従来のアナログ回線を使用したビジネスフォンから、インターネット回線を使ったクラウドPBXへの移行が近年急速に進んでいます。そんな中、クラウドPBXとともに「ソフトフォン」という言葉を耳にする機会も増えてきたのではないでしょうか。「ソフトフォンって何？」「クラウドPBXとは別物？」「それぞれ導入するとどうなるの？」といった疑問をお持ちの方も多いことでしょう。
そこで今回は、クラウドPBXとソフトフォンの違い、導入メリットやデメリット、導入する際のポイントを解説します。
目次
クラウドPBXとソフトフォンに違いはある？
インターネットが普及した現代においてビジネスで電話を利用する場合、「クラウドPBX」や「ソフトフォン」という言葉を耳にすることがあるのではないでしょうか。名称が違うため、両者は全く違うものであると思う方が多いかもしれません。では、クラウドPBXとソフトフォンにはどのような違いがあるのでしょうか。以下で解説します。
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、主装置であるPBXをオフィス内ではなくクラウド上に設置して、インターネット回線を用いてビジネスフォン環境を構築するシステムのことです。
従来のビジネスフォンは、オフィス内にPBXを設置してアナログ回線で固定電話機をつなぐため、設置・配線工事に多くの手間や費用がかかります。しかし、クラウドPBXならば設置の手間や費用がかからず、スピーディーに導入可能です。
また、インターネット環境があれば、どこからでも会社の電話番号を使って発着信を行えます。例えば、外出中の社員が会社宛の電話を受けたり、スマホを使って会社の電話番号で顧客に折り返し電話したりできます。社員同士のスマホは内線化されるため、社内情報共有がしやすく、通話コストを下げられるのもクラウドPBXの特徴です。
ソフトフォンとは
ソフトフォンとはIP電話を利用する方法の1つで、スマホなどにインストールして、インターネット回線により通話を可能にするアプリまたはソフトウェアのことです。本来は電話機能のないパソコンやタブレットなどの端末にも、アプリをインストールすることで通話を行えるようにします。「パソコンでも通話できるソフトウェア」ということでソフトフォンと呼ばれています。例えば、LINEやSkypeなどは代表的なソフトフォンといえるでしょう。
ソフトフォンを利用するには、アプリをスマホやパソコンにインストールします。例に挙げたLINEやSkypeの場合、基本的には同一アプリ間でしか通話が行えません。しかし、サービスによっては電話番号を提供しているものもあり、固定電話機でなくても固定電話番号を用いて通話を行えるようになります。例えば、スマホにアプリをインストールすれば、外出先からも通話が可能です。
クラウドPBXとソフトフォンの違い
クラウドPBXはスマホやパソコンを使って、インターネット回線に接続した端末をビジネスフォンにするシステム全体を指します。一方、ソフトフォンはインターネット回線を用いる電話システムの中で使えるアプリのことです。そのため、全くの別物というよりは、「クラウドPBXというシステムの中にあるのがソフトフォンというアプリ」ということになります。ソフトフォンにもさまざまな種類がありますが、いずれにしても単体ではビジネス利用には向きません。
こうした背景から、ビジネス用途であれば、ビジネスフォン環境を構築できるクラウドPBXシステムを導入した上で、ソフトフォンを活用することをおすすめします。
クラウドPBXとソフトフォンのメリット
ソフトフォンは単体ではビジネス上のメリットは多くありませんが、クラウドPBXを導入すると多くのメリットが生まれます。以下で、クラウドPBXとソフトフォンを導入するメリットについて解説します。
パソコンやスマホで電話ができる
クラウドPBXはスマホやパソコンなど、手持ちの端末を利用して電話できます。
従来のビジネスフォンは、オフィス内に設置した主装置とつながり、機能的に対応している固定電話機でしか使えませんでした。そのため、導入時に必要台数分だけ端末購入費用がかかりました。固定電話機は新品でも数万円かかるため、大きな出費です。
一方、クラウドPBXは使用しているスマホやパソコンなどの端末を電話機として使えます。専用のソフトフォンをインストールできるのであれば機種やキャリアに制限はないため、スムーズに導入できることでしょう。
導入に時間がかからない
クラウドPBXは、導入スピードが速いことが大きな特徴でありメリットです。
従来のビジネスフォンの場合、回線の契約や主装置の設置・配線工事などが必要です。工事業者のスケジュールによっては、数週間待たされることもあります。そのため、導入にはかなりの時間が必要です。
しかしクラウドPBXであれば、申込みから最短即日、1週間程度で導入できます。契約後、開通すれば専用のソフトフォンを端末にインストールするだけですぐに利用できますので、機器購入の手間もなく簡単です。
社外でも会社番号の発着信ができる
クラウドPBXを導入すれば、社外であっても会社の電話番号を使って発着信できます。
従来のビジネスフォンでは会社の電話番号は主装置とつながる固定電話機でしか使えません。そのため、電話番のようなスタッフが必要なほか、外出先から顧客に連絡する場合は携帯電話番号を使わなければいけません。
しかしクラウドPBXならば、スマホを使って外出先でも会社宛の電話に出られるだけでなく、会社の電話番号を使って顧客へ発信できます。わざわざオフィスに帰らなくても会社の電話番号を使って電話業務を行えるため、業務効率アップや顧客満足度向上の実現が可能です。
また、個人の携帯電話番号を教える必要もなくなりますので、仕事とプライベートを切り分けやすく、社員の負担を減らせるのもメリットです。
複数の拠点間で内線が利用できる
クラウドPBXはスマホを内線化して、社員同士のコミュニケーションを活性化できます。
従来のビジネスフォンでは、オフィス内の固定電話同士でしか内線通話を行えませんでした。そのため、外出している社員や離れた拠点への連絡は外線で行っていました。
しかしクラウドPBXならば、インターネット回線でスマホ同士がつながっているため、社外にいる社員や拠点間の通話を全て内線扱いにできます。そのため、出張やテレワーク中の社員、離れた支社との連絡も無料で行えます。通話コストを気にせず、社員同士の情報共有を活発化させられることは、クラウドPBXの大きなメリットといえるでしょう。
複数の電話番号や複数拠点の電話環境を一元管理できる
クラウドPBXならば、複数の電話番号や複数拠点の電話環境をまとめて管理できます。
従来のビジネスフォンは、拠点ごとに主装置を置いて、個々に電話環境を構築しなければなりませんでした。電話番号を複数用意する場合は、その設定のために業者を呼ぶ必要があります。
しかしクラウドPBXならばそのような面倒くささがありません。複数の社員で利用する場合、基本的には1つの電話番号に同時着信します。「電話に出る社員を限定したい」「複数番号を使い分けたい」などの希望があれば、設定画面からいつでもどこでも設定可能です。電話番号が複数ある場合は、番号を選んでの発信もできます。
また、クラウドPBXはクラウド上で電話環境を構築します。つまり、複数拠点あったとしても、1つのシステムで管理しているわけです。個々で電話環境の構築や管理する必要がなくなるため、人的リソースや手間を大幅に削減できることでしょう。
転送通話料や端末代などコストカットできる
クラウドPBXならば転送通話料や端末代などさまざまなコストをカットできます。
従来のビジネスフォンの場合、外出中の社員が会社の電話番号宛の着信に出るには、転送通話を利用するしかありません。転送通話は、顧客からの電話だけでなく、迷惑な営業電話などであっても通話料がかかるため、毎月の通話コストがかさんでしまいます。
しかし、クラウドPBXならば外出先であっても会社電話番号宛の着信に出られますので、転送機能そのものが不要です。そのため、転送にかかっていた通話コストを大幅に削減できます。
また、クラウドPBXは社員のスマホをそのまま利用できますので、新たに電話機を購入する必要はありません。もし、社用のスマホをすでに支給しているのであれば、それをそのまま活用できます。いずれにしても、新たな端末購入費用もコストカットできます。
在宅勤務やフリーアドレスを導入できる
クラウドPBXは在宅勤務やフリーアドレスなど、自由度の高い働き方の推進に役立ちます。
従来のビジネスフォンでは、オフィス内にある固定電話でしか会社の電話番号を使った電話業務はできませんでした。そのため、必ず電話番のスタッフを配置しなければなりません。
しかしクラウドPBXならば、アプリをインストールしたスマホがあれば、どこででも電話業務を行えます。そのためテレワークの導入もスムーズにできるでしょう。
また、配線でつながった固定電話機が不要となり、オフィス内をフリーアドレス化できます。フリーアドレスにすれば、部署や部門を超えた社内コミュニケーションの活性化、省スペース化、整理整頓しやすくなるなど多くのメリットがあります。社内の風通しも良くなりますので、ぜひ導入を検討してみましょう。
その他ツールとの連携で業務効率をアップできる
さまざまな便利機能やツールとの連携により、業務効率をアップできることもクラウドPBXならではの魅力です。
クラウドPBXでは、ベンダーごとにさまざまな機能が搭載されています。例えば、以下のような機能を利用可能です。
- 自動録音：自動で通話を録音してクラウド上で保管、確認できるようにする機能
- IVR（自動音声応答）：自動音声ガイダンスで案内して適切に着信を振り分ける機能
- WEB電話帳：連絡先をクラウド上に保存して社内での共有・一元管理を容易にする機能
- 時間外アナウンス：休業日や営業時間外の着信に対して、音声ガイダンスでその旨を伝える機能
- クラウドFAX：インターネット上でFAXの送受信やデータの保存・確認を行える機能
- チャットツール連携：自社で使用しているチャットツールと連携させて、着信があった際に通知・共有できるようにする機能
このように、クラウドPBXはビジネスに役立つさまざまな機能を利用できます。クラウドPBXを導入すれば、電話業務を中心として、あらゆる面で業務効率化やコスト削減、顧客満足度の向上などを実現できることでしょう。
クラウドPBXとソフトフォンのデメリット
クラウドPBXは多くのメリットがあるため、業務効率アップやコスト削減などを実現しやすいシステムです。しかし、いくつかデメリットもあります。以下でどのようなデメリットがあるのか解説します。
電話番号の変更が必要な場合がある
クラウドPBXへ移行する場合、これまで使っていた電話番号から変更が必要な場合があります。ベンダーにもよりますが、元々の番号は破棄されてしまい、新たな電話番号を取得しなければいけません。
電話番号が引き継ぎできない場合、ホームページや名刺の記載だけでなく、顧客への通知なども行わなければなりません。変更当初は混乱することが予想されますし、手間や費用もかかるので企業にとってはマイナスとなるでしょう。
これまで使っていた電話番号を引き継ぐ場合は、ベンダー側で番号ポータビリティに対応しているかどうかがポイントになります。移行前に、番号を引き継げるかどうか、担当者に必ず確認しておきましょう。
音声品質が安定しない
クラウドPBXは、音声品質が安定しない場合があります。
従来のビジネスフォンであれば、物理的にアナログ回線とつながっているため、通話品質は安定しています。
しかし、インターネット回線を使うクラウドPBXでは、インターネット環境が不安定だと通話品質も安定しません。また、ベンダーによって通話品質に差が出ることもあります。通話品質が安定しないと、通話が途中で途切れたり、ノイズが入ったりなどしてしまい、大切な内容を聞き逃す恐れがあります。
クラウドPBXを導入する前に、トライアルや無料お試しなどを活用して、通話品質について確認しておきましょう。
停電や通信障害時に使用できない
クラウドPBXは停電や通信障害のときに通話を行えません。
従来のビジネスフォンの場合、停電でもアナログ回線が生きています。そのため、電力供給がなくても通話できるタイプの固定電話機であれば通話を行えます。また、通信障害があっても、アナログ回線の場合は関係なく使用可能です。
しかし、クラウドPBXの場合は停電や通信障害が発生すると、インターネット回線を使用できなくなるため、通話ができなくなります。ただし、システムの根幹であるクラウド上のPBXが稼働しているのであれば、スマホによって電話業務を継続可能です。
パソコンで使用する場合はヘッドセットが必要
クラウドPBXをパソコンで使用する場合はヘッドセットの準備が必要です。
クラウドPBXは、スマホのように元々通話を行うための端末だけでなく、パソコンやタブレットなどの通話を目的としていない端末でも使用できます。パソコンでクラウドPBXを利用するならば、通話を可能にする機器の購入を忘れないようにしましょう。
もちろん、ノートパソコンであれば機種によって音声の入力・出力ができるため、専用の機器がなくても通話できる場合があります。しかし、元から搭載されている機能だと、周囲の騒音を拾ってしまうほか、音声品質を下げる可能性があります。個人利用であれば問題ありませんが、大切な顧客との通話ではおすすめできません。質の高い通話をスムーズに行うためにも、パソコンで利用する場合はヘッドセットを購入しましょう。
サービスによって対応OSが異なる
クラウドPBXはサービスによって対応OSが異なる点も注意が必要です。
クラウドPBXはアプリによって通話を可能にするものです。しかし、端末にインストールできなければ通話は行えません。端末にインストールできないケースとして考えられるのは、端末が古くて機能的に問題がある場合、またはOSが対応していない場合です。
例えば、社員に貸与している社用携帯が古い場合、スペックが低くインストールできる最低要件を満たせない場合があります。その場合は新しい端末の購入が必要です。
また、古いパソコンを使用している場合、OSが古くて利用できない場合があります。その場合は、OSを入れ替えるか新たにパソコンを購入する必要があります。さらに、ベンダーによってはAndroidまたはiOSどちらかにしか対応していない場合があります。スマホ利用の場合もOSに注意するようにしましょう。
クラウドPBXとソフトフォンを導入する際のポイント
クラウドPBXの導入はとても簡単ですが、導入後に「思っていた環境と違った……」と後悔しないためには、どのようなポイントを押さえると良いのでしょうか。以下で、クラウドPBXを導入する際のポイントを解説します。
ナンバーポータビリティへの対応可否を確認する
クラウドPBXへ移行するのであれば、ナンバーポータビリティに対応しているかどうか必ず確認しましょう。
クラウドPBXは、ベンダーによってはさまざまな地域の市外局番を取得・利用できます。しかし、従来のビジネスフォンから移行する場合、ナンバーポータビリティに対応していないとそれまで使っていた固定電話番号を使えません。
番号ポータビリティとは、事業者を変更した場合でも電話番号をそのまま利用できる制度のことです。番号ポータビリティに対応しているベンダーであれば、クラウドPBXに移行した後もそれまで使っていた固定電話番号を使えます。
ただし、番号ポータビリティに対応していても、全ての固定電話番号をそのまま使えるわけではありません。「NTT東日本・西日本の「一般加入電話」または「ISDN電話」で取得した電話番号」のみが番号ポータビリティできます。
電話番号が変更になると、ホームページや名刺の記載変更や、顧客へのお知らせをしなければなりません。それには手間や費用が大幅にかかります。そうしたトラブルを発生させないためにも、クラウドPBXへ移行する場合は事前に番号ポータビリティできるかどうか、必ず確認しましょう。
お試しキャンペーンや無料プランを活用する
クラウドPBXを導入するのであれば、必ずお試しキャンペーンや無料プランを利用して、使い勝手を確認しましょう。
お試しキャンペーンでは、一部機能が制限されるものの、通話を始め基本的な機能を使えます。通話品質やソフトフォンの使い勝手を体験してみて、社員全員が使っても問題ないかを確認してみてください。また、ベンダーごとの特徴を調べて、導入後にどのような使い方ができそうか、自社とマッチしそうかなどもイメージするとなお良いです。
安定した通信環境を用意する
クラウドPBXを導入するのであれば、オフィス内の通信環境を整えましょう。
クラウドPBXはインターネット回線を使用して通話を行います。通話品質は通信環境に大きく左右され、環境が悪いとノイズや音の途切れが発生しやすくなります。大切な顧客との電話を聞き逃すことがないように、通信環境はできる限り安定したものを用意しましょう。
例えば、最新のWi-Fiルーターを導入する、外出時はより安定感のある5Gを活用する、公衆Wi-Fiは使用しないといった対策をしておきましょう。
マニュアルや使用ルールを社内周知する
クラウドPBXを導入するならば、マニュアルや使用ルールについて社員に周知し、徹底させましょう。
クラウドPBXはさまざまな機能を利用できる便利なツールです。しかし、多機能なだけに「使い方がよく分からない」という社員もいるかもしれません。せっかく便利なツールでも、使い方に戸惑っていれば業務をスムーズに進められないことでしょう。そのため、導入後にはマニュアルを配布するなどして、より早くスムーズに使えるようにすべきです。
また、社用のシステムであるため私的利用は当然ながらNGです。基本的なことかもしれませんが、そうしたことも含めて使用ルールを周知しておきましょう。
クラウドPBX・ソフトフォン導入なら「03plus」
従来のビジネスフォンから、使い勝手の良いクラウドPBXへ移行を検討しているなら「03plus」をご検討ください。
03plusは全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得できて、番号ポータビリティにも対応しています。これまで使っていた電話番号をそのまま使いたいという場合は、ぜひ活用しましょう。
03plusで使用するソフトフォンは自社開発しています。そのため、スマホOSのアップデートにも迅速に対応でき、日々のメンテナンスもしっかり行えます。セキュリティ対策も万全なので、安心してビジネス利用できます。
ビジネスに役立つ機能を豊富に取り揃えているのも03plusの特徴です。自動音声により適切に着信を振り分ける「IVR」、電話の一次対応をして社員の負担を減らせる「留守レポ」、通話内容を自動録音してクラウド上で後から聞き直せる「通話録音」などがあります。また、「10分かけ放題」オプションは10分までの通話が無料となりますので、コスト削減したい企業に向いています。
安心・安全で多機能なクラウドPBXをお探しでしたら、ぜひ03plusをご検討ください。
まとめ
今回は、クラウドPBXとソフトフォンの違いや導入のメリットについて解説しました。
記事中でも解説しましたが、クラウドPBXはシステム全体を意味し、ソフトフォンはシステム内で利用するアプリのことです。そのため、全くの別物というわけではなく、それぞれつながっていて、クラウドPBXを導入すれば自然とソフトフォンも利用することになります。
クラウドPBXは従来のビジネスフォンと異なり、多様なメリットがあります。ご紹介した選び方を参考に、自社に合ったサービスを選んで業務効率をアップさせましょう。
