災害が多い日本では近年、BCP対策が重要視されています。災害・サイバー攻撃などの緊急事態の際に、業務をなるべく止めずに事業を継続することが、企業の被害を最小限に抑えることにつながるためです。
BCP対策にはさまざまなものがありますが、特に注目されているのが電話業務継続に効果的とされる、クラウドPBXの導入です。
今回は、BCP対策とは何なのか、その重要性について、クラウドPBXが災害に強い理由について詳しく解説していきます。
目次
BCP対策とは？なぜ重要？
そもそもBCP対策とは何なのか、なぜ事前の対策が重要とされるのかについて解説します。
BCP対策とは
BCPとは「Business Continuity Plan」の略で「事業継続計画」という意味です。万が一の災害やサイバー攻撃の被害に遭った時でも、なるべく早く業務の立て直しを行い、ダメージを最小限に抑えつつ、事業を継続するための対策をBCP対策といいます。
企業のコア業務の早期復旧が主ですが、IT化が進む近年においてはITサービスに関する対策が特に重要視されています。また、国や自治体でも支援策を打ち出すなど、BCP対策に力を入れています。
BCP対策と似ている言葉に「防災・災害対策」があります。どちらも災害発生に備えた対策ではありますが、両者は目的が大きく異なります。防災・災害対策は自然災害などが発生した際に、その被害を最小限に抑えるための対策です。一方、BCP対策は防災対策を講じることを前提にし、事業継続のための対策を立てるものとなります。
BCP対策の重要性
BCP対策が世界的に注目されるようになったのは、アメリカ同時多発テロからだといわれています。テロや自然災害、またはサイバー攻撃などに遭った場合、人的・物的被害はもちろん、企業も大きな損害を被ることが明らかになったためです。
日本の場合、テロと同じく注意が必要なのが自然災害です。地震大国といわれる日本では、東日本大震災以降、BCP対策を策定する企業が増えてきています。また、近年はサイバー攻撃による機密情報や個人情報の流出被害も増加傾向にあり、BCP対策の策定が急務であるといえるでしょう。
さまざまなアクシデントに備え、BCP対策を行うことは企業にとって多くのメリットをもたらします。BCP対策を行っていれば、有事の際には早期復旧でき、企業へのダメージを最小限に抑えられます。そのような備えは、顧客への信頼にもつながることでしょう。また、BCP対策を策定する過程の中で、企業にとって優先すべき業務や資源を把握でき、経営戦略の立案にも役立ちます。機密情報保護の意識も高まりますので、社員一人ひとりの責任感を向上させることにもつながります。
このように、BCP対策を行っておけば、万が一の災害やサイバー攻撃時の備えになることはもちろん、顧客の信頼度向上などの副次的なメリットもあります。いまや、BCP対策の策定は企業にとって最重要事項のひとつといえるでしょう。
一般的な固定電話は災害や非常事態に弱い
一般的な固定電話（オンプレミス型PBX）は、災害や非常時に弱いとされています。具体的には、以下のようなケースです。
・地震や台風などによる停電
・通信インフラ（固定回線・PBX設備など）の障害
・火災や水害によるオフィス設備の損壊
・公共交通機関の停止による出社困難
・感染症拡大による出社制限や在宅勤務への移行
停電が発生したとき、停電対策が施されていない場合は、オフィス内に設置された主装置は停止します。その結果、主装置に接続されている固定電話も利用できなくなり、外部との連絡手段が断たれてしまいます。
また、通信インフラに障害が発生した場合も、回線に依存している固定電話は発着信ができなくなる可能性があります。
さらに、従来の固定電話はオフィス内での利用が前提のため、出社できない状況では電話業務そのものが止まります。在宅環境から代表電話に対応できない点は大きな課題です。
加えて、主装置や社内設備が損壊した場合は復旧にも時間がかかります。機器内に保存されているデータが失われるリスクもあり、事業再開が遅れる要因となります。
このように、固定電話は電力・回線・オフィス環境に依存しているため、災害や非常事態に弱いといえます。
クラウドPBXは災害時や非常時に強い！その理由
従来型のPBXは災害時にとても弱いですが、クラウドPBXは災害時に強く、BCP対策に向いているといわれています。以下で、なぜそのようにいわれるのか解説します。
スマートフォンから電話が利用できる
クラウドPBXは、災害時でもスマホを利用して会社代表番号から電話をかけることができます。
従来型のPBXは、主装置があるオフィス内に設置された固定電話でしか電話をかけられません。しかし、クラウドPBXはスマホで会社代表番号を使って発着信できます。そのため、オフィスが停電している状況であっても、電話業務を継続可能です。
また、従来型のPBXの場合、災害により公共交通機関が止まっていると社員が出勤できず、電話業務を停止せざるを得ません。しかし、クラウドPBXはスマホを使って、自宅で電話応対できます。そのため、通勤できない状況下であっても、スマホさえ使えるならば、電話業務を止めなくても良いのです。
社内に物理的な装置が不要
クラウドPBXはデータ通信さえ生きているならば、電話業務を継続できます。これは、物理的な装置を社内に設置する必要がないためです。
そのため、停電でもスマホがあってデータ通信さえ生きている状況であれば、どこからでも会社代表番号を使って通話を行えます。
重要なデータはクラウドに保存
クラウドPBXなら、各種データがクラウド上に保存されています。
従来型のPBXの場合、電話帳などのデータはオフィスに設置された主装置に保存されます。そのため、災害時に主装置が破損した場合、データ復旧は難しくなるでしょう。
しかし、クラウドPBXは、各種重要データがクラウドサーバー上に保存されます。サーバーは自然災害に強い立地・構造の場所に保管されているため、被害を受ける可能性はかなり低いです。また、専門家が常駐しているため、サイバー攻撃を未然に防ぎデータ流出を防ぎます。さらに、定期的なバックアップが行われるため、データが失われてしまったとしても、バックアップデータからすぐに復旧が可能です。
自社でのメンテナンスが不要
クラウドPBXは自社メンテナンスが不要で、常に最新の状態が保たれています。
従来型のPBXの場合、点検やメンテナンス・補修は自社で行わなければなりません。業者に依頼すれば、追加費用がかかります。社内に専門知識のある社員がいれば費用を浮かせることはできますが、主装置の保守管理を任せるとなると、コア業務を圧迫しかねません。
しかし、クラウドPBXならばベンダー側がメンテナンスや点検を行ってくれます。かかる費用は、月額料金内に含まれていますので、追加で支払う必要はありません。常に最新の状態に保たれるため、万が一のリスクを回避しやすくなることでしょう。
テレワークを実施しやすい
クラウドPBX環境があれば、災害などにより出社が難しい場合でも、テレワークにてスムーズに対応できます。
従来型のPBXは主装置が社内に設置されているため、会社代表番号を使って電話業務を行うためには、出社しなければなりません。そのため、災害時で公共交通機関が麻痺しているケースでは業務再開が困難です。
しかし、クラウドPBXであれば、スマホで会社代表番号を使って電話業務を行えます。そのため、災害時やコロナ禍のように外出が難しいケースでも、テレワークにて対応可能です。電話業務のために出社する必要がなくなるため、クラウドPBXならば緊急時の対応もスムーズに行えるでしょう。
回線数の増減も簡単
クラウドPBXは、回線数の増減も簡単かつ柔軟に行えます。そのため、回線を急遽追加するようなケースでもスムーズです。
従来型のPBXの場合、回線数を増減する際には配線工事や、オフィス内に設置された主装置の設定などが必要です。災害時はそれらの対応をするのは難しいですし、業者の手配にも時間がかかります。もちろん、配線工事や設定にも時間を取られますので、スピード感に欠けます。
しかし、クラウドPBXは、Web上で回線数の増減を行えます。ネット環境さえつながっていれば、いつでもすぐに回線を増やせますので、災害時の「問い合わせの増加」「テレワーク実施社員の増加」といったケースにもスピード感をもって対応可能です。また、問い合わせ数が落ち着いた後は、すぐに回線数を減らすこともできますので、無駄なコストをかけずに済むのもメリットです。
クラウドPBXによるBCP対策が有効なケース
クラウドPBXは、災害や非常事態によって従来の固定電話が使えなくなる状況でも、電話業務を継続しやすいという特徴があります。ここでは、クラウドPBXによるBCP対策が具体的にどのようなケースで有効であるのか解説します。
停電が発生した場合
停電が発生した場合でも、クラウドPBXであれば電話業務を継続できる可能性があります。
従来のPBXはオフィス内の主装置に依存しているため、停電により電力供給が止まるとシステム全体が停止します。一方、クラウドPBXはデータセンター上で稼働しているため、利用者側のオフィスで停電が発生したとしても、システム自体は影響を受けません。
そのため、スマホやモバイル回線など、電力と通信手段が確保できる環境であれば、オフィスが停電している状況でも会社番号での発着信が可能です。これにより、顧客との連絡手段を維持し、業務停止のリスクを抑えられます。
被災によりオフィスが利用できなくなった場合
オフィスが災害で被災し、建物が利用できなくなった場合でも、クラウドPBXは有効です。
従来のPBXはオフィス内での利用が前提となるため、業務拠点が使えない状況では電話対応そのものができません。その結果、顧客や取引先との連絡が途絶え、業務が停止してしまうおそれがあります。
一方、クラウドPBXはクラウド上にシステムが構築されているため、オフィスが利用できない状況でも稼働し続けます。インターネット環境があれば、別拠点や自宅などから会社番号で発着信が可能となり、業務継続につながります。
公共交通機関の停止などで出社できない場合
公共交通機関の停止などで出社できない場合でも、クラウドPBXは効果を発揮します。
従来のPBXは、オフィス内の固定電話で利用することが前提です。そのため、災害により社員が出社できない状況では電話対応ができません。
しかし、クラウドPBXであれば、スマホやPCを利用して自宅や外出先から会社番号で発着信が可能です。これにより、交通インフラが麻痺している状況でも顧客対応を継続でき、業務の停滞を防ぐことにつながります。
災害時に問い合わせが急増した場合
災害時には顧客や取引先からの問い合わせが急増するケースがありますが、クラウドPBXはこうした状況にも柔軟に対応できます。
従来のPBXでは、回線数や対応人数を増やすために機器の追加や配線工事が必要となり、迅速な対応が難しい場合があります。
一方、クラウドPBXはスマホを活用することで対応人員をすぐに増やすことができ、回線数の増減も柔軟に行えます。そのため、急な問い合わせの増加にも迅速に対応でき、機会損失の防止につながります。
主装置や設備の故障・破損が発生した場合
主装置や電話機などの設備が故障・破損した場合でも、クラウドPBXは有効です。
従来のPBXは社内に設置された主装置に依存しているため、機器が故障すると電話機能そのものが利用できなくなります。また、復旧には専門業者による修理や機器の交換が必要となり、業務再開までに時間がかかる点も課題です。
一方、クラウドPBXはクラウド上でシステムが管理されているため、故障リスクが抑えられます。各種データはクラウドサーバー上で管理されているため、社内設備の破損によってデータが失われるリスクも低いでしょう。
さらに、クラウドPBXのベンダー側で定期的なバックアップが行われていれば、万が一データに不具合が生じた場合でも、復旧できる可能性があります。インターネット環境があれば、スマホやPCからすぐに電話業務を再開できるため、業務の停止を防ぐことにつながります。
クラウドPBXをBCP対策として導入するステップ
クラウドPBXをBCP対策として導入するには、段階的に進めることが重要です。事前の準備から運用までの流れを整理しておくことで、導入後のミスマッチやトラブルを防ぎやすくなります。
ここでは、クラウドPBX導入の基本的なステップを解説します。
BCP対策の目標設定と現状の整理
クラウドPBXをBCP対策として導入する際は、まず自社の電話業務が抱えるリスクを把握し、目指すべき状態を明確にすることが大切です。
災害や緊急時に電話対応が停止した場合の影響を整理するとともに、現在の電話環境における課題を洗い出します。例えば、「オフィス以外では代表番号を利用できない」「出社できない状況で電話対応ができない」といった課題点を具体的に把握していきます。
そのうえで、課題を解消するために必要な運用体制や機能を整理し、導入の目的を明確にしましょう。あわせて、経営層や関係部署と認識を共有しておくことも重要です。
クラウドPBXの要件を決めて選定する
BCP対策としてクラウドPBXを導入する際は、自社に必要な機能や条件を整理したうえで、複数のサービスを比較検討しましょう。
クラウドPBXはベンダーごとに機能や料金体系が異なります。そのため、価格だけでなく、自社の運用に適しているかを軸に選定することが大切です。例えば、先の洗い出しをもとに、留守番電話や通話録音、IVR（自動音声応答）など、必要な機能を整理しておくと比較しやすくなります。
また、初期費用や月額料金に加え、通話料金やオプション費用も含めたトータルコストを確認することが大切です。あわせて、災害時や緊急時のサポート体制も事前に確認しておきましょう。
試験導入（テスト）を行う
導入するクラウドPBXを決定したら、本格導入の前に必ず試験導入を行いましょう。
多くのクラウドPBXサービスではトライアルが用意されています。それを活用して、自社の環境に適しているかを事前に確認しましょう。
例えば、通話品質に問題がないか、スマホアプリが正常に動作するか、運用上の課題がないかといった点を検証します。テストで問題がないことを確認したうえで導入を進めれば、導入後のトラブルも回避しやすくなります。
社内への周知と運用体制の整備
クラウドPBXの導入後は、社内への周知と運用体制の整備を行うことも必要です。
BCP対策としてクラウドPBXを活用する場合は、災害時や緊急時の対応フローをあらかじめ明確にしておきましょう。
例えば、オフィスが利用できない場合でも社員が自宅から電話対応を行う、問い合わせが集中した際は対応人員を増やすといった具体的な行動指針を定めておきましょう。
あわせて、操作方法を共有したり定期的な訓練を実施したりして、全社員がスムーズに対応できる状態を維持することも大切です。
クラウドPBXのメリットはBCP対策以外にも
クラウドPBXは、BCP対策に有効なだけでなく、他にもさまざまなメリットがあります。
手軽に導入できる
クラウドPBXは、従来型のPBXのように、設置工事や配線工事は必要ありません。クラウド上に主装置を設置するため、時間や手間をかけずに手軽に導入できます。ベンダーにもよりますが、一般的にはWeb上で申し込みをして契約し、スマホにアプリをインストールすれば使うことができます。
すぐ導入できてすぐ使える、このスピード感はクラウドPBXの大きな強みです。
コストを抑えやすい
従来型のPBXと比べて、クラウドPBXはコストを抑えやすいのもメリットです。
従来型のPBXは主装置の購入・設置費用や配線工事費用がかかります。また、アナログ回線を使うため、遠距離通話料金は割高です。しかし、クラウドPBXの場合は導入費用にかかるのはリーズナブルな初期費用だけです。通話料金も、インターネットを利用して通話するため、遠距離でも割高にはなりません。そのため、クラウドPBXは導入・運用コストを抑えやすいのです。
スマホを内線化できる
クラウドPBXはスマホを内線化できる点も大きなメリットです。
従来型のPBXでは、オフィス内に設置された固定電話機間でしか内線通話は行えません。しかし、クラウドPBXならばアプリをインストールしたスマホ同士を内線化することができます。そのため、オフィス内はもちろん、外出中の社員との通話も内線化して通話料金を無料にできます。
さらに、テレワーク中の社員同士の通話や、離れた拠点間の通話、海外出張中の社員との通話なども内線化可能です。
機能が豊富
クラウドPBXには豊富な機能があり、業務効率化を実現できます。
従来型のPBXは、内外線や転送といった基本的な機能しかありません。しかしクラウドPBXならば、業務に役立つ便利機能を利用可能です。
クラウド上に顧客データを保存して一括管理できるWEB電話帳、自動音声により適切な担当者に着信を振り分けるIVR機能、クラウド上でFAXの送受信を行えるクラウドFAXなどを活用すれば、業務効率化を図れることでしょう。
自治体での導入例も！BCP対策におすすめの「03plus エンタープライズ」
03plus エンタープライズは、「東京03」など全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得できるクラウドPBXです。既存番号の引き継ぎにも対応しているため、電話環境を大きく変えずにクラウド化を進められます。
BCP対策の観点でも、03plus エンタープライズは柔軟に活用できます。例えば、災害により出社できない場合でもスマホから会社番号で発着信が可能なため、電話業務を止めずに対応できます。また、問い合わせが急増した場合でも、対応人員を増やして分散対応できるため、機会損失の防止につながります。
さらに、03plus エンタープライズには業務効率化だけでなく、BCP対策にも役立つ機能が備わっています。主な機能は以下の通りです。
・Web電話帳（クラウド管理）
連絡先をクラウド上で一元管理できるため、端末の故障や紛失があってもデータを維持できます。災害時に社内設備が利用できない場合でも、顧客情報を確認しながら対応できる点が強みです。
・クラウドFAX
FAXの送受信をクラウド上で行えるため、専用機器やオフィスに依存せず運用できます。例えば、オフィスが被災して利用できない状況でも、場所を問わずFAX対応を継続できます。
・IVR（自動音声応答）
着信を自動で振り分けることで、問い合わせが集中した場合でも効率的に対応できます。災害時などで問い合わせが急増した場合でも、対応の混乱や取りこぼしを防ぎやすくなります。
・留守レポ
かかってきた電話に自動音声で対応し、用件を録音・テキスト化して通知できるため、不在時でも内容を把握できます。例えば、災害時や緊急時に人手が不足している場合でも、重要な連絡を見逃さず、優先度に応じて対応できます。
・転送・同時着信
複数人で着信を受けられるため、人員不足や分散勤務の状況でも柔軟に対応できます。例えば、災害時に対応拠点を分散させる場合でも、スムーズに電話対応を継続できます。
このように、03plus エンタープライズは、場所や設備に依存しない電話環境を構築できる点が特徴です。BCP対策と業務効率化を同時に実現したいとお考えでしたら、ぜひ03plus エンタープライズの導入をご検討ください。
まとめ
今回はクラウドPBXがBCP対策に有効である理由や、導入のメリットについて解説しました。
地震大国日本において、いざという時の備えは万全でなければいけません。特に企業では、業務が止まったり復旧に時間がかかったりすれば、それだけ大きなダメージを受けてしまいます。そのため、事前のBCP対策を万全にすることが大切です。
クラウドPBXは災害に強く、その導入はBCP対策の一環として有効といえます。出社できない状況でも、スマホがあれば電話業務を行うことができますし、テレワーク対応に切り替えることもスムーズにできます。災害に伴って問い合わせ数が増えるようなケースでも、回線数をすぐに増やせるため、顧客からの信頼も得やすいでしょう。
また、クラウドPBXには便利な機能が豊富にあり、BCP対策に有効であるだけでなく、通常業務の効率を高めるのにも有効です。WEB電話帳やクラウドFAX、IVRなどを活用すれば、社員の負担を減らしてコア業務に集中できるようになり、業務効率を高めることができるでしょう。
BCP対策・業務効率アップのためにも、ぜひクラウドPBXの導入をご検討ください。
