クラウドPBXの導入でありがちな失敗とは?対策方法も解説

クラウドPBXはアナログ回線のビジネスフォンと異なり、インターネット回線を使用しています。そのため、コスト面や運用面でさまざまなメリットがあり、導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。 

しかし、何も考えずにビジネスフォンから移行すると業務効率化やコスト削減がうまくいかず「こんなはずじゃなかった」と感じることもあるようです。

クラウドPBXの導入で失敗しないためにすべきこと、それはクラウドPBXを正しく理解し、正しく選定・運用することです。 

今回はクラウドPBXの失敗例と具体的な対策について解説していきます。導入を検討されている方はぜひご覧ください。

クラウドPBXとは?

クラウドPBXとは、クラウド上にPBXを設置しインターネットを使用してビジネスフォンの機能を利用するサービスのことです。 

従来のアナログPBXと異なり、PBXをクラウド上に設置するため工事費用・時間を省くことができます。また、アナログ回線ではなくインターネット回線を使用するため、場所を問わずどこでもPBX機能を使うことが可能です。たとえば外出中のスタッフがスマホから会社の代表番号を使って受発信できます。

このように、クラウドPBXはアナログPBXと比べて初期導入コストや手間を削減でき、運用面でも効率化を図ることができます。

クラウドPBXの導入メリット・デメリット

クラウドPBXはアナログ回線を使用したビジネスフォンとは違い、さまざまなメリットがあり、逆にクラウドPBXならではのデメリットもあります。それぞれについて解説していきます。

メリット

クラウドPBXのメリットはインターネットを使用し、場所を問わずどこでもPBX機能を利用できることです。クラウドPBXのアプリがインストールされたスマホであれば、外出先でも代表番号で受発信できてスタッフ同士の内線通話もできます。 

また、PBXをクラウドサーバーに設置するため、機器購入や工事による初期費用はかかりません。通話料もアナログ回線よりお得であるため低コストで利用できる点がメリットです。 

他にも、業務に便利なさまざまな機能と連携でき、効率化を図れることもクラウドPBXのメリットとなります。

デメリット

クラウドPBXは初期費用こそ安いですが、通話料とは別に基本使用料が毎月かかります。料金はサービスによっても異なりますので注意が必要です。

また、クラウドPBXサービスによっては市外局番の利用や既存番号の引継ぎができないケースもあります。この場合、新しい番号を取得することになるため、ホームページや名刺の情報変更や顧客へ番号変更の通知をする必要があり手間がかかります。

他にも、クラウドPBXは「110」「119」などの緊急電話番号をはじめとした特殊番号にかけることができない点がデメリットとなります。万が一に備えて最寄りの警察署や消防署の電話番号を登録しておきましょう。

クラウドPBXの導入に失敗してしまうパターンとは?

クラウドPBXはビジネスフォンと比べて多くのメリットがあるサービスです。しかし、メリットばかりに目を向けてしまうと、コストや運用面で失敗したと感じる場面も出てくることでしょう。ここでは、クラウドPBX導入で失敗するパターンをご紹介します。

コスト削減につながらなかった

クラウドPBXは初期費用や通話料がアナログ回線と比べて安い傾向にあります。しかし、ランニングコストについては注意しなければなりません。

クラウドPBXは提供会社によって料金体系が大きく異なります。たとえば、「1回線3端末」のように小規模向けのサービスもあれば「2回線10端末」といった形で大規模向けサービスもあります。

小規模向けサービスはスタッフ数が少ないうちはリーズナブルです。しかし規模が拡大し端末数を増やしていくと月額料金が割高になり、コストを削減できないケースも珍しくありません。

クラウドPBXサービスを導入する際は自社の規模に合ったものを選ぶようにしましょう。

必要な機能がなかった

クラウドPBXはサービスによって提供されている機能が異なります。

前提としてクラウドPBXは従来のアナログPBXにあった発着信や転送といった機能が備わっています。しかし、それ以外については標準機能ではなくオプション料金が必要となる場合、もしくはそもそも利用できない場合があるので注意が必要です。

サービス契約前に標準機能で搭載しておいてほしい機能はあるか、将来的にオプションで必要な機能を追加できるかなどを調べておきましょう。

反対に機能が多すぎて使い切れなかった

クラウドPBXは従来のアナログPBXと比べて機能が豊富です。そのため、会社によっては「機能が多すぎて使い切れない」「使っていない機能があって割高に感じる」という場合もあります。

特にアナログ回線に慣れている中高年のスタッフにとっては、クラウドPBXは多機能すぎて使いこなせない・使い方がわからないと感じられることが少なくありません。

クラウドPBXサービスを選ぶ際は、搭載機能が自社にとって過不足なく搭載されているか、社員全員が使いやすいかどうかなどを考慮しましょう。

品質が悪かった

クラウドPBXサービスによっては通話品質が低い場合もあります。

クライアントと電話をしている際、ノイズやラグが発生して大切な内容を聞き取れなかったとしたらトラブルに発展する可能性があります。そのため、クラウドPBXにおいて通話品質は最も重要な部分です。

ほとんどのクラウドPBXサービスは通話品質がそこまで劣ることはありません。しかし中にはたびたびノイズが入るなど品質の低いサービスもあります。契約前に口コミ等を調べたり、無料トライアルを活用したりして通話品質の良し悪しを確認しておきましょう。

これまでの電話番号を使い続けられなかった

クラウドPBXサービスによっては利用できない電話番号があります。そのため、既存の電話番号を使用できなかったり、市外局番を取得できなかったりといった問題が発生することもあります。

クラウドPBX導入によって電話番号が変われば名刺や自社HPの記載変更はもちろん、付き合いのあるクライアントへもお知らせしなければなりません。かなりの手間となることが想像できます。

また、市外局番が使えない場合、社会的信頼性が損なわれる可能性があります。特に高齢者は地域番号の付いている市外局番に対する信頼が厚い傾向にあるものです。クラウドPBX導入の際には、番号ポータビリティができる・市外局番を使えるサービスを選ぶようにしましょう。

トラブルへのサポート体制が悪かった

クラウドPBXはクラウド上にPBXが設置されているため、トラブルが発生した際はサービス提供会社が対処します。

中にはサポート体制が整っていない会社、トラブル対処のノウハウがない会社も存在します。そのような場合、トラブルがあった際にサポートへ問い合わせても納得いく回答・対応をしてもらえないことがあるでしょう。

クラウドPBXを選ぶ際は、サポート体制の評判が良いサービスを選ぶようにしましょう。

セキュリティ面のトラブルが発生した

クラウドPBXは専用の機器を新たに購入しなくても、スタッフ個人のスマホを使ってサービスを利用できます。これは機器購入コストを削減できる反面、セキュリティ面でのリスクが高まるため注意が必要です。

たとえば、スタッフがスマホを紛失してしまえば顧客情報の流出や、クラウドサーバーに不正アクセスされる可能性があります。また、スマホがウイルス感染してしまったりした場合はクラウドPBXにてつながっている他の端末やパソコンに悪影響が出てしまう可能性もあるでしょう。

このようなリスクをできる限り抑えるために、セキュリティ面で信頼できるサービスを選ぶことはもちろん、スマホ等の端末にセキュリティソフトを導入することを忘れないようにしましょう。

ビジネスフォンのリース期間が残っていた

それまで使っていたビジネスフォンのリース期間が残ったままクラウドPBXへ移行してしまうと、違約金や残債の支払いなどの無駄なコストがかかります。

クラウドPBXへ移行する場合は、既存ビジネスフォンの契約期間や契約内容をしっかり確認し、無駄なコストがかからないようにご注意ください。

クラウドPBX導入に失敗しないための対策ポイント5つ

クラウドPBXの導入で失敗しないためにはどうすればいいのか、覚えておくべき対策のポイントをご紹介します。

自社に必要な機能を明確にする

クラウドPBXはサービスによって提供される機能が異なります。そのため、導入の際には必要な機能があるかを確認することが大切です。

自社ではどのような業務を行っているか、効率化したい業務は何か、あったら便利な機能は何か、などを洗い出すことで必要な機能を明確にすることができます。焦って導入するのではなく、時間をかけてじっくり検討することが大切です。

トライアルを活用して品質を確認する

クラウドPBXによってはトライアルや無料体験できるものもあります。製品版と比べて機能が制限されていることがほとんどですが、通話品質や使い勝手を知るには十分です。事前にトライアルを活用して、品質等に問題がないか確認しておきましょう。

また、トライアル中のサポートなどサービス提供会社側の対応などもこのタイミングで知ることができ、導入後の失敗リスクを軽減へとつなげられるでしょう。

事前にコストを試算しておく

クラウドPBXを導入するならば、自社での運用を想定し事前にコストをシミュレーションしておきましょう。

クラウドPBXは回線数や端末数の増減やオプションの追加などを容易に行うことができます。しかし、利用するサービスを拡張すればするほど月額料金が高くなるため注意が必要です。

また、クラウドPBXはサービスによって料金体系が大きく異なります。機能を含め、料金についても数社を比較検討しておきましょう。

回線・端末数の増減やオプション費用等を材料に、運用計画を立ててから導入することをおすすめします。

電話番号を継続利用できるか確認する

これまで自社で使っていた既存の電話番号をそのまま利用したい場合は、事前に確認しましょう。クラウドPBXサービスによっては市外局番が利用できず、「050」しか利用できない場合もあるためです。

たとえば、「03plus」のように全国主要46局番の市外局番を使うことができ、番号ポータビリティにも対応しているクラウドPBXならば、既存番号をそのまま利用することも容易です。

セキュリティ対策を行う

クラウドPBXはインターネットを使用しているため、セキュリティ対策が必須です。クラウドサーバーはサービス提供会社側が行いますが、個々の端末については利用者側が対策しなければなりません。

利用者側が行うセキュリティ対策にはさまざまなものがあります。

・IDやパスワードの徹底管理と定期的な変更

・アップデートがあればすぐに端末も対応させる

・スタッフにセキュリティ教育を行う

また、サービス提供会社がどのようなセキュリティ対策を行っているか、実績・口コミ等も選ぶ際の参考にしましょう。

ビジネスフォンのリース期間を確認する

アナログ回線のビジネスフォンからクラウドPBXに移行する場合は必ずリース期間を確認しましょう。期間が残っているのに解約をすれば違約金の支払いや残債の一括返済を求められるためです。

リース期間が多く残っている、解約金がかなり高いといった場合はクラウドPBXの導入を少し先延ばしにするなどしてコストをできるだけ抑えるようにしましょう。

おすすめクラウドPBXサービス「03plus」

03plus」は全国主要46局の市外局番を取得できるクラウドPBXサービスです。申込み住所が対応していれば「東京03」「大阪06」など、社会的信用の高い市外局番付き電話番号を使用できます。番号ポータビリティにも対応しているので、条件さえ合えば既存電話番号をそのまま使うこともできます。

インターネット回線を使用しているため、外出先でもスマホで会社の電話番号を使って発着信できます。また、外出中のスタッフや離れた拠点との内線通話を行えるため、自社内の通話コスト削減も可能です。

電話機能だけでなく、03plusでは顧客の連絡先を一括管理できるWEB電話帳やインターネットFAXも利用できます。インターネットFAXは大阪市でも利用され、業務効率化やコストダウンといった実績があります。

システムは自社開発なのでスマホ端末のOSバージョンアップも即座に対応。利用者の立場に立った万全のサポートが行われ、導入前から実際の運用まで専任コンシェルジュが徹底的にフォローします。

料金は1IDにつき初期費用5,000円、月額980円とリーズナブル。「10分かけ放題」オプションに加入すれば1通話10分以内であれば無料でかけ放題なので毎月の通話コストを大幅にカット可能です。

ビジネスフォンからの移行をお考えなら、ぜひ03plusをご検討ください。

 03plusについて詳しくはこちら

まとめ

今回は、クラウドPBXでありがちな失敗例とその対策について解説しました。

クラウドPBXは初期費用や通話料金がビジネスフォンと比べて安く、インターネット回線を使用しているためスマホ等でどこでも利用できるのがメリットです。しかし、そのメリットだけに目を向けすぎてしまうと導入後に失敗する可能性があります。

クラウドPBXをビジネスフォンからの移行、または新規導入する際には自社の運用に合った機能を備えているか、自社の規模に合ったサービスか、セキュリティ面やサポートは万全か、などをしっかり調べることをおすすめします。

クラウドPBXの03plusは1IDから申込みでき、スモールスタートにうってつけのサービスです。また、30ID以上であればお得なエンタープライズ版もあるので、大規模運用にも向いています。ぜひご検討ください。