クラウドPBXはFAXも使える!メリットや選ぶポイントを解説

インターネットが普及し、データのやり取りはスマホやパソコンでのメールで行うのが当たり前の現代において、FAXはあまり利用されなくなりました。とはいえ、今もまだ一部の企業や業界においてはFAX需要が完全になくなっていないのも事実です。

「クラウドPBXになったけどFAXは使いたい」そういった需要は意外と多くあるものです。

そこで今回は、クラウドPBXで使えるインターネットFAXについて解説していきます。インターネットFAXを利用するメリットやクラウドPBXを選ぶ際のポイント、おすすめのクラウドPBXも紹介します。

クラウドPBXとは

クラウドPBXはインターネット上のクラウドを利用したPBXシステムです。ビジネスフォンの機能をそのまま使うことができ、さらに柔軟性・拡張性・利便性が高まっています。

クラウドPBXではクラウドを利用するため、電話交換機の役割を持つ主装置を物理的に設置する必要がありません。つまり、機器購入や工事の必要がなく、導入時の費用・工数の削減を実現できます。

また、従来の有線接続であったPBXと異なり、インターネット回線があればアプリをインストールしたスマホやPCで通話できます。つまり、外出先でも会社番号宛の着信をスマホで受けることができて、折り返し電話も行えます。

さらに、内線通話もクラウドを通じて行えるため、オフィス内外どこでも行うことができます。外出先のスタッフとも無料の内線通話ができるため、コストを抑えつつ利用できるのがクラウドPBXのメリットです。

クラウドPBXを導入しても既存のFAXは使える?

クラウドPBXを導入するにあたって、今まで使っていたFAX機器がそのまま使えるのかどうか不安に感じるかもしれません。

結論から言えば、複合機の種類や導入するクラウドPBXによっては、これまで使っていた複合機のFAX機能がそのまま使えない場合があります。

多くの複合機のFAXはアナログ回線のみに対応しています。一方、クラウドPBXはIP回線または光回線によるインターネットで接続されています。IP回線の場合は複合機を接続してもFAX機能が利用できないことがほとんどです。

ただし、光回線の場合は既存複合機のFAX機能を利用できることがあります。

このほか、FAX機器側が通信規格のスーパーG3やG4に設定されている場合はFAX機能を利用できないことがあります。

以上のように、クラウドPBX移行後に既存のFAX機器をそのまま使うことができないケースは存在します。しかしながら、必要な対策を講じることで、既存のFAX機器を残したままクラウドPBXでもFAX機能を利用する方法はあります。

クラウドPBXでFAXを使う方法

クラウドPBX導入時にFAX機能を利用したい場合、以下5つの方法が存在します。

・変換アダプターを使う

・FAX番号のみアナログ回線へと戻す(NTTのアナログ回線のみ)

・光回線に対応した複合機へと切り替える

・新規取得した番号へ古いFAX番号から転送する

・インターネットFAXを導入する

それぞれ具体的にご紹介します。

・変換アダプターを使う

確実かつ簡単なのは変換アダプターを使う方法です。アナログデータをデジタルデータに変換できる機器で接続すれば電話番号を変えるなどの手間がなく既存のFAX機能を利用できます。

・FAX番号のみアナログ回線へと戻す(NTTのアナログ回線のみ)

NTTのアナログ回線で取得した電話番号であれば、FAX番号のみをアナログ回線に戻すことも可能です。これはいわゆる「アナログ戻し」といわれる手法です。

手間がかかるものの、既存のFAX複合機をそのまま利用できるというメリットがあります。

・光回線に対応した複合機へと切り替える

一部の複合機は光回線を使ったFAXに対応しています。これらの機器を利用し、かつ光回線に対応したクラウドPBXを導入することで、FAX機能を利用することができます。

光回線に対応した複合機の種類が少ないうえに、新しく機器の導入をするとなると大きなコストがかかってしまいますが、対応機種に乗り換えるのも方法の一つです。

・新規取得した番号へ古いFAX番号から転送する

こちらはやや特殊な方法です。新規にFAX番号を取得し、その回線を複合機へと接続した上で、既存の番号から新規の番号へとFAXを転送するというものです。この方法でも既存のFAX複合機を使い続けられますが、転送には1回8円程度の費用が掛かってしまいます。

・インターネットFAXを導入する

最後にご紹介するのが、インターネットFAXを利用する方法です。詳しくは後述しますが、クラウドPBXではインターネットFAX機能を使うことができます。この場合既存のFAX複合機は必要なくなってしまいますが、FAX業務そのものは問題なく行えます。それだけでなく、FAX複合機にはないさまざまなメリットもあります。ぜひ利用を検討してみてはいかがでしょうか。

クラウドPBXのインターネットFAX機能とは

インターネットFAX機能とは、インターネット回線を利用してFAX機能を使用するものです。

従来のFAX機はデータを受信するとそのまま紙にアウトプットされました。しかしクラウドPBXのFAX機能であれば、受信データはサーバーにPDFファイルとして保管されます。そのデータはアウトプットしなくてもインターネット回線とつながったパソコンやスマホから確認することが可能です。

送信も簡単で、書類データをパソコンやスマホを使ってそのままサーバーに送信すればFAXデータとして送信することができます。

インターネットFAXは紙としてアウトプットする必要がなく、いつでもどこでも送信および受信データの閲覧ができるため、従来のFAX機よりも利便性が高いと言えるでしょう。

クラウドPBXのインターネットFAX機能を使うメリット

従来のFAXは専用の機器を購入し、送受信のためにはその機器まで行かないといけませんでした。しかも、受信したデータはすべて印刷されてしまうので紙の消費量が多いことがデメリットです。

クラウドPBXのインターネットFAXならば、スマホやPCを利用してどこでも送受信でき、必要なデータのみをサーバーから取り出してアウトプットすることができます。

ここではそんなインターネットFAXのさまざまなメリットについて解説します。

どこでもFAXの送受信ができる

インターネットFAXはインターネット環境さえあれば、いつでもどこでもパソコンやスマホからFAXの送受信を行えます。

受信したデータはサーバーにPDFファイルとして保管されます。クラウドPBXのアプリがインストールされたスマホならば、外出先からでも閲覧することが可能です。また、スマホで撮影した書類データをFAXとして送信することもできます。

FAX用の端末が不要、PC・スマホで使える

インターネットFAXはデータの送受信をサーバー上で行います。データの閲覧はサーバー上で行えますし、必要があればプリンター等で紙にアウトプット可能です。そのため、FAX用の端末を用意しなくても、パソコンやスマホがあればFAXを利用することができます。

FAX機器の購入費用が不要となり、専用の工事などもいらなくなるため設備投資を安く抑えることができるでしょう。

コスト削減・ペーパーレス化

インターネットFAXは基本的にサーバー上でデータの送受信を行います。アウトプットが必要なものだけを紙に印刷すればよいため、インク代や用紙代を抑えることが可能です。また、ペーパーレス化を進めることができ、環境にも優しいのがクラウドPBXのFAX機能のメリットとなります。

BCP対策

インターネットFAXの利用は万が一の災害に備えたBCP対策にも役立てることが可能です。地震・台風・火災といった災害が発生した場合、オフィスを利用することができません。しかし、業務を停止してしまえば利益を上げることができずに企業は危機に陥ってしまうことでしょう。

そのような事態に備え、企業はBCP(事業継続計画)対策を整えておくことが大切です。インターネットFAXがあれば、オフィスが何らかの理由で使用できなくても、インターネット回線さえあればFAXの送受信を行うことができます。もちろん、クラウドPBXを介して音声通話も可能です。

FAX機能に対応したクラウドPBXを選ぶポイント

インターネットFAX機能を利用できるクラウドPBXサービスは数多くあります。サービスごとに導入費用やランニングコスト、送信できるデータ量、対応している機種などに違いがあります。そのため、実際に利用する場合は自社の状況に合わせてクラウドPBXを選ぶことが大切です。

ここではFAX機能に対応しているクラウドPBXを選ぶ際のポイントを4つご紹介します。

料金

将来的に継続して利用するのであれば料金はしっかりとチェックしましょう。

料金でポイントとなるのは初期費用(導入費用)、月額料金、電話料金、FAX送受信料(FAX利用料)などです。

クラウドPBXにはさまざまなサービスがあり、それぞれ異なる特徴と料金体系を持っています。自社でどのようにクラウドPBXを利用するのかをしっかりイメージした上で、それにあったサービスを提供しているものをまずは候補として選んでいきましょう。

その上で、導入費用やランニングコストがどれくらいかかるのか、自社でどれくらいまで費用をかけられるのかを天秤にかけて最終決定をしていきましょう。

送信できる枚数

クラウドPBXサービスは数多くあり、それに付随してインターネットFAXもたくさん存在しています。しかし基本的な使い方はどれもそこまで大きく変わりません。

ただ、サービスを提供している会社ごとにひと月あたりのデータ送受信可能数、データ保存量、一度に送信できるデータサイズなどに違いがあります。

もちろん、大容量であれば気兼ねなく使うことができますが、料金も高くなるのが一般的です。そのため、「ひと月にどれくらいの枚数を送受信するのか」などを事前に予想し、それに見合ったサービスを選ぶことが大切です。

対応機器

インターネットFAXはクラウド上にFAX送受信機があるイメージです。そのため、特別な機器を購入しなくても、パソコンやスマホでデータの閲覧や送受信を行うことができます。

ただし、クラウドPBXサービスによっては古いOSまたは性能の低いパソコンに対応していなかったり、型の古いスマホには対応できなかったりするケースもあります。そのため、クラウドPBXを導入してインターネットFAXを利用する場合は、自社で使っているパソコンやスマホの機種やOSのバージョンを確認することも必要です。

対応電話番号

インターネットFAXのツールは必ずしもすべての市外局番を使えるわけではありません。実は使用できる市外局番が決まっているため、企業で使用する場合は事前に対応しているかを確認する必要があります。

既に市外局番つき電話番号を持っている場合は、その番号を利用できるツールであるかどうかを確認してから導入するようにしましょう。

FAX機能が使えるクラウドPBXサービス

 それでは実際にインターネットFAX機能を使えるおすすめのクラウドPBXサービスをご紹介します。それぞれの特徴や料金について解説していますので、選ぶ際の参考にしてください。

03plus

03plusはグラントンが提供するサービスで、導入実績40,000回線と注目されているクラウドPBXです。全国主要46の市外局番つき固定電話番号を取得でき、スマホで外出先でもその固定電話番号で受発信することができます。

1台から契約することができ、初期費用5,000円、月額980円で利用可能です。また、30ID以上はエンタープライズ版を利用できます。クラウドPBXの中でも比較的リーズナブルな部類に入ります。

インターネットFAXは受信可能枚数が1回30枚まで、送信は1回10枚までです。PDF、JPGの送受信ができ、送信についてはPNGも利用できます。また、スマホで撮影した画像ファイルも送信でき、FAX用に自動で最適化されるので便利です。

ちなみに、03plusは大阪市でも導入されており、インターネットFAXを利用してコスト削減とペーパーレス化に成功しています。

03plusについて詳しくはこちら

MOT/TEL

MOT/TELは北海道から沖縄まで15の支店・営業所を持つバルテックのクラウドPBXサービスです。初期費用は29,800円で、スタンダードプランは月額基本料金が3,980円となります。スタンダードの場合は20内線までのプランであり、1内線あたり1ヶ月で199円とリーズナブルです。

インターネットFAXはパソコンならWindowsのみ、スマホはAndroid・iPhoneどちらも利用できます。FAXサイズは送信の場合A4のみですが、受信はA4・A3・A5・B4・B5と複数対応。ただし、カラーFAXには未対応となっています。

比較的安価であり、インターネットFAX以外にもビジネスに役立つ機能が豊富にあるクラウドPBXです。

BIZTEL コールセンター

BIZTELコールセンターはホスティングクラウド事業を行うリンクとソフトウェア開発を行っているブライシスの共同事業によるクラウドPBXサービスです。

座席課金で初期費用は50,000円、月額料金は15,000円となります。リアルタイムにセンターを可視化できるシステムや高い音声品質、座席確認できる管理画面などコールセンター業務に特化したクラウドPBXとなっています。

インターネットFAXは1度に最大50ページまで送信することができます。サイズは送信でB4サイズまで、受信はA3サイズまでとなります。

コールセンター業務を行っている企業であれば、便利なツールが多いためおすすめです。

まとめ

インターネットが普及し、パソコンだけでなくスマホ利用が当たり前になった現代においてFAXは使われる機会が減りました。しかし、いまでも利用している企業はあり、FAXを送受信しなければいけないケースも完全になくなったわけではありません。完全に使われなくなるのは当分先のこととなるでしょう。

とはいえ、FAX機は受信したらすべてをアウトプットしなければならず、使い勝手が悪いのも事実です。クラウドPBXの導入を機会に、ぜひインターネットFAX機能を利用してみてはいかがでしょうか。ペーパーレス化や用紙代の節約になりますし、FAX業務もスムーズになるのでおすすめです。

どのインターネットFAXを利用するか迷ったならば03plusをぜひご検討ください。

03plusは初期費用やランニングコストがリーズナブルで導入・運用における費用ハードルが低いのが特徴です。全国46の市外局番を取得できるため、起業や開店といったケースにも利用しやすいでしょう。

また、03plusのインターネットFAXは実際にコスト削減・ペーパーレス化の実績を上げています。コストが低く利便性があり、実績も豊富な03plusをぜひご検討ください。

03plusについて詳しくはこちら