外出するスタッフが多い中小企業の場合、ビジネスフォンで転送設定をしているケースが多いのではないでしょうか。しかし、ビジネスフォンによる転送ではコスト面や運用面でさまざまな課題があるのも事実です。
そこでおすすめなのがクラウドPBXの導入です。クラウドPBXはビジネスフォンの課題を解決し、よりスムーズな顧客対応を実現できます。
今回はビジネスフォンによる転送の課題、クラウドPBXによる転送のメリットやビジネス上での強みを解説していきます。
目次
クラウドPBXとは
PBX（電話交換機）をオフィス内ではなく、インターネットのクラウド上に設置して電話環境を構築したサービスを「クラウドPBX」と言います。
そもそもPBXとは企業にて外線・内線・転送といった機能を利用するための装置です。従来型のPBXの場合、主装置をオフィス内に設置する必要があります。機器の購入費用や設置・配線工事の手間などがかかる点が大きなデメリットです。
クラウドPBXは主装置をクラウド上に設置してインターネット回線を使用するため、設置・配線工事が必要ありません。機器購入費用もかからず、導入ハードルは従来型と比べて大幅に低くなっています。
また、スマホやPCにアプリを導入して利用するため、インターネット環境があれば外出先でも会社代表番号で発着信可能です。他にも、さまざまなシステムと連携しやすいなど、従来型のPBXよりも業務効率を高めやすいのがクラウドPBXとなります。
一般的なビジネスフォンの転送には課題が多い？
転送サービスは便利である一方、さまざまなデメリットもあります。ビジネスフォンでの転送にはどのような課題があるのかご紹介します。
コストがかさむ
ビジネスフォンの場合、転送にはコストがかかります。「着信を転送しているだけなのに料金がかかる？」と疑問を感じる方もいらっしゃることでしょう。しかしこの疑問もビジネスフォンにおける転送の仕組みを理解すれば納得できるはずです。
通話料金がかかるのは発信者側であり、顧客から会社に電話がかかってきた場合は顧客側が通話料金を支払います。転送の場合も考え方は同じで、転送元から転送先への通話であり、転送料金は転送元が支払うことになるのです。つまり、顧客からかかってきた会社への電話を外出先のスタッフに転送する場合、会社側にもコストがかかっていることになります。
ちなみに、NTTの転送サービスである「ボイスワープ」を使用する場合、以下のようなコストがかかります。
ボイスワープの場合のコスト試算
【月額使用料】
事務用 880円
住宅用 550円
工事費 不要
【通話料金】
固定電話宛てに転送した場合 8円／3分
携帯電話宛てに転送した場合 約17円／1分
【料金のシミュレーション】
外出やテレワーク中の社員の携帯電話に電話を転送し、それが1日10回、1回あたり5分の電話だった場合
1日にかかる料金は、5分×17円×10回＝850円
営業日数20日をかけると、850円×20日＝17,000円
加えて月額使用料がかかります。
このように、特に通話料に大きなコストがかかってしまうこととなります。
転送先が1つのみ
ビジネスフォンでは転送先を1つまでしか設定することができません。つまり、転送電話に対応できるスタッフは1人のみとなるわけです。
たとえば、転送設定されたスマホを持っているスタッフが顧客と打ち合わせをしていた場合、転送されても電話対応することは難しいでしょう。せっかく転送設定していても、顧客からの電話に出れなければ意味がありません。
ちなみに、転送を行う際はビジネスフォンの機能ではなく、NTTのボイスワープなど通信事業者が提供する転送サービスを利用するという方法もあります。ボイスワープの場合、転送先の候補をあらかじめ複数件登録しておくことができますが、実際に着信時に転送できるのはそのうちの1件のみで、同時に複数の電話番号に転送することはできません。
迷惑電話や、電話に出られなくても転送料金がかかる
転送料金はどのような内容の電話であっても発生します。
例えば、それが不特定多数をターゲットにした迷惑な営業電話であったとしても、転送料金はかかります。電話の内容によって転送を行わない、などといった高度な設定はできません。
また、転送された電話に出られなかった場合にも、転送先への発信が行われた時点で料金が発生します。前述の通り、ビジネスフォンの転送設定は、転送先は１つしか設定できません。その転送先の電話を持つ社員が多忙な場合、電話に出られないにもかかわらず転送費用がかさむといった状況が起きてしまうでしょう。
発信者番号がわからない
転送電話の場合、元々の発信者番号がわかりません。
たとえば、スマホなどの場合、かけてきた相手の電話番号が表示されます。転送の場合、スマホに表示されるのは転送元となる会社の電話番号です。つまり、会社にかけてきた顧客の電話番号は表示されないわけです。
ビジネス上の電話対応では、相手に合わせた話し方・マナーが求められます。そういった意味では、大元の発信者番号がわからない転送電話では対応に迷いが出てしまう可能性は高いと言えるでしょう。
ちなみに、NTTのボイスワープなど一部転送サービスであれば、条件次第で発信元の番号がわかる場合があります。
会社の電話番号で発信できない
転送設定されているスマホは会社の番号にて発信することができません。
転送電話とは、顧客から会社にかかってきた電話を設定したスマホ等に転送するサービスです。スマホはあくまでも転送設定されているだけであり、会社の電話番号が割り当てられているわけではないのです。
たとえば、転送されてきた電話に出られずスマホから折り返しを入れたとしても、顧客にはスマホの番号が表示されます。こちらの番号を知っているなら問題ありませんが、知らない場合は「この番号は誰からだろう？」と不審がって受電されない可能性があります。結局そのまま電話にてつながることができず、ビジネスチャンスを逃すというケースも珍しくありません。
クラウドPBXの転送機能を利用するメリット
クラウドPBXを導入すれば転送はとても便利になります。具体的にどのようなメリットがあるのか、ご紹介します。
転送料金が無料
クラウドPBXは転送に料金がかかりません。
ビジネスフォンの転送で転送料金がかかっていたのは、アナログの電話機を中継していたためです。インターネット回線を使用するクラウドPBXであれば、オフィス内・外を問わずいつでもどこでも転送が「内線転送」となって転送料が無料になります。
外出するスタッフが多く転送設定を利用していた企業であれば、クラウドPBXの導入で転送料金にかかっていたコストを完全にカットすることができるでしょう。
複数の端末に転送できる
一般的なビジネスフォンの転送では、転送先は1つしか指定できませんでした。
しかし、クラウドPBXならば複数かつさまざまな種類の端末に転送可能です。ネット環境がありクラウドPBXのサービスに登録済みであれば、スマホ・PC・タブレットなどさまざまな端末に転送できます。
また、クラウドPBXの転送では、設定した端末すべてに「同時に」転送ができ、着信があった端末のうちどれかひとつで対応を開始すれば他の端末での着信が止まります。
そのため、電話転送の設定を部署やグループの単位で所属メンバー全員に転送するようにしておけば、複数人で対応できるため通話の取り逃しを防ぐことができます。
発信者番号がわかる
クラウドPBXならば発信者番号もわかるので便利です。
従来の転送電話では転送元の電話番号がスマホに表示されます。そのため元々誰がかけてきた電話なのかわからず、どう対応すべきか困るケースが少なくありませんでした。
しかし、クラウドPBXならば発信者番号を直接確認することができます。電話番号登録さえしてあればどの顧客からなのか、それとも会社からなのかがわかるため対応もスムーズに行えます。
たとえば、不動産や人材派遣といった多くの人から着信が寄せられるような業種であれば、このクラウドPBXの特徴を活かしやすいのではないでしょうか。
会社の電話番号で発信できる
クラウドPBXならば転送を受けるだけでなく、会社の電話番号から発信できます。
従来の転送電話では、前述の通り、スマホで折り返し電話をすると相手に携帯電話番号が表示されてしまい不審がられるケースがありました。また、個人のスマホを業務利用している場合、プライベートな番号を顧客に知られてしまうという問題もありました。
しかしクラウドPBXは、アプリをインストールしているスマホであれば会社の代表番号を使用して発信することができます。顧客も知っている会社の番号からかかってくるため、安心して電話を受けてくれますし、プライベートの電話番号を使う必要もなくなります。もちろん、わざわざ会社代表番号を使うためにオフィスに戻るといった手間も必要ありません。
転送の設定が手軽にできる
クラウドPBXの設定はとても簡単です。
従来の転送電話は転送サービスに申し込んで転送するスマホを設定しなければいけませんでした。しかし、クラウドPBXでは申し込み後にスマホにアプリをインストールすればそのまま業務用の転送電話として利用することが可能です。クラウドPBXには電話転送機能があらかじめ備わっているため、特別な設定も不要となります。
また、ビジネスフォンの転送設定に比べると、より高度な設定も可能になります。例えば複数の転送先を簡単に指定できたり、営業時間外の場合は転送を行わず、自動音声での対応に切り替えるといった設定も可能です。
転送サービスとの契約が不要
クラウドPBXでは、転送サービスを別途契約する必要がありません。
従来の転送電話では電話会社が提供する転送サービスを契約しなければなりませんでした。利用料金を比較して選ぶため、契約までには手間がかかります。
しかしクラウドPBXには元々電話転送機能があるため、改めて他の転送サービスを契約する必要はありません。また、インターネット回線を使用しているため、外線・内線ともに転送料金がかからず、申し込み後にアプリをインストールすればすぐに転送機能を利用できます。
クラウドPBXを使った転送が活躍するシーン
クラウドPBXは転送電話サービスにはないさまざまな強みがあります。ここではクラウドPBXの導入が効果的なシーンをいくつかご紹介していきます。
テレワーク中
近年、働き方の自由度が広がり、テレワークを推奨する企業も増えてきました。クラウドPBXは、そんなテレワークなどの在宅勤務で活躍するサービスです。
クラウドPBXはインターネット回線を使用しているため、ネット環境さえあればどこでも転送電話を受けることができます。外出先や出張先はもちろんのこと、在宅勤務でも会社代表番号を用いて電話対応・内線・転送などを行うことができるのです。
外出や出張中
クラウドPBXは外出・出張が多い企業で活躍します。
たとえば、営業主体の中小企業の場合、外出する機会が多く内勤スタッフがいないケースもあります。従来の転送電話ではスタッフ1人にしか転送設定できないため、打ち合わせ時など電話対応できないなどの問題がありました。
しかしインターネット回線を使用するクラウドPBXならば、場所を問わず複数人で運用することが可能です。たとえば、誰かが打ち合わせ中であったとしても、外出先の他のスタッフが電話対応することができます。また、会社代表番号で発信できるため、外出先からの折り返し電話もスムーズに行えます。
オフィスに電話番を配置する、会社番号から折り返すために帰社する、そのような無駄を省けるのがクラウドPBXです。
複数の拠点を持っている場合
クラウドPBXは複数拠点ある場合にも強みを発揮します。
クラウドPBXはインターネット回線を使用したサービスであり、ネット環境さえあれば場所の制限なくどこでも内線・外線・転送機能を利用できます。そのような特徴から、外出先のスタッフはもちろんですが、別エリアにある拠点とも内線通話することができるのです。また、クラウドPBXサービスによっては、海外のスタッフ・拠点との内線通話が可能となります。
クラウドPBXならば、場所・距離といった制限がなくグローバルに内線を利用できるわけです。
転送電話のコスト削減をしたい場合
コスト削減を考えるならば転送電話よりもクラウドPBXがおすすめです。
ビジネスフォンの場合、費用をかけてオフィス内に主装置の設置・配線工事を行わなければいけません。そして別途転送サービスに契約して転送のたびに転送料金がかかります。さらに、主装置や配線のメンテナンスや修理にも費用がかかるため、電話環境にかかるコストは膨大なものとなっていました。
クラウドPBXならば主装置の購入・設置・配線工事費用がかかりません。契約台数内であれば、アプリを導入したスマホはすべて内線化されるため、転送料金も無料です。また、主装置のメンテナンスや修理はサービス提供会社が行うため費用はかかりません。さらに、通話料金はインターネット回線を使用するため、距離に関わらず一律です。
このように、クラウドPBXは導入・運用のさまざまな面でリーズナブルです。従来の電話環境や転送電話と比べれば大幅にコストダウンを見込めることでしょう。
便利な転送機能も備えたクラウドPBXサービス「03plus」
03plusは転送機能を始め、さまざまな便利機能を備えたクラウドPBXです。
03plusはアプリを導入すれば会社代表番号を外出先でも利用できます。従来の転送電話では1台しか転送設定できませんでしたが、03plusなら電話番号を複数人で共有できるため、顧客からの電話にも複数人で対応可能です。受電後に担当スタッフへ転送することもできます。もちろん、これら一般的な転送は内線扱いとなるため無料です。
また、03plusは「東京03」「大阪06」といった市外局番付き電話番号を取得できます。これにより、スタートアップ企業でも信頼性の高い市外局番付き電話番号を安価に取得できるとともに、折り返し電話の受電率も高まりやすくなることでしょう。
他にも折り返し電話に便利な「10分かけ放題サービス」というオプションもあります。1IDあたり月1,000円で1通話10分まで何度でも無料で通話可能となるサービスです。折り返し電話はもちろん、短時間で済むような通話が多いケースではコスト削減に役立ちます。
さらに03plusは1IDあたり初期費用が5,000円、月額1,280円とリーズナブルです。転送料金のカットや通話コストを下げたい企業に、03plusはおすすめのクラウドPBXです。
まとめ
今回はビジネスフォンとクラウドPBXで転送を軸に比較してみました。
記事内でもお伝えしたように、転送電話サービスには便利である一方で1台のみしか転送設定できないといった物足りなさがありました。また、転送のたびに転送料金がかかるため、外出するスタッフが多く、会社に不特定多数から多くの電話がかかってくるようなケースではコストがかかりすぎるというデメリットもあります。
クラウドPBXならば、会社代表番号をスマホで持ち歩くことができます。外出先でも内線転送することができるため、転送コストをカット可能です。さらに複数人で共有できるため大切な電話の取り逃しがなくなります。
通話・転送コストを下げたい、業務を効率化したいのであれば、クラウドPBXの導入を検討しましょう。
