「固定電話のクラウド化」という言葉を最近耳にすることも多いかもしれません。
従来の固定電話はオフィスに設置した設備に依存するため、働き方の変化に対応しづらいという課題があります。近年は、こうした課題を解消する手段として「固定電話のクラウド化」が注目されています。電話番号をそのまま活かしながら、スマホやPCで利用できる柔軟な電話環境を構築できる点が特徴です。
今回は、固定電話のクラウド化の仕組みや導入方法、メリット・デメリットまで分かりやすく解説します。
目次
固定電話のクラウド化とは
固定電話のクラウド化とは、従来のようにオフィス内にPBXや電話回線を設置するのではなく、クラウド上のPBXを利用して電話機能を提供する仕組みへ移行する考え方です。自社で設備を保有せず、インターネット経由で電話を利用する点に特徴があります。そのような特徴から、クラウド化はオフィスに限定されない電話運用を可能にします。
こうした背景から、テレワークの導入や電話対応の見直しを進める企業を中心に、固定電話のクラウド化が注目されています。
固定電話のクラウド化が注目される理由
固定電話のクラウド化が注目されている背景には、働き方の変化や従来の電話環境が抱える課題があります。
・テレワークの普及
オフィスに出社しなくても業務を行う働き方が広がり、固定電話では対応が難しい場面が増えています。クラウド化により、場所に関係なく会社番号で電話対応が可能になります。
・PBX機器の老朽化
従来のビジネスフォンは、オフィス内に設置したPBX機器に依存しています。設備の老朽化やサポート終了により、維持や更新の負担が課題となっています。
・電話対応の非効率
固定電話では、担当者が不在の場合に折り返し対応が必要になるなど、取り次ぎや伝達の手間が発生しやすい傾向があります。クラウド化により、社外にいる担当者へ直接取り次ぐことも可能になります。
・通信環境の進化
インターネット回線の品質向上により、クラウド上での通話でも実用的な音質が確保できるようになっています。これにより、クラウドPBXの導入ハードルが下がっています。
このように、働き方の変化や既存設備の課題を背景に、固定電話のクラウド化が注目されています。
従来のビジネスフォンとの違い
固定電話のクラウド化と従来のビジネスフォンの違いは、利用する回線とシステム構成にあります。
従来のビジネスフォンは、オフィス内にPBXを設置し、電話回線を通じて通話を行います。そのため、会社の電話番号による発着信はオフィス内の電話機でしか行えず、利用できる場所や端末に制限があります。
一方、固定電話をクラウド化した場合は、クラウド上のPBXとインターネット回線を利用します。クラウドPBXに登録されたスマホやPCを内線として利用できるため、オフィス外でも会社の番号で発着信が可能です。社外にいる担当者への取り次ぎも内線として行えます。
また、クラウドPBXは配線工事が不要で、回線の追加や変更も管理画面から行えるため、導入や拡張がしやすい点も特徴です。機器の保守や管理を自社で行う必要がないため、運用負担の軽減にもつながります。
このように、従来のビジネスフォンとクラウドPBXは回線や構成の違いによって、利用できる端末や運用方法、管理負担などさまざまな差があります。
固定電話をクラウド化する方法
固定電話をクラウド化する方法としては、クラウドPBXの導入が一般的です。クラウドPBXは、従来オフィス内に設置していたPBXの機能をクラウド上で提供するサービスであり、インターネット回線を通じて電話環境を構築します。
クラウドPBX導入の方法・流れは以下の通りです。
・サービスの選定と契約
利用目的や必要な機能、コストを踏まえてクラウドPBXサービスを選定したうえで自社に合うサービスを契約します。
・初期設定
サービス契約後、アカウントや内線番号、着信ルールなどを設定します。
・電話番号の設定
新規番号の取得や、現在利用している番号の引き継ぎ（番号ポータビリティ）を行います。
・端末の準備
スマホやPCに専用アプリをインストールする、または対応する電話機を用意します。
・運用開始
設定完了後、会社番号での発着信や内線通話などが利用できるようになります。
従来のビジネスフォンのようにPBXの設置や配線工事が不要なため、短期間で導入できる点が大きな特徴です。また、条件を満たせば既存の電話番号を引き継げるため、現在の電話環境を活かしながらクラウド化を進められます。
固定電話のクラウド化による変化
固定電話をクラウド化すると、従来の電話環境と比べて利用方法や運用面にさまざまな変化が生まれます。ここでは、クラウド化によって具体的にどのような変化があるのかを解説します。
会社の電話をスマホやPCで利用できる
固定電話のクラウド化により、会社の電話番号をスマホやPCから利用できるようになります。
従来の固定電話では、オフィスに設置された電話機でしか発着信ができませんでした。しかしクラウド化を行えば、場所に関係なく同じ番号で対応が可能です。
外出先や在宅勤務中でも会社番号での電話対応ができるため、働く場所にとらわれない柔軟な運用が実現できます。
これにより、電話対応のためだけに出社する必要がなくなり、業務の効率化や働き方の見直しにもつながります。
電話業務を効率化できる
電話業務の効率化につながることも、固定電話のクラウド化で生まれる変化です。
従来は担当者が不在の場合、用件の聞き取りや折り返し対応が必要でした。しかし、クラウドPBXを導入して電話環境をクラウド化すれば、社外にいる担当者にも直接取り次ぐことが可能です。
取り次ぎの手間や伝達ミスを減らし、よりスムーズな顧客対応を実現できます。
また、通話録音や着信ルールの設定などを活用することで、対応品質の向上や業務の標準化にもつながります。
コストを抑えられる
コストを抑えられる点も、固定電話のクラウド化による大きな変化です。
従来のビジネスフォンでは、PBXの設置や配線工事、機器の購入などに初期費用がかかります。また、機器の老朽化に伴う交換や保守対応など、継続的なコストも発生します。
さらに、回線の追加や拠点の増設を行う場合には、その都度工事や機器の増設が必要となり、追加コストがかかります。
一方、クラウド化を行えば、これらの設備を自社で保有する必要がなくなるため、初期費用を抑えられます。また、機器の保守や管理はベンダー側で行われるため、運用コストの削減にもつながります。
さまざまな機能が使える
固定電話をクラウド化することで、利用できる機能の幅も広がります。
従来のビジネスフォンでも基本的な通話機能は利用できますが、機能の追加には機器の増設や設定変更が必要になる場合があります。機能拡張をする場合は、業者に依頼するのが一般的で、費用がかかります。
一方クラウドPBXでは、さまざまな機能の追加も管理画面から簡単に行えます。ベンダーごとに異なりますが、たとえば通話録音やIVR（自動音声応答）、クラウドFAXなどの機能を利用可能です。自社に合わせて機能を選定すれば、電話業務の効率化や品質向上を実現できます。
管理や拡張がしやすくなる
固定電話のクラウド化により、電話環境の管理や拡張がしやすくなります。
従来のビジネスフォンでは、回線の追加や設定変更を行う際に、工事や専門的な作業が必要です。作業には一定の期間が必要になるため、急な人員追加などには対応できません。
一方、クラウドPBXでは、管理画面から内線の追加や設定変更が行えます。そのため、状況に応じて柔軟に対応可能です。組織変更や人員の増減、キャンペーンによる問い合わせ増加などにも対応しやすくなります。
固定電話のクラウド化にデメリットはある？
固定電話のクラウド化には多くのメリットがある一方で、注意しておきたいデメリットも存在します。導入後に後悔しないためには、あらかじめリスクや制約を理解しておくことが重要です。
ここでは、固定電話をクラウド化する際に押さえておきたい主なデメリットについて解説します。
通信品質に注意が必要
固定電話をクラウド化する場合、通信品質には注意が必要です。
クラウドPBXはインターネット回線を利用して通話を行うため、回線の混雑や通信環境によっては音声の遅延や途切れが発生する可能性があります。
そのため、安定した通信環境を整えることや、事前に通話品質を確認しておくことが大切です。
たとえば、Wi-Fi機器の性能や設置場所、壁や什器などの障害物の影響によって通信状態が悪くなり、通話品質が落ちることがあります。利用環境に応じたネットワーク設計や事前検証を行うようにしましょう。
ランニングコストがかかる
固定電話をクラウド化する場合、クラウド特有のランニングコストが発生します。
クラウドPBXでは、月額利用料（基本料金）が発生するほか、通話録音やIVRなどの機能を追加する場合はオプション料金がかかるケースがあります。
また、利用人数や回線数（ライセンス数）に応じて費用が増減するため、席数が増えるほどコストも上がる点に注意が必要です。
そのため、自社の利用状況や必要な機能を踏まえたうえで、事前にコストを試算しておくことが大切です。
発信できない番号がある
一部の番号へ発信できない点も、固定電話をクラウド化する場合の注意点です。
クラウドPBXでは、サービスによっては緊急通報（110・119）に対応していません。また、0120などの着信課金サービスにも発信できない場合があります。業務上必要な番号に発信できないと支障が出る可能性があるため、事前に対応可否を確認しておくことが重要です。
たとえば、スマホを端末として利用している場合は、クラウドPBXアプリではなく携帯電話会社の通常通話回線を利用することで、緊急通報などの番号にかけられるようになります。このように対象番号への発信可否をあらかじめ整理しておきましょう。
現在の電話番号が利用できない場合がある
固定電話をクラウド化する際、現在の電話番号をそのまま利用できない場合があります。
クラウドPBXのサービスによっては番号ポータビリティに対応していない場合や、利用中の回線種別によっては番号の引き継ぎができないケースもあります。
電話番号の変更は顧客や取引先への影響が大きいため、導入前に番号を引き継げるかどうかを確認しておくことが重要です。
あわせて、万が一変更が必要な場合に備え、Webサイトや名刺、各種サービスの登録情報の更新範囲も事前に把握しておくと安心です。
固定電話のクラウド化はどんな企業に向いている？
固定電話のクラウド化は、以下のような企業に向いています。
・テレワークを導入している企業
場所にとらわれず電話対応ができるため、在宅勤務でも会社番号での対応が可能になります。
・複数拠点で電話対応を行っている企業
拠点をまたいで内線や取り次ぎが行えるため、スムーズな連携が可能です。
・外出が多い担当者が多い企業
スマホを内線として利用できるため、外出先でも直接電話対応ができます。
・電話対応の効率化を図りたい企業
取り次ぎや折り返しの手間を減らし、業務の効率化につながります。
・人員の増減や組織変更が多い企業
内線の追加や設定変更が柔軟に行えるため、環境の変化に対応しやすくなります。
固定電話のクラウド化は、必ずしも全ての企業に必要というわけではありません。しかし、自社が目指す働き方や業務内容に合致すれば大きな効果を発揮します。電話環境や課題を整理したうえで、導入の必要性を検討しましょう。
固定電話のクラウド化なら03plusがおすすめ
固定電話のクラウド化を検討しているなら、「03plus」の導入がおすすめです。
03plusは、全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得できるクラウドPBXサービスで、現在利用している電話番号を引き継ぐことも可能です。そのため、既存の電話環境を活かしながらスムーズにクラウド化を進められます。
また、ビジネスフォンと同様の基本的な通話機能を利用できるため、これまでの運用を大きく変えることなく導入できます。
さらに、電話業務を効率化するさまざまな機能も利用できます。代表的な機能は以下の通りです。
・IVR（自動音声応答）
着信時に自動応答し、プッシュ操作で担当窓口へ振り分けられます。
・Web電話帳
クラウド上で連絡先を一元管理し、社内で共有できます。
・クラウドFAX
スマホやPCからFAXの送受信が可能です。
・通話録音
通話内容を自動で録音し、後から確認できます。
・留守レポ
自動音声で一次対応を行い、用件を録音・テキスト化して通知します。
・10分かけ放題
1通話あたり10分までの通話が定額で利用できるオプションで、通話頻度が高い場合のコスト管理に役立ちます。
従来の電話環境の使い勝手を維持しながら、柔軟で効率的な電話運用を実現したいとお考えなら、ぜひ03plusの導入をご検討ください。
まとめ
今回は、固定電話のクラウド化について解説しました。
固定電話をクラウド化すれば、スマホやPCで会社の電話を利用できるようになり、場所にとらわれない柔軟な電話対応が可能になります。また、電話業務の効率化やコスト削減、管理のしやすさといった点でも多くのメリットがあります。
一方で、通信品質や発信できない番号、番号の引き継ぎなど、事前に確認しておくべき注意点もあります。こうしたポイントを理解したうえで、自社の運用に合った形で導入を検討するのがおすすめです。
固定電話のクラウド化を進める際は、機能やコスト、サポート体制などを比較しながら、自社に適したサービスを選択しましょう。
電話環境をクラウド化したいとお考えでしたら、ぜひ03plusをお選びください。
