IT技術が進歩し、ビジネスシーンではさまざまなものがクラウド化されるようになりました。そうした中で近年増加しているのが、従来のPBXからクラウドPBXへ移行を検討するケースです。「外出先でも内線通話できる」「社内コミュニケーションを活性化できる」「ビジネスに役立つ機能が豊富にある」といった理由が背景にあります。
今回はクラウドPBXの内線は本当に便利なのか、内線をクラウド化するメリットを従来のPBXと比較して解説します。
目次
クラウドPBXとは
コストや手間を抑えてスムーズに導入できたり、インターネット回線を使用するためスマホからでも固定電話番号で受発信できるなどさまざまなメリットがあります。
そして、このクラウドPBXは外線通話を便利にするだけでなく、内線通話の利便性も向上させられます。次章で詳しく見ていきましょう。
クラウドPBXの内線はここが便利
クラウドPBXで内線をクラウド化することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。具体的に見ていきましょう。
通話料がかからない
当然ながら、クラウドPBXにおいても内線通話に通話料はかかりません。たとえ別の拠点にいる人同士であっても、同一の契約内に収められていれば、内線を使って無料で通話することができます。
さまざまなデバイスで内線が利用できる
クラウドPBXは、PC・スマートフォン・タブレットなど、インターネットに接続できるさまざまな端末にて内線通話を行えます。
従来のPBXはアナログ回線を使用しており、主装置に対応していて社内に設置されている固定電話機間でのみ内線通話を行えましたが、クラウドPBXは場所や機器にとらわれず利用することができます。
外出中やテレワーク中でも内線が使える
従来のPBXでは社内に設置された固定電話機間でしか内線通話を行えません。そのため、外出先の社員とは外線にてやり取りするしかありませんでした。
しかしクラウドPBXはインターネット回線を使用できる環境下であれば、スマホやパソコンなどの端末を使用して内線通話を行えます。そのため、外出先の社員との内線はもちろん、テレワーク中の社員とも内線通話にて連絡することができるのです。外線ではなく無料の内線で通話できるため気軽に連絡でき、社内コミュニケーションを活性化させることにもつながるでしょう。
複数拠点で同じ内線が使える
従来のPBXでは主装置が設置されたオフィス内でしか内線通話は行えませんでした。当然、離れた拠点とのやり取りは外線で行うしかありません。
しかしクラウドPBXは主装置がクラウド上に設置されており、通話はインターネットを使用して行います。インターネット環境さえあれば場所の制限なく、どこでも運用できるのが特徴です。そのため、離れた拠点間で内線通話をすることもできます。たとえば、東京本社と大阪支社のように距離がかなり離れていても、内線により無料でコミュニケーションを図ることができるのです。また、クラウドPBXサービスによっては海外拠点とも内線ネットワークの構築を行えます。
外出中の社員への取り次ぎができる
従来のPBXの場合、顧客から電話があっても担当者が外出中であれば、帰社または外出先からの折り返し電話をする必要がありました。この場合、担当者に顧客から連絡があったことを伝えてさらに折り返し電話をしなければならないため、かなりのタイムロスが発生します。
しかしクラウドPBXならば、担当者が外出中であってもそのまま取り次ぎを行えます。たとえ遠方に出張中であってもタイムラグなくスムーズに取り次ぎできるため、ビジネスチャンスを逃さず効率よく電話対応ができます。電話対応する社員にとっても、顧客にとっても効率的で気分良くコミュニケーションを取ることが可能になるわけです。
利用する端末数の調整が簡単
従来のPBXでは主装置と固定電話機をアナログ回線でつなぐ必要があり、端末を増減させるたびに配線工事が必要でした。また、主装置が対応できないほどに端末が増える場合は、装置そのものを入れ替える必要があり、コスト・手間がさらにかかります。つまり、従来のPBXは利用する端末数を調整するたびに手間とコストがかかり困難だったのです。
しかしクラウドPBXであれば端末数を簡単に変更することができます。契約台数を増やした後にスマホ等にアプリをインストールすればすぐに設定可能です。大規模な工事は必要ありませんし、即時対応できるため業務を止めることなくスムーズに増減できます。
PBX装置や電話機のメンテナンスが不要に
従来のPBXは主装置の定期的なメンテナンスが必要です。また、故障の際には修理を行わなければならず、手間やコストがかかりました。もちろん主装置だけでなく、電話機のメンテナンス修理も自社で行わなければいけません。
しかしクラウドPBXならば、主装置がクラウド上に設置されているため自社でのメンテナンスは不要です。保守管理はベンダー側が行っているためです。もちろん、システムに問題があればベンダー側がチェックをして速やかに改善を行います。
また、スマホやパソコンのOSがアップデートされればそれに応じてクラウドPBXのシステムもアップデートされるため、利用者側は特に何もしなくても最新のアプリを利用することができます。
従来のPBXと比べてメンテナンス費用や手間がかからず、専門知識がなくても気軽に利用できる点はクラウドPBXのメリットといえるでしょう。
内線利用以外にもクラウドPBXにはさまざまなメリットが
クラウドPBXはスマホ等の端末を内線化して外出先でも内線利用できる点が大きなメリットです。しかし実は、それ以外にも数多くのメリットが存在しています。実際にクラウドPBXにはどのようなメリットがあるのかを解説します。
コスト削減につながる
従来のクラウドPBXは導入コストが高く、規模によって数十万円～数百万円かかります。さらに設置や配線工事費用、専用固定電話機の購入またはリース費用も必要です。もちろんアナログ回線を使用するため社内のみでしか内線通話は行えず、外出先の社員や遠方拠点との通話は料金が発生する外線でしか行えません。また、外線通話は遠方になるほど通話料金が高くなります。
しかしクラウドPBXは主装置の購入が必要ないため、大幅に導入コストを下げられます。設置・配線工事の必要もなく、端末もBYODを採用すれば購入費用がかかりません。さらに、社内のみならず、外出先・テレワーク中の社員や拠点間通話を内線で行えるため、通話コストも大幅に削減できます。外線についてもインターネット回線を使用するため全国一律料金であり、海外拠点からの発信であっても国内発信となるため大幅にコストカット可能です。
オフィスレイアウトの自由度が高まる
従来のPBXは専用の固定電話機でしか利用できないため、電話のある席に誰を座らせるかを明確にしなければいけません。また、アナログ回線を使用しているため配線の関係上、容易にレイアウト変更なども行うことができません。そのため毎日同じ席で仕事をしなければならず、社内にいる間は電話対応のためにずっとデスク周辺にいなければいけないという行動制限がかかります。
しかしクラウドPBXならばスマホがあれば利用できます。そのため社内はもちろん外出していても問題なく電話応対することが可能です。つまり特定の位置にデスクを固定されることはなく、自身の業務に合わせて自由に行動できるわけです。もちろん、オフィスレイアウトも自由に変更できますし、フリーアドレス制を採用することも可能です。
インターネットFAXなどオプションが便利
従来のPBXでは電話機能のみしか利用できませんでした。
しかしクラウドPBXならば基本の電話機能はもちろんのこと、さまざまな便利機能を利用できます。たとえば、クラウド上でFAXの送受信を行えるクラウドFAXは業務効率化やペーパーレス化を実現する便利な機能といえるでしょう。顧客から送られてきたFAXデータを印刷することなくクラウド上で確認できるため、専用紙の購入コストが削減できます。
また、場所の制限なくインターネットにつながってさえいればどこでも気軽にFAXデータを送信できます。たとえば、スマホのカメラで書類を撮影してそのままデータ化して先方に送信することができるのです。タイムラグなく必要な情報をすぐに顧客にお届けできれば、業務はよりスムーズになることでしょう。
クラウドPBXの内線で使える端末とは？
クラウドPBXは固定電話に限定されず、さまざまな端末で利用できるのが特徴です。ここでは実際にどんな端末で利用できるのかを解説します。
スマートフォン
クラウドPBXはスマホにアプリをインストールすることで内線として利用できます。もちろん内線だけでなく外出先で会社代表番号を使用した外線通話もできますし、保留・転送といった電話機能も使えます。
会社支給のスマホはもちろん、社員個人のスマホを利用するBYODにも対応できるため、スマホはクラウドPBXではメインの端末といえるでしょう。
ソフトフォン
パソコンやタブレットにアプリをインストールして通話できるようにしたものをソフトフォンといいます。業務利用しているパソコン等を内線化できるため、資料を見ながら・作業をしながら社内コミュニケーションを行えるメリットがあります。
特にコールセンターではソフトフォンにてクラウドPBXを利用するケースが多く、そのメリットを最大限に活かしています。
SIPフォン
SIPフォンとは従来のPBXのような固定電話機タイプのものです。従来型と異なる点はアナログ回線ではなくインターネット回線を使用する点となります。
古くからある企業で高齢の社員が多い企業の場合、スマホやパソコンに慣れていない場合があります。そうしたケースでは従来の固定電話と使用感が変わらないSIPフォンの需要が高いようです。
クラウドPBXサービスの選び方は？
クラウドPBXは比較的新しいサービスではあるものの多くのベンダーが参入しているため、「どこを選べばいいかわからない」とお悩みの方も多いことでしょう。そこでクラウドPBXの選び方をわかりやすくポイントを押さえてご紹介します。
自社の利用人数
まずは会社規模と利用人数をはっきりとさせましょう。たとえば、1,000人規模の大企業でクラウドPBXを導入するのであれば、大規模サービスに対応している大手キャリア系のクラウドPBXが良いでしょう。逆に個人事業主や中小企業など規模が小さい場合は1IDから契約できて利用端末数の調整をしやすいサービスを選ぶとお得になります。
利用したい機能
クラウドPBXは従来のPBXにはないさまざまな機能を利用できる点が魅力です。しかし、自社で必要としない機能ばかりあっても意味はありませんし、コストも無駄になってしまうことでしょう。
クラウドPBXを選ぶ際には、事前にどのような機能を必要としているのかをはっきりさせておきましょう。また、いまは必要ないけど将来的に必要になるかもしれない、といった場合に備えて、オプションが豊富なサービスを選ぶのも考え方の一つです。
料金
クラウドPBXはサービスを提供するベンダーによって初期費用や基本料金、オプション料金に大きな差があります。「コストダウンを目的としていたのに思ったより削減できない・コストがかさむ」といった悩みを抱えないためにも、事前に料金については調査しておきましょう。ベンダーによっては料金を公開していない場合もあります。その場合は担当者に確認をしてみましょう。
既存の電話番号がそのまま使えるか
企業によってはクラウドPBX移行後も「既存の電話番号をそのまま使用したい」という希望するケースもあることでしょう。会社の電話番号を変更すればホームページや名刺の記載も変更しなければいけませんし、顧客にもお伝えしなければならず手間がかかるためです。
クラウドPBXによって番号ポータビリティに対応しているかどうかは異なります。必ず事前に確認しておきましょう。
実績
クラウドPBXは比較的新しいサービスです。ここ数年はベンダーも増えていて、サービスやサポートの質には大きな差があります。質の低いベンダーと契約すれば、使用感に納得できず不満を抱えることになるかもしれません。
そのため、クラウドPBXを選ぶ際には実績もしっかりチェックすることをおすすめします。利用実績の豊富なベンダーであるほど料金や機能、サポート体制などのバランスが良く満足度も高くなります。また、同じ業界や規模での導入実績を確認すれば、自社に合っているかどうかもわかるのでおすすめです。
内線利用にもおすすめのクラウドPBX「03plus」
03plusは全国主要46局の市外局番を取得できるクラウドPBXサービスです。番号ポータビリティにも対応しているため、条件さえ満たしていれば既存電話番号をそのまま使用することもできます。1IDから契約でき初期費用5,000円、月額980円とリーズナブルに利用可能です。また、30ID以上の契約であればお得なエンタープライズ版を利用できます。そのため、個人事業主や中小企業はもちろん、規模の大きな企業であっても対応できるのが魅力です。
導入実績も豊富で、ユーザー数は45,000以上。大阪市でも導入されており、03plusのオプション機能であるクラウドFAXにより業務効率化やペーパーレス化・コスト削減を実現しています。
まとめ
今回はクラウドPBXによる内線化のメリットを従来のPBXと比較しながら解説しました。
従来のPBXはアナログ回線を使用しているため端末は固定電話機に限定され、社内での内線しか行えませんでした。当然、外出中の社員や拠点間通話は外線で行わなければなりません。
しかしインターネット回線を使用するクラウドPBXはさまざまな端末を使用することができます。スマホにクラウドPBXを導入すれば、外出先や拠点間であっても無料で内線通話を行えます。社内コミュニケーションの活性化を図れるとともに、コスト削減を実現できることでしょう。
また、クラウドPBXは内線化のメリットだけでなくクラウドならではのさまざまな機能を利用でき、コスト削減や業務効率化を図ることが可能です。
比較的新しいサービスですが多くのベンダーが参入しているためどのクラウドPBXを導入すべきか迷うかもしれません。もしリーズナブルで便利な機能を利用でき実績豊富なクラウドPBXをお探しならば、ぜひ03plusをご検討ください。
