クラウドPBXの9つのメリットと注意すべき3つのデメリット

ビジネスにスピード感が求められるようになった昨今、クラウドPBXは注目されているサービスの一つです。クラウド経由で利用できるサービスであり、導入までのスピードが早くコストが安価であるため、大手企業はもちろん個人事業主・店舗・中小企業にて利用を考えている方も多いのではないでしょうか。

しかしクラウドPBXは具体的にどういった部分が優れているのでしょうか。今回はクラウドPBXのメリットを9つの側面から解説、さらに注意点とおすすめクラウドPBXサービスをまとめてご紹介します。

1 クラウドPBXとは
2 クラウドPBXの9つのメリット
3 注意しておきたいクラウドPBXのデメリット
4 おすすめクラウドPBXサービス4選
5 クラウドPBXの選び方
6 まとめ

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、PBXをクラウド上のサーバーに設置して、内線通話などビジネスフォンの機能やその他さまざまな機能を提供するサービスです。従来のPBXと異なり、オフィス内だけでなく外出先でも、アプリがインストールされたスマホがあれば会社の内線・外線通話を行うことができます。

また、従来のPBXと異なり機器購入や設置工事費用がかからないため、初期費用をリーズナブルに抑えることが可能です。低コストで導入できることでスモールスタートもしやすく、後からIDの追加や機能拡張も簡単に行えます。

このようにコスト・運用面において、従来のPBXよりメリットの多いものがクラウドPBXとなります。

クラウドPBXの9つのメリット

クラウドPBXはクラウド上に設置され、インターネット回線を利用しているため、従来のPBXにはない多くのメリットがあります。具体的にどのような特徴・メリットを持つのか、費用や機能面・将来性など9つの観点から解説します。

導入にかかる費用が安い

クラウドPBXは従来のPBXと比べて導入費用を安く抑えやすい点が大きなメリットです。

従来のPBXは機器の購入が必要で、その設置工事費用もかかりました。しかしクラウドPBXはクラウド上にPBX機能が設置されているため、機器を購入してオフィス内に設置する必要がありません。専門業者による工事が不要というメリットもあります。

また、クラウドPBXはスマホやPCにアプリをインストールして利用するため、固定電話機の購入も不要です。固定電話機は新品の場合、1台あたり2万円〜4万円程度かかるため、大幅なコスト削減になります。

さらに従来は、各機器を主装置につなぐための配線をする必要があり、これも大掛かりな作業です。業者に依頼するとこちらも大きな出費となりますが、クラウドPBXの場合は各自のスマホにインストールするため、心配する必要はありません。

このように、さまざまな面からクラウドPBXは初期費用を抑えやすいというメリットがあります。

スマホやソフトフォンで固定電話が使える

クラウドPBXならば、スマホやPCを使ったソフトフォンで固定電話番号を利用できます。

従来のPBXは、主装置が設置されたオフィス内かつ、アナログ回線にてつながっている固定電話機からしか通話を行えません。そのため、外出先や自宅などでは、会社の固定電話番号の利用はできません。

一方、クラウドPBXはインターネット回線を用いるため、スマホ・PC・タブレットなどさまざまな端末から利用できます。たとえば、スマホならばインターネット環境さえあればいつでもどこでも利用可能です。外回りをしている社員も、スマホを使って会社代表番号で発着信できるようになります。また、自宅でテレワークをしている社員も、スマホやPCを用いてオフィスにいるような感覚で、会社代表番号にて発着信できます。

このように、クラウドPBXがあれば電話対応をスムーズに行えるため、業務効率化や顧客満足度向上を実現できます。

外出中や離れた拠点にいる社員に無料で内線通話できる

クラウドPBXを活用すれば、スマホを内線化して社員間で無料通話ができます。

従来のPBXは、主装置が設置されたオフィス内の固定電話機同士でしか内線通話はできません。そのため、外出中の社員や離れた拠点とのやり取りは外線通話で行うしかなく、通話コストがかかります。

しかしクラウドPBXならば、PBXがクラウド上に設置され、インターネットにより電話環境が構築されます。そのため、スマホやPCなどがあれば時間帯や場所の制限なく、社内コミュニケーションは内線扱いになります。たとえば、オフィスから外出先の社員に連絡する、テレワーク中の社員と打ち合わせをする、離れた拠点間とスケジュール調整を行うなどのケースも、全て内線通話で無料です。

そのため、社内コミュニケーションが多い企業であれば、クラウドPBXを活用すれば通話料金を大幅に削減できることでしょう。

通話料・運用コストが安い

通話料や運用コストを安く抑えられるのもクラウドPBXのメリットです。

アナログ回線の場合、遠方への電話になると通話料金が割高になります。これは、複数の基地局を経由しなければならないためです。しかし、クラウドPBXはインターネット回線を用いており、通話料金は全国一律料金となるため、通話料金を抑えられる可能性があります。03plusの「10分かけ放題」オプションのように、一部のクラウドPBXには通話料定額サービスもありますので、さらに通話料金を安く抑えることが可能です。

また、従来のPBXの場合、PBX装置に対応した端末を新たに購入する必要があります。しかし、クラウドPBXならば、すでにある社用のスマホをそのまま使えます。もちろん個人のスマホを活用するBYODも可能です。そのため、新たに端末購入費用がかかることはありません。

さらに、従来のPBXではオフィス内に主装置を設置するため、保守管理費用がかかります。アップデートなどが必要な場合も別途費用が必要です。しかしクラウドPBXならば、PBXシステムの保守管理、アップデートも全てベンダー側が行います。そのため、定期的にかかるランニングコストも抑えやすいのです。

クラウドPBXは月額料金もリーズナブルなものが多くありますので、通話料・運用コストを抑えたいならば、おすすめのサービスといえるでしょう。

電話番号の追加や利用台数の変更など管理が簡単

スタッフの増減や企業規模に応じた変更などに柔軟に対応できるのも、クラウドPBXの強みです。

従来のPBXは、電話を使う社員が増えた場合、主装置の設定や配線工事が必要で手間がかかります。増加台数がPBX装置のキャパシティを超える場合は、装置の買い替えや設置工事が必要となるため、さらに多くの手間とコストがかかります。

一方、クラウドPBXは社員数が増減する場合でも、Web上でライセンスの追加・削除を簡単に行えます。たとえば、キャンペーンなどで増員する場合は契約台数を増やし、キャンペーン終了に合わせて契約数を減らせば、コストの無駄なく業務を効率化できるわけです。

さらに、クラウドPBXなら電話番号の追加も手軽に行えます。新たな組織や拠点が増えた際にも簡単に環境を拡張することができます。もちろん従来のビジネスフォンのような機器購入や工事は不要です。

社員数の増減や企業規模・業務内容に合わせて、クラウド上で柔軟かつ簡単に管理できることは、クラウドPBXの大きなメリットといえるでしょう。

申し込み後スピーディーに導入

クラウドPBXは導入がスピーディーである点もメリットです。

従来のPBXは申し込みから工事スケジュールの確認・日程調整、そして実際の工事・設置完了までに1～2ヶ月かかるのが当たり前でした。ビジネスにスピードが求められる昨今、これではあまりに遅すぎます。

クラウドPBXならば設備の購入・工事が必要なく、申し込みから利用まで最短即日で完了します。起業や開店などですぐに利用したい時にとても便利です。

多彩なオプションサービスが利用できる

クラウドPBXはビジネスに役立つさまざまなオプションがあり、自社の業務に合わせて利用できます。以下でいくつかご紹介します。

・IVR

機能：自動音声応答にて案内や着信振り分けを行う

解説：自動音声応答のことで、電話着信時に自動で応答を行います。プッシュ番号などで着信先を適切な部署に振り分けたり、ガイダンスによる案内ができたりします。営業時間外の対応や電話の一次対応はもちろん、適切な部署への振り分けができるため、業務効率化や顧客満足度向上を実現できます。

・通話録音

機能：通話内容を自動録音してサーバーに保存する

解説：顧客との通話を自動で録音・サーバー保存できます。サーバーにアクセスすれば、全ての社員がいつでも、どこからでもその内容を確認できます。顧客対応力の向上や、クレームリスクの軽減などに役立てることが可能です。

・CTI

機能：着信時に相手の名前や着信履歴を表示する

解説：着信時に顧客の情報を事前に知ることができるため、電話対応業務の効率化や品質向上を実現できます。適切な対応ができることで、顧客満足度も高めやすいです。

・チャット・電話会議

機能：アプリによってチャットまたは電話会議を行う

解説：クラウドPBXの特性を活かし、場所や時間に縛られることなくスマホなどから気軽にミーティングができ、社内の情報共有がスムーズになります。

・共通電話帳

機能：クラウド上で顧客の電話番号を一括管理する

解説：顧客の電話番号をクラウドで一括管理することで、社内に連絡先をリアルタイムで共有できます。情報は端末に保存されないため、スマホ紛失時も情報漏えいリスクを抑えられます。

・インターネットFAX

機能：インターネット回線を利用してFAXの送受信が行える

解説：クラウドPBXの中にはインターネットFAXをオプションで追加できるものもあります。従来のFAXはオフィス内にあるFAX機器を利用しなければFAXの送受信が行えませんでしたが、インターネットFAXの場合はインターネット回線を使うため、PCやスマホなどから手軽にFAXが利用できます。

外出中に届いたFAXを確認したり、スマホで撮影した文書をデータ化してFAXで送付したり、場所を選ばずFAXが利用できるようになるのです。

その他にも、紙やインクの消費を抑えてコストカットにつながるというメリットもあります。

当コラムのこちらの記事でもインターネットFAXについて紹介していますので、FAXをお使いの方はぜひこちらをチェックしてみてください。

クラウドPBXはFAXも使える！メリットや選ぶポイントを解説

市外局番が使えるものも

クラウドPBXの中には市外局番を利用できるものもあります。

市外局番のついている番号は高齢者を中心に信頼されやすい傾向にあります。たとえば050から始まる電話番号はしつこい営業電話に利用されるケースも多いため不審がられやすいです。

クラウドPBXサービスのうち「03plus」は全国主要46都市の市外局番を取得することができます。もちろん取得した番号をスマホで持ち歩き、外出先でも受発信可能です。

ビジネスに信頼感を持たせたいとお考えならば、市外局番を取得・利用できる03plusを検討してみましょう。

BCP対策になる

クラウドPBXの導入はBCP対策にもなります。

BCPとは、災害など緊急事態が発生した際に、損害を最小限に抑えつつ、重要業務を中断させずに続行するための計画のことです。

たとえば、災害により交通機関が停止したりオフィスが倒壊したりした場合、社員は出社できなくなります。そうした緊急事態でも、クラウドPBXがあれば、スマホ内線化による社内の情報共有、スマホからの会社代表番号による発着信を行えます。つまり、緊急事態であってもクラウドPBXの機能を活用することで、オフィスにいるのとほぼ同等の電話業務を行えるのです。

また、災害時は電話回線がパンクすることが多いですが、インターネット回線の場合はスムーズに通話できることが多いです。

このようなことから、クラウドPBXがあれば業務を止めずに継続でき、導入はBCP対策につながるといえます。

注意しておきたいクラウドPBXのデメリット

クラウドPBXは従来のPBXと比べて多くのメリットを持ちます。その一方で、インターネット回線を使っているからこそのデメリットもいくつか存在しています。ここではクラウドPBXの注意点をご紹介いたします。

一部の番号に発信できない

IP回線を利用しているクラウドPBXは一部の電話番号に発信できません。たとえば以下のような番号は発信不可です。

・「110、118、119」警察・消防・救急・海上事件等の緊急通報
・「177」天気予報
・「117」時報
・「115」電報の申し込み
・「0570」ナビダイヤル
など

IP電話はインターネット回線を利用しているため位置情報が相手に伝わらないため、緊急通報には利用できません。また、特殊番号にはNTT独自のサービスが多く、NTT以外の回線を使うIP電話はかけることができないのです。

緊急通報に関しては万が一に備えて緊急通報アプリをインストールしたり、最寄りの警察署・消防署の連絡先を登録したりなど対策しておくと良いでしょう。

通話品質はサービスや通信環境次第で変わる

クラウドPBXを提供する会社やインターネット環境によって通話品質が安定しない場合があります。

クラウドPBXはアナログの電話回線ではなくインターネット回線を利用しています。そのため、通信環境が悪い場所ではノイズや音声の途切れなどが発生する可能性があるので注意しましょう。

また、サービス提供会社によってはクラウドサーバーが弱く、多少の負荷で安定性が損なわれてしまう場合があります。クラウドPBXを選ぶ場合は口コミや実績などを参考に、安定性の高い会社を選ぶべきです。

クラウドPBXを選ぶ場合は口コミや実績などを参考に、安定性の高い会社を選ぶようにしましょう。

サービス提供会社によっては無料トライアルを実施している場合もあります。トライアル期間中に通話の品質や使い勝手を確かめてサービス選定に役立てましょう。

また、トライアルを利用することで自社のインターネット環境が通話を行うのに十分な回線品質となっているかを確かめることもできます。

オフィス内でもWi-Fiの電波が弱いために十分に通話ができない席がある、などの問題が見つかるケースもありますので、そういった意味でもトライアルの活用はおすすめです。

ランニングコストがかかる

従来のビジネスフォンとは異なり、クラウドPBXは毎月基本料金がかかります。

ビジネスフォンの場合は、初期投資として各種端末や装置の導入、設置工事に大きな費用がかかるものの、導入以降は月々の基本料といったものはありませんでした。ただし、リースの契約や定期的なメンテナンスのためにランニングコストがかかるケースがあります。

一方、クラウドPBXの基本料は利用する人数などの規模に応じて変動し、数千円～数万円となります。

これらのコストを総合すると、長期にわたって利用する場合、クラウドPBXのほうがランニングコストが高くなる場合もあります。

とはいえクラウドPBXであれば通話料を抑えられますし、使用人数の増減も柔軟に行えます。従来のビジネスフォンの場合は、端末の追加購入や配線工事の依頼が必要となり、その分費用が掛かります。

両者の費用が掛かるポイントが異なるので一概に比較することはできません。しかし、もし同程度の費用がかかるのであれば、機能性や利便性の面でクラウドPBXのほうがおすすめです。

現在の電話番号や市外局番が使えないケースも

クラウドPBXでは現在使用している電話番号や市外局番が使えないケースもあります。

現在使用しているアナログ固定電話から、新たにクラウドPBXを導入したいという企業も多いことでしょう。その場合、クラウドPBXによっては電話番号をそのまま引き継げません。新規に電話番号を取得しなければならず、取引先などに番号変更を周知する必要があります。また、市外局番つきの番号を使えないサービスもあるので注意が必要です。

03plusや光回線を利用した一部サービスであれば、固定電話番号ポータビリティに対応しています。ただし引き継げる番号には条件がありますので必ず確認しましょう。また、03plusは全国主要46都市の市外局番を取得できるサービスです。市外局番を利用したい場合はぜひ検討してみてください。

クラウドPBXの選び方

自社に適したクラウドPBXを選ぶためには、あらかじめ選定基準を洗い出して明確にしておくことが大切です。

たとえば、アナログ回線からクラウドPBXに移行する場合、既存の電話番号が引き継げるかどうか確認が必要です。もし電話番号が変わるとなれば、名刺やHPの記載変更、顧客への周知をしなければならず、労力と費用がかかります。そうした手間を省くためには、03plusのように番号ポータビリティに対応しているクラウドPBXを選ぶのが良いでしょう。

「業務改善をしたい」「電話対応がストレスになっている」といった明確な課題や目的があれば、それに合った機能があるクラウドPBXを選びましょう。たとえば、03plusの「留守レポ」は電話の一次対応を代行できる機能であり、電話対応のストレスを軽減し、コア業務へ集中する時間を増やします。

また、自社で使っている端末で使えるかどうかもチェックしたいポイントです。クラウドPBXはキャリアや機種の制限はありません。しかし、あまりに古いスマホだと再診OSに対応できず、クラウドPBXのアプリをインストールできない場合があります。導入前に、社内で使っているスマホを確認してみましょう。

他にも、クラウドPBX選びではいくつかポイントがあります。以下に要素を抜粋して紹介します。

・自社で利用したい回線数

・自社に必要な機能

・どの程度のサポートが必要か

・通話の品質やセキュリティ体制

会社でいま必要とするものは何なのかを洗い出し、ご紹介した選ぶポイントを参考にして、自社に合ったクラウドPBXをお選びください。

より詳しい選び方についての解説はこちらの記事でもおこなっています。

クラウドPBXとは？導入メリットや選び方を解説

前半部分はクラウドPBXの基礎など本記事とも重複する解説となりますが、後半にて「クラウドPBXの選び方」「クラウドPBXの導入が適しているケース」などを解説していますので、そちらを中心にご覧ください。

まとめ

クラウドPBXは安価かつスピーディーに導入することができます。そのため、既存電話からの変更や、起業・開店時の新規電話環境の構築に向いているサービスです。通話コストも抑えやすく、業務の規模やスタッフの増減にも対応しやすいため利用価値は高いといえるでしょう。スモールスタートしやすいため個人事業主や中小企業でも導入しやすいのではないでしょうか。

一方で、発信できない番号があったり提供会社によっては通話品質が低かったりとデメリットもあります。実際に導入する際には料金だけでなく機能面もじっくり検討するべきでしょう。

今回の記事でご紹介した5つのサービスはクラウドPBXの中でもおすすめです。特に03plusは実績も多く大阪市での成功事例もありますので、特におすすめです。