PCを電話として利用することを検討しているものの「どのように行えば良いのか」「具体的にどのようなメリットがあるのか」など、疑問やお悩みをお持ちの方も多いことでしょう。
PCで電話を利用するのは、それほど難しくありません。実際に、従来の電話環境からPCを利用する電話環境へ移行し、コスト削減やリモートワークを実現している企業は近年増えています。
今回は、PCで電話を利用する方法やソフトフォンの仕組み、導入するメリット、クラウドPBXサービスの選び方について解説します。
目次
PCで電話を利用するメリット
PCで電話を利用すると、従来のビジネスフォンと比べてどのようなメリットがあるのでしょうか。以下で詳しく解説します。
固定電話機が不要で導入しやすい
固定電話機が不要でスムーズに導入できる点は、PCで電話を利用する大きなメリットです。
ソフトフォンを利用すれば、ヘッドセットを接続したPCを電話機として使用できます。固定電話機を購入・設置する必要がなく、電話機ごとの配線工事も不要になるため、従来のビジネスフォンよりスムーズに導入できます。
また、すでに使用しているPCとインターネット環境を活用でき、社員が増えたときも、PCへのソフトのインストールや設定をすることで簡単に電話端末を追加できます。デスクから固定電話機がなくなるため、作業スペースを確保しやすい点もメリットです。
PCを操作しながら通話しやすい
PCで電話をするメリットとして、PCを操作しながら通話できる点も挙げられます。
PCにヘッドセットを接続すれば、両手を空けた状態で通話できます。通話しながら顧客情報を検索したり、問い合わせ内容を入力したりできるため、電話機とPCの間を行き来する必要がありません。
サービスによっては、着信時に相手の電話番号やWeb電話帳に登録された情報をPC画面へ表示できます。また、CRM連携に対応していれば、顧客管理システムに登録された情報の表示や、通話・応対履歴の記録も可能です。相手の情報を確認しながら通話できるため、問い合わせ対応をスムーズに進められます。
オフィス外・テレワーク中でも会社番号で発着信できる
オフィス外やテレワーク中でも会社番号で発着信できることは、PCで電話を利用するメリットの一つです。
従来のビジネスフォンでは、会社の電話番号を利用できるのはPBXが設置されているオフィス内の固定電話機に限られます。そのため、テレワーク中の社員は代表電話に対応できず、出社している社員に電話対応が集中してしまいます。
しかし、PC対応のクラウドPBXを利用すれば、インターネット環境のある場所から会社の電話番号で発着信できます。オフィス内だけでなく、自宅や外出先でも、ノートPCを使って会社宛ての電話に対応可能です。
また、PCで会社の電話番号を利用できれば、勤務場所にかかわらず複数の社員で着信に対応できます。電話番のために出社する必要がなくなり、テレワークを導入しやすくなる点もメリットです。
コストを削減できる
さまざまなコストを削減できるのも、PCで電話を利用するメリットです。
従来のビジネスフォンは、PBXや固定電話機の購入とともに設置費用がかかります。そのため、導入コストが高く付きやすい傾向にあります。また、内線通話はオフィス内のみなので、オフィス外の社員とは通話料金がかかる外線通話で行うしかありません。
しかしPCで電話を利用すれば、前述の通り初期費用を大幅に削減できます。パソコンも既存のものを使えますので、新たに購入する必要はありません。また、オフィス外でも会社代表番号を使って通話できるのと同様に、内線通話もオフィス内外どちらでも利用できます。そのため、外出中・出張中の社員との通話にコストがかかることもありません。
このように、PCを電話として利用すれば、さまざまな面でコスト削減を実現できます。
業務効率の改善に役立つ機能が豊富
PCで電話を利用すれば、業務効率の改善に役立つさまざまな機能を利用できます。
従来のビジネスフォンもPBXのユニットを追加することでさまざまな機能を利用できます。しかし、ユニット追加に対応したPBX装置を購入する必要があることや、ユニット追加作業を業者に依頼しなければならないなど手間やコストがかかります。
PCで電話を利用すれば、そういった手間やコストをかけることなく、設定画面から気軽にさまざまな機能を追加可能です。また、PCで電話を利用することで、さまざまなシステムとの連携やITツールならではの機能を利用できます。そのため、ビジネスフォンでは難しかった課題の解決や、業務効率の改善を実現できます。
PCで電話を利用する方法は？
PCで会社の電話番号を使って発着信する場合は、PC対応のクラウドPBXを契約します。契約後、PCにソフトフォンをインストールし、マイクやスピーカー、ヘッドセットなどの必要な機器を接続すれば、PCを電話機として使用できます。サービスによっては、会社代表番号による外線の発着信に加え、内線通話や保留、取り次ぎなどのビジネスフォン機能もPCで利用可能です。
PCで通話する方法には、ほかにもWeb会議ツールやチャットツールの音声通話があります。ただし、これらは基本的に、ツールの利用者同士による音声通話やオンライン会議を目的としたものです。会社の電話番号を使って固定電話や携帯電話と発着信したい場合は、外線通話に対応したクラウドPBXが適しています。
「ソフトフォン」とは
ソフトフォンとは、PCやスマホにインストールし、端末を電話機として利用できるようにするソフトウェアのことです。インターネット回線を通じて音声を送受信し、画面上の操作で電話の発着信や保留、取り次ぎなどを行います。
クラウドPBXが電話番号や内線・外線を管理する仕組みであるのに対し、ソフトフォンは実際の通話に使用する端末の役割を担います。PCとヘッドセットを組み合わせれば、固定電話機を設置せずに電話対応が可能です。
また、サービスによっては、Web電話帳や顧客管理システムと連携し、着信時に相手の情報をPC画面へ表示できるため、電話対応を効率化できます。
PCで利用できるクラウドPBXサービスを選ぶポイント
PCで利用できるクラウドPBXには、サービスごとにさまざまな特徴や機能があります。自社に合っているサービスを選ぶためにも、以下のポイントを参考にしてみてください。
使いやすさ
使いやすさは、PCで利用できるクラウドPBXを選ぶ際にとても重要なポイントです。
PCを電話として利用できるクラウドPBXは、ベンダーごとに操作画面や操作性などが異なります。
また、搭載されている機能を利用するためには操作が必要なこともあります。単なる通話だけであれば、それほど難しい操作は必要ないものがほとんどです。しかし、豊富な機能を利用できるクラウドPBXの場合、操作が分かりにくくなったり操作しにくくなったりすることもあります。特に、ITツールの操作に不慣れな社員がいる場合、「新しいツールは覚えられない」という人が出てくることもあります。そうなれば、業務効率が低下してしまう可能性があります。さらに、そうした社員がもし通話中に操作ミスをしてしまったら、顧客に迷惑をかけてしまうかもしれません。
そうしたことを防ぐためにも、PCを利用できるクラウドPBXはシンプルで使いやすいものを選ぶことが大切です。
機能性
PCを利用できるクラウドPBXを選ぶ際には機能性も重視しましょう。
サービスを提供するベンダーごとに、PCで電話を利用するために搭載されているツールはそれぞれで異なります。導入後に「使いたかった機能がなかった」となってしまうと、業務効率改善どころか、効率低下につながってしまう恐れがあるため注意が必要です。
PCを利用できるクラウドPBXを選ぶ際には、自社でどのような課題を抱えているのか、どのような機能があれば業務改善につながるのかを検討しましょう。そしてPCを利用できるクラウドPBXごとに機能を比較してみて、自社で必要な機能が使えるか、その機能は標準搭載なのかオプション追加なのかを確認しましょう。また、「自社のこんな課題を解決したい」とベンダーの担当者に相談してみるのも良いでしょう。その悩みにあわせてどのような機能が役立つかアドバイスしてくれます。
対応デバイス
対応デバイスについても確認しておくことが、PCを利用できるクラウドPBXを選ぶ際は大切です。
PCで利用できるクラウドPBXサービスのなかには、パソコンだけでなく、IP電話機やスマホにも対応しているものがあります。このようなサービスであれば、運用において柔軟性が増します。
例えば、スマホにも対応しているクラウドPBXサービスであれば、オフィス内や社員の自宅だけでなく、外出先や出張先でも気軽にインターネット回線を利用した通話を行えます。そのため、ビジネスにおける機動力が高まることでしょう。
「PCで利用できるクラウドPBXはパソコンだけで使用するもの」と考えるのではなく、中長期的な運用をイメージしたうえで、より柔軟性の高いシステムを導入することをおすすめします。
セキュリティ
PCを利用できるクラウドPBXを導入する際には、セキュリティ面もしっかり確認しましょう。
クラウドPBXはパソコンとインターネット回線があれば通話を行えます。そのため、従来のビジネスフォンのようにオフィス内だけでなく、自宅でのリモートワークにも活用できる便利なシステムです。
その一方で、インターネット回線を利用するため外部からの不正アクセスなどに注意しなければなりません。万が一、サーバーがサイバー攻撃に遭ってしまえば、顧客情報や機密情報が流出してしまう恐れがあります。そのため、PCを利用できるクラウドPBXを選ぶ際には、ベンダー側でどのようなセキュリティ体制をとっているのか確認しましょう。また、システムトラブルのリスクを最小限に抑えるためにも、こまめなアップデートがされているかも確認しておいてください。
サポート体制
サポート体制が充実しているかどうかも、PCで利用できるクラウドPBXを選ぶ際の重要なポイントです。
従来のビジネスフォンは電話回線を利用するため、断線などが起きなければ通話ができないなどのトラブルが発生することはありません。
しかし、クラウドPBXはインターネット回線を利用して通話を行います。そのため、インターネット環境やシステムに不具合が起きてしまうと、トラブルが発生してしまいます。万が一トラブルが起きた際、スムーズに対応できる体制がベンダー側に整っているのかどうかを必ず確認しましょう。
また、運用上の疑問点などにすぐ対応してくれるかどうかも確認しておくと安心です。
PC対応のクラウドPBXを導入するなら03plus
PCで利用できるクラウドPBXを導入するなら、03plusがおすすめです。
03plusは全国主要47局の市外局番付き電話番号を取得し、その番号でスマホやPCから発着信できるサービスです。オフィス内はもちろん、外出先やテレワーク中の社員も会社代表番号を使って電話業務を行えます。スマホやPCで場所を問わず通話できるため、ビジネスの機動力を高めたい企業におすすめです。
PCで利用する場合は、Windows用ソフトフォンをインストールしてログインすることで、PCを会社の電話端末として使用できます。PBXや固定電話機の設置、配線工事は必要ありません。
基本的な外線・内線通話のほか、パーク保留による電話の取り次ぎや代理応答にも対応しています。着信時や通話中には、PC画面の上部に小さなウィンドウを表示できるため、ほかの作業をしながらでも着信に気づきやすく、スムーズに操作できます。
また、03plusは電話業務を効率化するさまざまな機能を利用できます。
- ソフトフォン：
PCから外線・内線の発着信、パーク保留、代理応答などを行える機能です。着信ポップアップや通話履歴、発信元番号の選択、Web上の電話番号をクリックして発信する機能も利用できます。 - Web電話帳：
クラウド上に会社共有の電話帳を持てる機能です。クラウド上にて連絡先を一元管理できるため、スムーズに社内共有できて紛失・消去の心配がありません。 - クラウドFAX：
クラウド上でFAXの送受信ができる機能です。スマホで撮影したデータをそのままFAX送信でき、受信内容もスマホですぐに確認できます。 - 通話録音：
通話を自動で録音する機能です。録音内容はクラウド上に30日間保存され、一括ダウンロード・削除できます。「通話内容を録音いたします」というアナウンスも流せます。 - IVR：
音声による自動応答で顧客へ案内を流す機能です。プッシュ番号により着信先を適切な担当者に振り分けることもできます。 - 10分かけ放題：
通話あたり10分までの通話であれば無料になるオプションです。通話コストの削減に役立ちます。
このように、03plusは豊富な機能を利用でき、電話業務の課題解決や効率アップを実現します。クラウドPBXをお探しなら、ぜひ03plusをお選びください。
まとめ
今回は、PCで電話を利用する方法について解説しました。
PCで電話を利用するのはそれほど難しいことではありません。PC対応のクラウドPBXを契約し、ソフトフォンをインストールすれば、PCを会社の電話端末として利用できます。導入すれば固定電話機が不要になり、外線・内線通話や保留、電話の取り次ぎなど、従来の電話業務を行えます。
PCで電話を利用するメリットとして、顧客情報を確認・入力しながら通話できることや、自宅や外出先でも会社の電話番号で発着信できることが挙げられます。また、固定電話機や配線工事にかかるコストを抑えられ、テレワークや電話業務の効率化にも役立ちます。
サービスを選ぶ際は、使いやすさや機能、対応デバイス、セキュリティ、サポート体制を確認し、自社に合ったものを選びましょう。
多機能でリーズナブルなPC対応のクラウドPBXを導入するなら、Windows用ソフトフォンと電話業務に役立つ機能を利用できる03plusをぜひご検討ください。
