クラウドPBXと固定電話の違い解説!固定電話機や番号は使える?

IT技術の発展に伴い、業務で利用するさまざまなシステムがクラウド化されています。クラウド化されることで、業務に関する情報が共有されやすくなったり、他システムとの連携でさらなる業務効率化が実現できたりと、さまざまなメリットがあります。

一方で、電話についてはいまだクラウド化されていない企業が少なくありません。電話は社内はもちろん顧客とのコミュニケーションを取る大切なツールであるにも関わらず、クラウド化が後回しにされている場合があるのです。

今回は、クラウドPBXとは何なのか、固定電話との違いはあるのかという基礎知識から、クラウドPBXで固定電話番号は使えるのか、数多くあるクラウドPBXの中でもおすすめのサービスはどれかといった点まで掘り下げてわかりやすく解説します。

クラウドPBXとは?

クラウドPBXは主装置がインターネットのクラウド上に設置されているPBXのことです。従来のPBXと異なり、さまざまな特徴を持っています。

クラウドPBXの特徴

クラウドPBXの特徴はコストが低くスムーズに導入でき、外出先などでも幅広く利用可能で、システム連携による業務効率を高められるという特徴を持ちます。

従来のPBXは主装置を構内に設置する必要があり、機器の購入費や設置費用がかかっていました。しかしクラウドPBXならそれらの費用がかからず低コストで導入可能です。

また、スマホやPCでもアプリをインストールすることでクラウドPBXを利用できます。外出しているスタッフに内線通話することができ、リモートワーク中のスタッフでも会社代表番号で発着信することが可能です。

また、さまざまなシステムと連携することが容易で、業務効率を高めたい企業にもクラウドPBXは向いています。

一般的な固定電話との違いは?

クラウドPBXと一般的な固定電話ではさまざまな点で違いがあります。具体的にどのようなところが異なるのか、4つのポイントを解説します。

通信方法の違い

クラウドPBXと固定電話では通信方法が異なります。固定電話の場合はアナログの電話回線を利用しているため、物理的に回線がつながっていないと通話ができません。しかしクラウドPBXはインターネット回線を利用しているため、前述のように外出しているスタッフでも内線通話することができます。

料金面の違い

クラウドPBXと固定電話は料金面でも違いがあります。

前述のように従来のPBXは機器購入費や工事費がかかるため導入コストが高くつきました。しかしクラウドPBXは導入コストがリーズナブルです。

また、通話料も違います。電話回線を利用する固定電話は遠距離になると割高になります。しかしクラウドPBXはインターネット回線を利用しているため、距離に関わらず通話料が一律です。そのため、遠距離通話が多い場合はクラウドPBXの方が月々の通話料が割安になることでしょう。

導入スピードの違い

クラウドPBXは前述のように従来の電話回線を利用したPBXよりも導入がスムーズです。固定電話の場合は工事予約を取る必要があり、実際に着工するまでに1~2週間かかるのが一般的です。そのため利用できるまでには時間がかかってしまいます。

クラウドPBXであれば主装置がクラウド上にあり、手持ちのスマホやPCにアプリを導入するだけで利用できます。クラウドPBXサービスによっては最短5分で導入できるなど、スピーディーです。

発信できる電話番号の違い

クラウドPBXは固定電話と異なり発信できない番号があります。

・「110、118、119」警察・消防・救急・海上事件等の緊急通報・「177」天気予報・「117」時報・「115」電報の申し込み・「0570」ナビダイヤル

なぜクラウドPBXが緊急通報にかけられないかというと、インターネット回線を利用していることで、位置情報が通報先に伝わらないためです。また、NTT独自サービスの番号にもかけることはできないので注意しましょう。

緊急通報については、万が一のケースを想定して事前に最寄りの警察署・消防署の連絡先をスマホに登録しておくことをおすすめします。また、緊急通報アプリをインストールするのもおすすめです。

その他の固定電話にはないメリット

他にも固定電話にはなく、クラウドPBXならではのメリットはいくつかあります。

たとえば、メンテナンスのコストが抑えられるのはクラウドPBXならではでしょう。従来のPBXは機器の保守・管理を専門の業者に依頼する必要がありました。故障すれば修理・交換費用もかかります。しかしクラウドPBXならばメンテナンス・修理・交換等はすべてサービス提供会社が行います。

また、業務内容の変化により機能を拡大・縮小しやすいのもクラウドPBXの特徴です。従来のPBXではスタッフ増加時に設定変更や機器の新規購入などが必要でした。しかし、クラウドPBXは事業者に申し込みを行えばすぐに更新され、スタッフ増減にスピーディーに対応できます。また、業務に必要な機能を後から拡張しやすく、クラウドPBXなら企業の成長に合わせてサービスを選べることがメリットです。

クラウドPBXで固定電話番号は使える?

クラウドPBXを導入する事情や経緯は企業によってまちまちです。場合によっては「これまで使っていた固定電話番号を使いたい」というニーズもあることでしょう。果たしてクラウドPBXではそれまで使っていた既存電話番号を使うことはできるのか、解説します。

番号ポータビリティで既存の固定電話番号が使える

クラウドPBXサービスによっては番号ポータビリティに対応しており、既存の固定電話番号を使うことができます。

番号ポータビリティとは、その他事業者に移行する際にNTTから発番された固定電話番号もそのまま移行させることです。つまり、以前から使っていた固定電話番号を電話環境変更後もそのまま利用できる仕組みとなります。

ただし、クラウドPBXで番号ポータビリティを行うためには以下の条件を満たす必要があります。

  • NTT東日本/西日本の一般加入電話である
  • ISDN電話で取得した電話番号である
  • 移転する場合、移転先が市外局番のエリア内である
  • クラウドPBXが番号ポータビリティに対応している

上記を満たしていれば番号ポータビリティを行って既存の固定電話番号を利用可能です。

クラウドPBXで固定電話端末は使える?

クラウドPBXを導入する場合、利用する端末はスマホやPCといったケースが一般的です。インターネット回線を利用しているため、IT端末と相性が良いためです。

しかし、企業によっては「以前使っていた固定電話端末を利用したい」というニーズもあることでしょう。

たとえば、ビジネスフォンを利用したいという場合はゲートウェイに接続して利用することができます。また、アナログ電話機もアナログ変換器等を間に挟むことで接続することが可能です。

これらの方法はクラウドPBXと既存の固定電話端末の間にゲートウェイや変換器といった橋渡しをする機器を入れて、ある意味で強引に利用を可能にしています。機器の購入費用やレンタル費用がかかりますので、基本的にはおすすめできません。

おしゃれで高価な電話機を利用していて処分するのが忍びない、リース期間が残っている、といった特別な理由がない限りはスマホやPC、もしくはIP電話機を利用しましょう。

クラウドPBXで使える電話端末は?

クラウドPBXでは先に少し触れましたが、スマホやPC、IP電話などを利用できます。それぞれの電話端末について以下で解説していきます。

スマートフォン

クラウドPBXなら、スマートフォンからでも利用することができます。スマホなら外出先に持ち運ぶことができるため、クラウドPBXのアプリをインストールしておけば、いつでもどこでも会社の代表番号を使って発着信でき、内線通話も可能となります。つまり、オフィスに束縛されることなく、業務を行えるようになるわけです。

近年はBYODが注目されています。個人のスマホを業務用に利用することで、企業側は端末準備のコストを削減できます。スタッフも使い慣れた端末を利用でき、ストレスなくスムーズに業務を行うことが可能です。また、テレワークなど働き方改革を推し進める上でも、スマホがそのままビジネスフォンになることは大きなメリットとなることでしょう。

PC・タブレット

クラウドPBXはPC・タブレットからの利用も可能です。それぞれ専用のソフトを導入することで、固定電話番号が利用できます。

PCで利用する場合、発信や着信の操作はPCの画面上で行えます。ヘッドセットなどを使えばハンズフリーで通話ができるため、PCで情報を調べながら通話するといった使い方もしやすく、操作性や利便性が高まります。

こういったPCからのクラウドPBX利用は、コールセンターやお問い合わせ窓口などでよくみられます。

また、タブレットで利用する場合は、オフィスの入り口にクラウドPBXアプリを導入したタブレットを設置し、受け付けの窓口として使用するというケースも多く見られます。来訪者がタブレットを操作することで、訪問先の担当者へと内線通話ができ、呼び出しができます。

ソフトフォン

ソフトフォンとはパソコンにクラウドPBXのアプリをインストールして通話を可能にするシステムのことです。

通話と同時にパソコン画面を見つつ入力作業を行う、たとえばコールセンターやサポートセンターといった職種で利用されるケースが多いです。もちろんアプリがインストールされたパソコンさえあればどこでも業務を行うことができ、コールセンターのリモートワーク化を進めている企業も近年は増えています。

IP電話に対応した固定電話機

IP電話に対応している固定電話機もクラウドPBXで利用可能です。

企業によってはクラウドPBX移行後も据え置き型の電話機を利用したいというニーズがあります。たとえば会社の受付に使用するならスマホより固定電話機の方が良いと考える企業も多いのではないでしょうか。

ちなみにクラウドPBXサービスによっては使えるIP固定電話機の機種が決まっている場合があります。利用する場合は事前に確認しておきましょう。

固定電話番号がそのまま使えるクラウドPBX「03plus」

03plus」は固定電話番号を利用できるクラウドPBXです。

番号ポータビリティに対応しているため条件さえ満たしていれば、これまで使っていた既存の固定電話をそのまま使うことができます。

また、新規で番号を取得する際も「東京03」「大阪06」など全国主要46エリアの市外局番を取得可能です。「050」番号にはない社会的信用を得やすいのでおすすめです。

他にも「03plus」には「10分かけ放題」という注目オプションがあります。多くのクラウドPBXでは定額通話料金サービスというものがありません。そのため、遠距離通話以外はそこまで通話コストを下げられませんでした。しかし「10分かけ放題」であれば、月額1,000円で1通話10分まで何度でも無料で発信できます。たとえば、取引先と何度も細かい確認が必要になるなど「短時間で何度もかける」といったケースであれば、通話料をお得にできます。

「Web電話帳」もおすすめのオプションです。クラウド上で連絡先を保管し、リアルタイムに閲覧・編集できます。大切な顧客情報を社内で共有・一括管理することができます。外出先で着信があった場合もどの顧客からかかってきたのか一目瞭然なので便利です。

さらに「クラウドFAX」は大阪市が導入し成功した実例もあり注目されています。クラウドFAXなら送信されたFAXデータがクラウド上で保管され、スマホやPCから確認できます。不必要なデータはもちろん削除できますし、必要なデータは保管および印刷が可能です。また、外出先でもスマホで撮った画像データをFAXデータに変換して取引先に送信することもできます。いつでもどこでも必要なデータをやり取りできるため、ビジネスにスピード感を持たせることができるでしょう。

このように「03plus」はさまざまな特徴を持ち、ビジネスに役立つ機能が豊富に用意されています。1IDから申し込みでき、初期費用は5,000円、月額980円から利用できます。30ID以上ならば法人向けのお得なエンタープライズ版がありますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

まとめ

クラウドPBXは固定電話とさまざまな点で違いがあります。電話回線ではなくインターネット回線を利用し、PBX主装置がクラウド上に存在しているため導入コストが低くスピーディーであることは最もわかりやすい違いではないでしょうか。

また、既存の固定電話機や固定電話番号をそのまま使うことができる点も注目です。特に番号ポータビリティが利用できる点は、移行を躊躇している方にとって背中を押す大きなポイントとなります。クラウドPBXにはさまざまなサービスがあり、特徴もそれぞれ異なります。自社の業務に合わせて必要な機能を持ち、コスト削減などを達成できるサービスを選びましょう。「あまりに多くて悩んでしまう」という場合は、導入実績が豊富な「03plus」をお選びください。クラウドPBXとしての基本的な機能はもちろん、番号ポータビリティ対応、全国主要46エリアの市外局番取得可能、10分かけ放題など欲しい機能が揃っています。ぜひご検討ください。