法人が電話契約する方法とは？固定電話・ひかり電話・クラウドPBXの違い

法人の電話契約について、「どのサービスを選べば良いのか分からない」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか。

固定電話だけでなく、クラウドPBXや携帯電話など複数の方法があり、費用や使い方がそれぞれ異なります。そのため、自社の業務内容や働き方に合った電話環境を選ぶことが重要です。

今回は、法人の電話契約の主な方法を比較しながら、それぞれの特徴や選び方のポイントを分かりやすく解説します。自社に最適な電話環境を検討する際の参考にしてください。

法人が新たに電話契約する方法

法人が電話を新たに契約する場合、選択肢は一つではなく、複数の方法があります。ここでは、法人が電話契約を行う際に選択できる代表的な方法について解説します。

加入電話（従来の固定電話）を契約する

加入電話は、アナログ回線を利用した従来型の固定電話サービスです。長年利用されてきた一般的な電話方式であり、安定した通話品質が特徴です。

電話回線を引き込んで利用するため、オフィスに電話機や配線設備を設置する必要があります。外部からの問い合わせが多く、オフィスでの受電が中心となる企業に向いている方法です。

クラウドPBXを契約する

クラウドPBXは、社内に専用機器を設置せず、クラウド上で電話機能を利用する仕組みです。スマホやPCを使って会社の電話番号で発着信できるため、場所にとらわれない柔軟な運用が可能です。

また、回線工事や大がかりな設備が不要なため、導入や拡張がしやすく、リモートワークや多拠点での利用にも適しています。

光回線とあわせてひかり電話を契約する

ひかり電話は、光回線を利用したIP電話サービスです。インターネット回線とあわせて利用することで、従来の固定電話よりもコストを抑えながら電話環境を構築できる点が特徴です。

また、市外局番付きの固定電話番号（0ABJ番号）を利用できるため、代表番号としても運用しやすく、オフィスでの利用を前提とした企業に適しています。

携帯電話を業務用として使用する

携帯電話を業務用として利用する方法もあります。初期費用を抑えてすぐに利用できるため、少人数の企業や電話対応が多くない場合に適しています。

一方で、代表番号の管理や着信の振り分け、内線といった機能には制限があるため、組織的な電話対応が必要な場合には不向きなケースもあります。

法人が電話契約を検討する際に確認すべきこと

法人の電話契約は、どのサービスを選ぶかによって運用方法やコストが大きく変わります。そのため、自社の業務内容や働き方に合った電話環境を選ぶことが重要です。ここでは、法人が電話契約を検討する際に確認しておきたいポイントについて解説します。

代表番号が必要となるか

法人の電話契約を検討する際は、代表番号が必要かどうかを確認・検討しましょう。

外部からの問い合わせや取引先との連絡が多い場合、会社としての窓口となる電話番号を用意することで、連絡先を明確にできます。また、電話番号を掲載しておくことで、顧客にとって連絡手段が分かりやすくなり、安心感につながる場合もあります。

一方で、電話対応が少なく、メールやチャットが中心の業務であれば、必ずしも固定の代表番号が必要とは限りません。自社の業務内容に応じて、電話番号の必要性を判断することが大切です。

オフィスで固定電話機を使うか

オフィスで固定電話機を使用するかどうかも、電話契約を選ぶうえでの重要なポイントです。

店舗や受付など、特定の場所で電話対応を行う必要がある場合は、固定電話機を設置する運用が適しています。

一方で、社員が外出や在宅勤務を行うことが多い場合は、固定電話機に依存しない運用の方が適しています。働き方に合わせて、必要な電話環境を検討することが重要です。

外出先やテレワークにも対応させるか

法人が電話契約をするうえで、外出先やテレワークにも対応させるかどうかも確認・検討すべきです。

社員がオフィスに常駐している場合は固定電話中心の運用でも問題ありません。しかし、外出や在宅勤務が多い場合は、場所にとらわれず電話対応できる環境が求められます。

例えば、クラウドPBXを契約してスマホで会社番号の発着信ができる仕組みを導入すれば、働き方に合わせた柔軟な電話運用が可能になります。自社の勤務形態に応じて、必要な対応範囲を整理しておきましょう。

内線や転送などの機能が必要となるか

内線や転送などの機能が必要かどうかも、電話契約を検討する際の重要な判断基準です。

部署ごとに着信を振り分けたり、担当者へ取り次いだりする必要がある場合は、内線や転送といった機能が役立ちます。

一方で、少人数での運用や電話対応が限定的な場合は、こうした機能が必須でないケースもあります。自社の業務フローに合わせて、必要な機能を見極めることが大切です。

初期費用と月額費用のどちらを重視するか

電話契約を検討する際は、初期費用と月額費用のどちらを重視するかも整理しておく必要があります。

電話環境の構築には、契約時の初期費用だけでなく、月額料金や通話料、オプション費用などが継続的に発生します。

初期費用が高額になることもあれば、初期費用を抑えられたものの運用コストが高くなる場合もあります。そのため、導入時だけでなく長期的なコストを踏まえて判断することが大切です。

法人の電話契約方法4つを比較

ここまで紹介した4つの電話契約方法には、それぞれ費用や機能、運用面に違いがあります。自社に合った方法を選ぶためには、これらの違いを整理して比較することが大切です。

まずは全体像を把握するために、4つの方法を一覧で比較します。

以下で、費用・機能・柔軟性の観点から解説していきます。

費用の違い

法人の電話契約では、初期費用と月額費用の両方を含めて比較することが重要です。サービスごとに費用構造が異なるため、総額で判断しましょう。

まず、加入電話やひかり電話は、設備設置や回線工事が必要となるため、初期費用が高くなりやすい傾向があります。ただし、ひかり電話はすでに光回線が導入されている場合、追加の工事が不要で、機器接続や設定のみで利用できるケースもあります。

一方で、クラウドPBXや携帯電話は工事が不要なため、初期費用を抑えやすい点が特徴です。ただし、クラウドPBXは月額利用料やオプション費用が発生し、携帯電話は通話料や通信費がかかるため、運用コストには注意が必要です。

また、機器の買い替えやメンテナンス費用も考慮しておく必要があります。特に加入電話など設備を設置する場合は、長期的にこうした費用が発生する点も踏まえて検討しましょう。

機能の違い

電話契約の方法によって、利用できる機能にも違いがあります。

加入電話やひかり電話は、単体では基本的な通話機能が中心となりますが、PBX（ビジネスフォン）や対応機器を組み合わせることで、内線や転送といった機能を利用することが可能です。

一方で、クラウドPBXは、内線・転送・通話録音といった機能がサービスとして提供されているため、特別な機器を用意しなくても利用できる点が特徴です。

また、スマホやPCによる会社代表番号の発着信や複数端末での同時着信などにも対応しており、より柔軟な電話運用を実現できます。

管理や運用の柔軟性の違い

電話環境の管理や運用のしやすさも、契約方法によって大きく異なります。

まず、加入電話やひかり電話は、回線や設備がオフィスに紐づくため、基本的にオフィスでの運用となります。拠点の追加や人員の増減に合わせた拡張には、工事や機器の調整が必要です。

一方で、クラウドPBXや携帯電話は、外出先や在宅環境でも利用できる点が特徴です。ただし、携帯電話契約単体では会社の代表番号での発着信ができず、内線・着信の振り分けもできません。

クラウドPBXであれば、会社の代表番号でスマホから発着信できます。そのため、オフィスにいるのと同じような運用を、場所に縛られずに行えます。

また、クラウドPBXは複数拠点での利用や、内線の追加・設定変更なども管理画面から行えるため、組織の変化に応じて柔軟に対応しやすい点も大きなメリットです。

法人が新たに電話契約するならクラウドPBXがおすすめ

法人が新たに電話契約を検討するなら、クラウドPBXの導入がおすすめです。

クラウドPBXは、スマホやPCで会社の電話番号を利用できるため、オフィスに縛られない柔軟な運用が可能です。外出先やテレワーク中でも同じ番号で対応できるため、働き方の変化にも対応しやすくなります。

また、内線や転送、着信の振り分けといった機能も利用できるため、電話対応の効率化や取りこぼしの防止にもつながります。加入電話やひかり電話のように設備を前提とした構成と異なり、機器の設置や工事が不要な点も大きなメリットです。

さらに、複数拠点での運用や人員の増減にも柔軟に対応でき、管理画面から設定変更や拡張を行えるため、運用面でも優れています。

このように、クラウドPBXはコストと機能、運用の柔軟性をバランス良く備えた電話契約の選択肢です。これから法人の電話環境を整える場合は、有力な候補として検討するとよいでしょう。

法人がクラウドPBXを契約する前に確認したいポイント

クラウドPBXを導入する際は、事前にいくつかのポイントを確認しておくことが重要です。サービスごとに仕様や提供範囲が異なるため、自社の要件に合っているかを整理しておきましょう。

・希望する電話番号を利用できるか

新規に番号を取得できるか、または現在利用している番号を引き継げるかを確認しておく必要があります。番号ポータビリティに対応しているかどうかで、導入時の影響が大きく変わります。

・必要な機能が揃っているか

内線や転送、通話録音、IVRなど、自社の電話業務に必要な機能が利用できるかを確認します。不要な機能が多い場合はコスト増につながるため、必要な機能を整理しておくことが重要です。

・利用人数や拠点に合った契約内容か

クラウドPBXは、利用人数やID数に応じて料金が変動する場合があります。人員の増減や複数拠点での利用を想定し、適切な契約プランを選択することが大切です。

・通話品質や通信環境に問題がないか

クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、通信環境によって通話品質が左右されます。導入前に回線状況を確認し、必要に応じて改善しておくことが重要です。

・サポート体制やトラブル時の対応

万が一トラブルが発生した場合に、どのようなサポートが受けられるかも確認しておきましょう。サポート時間や対応範囲によって、運用の安心感が大きく変わります。

・セキュリティや管理機能

通話履歴や顧客情報を扱うため、セキュリティ対策や管理機能の有無も重要です。アクセス制御やログ管理など、業務に必要な管理機能が備わっているかを確認します。

このように、事前に利用条件を整理しておくことで、導入後のトラブルやミスマッチを防ぎやすくなります。

法人の電話契約ならクラウドPBXの「03plus」

法人の電話契約を検討する場合は、クラウドPBXの「03plus」がおすすめです。

03plusは、全国主要46局の市外局番付きの固定電話番号を取得でき、スマホやPCで利用できるクラウドPBXサービスです。現在の電話番号を引き継げる番号ポータビリティにも対応しており、条件を満たせば現在の電話番号を引き継いで移行できます。

また、スマホやPCを内線として利用できるため、オフィスに縛られない柔軟な電話運用が可能です。複数人で同じ番号を共有しながら対応できるため、取りこぼしの防止や業務効率化にもつながります。

さらに、03plusには以下のような電話業務を効率化するさまざまな機能を利用できます。

・Web電話帳

顧客情報をクラウド上で一元管理し、社内でリアルタイムに共有できます。端末にデータを残さないため、紛失時のリスクも抑えられます。

・クラウドFAX

FAX機器がなくても、スマホやPCから送受信が可能です。外出先からでも対応でき、ペーパーレス化にもつながります。

・通話録音

通話内容を自動で録音し、クラウドに保存できます。後から確認できるため、顧客対応の品質向上やトラブル防止に役立ちます。

・IVR（自動音声応答）

着信時に自動で応答し、プッシュ操作によって担当窓口へ振り分けが可能です。問い合わせ対応の効率化につながります。

・留守レポ

着信に自動対応し、用件を録音・テキスト化して通知する機能です。電話に出られない場合でも内容を把握でき、必要なものだけ折り返し対応できます。

・10分かけ放題

1通話あたり10分までの通話が定額となるオプションです。通話頻度が高い場合でもコストを抑えやすくなります。

このように、03plusを活用すれば、柔軟な運用とコスト管理を両立しながら、電話業務全体の効率化を実現できます。法人の電話でどのサービスを契約すべきかお迷いでしたら、ぜひ03plusをご検討ください。

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まとめ

今回は、法人の電話契約の方法や選び方、加入電話・ひかり電話・クラウドPBX・携帯電話の違いについて解説しました。

法人の電話契約には、加入電話・ひかり電話・クラウドPBX・携帯電話といった複数の選択肢があり、それぞれ費用や機能、運用の柔軟性に違いがあります。自社の業務内容や働き方に合わせて、適切な方法を選ぶことが重要です。

例えば、外出先やテレワークでの対応、複数人での電話対応、内線や転送などの機能を重視する場合は、クラウドPBXが有力な選択肢となります。オフィスに縛られない柔軟な運用ができるため、これからの電話環境として検討する価値があります。

法人の電話環境は、業務効率や顧客対応の質にも大きく影響します。本記事を参考に、自社に合った電話契約の見直しを進めてみてください。

電話業務の効率化やコスト削減、顧客満足度向上をお望みでしたら、ぜひ03plusをお選びください。

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