定電話番号による発着信が可能です。スマホであればWi-Fiとキャリア電波の両方を利用できるため、災害時も安定感のある通話手段となるでしょう。
クラウドPBXサービスの導入事例
クラウドPBXはさまざまな自治体で導入が進んでいます。ここでは3つの自治体での導入事例をご紹介します。
南会津町
南会津町は4村が合併した自治体で、それぞれで異なる電話環境が構築されていました。それに加えてオンプレミス型PBXが老朽化したこともあり、早急に電話環境の見直しと新たな構築が急務となっていました。そうした背景があり、南会津町ではクラウドPBXの導入を検討したのです。
クラウドPBX導入の結果、初期費用はオンプレミス型PBX導入時の4分の1となり、回線や電話機の整理を行ったことで、固定電話台数はそれまでの3分の2にまで削減できました。つまり、導入コストや手間の削減、運用体制のスリム化を図れたわけです。
また、職員のスマホを活用するBYODの導入準備も進めており、スマホ内線化による業務効率化が期待されています。
出典：https://www.ntt.com/business/services/voice-video/voip/smartpbx/case/case11.html
福生市
福生市では本庁舎と別館で使用していたPBX機器の保守期間満了を受けて、クラウドPBXに更新。
これまで通りの電話対応が継続できることはもちろん、機器の保守対応の負担軽減や、複数拠点の一括管理が可能なことなどが導入の決め手になりました。
導入は業務に支障をきたすことなくスムーズに完了し、約300台ある庁内の固定電話・防災無線網も無事に接続されました。
将来的にはスマホでの電話対応が可能になることなど、クラウドPBXのメリットを活かした運用を検討していくとのこと。これによりテレワークの推進などもおこなっていくそうで、こういった新しい働き方への対応につながる土台整備として、クラウドPBXの導入には大きな意義があると感じています。
出典：https://www.jt-tsushin.jp/articles/case/jt49_islenet
佐倉市
佐倉市では、使用していた電話機が販売終了となり「代替機を用意できなくなる」という課題を抱えていました。職員に混乱がないように、使い勝手を変えずにスムーズな電話システムへ移行したいということでクラウドPBXを導入することにしたのだそうです。
佐倉市では使い勝手とともに音声品質も重視しており、クラウドPBXの導入前にトライアルを行って使用感を入念にチェックしたそうです。結果として品質は高く、使い勝手やレスポンスにも問題はないことが分かり導入を決意しました。
以前の電話機をそのまま使えることから職員からの評判も良く、BCP対策にもつながると期待されています。また、将来的には職員のスマホを活用して外出先やテレワークでも内線化できるように検討しているそうです。
出典：https://www.nttcom.co.jp/comware_plus/case/sakuracity.html
大阪市
大阪市の財政局税務部は税務全般に関する業務を行っていて、本庁以外に7つの拠点で30のFAX番号がありました。税務部は書類のやり取りが多く、慣習的な部分でどうしてもFAXを利用しなければならないという事情があります。しかし、やり取りの多い課では月に1,000枚近く送受信を行っているため、多くの費用がかかっていたそうです。そのため、大阪市では、30のFAX番号をそのまま移転しつつコスト削減をするために、クラウドPBX「03plus」の導入を行いました。
03plusのクラウドFAXは、クラウド上でFAXの送受信を行うことができるため、FAX機器や用紙を必要としません。そのため、機器のメンテナンス・リプレイス費用や用紙代が必要なくなり、大幅なコスト削減を実現できます。さらに、「500枚使い放題」を活用することで、毎月のFAX送信料を7割削減することに成功したのです。
また、03plusは番号ポータビリティに対応しており、30番号中28個の既存番号をわずか20分程度で、トラブルもなくスムーズに移行できたそうです。将来的には全ての番号移行はもちろん、テレワークへの移行も検討されています。
ちなみに、大阪市では令和4年までに16％の用紙削減目標を掲げています。紙を必要としないクラウドFAXの活用は、ペーパーレス化につながり目標達成に貢献できそうとのことで、大阪市の事例はクラウドPBXの導入によりさまざまな面で成功した好事例と言えるでしょう。
出典：https://03plus.net/case/osaka_city.html
自治体がクラウドPBXを導入する際の注意点
クラウドPBXは従来のPBXよりもメリットの多いサービスです。しかし利用シーンによってはコストが多くかかることや、実用に耐えないケースもあります。導入に際して注意すべき点を解説します。
既存の電話番号の引き継ぎ
自治体のような公共サービスでは、電話番号の変更は住民の混乱を招くため、避けなければいけません。しかし、クラウドPBXはベンダーごとに利用できる電話番号が異なるため注意が必要です。
既存の電話番号を引き継ぐ場合、以下の条件に当てはまっていなければいけません。
・NTT東西の加入電話やISDNで取得した電話番号である
・番号ポータビリティに対応しているクラウドPBXベンダーである
クラウドPBXへ移行する場合は、事前にサービスを提供するベンダーに確認をとるようにしましょう。
必要な機能の選別
クラウドPBXはコスト削減や業務効率化が大きなメリットであると言われています。たしかにそれは間違いではありませんが、ベンダーによって料金体系は異なりますし、利用ケースによってはオンプレミス型のままである方がランニングコストは安くなる場合もあります。
クラウドPBX導入時は、現場でどのような機能を必要としているのか、解決したい課題に対応している機能はあるのかを十分に検討しましょう。そして5年、10年と長期的な視点を持って、コストをシミュレーションすることをおすすめします。
自治体への導入におすすめなクラウドPBXサービス
クラウドPBXは多くのベンダーで提供されています。ここではその中でも自治体への導入におすすめのクラウドPBXサービスをご紹介します。
03plus
「03plus」は大阪市にも導入事例があり、45,000人のユーザー数を誇るクラウドPBXサービスです。「東京03」を始め全国主要46の市外局番を取得でき、番号ポータビリティにも対応しています。
1IDごとに月額1,280円からとリーズナブルに利用でき、「10分かけ放題」など通話料金がお得になるオプションもあります。大阪市でも大きな成果を上げている「クラウドFAX」や「WEB電話帳」といった業務効率化・コスト削減につながるオプションも人気です。
また、システムを自社開発しているためスマホOSのバージョンアップにも即座に対応でき、セキュリティも万全です。導入から運用まで専属のコンシェルジュがサポートするため、不明点があってもすぐに解決できる点も魅力と言えるでしょう。
OFFICEPHONE
「OFFICEPHONE」は月額3,980円から利用できるクラウドPBXです。導入累積数は20,000社と実績も豊富です。
タブレット受付システム機能が搭載され、クラウド勤怠管理システムや通話録音、自動音声対応などの有料オプションも豊富にあります。また、ITの専門家がサポートにあたるため、困った時も安心です。無料トライアルもできるので、事前に品質を確かめることもできます。
UNIVOICE
「UNIVOICE」は1ユーザーあたり月額1,200円から利用できるクラウドPBXです。500社の導入実績があり、1.2万人のユーザー数を誇ります。全国の地域番号を利用でき番号ポータビリティにも対応しています。
ビジネスフォンの基本的な機能はもちろん、インスタントメッセージやチャット、Web会議などの機能も搭載されていて、業務効率化を実現可能です。
導入は最短1週間とスピーディーで、無料トライアルも実施しています。
まとめ
今回は全国の自治体でクラウドPBXの導入が進んでいる理由について解説しました。
クラウドPBXは従来のPBXと異なり、インターネット回線を使用していることでさまざまなメリットがあります。導入コストが安く、アナログ回線より通話料金も安いため、コスト削減を実現可能です。また、従来のビジネスフォンよりも多機能であり、クラウドを活用したサービスで業務効率化や運用のスリム化を図ることもできます。災害に強い点も、自治体での利用に向いています。
メリットの多いクラウドPBXですが、導入の際には注意も必要です。必要な機能を洗い出した上で検討しないと、費用が高くつくことがあるため、従来のPBXよりも運用コストがかかる可能性があります。
今回ご紹介した内容を参考に、解決したい課題や業務内容に合ったクラウドPBXをお選びください。
