従来のアナログ回線を使用したビジネスフォンから、インターネット回線を使ったクラウドPBXへの移行が近年急速に進んでいます。そんな中、クラウドPBXとともに「ソフトフォン」という言葉を耳にする機会も増えてきたのではないでしょうか。「ソフトフォンって何？」「クラウドPBXとは別物？」「それぞれ導入するとどうなるの？」といった疑問をお持ちの方も多いことでしょう。
そこで今回は、クラウドPBXとソフトフォンの違い、導入メリットやデメリット、導入する際のポイントを解説します。
目次
クラウドPBXとソフトフォンに違いはある？
インターネットが普及した現代においてビジネスで電話を利用する場合、「クラウドPBX」や「ソフトフォン」という言葉を耳にすることがあるのではないでしょうか。名称が違うため、両者は全く違うものであると思う方が多いかもしれません。では、クラウドPBXとソフトフォンにはどのような違いがあるのでしょうか。以下で解説します。
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、主装置であるPBXをオフィス内ではなくクラウド上に設置して、インターネット回線を用いてビジネスフォン環境を構築するシステムのことです。
従来のビジネスフォンは、オフィス内にPBXを設置してアナログ回線で固定電話機をつなぐため、設置・配線工事に多くの手間や費用がかかります。しかし、クラウドPBXならば設置の手間や費用がかからず、スピーディーに導入可能です。
また、インターネット環境があれば、どこからでも会社の電話番号を使って発着信を行えます。例えば、外出中の社員が会社宛の電話を受けたり、スマホを使って会社の電話番号で顧客に折り返し電話したりできます。社員同士のスマホは内線化されるため、社内情報共有がしやすく、通話コストを下げられるのもクラウドPBXの特徴です。
ソフトフォンとは
ソフトフォンとはIP電話を利用する方法の1つで、スマホなどにインストールして、インターネット回線により通話を可能にするアプリまたはソフトウェアのことです。本来は電話機能のないパソコンやタブレットなどの端末にも、アプリをインストールすることで通話を行えるようにします。「パソコンでも通話できるソフトウェア」ということでソフトフォンと呼ばれています。例えば、LINEは代表的なソフトフォンといえるでしょう。
ソフトフォンを利用するには、アプリをスマホやパソコンにインストールします。例に挙げたLINEの場合、基本的には同一アプリ間でしか通話が行えません。しかし、サービスによっては電話番号を提供しているものもあり、固定電話機でなくても固定電話番号を用いて通話を行えるようになります。例えば、スマホにアプリをインストールすれば、外出先からも通話が可能です。
クラウドPBXとソフトフォンの違い
クラウドPBXはスマホやパソコンを使って、インターネット回線に接続した端末をビジネスフォンにするシステム全体を指します。一方、ソフトフォンはインターネット回線を用いる電話システムの中で使えるアプリのことです。そのため、全くの別物というよりは、「クラウドPBXというシステムの中にあるのがソフトフォンというアプリ」ということになります。ソフトフォンにもさまざまな種類がありますが、いずれにしても単体ではビジネス利用には向きません。
こうした背景から、ビジネス用途であれば、ビジネスフォン環境を構築できるクラウドPBXシステムを導入した上で、ソフトフォンを活用することをおすすめします。
ソフトフォンの主な機能
ソフトフォンには、ビジネスの電話対応を効率化するための基本機能が備わっています。
- 外線・内線の発着信
- 着信ポップアップ
- クラウド電話帳・通話履歴
- 保留・パーク保留・代理応答
- 発信番号の切り替え
- CRMなど外部ツールとの連携
これらの機能により、PCやスマホでも従来のビジネスフォンと同じ感覚で電話業務を行え、複数名での対応や顧客管理もスムーズになります。
ソフトフォンのメリット
ソフトフォンには、ビジネスフォンでは得られない便利なメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのか解説していきます。
電話機不要でコスト削減になる
ソフトフォンは、新たな電話機購入が不要で、コスト削減を実現できます。
従来のビジネスフォンの導入には、電話機や主装置の購入に数万〜数十万円の費用がかかることもあります。
しかし、ソフトフォンはPCやスマホをそのまま通話端末として利用できるため、従来必要だった固定電話機や主装置（PBX）の購入が不要です。そのため、初期投資を数千円〜数万円程度に抑えられます。さらに、物理機器の保守・交換・故障対応といった運用コストも発生しないため、長期的に見ても固定電話より低コストで運用できます。
ヘッドセットを使えばハンズフリーで通話ができる
ソフトフォンはヘッドセットと組み合わせることで、通話中も両手を自由に使える点が大きなメリットです。
ヘッドセットなら手で受話器を持って耳に当て続ける必要がないため、電話をしながら顧客データの検索や入力作業を同時に進められます。そのため、コールセンター業務や問い合わせ対応など、通話とPC操作が並行するシーンでは特に効率化につながります。
また、ノイズキャンセリング対応のヘッドセットを使えば、周囲の雑音を拾いにくく、通話品質を保ちながらスムーズなコミュニケーションを実現できます。
電話用の回線工事が不要
ソフトフォンは、電話回線工事不要で導入できます。
ソフトフォンはインターネット回線で通話を行います。そのため、インターネット環境さえあれば、LANケーブルやWi-Fiでつなげば利用できます。導入時に特別な工事は必要ありません。
また、オフィスの席移動やレイアウト変更も柔軟に対応でき、配線に縛られないレイアウトが実現できます。移転や拡張時の負担が軽くなるほか、配線コストや電話機の配置調整といった手間も削減できます。
オフィスの外でも利用できる
ソフトフォンはインターネットさえあれば、自宅・外出先・出張先など、どこからでも会社番号で発着信できます。
従来のビジネスフォンではオフィスに設置された電話機でしか代表番号を使えませんでした。しかしソフトフォンなら、場所を問わず同じ環境で業務が行えます。これにより、テレワークや在宅勤務といった柔軟な働き方に対応しやすくなり、電話当番のためだけに出社する必要もなくなります。
ソフトフォンのデメリット
ソフトフォンは利便性が高い一方で、固定電話機とは異なる特性があり、利用環境によっては注意すべき点がいくつかあります。ここでは主なデメリットを解説します。
通話品質がインターネット環境に依存
ソフトフォンは通話品質がインターネット環境に依存している点に注意しましょう。
ソフトフォンは、音声をインターネット経由で送受信します。そのため、通話品質はネットワークの状態に大きく左右されます。例えば、Wi-Fi利用時は電波干渉やルーターとの距離により音声が遅延・途切れやすくなるため注意が必要です。
また、同じ回線を複数のPCやアプリが利用している場合、帯域不足によって音質が劣化することもあります。従来の固定電話のように物理回線で安定した品質が保たれるわけではないため、業務用途では安定した有線接続の利用や、通信環境の見直しが必要となるケースもあります。
ヘッドセットなどの準備が必要
メリットに挙げたヘッドセットの利用ができる点ですが、手元に用意がない場合は新たに準備をしなければならない点もデメリットといえます。
ソフトフォンはPCやタブレットでも利用できます。しかしこれらの端末は通話を前提に設計されていないため、別途ヘッドセットやマイクを準備しなければなりません。
もちろん、ノートPC内蔵のマイクやスピーカーであれば通話自体は可能です。しかし、周囲の雑音を拾いやすく、相手の声が聞こえにくいなどの問題が生じやすくなります。そのため、顧客応対には不向きです。商談やサポート対応など、クリアな音質が求められる場面では、ノイズを抑えられる外付けヘッドセットを用意したほうが安心です。
端末のOSによって利用できないことがある
端末のOSによっては、ソフトフォンを利用できないことがある点にも注意しましょう。
ソフトフォンはアプリをPCなどの端末にインストールして利用します。もし、端末が対応OSや必要スペックを満たしていない場合、インストール自体ができず使用できません。例えば、古いPCやスマホだと、OSが最新バージョンに更新できず、アプリの要件を満たせないということも起こり得ます。
また、サービスによってはiOSのみ、あるいはAndroidのみ対応という場合があり、スマホの種類によって利用が制限される可能性もあります。社内で複数端末を管理する場合は、利用予定のソフトフォンがどの端末で動作するのか事前に確認しておきましょう。
停電や通信障害時に使用できない
ソフトフォンは停電や通信障害時に通話できない点もデメリットです。
ソフトフォンは、通話のためにインターネット接続が前提となります。そのため、停電や通信障害が発生するとインターネット回線に接続できなくなり、通話もできなくなります。
従来の固定電話は、アナログ回線が生きていれば停電時でも利用できる機種がありますが、ソフトフォンはPC・Wi-Fiルーター・ONUなど、通信機器への電力供給が止まると即時に利用できなくなります。
ただし、クラウドPBXそのものはクラウド上で稼働しているため、スマホ回線や別拠点から代替的に運用できるケースもあります。BCP（事業継続計画）の観点から、停電時の対応方法を事前に検討しておきましょう。
クラウドPBXとソフトフォンのメリット
ソフトフォンは単体ではビジネス上のメリットは多くありませんが、クラウドPBXを導入すると多くのメリットが生まれます。以下で、クラウドPBXとソフトフォンを導入するメリットについて解説します。
導入に時間がかからない
クラウドPBXは、導入スピードが速いことが大きな特徴でありメリットです。
従来のビジネスフォンの場合、回線の契約や主装置の設置・配線工事などが必要です。工事業者のスケジュールによっては、数週間待たされることもあります。そのため、導入にはかなりの時間が必要です。
しかしクラウドPBXであれば、申込みから最短即日、1週間程度で導入できます。契約後、開通すれば専用のソフトフォンを端末にインストールするだけですぐに利用できますので、機器購入の手間もなく簡単です。
複数の拠点間で内線が利用できる
クラウドPBXはスマホを内線化して、社員同士のコミュニケーションを活性化できます。
従来のビジネスフォンでは、オフィス内の固定電話同士でしか内線通話を行えませんでした。そのため、外出している社員や離れた拠点への連絡は外線で行っていました。
しかしクラウドPBXならば、インターネット回線でスマホ同士がつながっているため、社外にいる社員や拠点間の通話を全て内線扱いにできます。そのため、出張やテレワーク中の社員、離れた支社との連絡も無料で行えます。通話コストを気にせず、社員同士の情報共有を活発化させられることは、クラウドPBXの大きなメリットといえるでしょう。
複数の電話番号や複数拠点の電話環境を一元管理できる
クラウドPBXならば、複数の電話番号や複数拠点の電話環境をまとめて管理できます。
従来のビジネスフォンは、拠点ごとに主装置を置いて、個々に電話環境を構築しなければなりませんでした。電話番号を複数用意する場合は、その設定のために業者を呼ぶ必要があります。
しかしクラウドPBXならばそのような面倒くささがありません。複数の社員で利用する場合、基本的には1つの電話番号に同時着信します。「電話に出る社員を限定したい」「複数番号を使い分けたい」などの希望があれば、設定画面からいつでもどこでも設定可能です。電話番号が複数ある場合は、番号を選んでの発信もできます。
また、クラウドPBXはクラウド上で電話環境を構築します。つまり、複数拠点あったとしても、1つのシステムで管理しているわけです。個々で電話環境の構築や管理する必要がなくなるため、人的リソースや手間を大幅に削減できることでしょう。
在宅勤務やフリーアドレスを導入できる
クラウドPBXは在宅勤務やフリーアドレスなど、自由度の高い働き方の推進に役立ちます。
従来のビジネスフォンでは、オフィス内にある固定電話でしか会社の電話番号を使った電話業務はできませんでした。そのため、必ず電話番のスタッフを配置しなければなりません。
しかしクラウドPBXならば、アプリをインストールしたスマホがあれば、どこででも電話業務を行えます。そのためテレワークの導入もスムーズにできるでしょう。
また、配線でつながった固定電話機が不要となり、オフィス内をフリーアドレス化できます。フリーアドレスにすれば、部署や部門を超えた社内コミュニケーションの活性化、省スペース化、整理整頓しやすくなるなど多くのメリットがあります。社内の風通しも良くなりますので、ぜひ導入を検討してみましょう。
その他ツールとの連携で業務効率をアップできる
さまざまな便利機能やツールとの連携により、業務効率をアップできることもクラウドPBXならではの魅力です。
クラウドPBXでは、ベンダーごとにさまざまな機能が搭載されています。例えば、以下のような機能を利用可能です。
- 自動録音：自動で通話を録音してクラウド上で保管、確認できるようにする機能
- IVR（自動音声応答）：自動音声ガイダンスで案内して適切に着信を振り分ける機能
- WEB電話帳：連絡先をクラウド上に保存して社内での共有・一元管理を容易にする機能
- 時間外アナウンス：休業日や営業時間外の着信に対して、音声ガイダンスでその旨を伝える機能
- クラウドFAX：インターネット上でFAXの送受信やデータの保存・確認を行える機能
- チャットツール連携：自社で使用しているチャットツールと連携させて、着信があった際に通知・共有できるようにする機能
このように、クラウドPBXはビジネスに役立つさまざまな機能を利用できます。クラウドPBXを導入すれば、電話業務を中心として、あらゆる面で業務効率化やコスト削減、顧客満足度の向上などを実現できることでしょう。
クラウドPBXとソフトフォンを導入する際のポイント
クラウドPBXの導入はとても簡単ですが、導入後に「思っていた環境と違った……」と後悔しないためには、どのようなポイントを押さえると良いのでしょうか。以下で、クラウドPBXを導入する際のポイントを解説します。
ナンバーポータビリティへの対応可否を確認する
クラウドPBXへ移行するのであれば、ナンバーポータビリティに対応しているかどうか必ず確認しましょう。
クラウドPBXは、ベンダーによってはさまざまな地域の市外局番を取得・利用できます。しかし、従来のビジネスフォンから移行する場合、ナンバーポータビリティに対応していないとそれまで使っていた固定電話番号を使えません。
番号ポータビリティとは、事業者を変更した場合でも電話番号をそのまま利用できる制度のことです。番号ポータビリティに対応しているベンダーであれば、クラウドPBXに移行した後もそれまで使っていた固定電話番号を使えます。
ただし、番号ポータビリティに対応していても、全ての固定電話番号をそのまま使えるわけではありません。ベンダーが対応している地域の市外局番の電話番号である必要があります。
電話番号が変更になると、ホームページや名刺の記載変更や、顧客へのお知らせをしなければなりません。それには手間や費用が大幅にかかります。そうしたトラブルを発生させないためにも、クラウドPBXへ移行する場合は事前に番号ポータビリティできるかどうか、必ず確認しましょう。
お試しキャンペーンや無料プランを活用する
クラウドPBXを導入するのであれば、必ずお試しキャンペーンや無料プランを利用して、使い勝手を確認しましょう。
お試しキャンペーンでは、一部機能が制限されるものの、通話を始め基本的な機能を使えます。通話品質やソフトフォンの使い勝手を体験してみて、社員全員が使っても問題ないかを確認してみてください。また、ベンダーごとの特徴を調べて、導入後にどのような使い方ができそうか、自社とマッチしそうかなどもイメージするとなお良いです。
安定した通信環境を用意する
クラウドPBXを導入するのであれば、オフィス内の通信環境を整えましょう。
クラウドPBXはインターネット回線を使用して通話を行います。通話品質は通信環境に大きく左右され、環境が悪いとノイズや音の途切れが発生しやすくなります。大切な顧客との電話を聞き逃すことがないように、通信環境はできる限り安定したものを用意しましょう。
例えば、最新のWi-Fiルーターを導入する、外出時はより安定感のある5Gを活用する、公衆Wi-Fiは使用しないといった対策をしておきましょう。
マニュアルや使用ルールを社内周知する
クラウドPBXを導入するならば、マニュアルや使用ルールについて社員に周知し、徹底させましょう。
クラウドPBXはさまざまな機能を利用できる便利なツールです。しかし、多機能なだけに「使い方がよく分からない」という社員もいるかもしれません。せっかく便利なツールでも、使い方に戸惑っていれば業務をスムーズに進められないことでしょう。そのため、導入後にはマニュアルを配布するなどして、より早くスムーズに使えるようにすべきです。
また、社用のシステムであるため私的利用は当然ながらNGです。基本的なことかもしれませんが、そうしたことも含めて使用ルールを周知しておきましょう。
クラウドPBX・ソフトフォン導入なら「03plus」
従来のビジネスフォンから、使い勝手の良いクラウドPBXへ移行を検討しているなら「03plus」をご検討ください。
03plusは全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得できて、番号ポータビリティにも対応しています。これまで使っていた電話番号をそのまま使いたいという場合は、ぜひ活用しましょう。
03plusで使用するソフトフォンは自社開発しています。そのため、スマホOSのアップデートにも迅速に対応でき、日々のメンテナンスもしっかり行えます。セキュリティ対策も万全なので、安心してビジネス利用できます。
ビジネスに役立つ機能を豊富に取り揃えているのも03plusの特徴です。自動音声により適切に着信を振り分ける「IVR」、電話の一次対応をして社員の負担を減らせる「留守レポ」、通話内容を自動録音してクラウド上で後から聞き直せる「通話録音」などがあります。また、「10分かけ放題」オプションは10分までの通話が無料となりますので、コスト削減したい企業に向いています。
さらに03plusでは、スマホに加えてPCからも利用できるソフトフォンを新たに提供しています。専用アプリをPCにインストールするだけで会社番号による発着信ができ、外線・内線、パーク保留、着信ポップアップなどの機能も利用できます。固定電話機を用意しなくてもオフィスと同じ電話環境をPC上に構築できるため、在宅勤務や外出先での業務にも柔軟に対応できます。
安心・安全で多機能なクラウドPBXをお探しでしたら、ぜひ03plusをご検討ください。
まとめ
今回は、クラウドPBXとソフトフォンの違いや導入のメリットについて解説しました。
記事中でも解説しましたが、クラウドPBXはシステム全体を意味し、ソフトフォンはシステム内で利用するアプリのことです。そのため、全くの別物というわけではなく、それぞれつながっていて、クラウドPBXを導入すれば自然とソフトフォンも利用することになります。
クラウドPBXは従来のビジネスフォンと異なり、多様なメリットがあります。ご紹介した選び方を参考に、自社に合ったサービスを選んで業務効率をアップさせましょう。
