近年クラウドPBXは、電話業務の効率化やコスト削減を実現するサービスとして普及が進んでいます。特にスマホとの相性が良く、「クラウドPBXといえばスマホ」というイメージをお持ちの方も多いことでしょう。しかし「具体的にどのようなメリットがあるのか」をご存知の方は意外と少ないかもしれません。
今回はクラウドPBXで利用できる端末の種類やスマホで利用するメリット・注意点、おすすめのクラウドPBXサービスをご紹介します。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXは従来のPBXのように主装置をオフィスに設置するのではなく、クラウド上に設置して電話環境を構築するサービスです。
従来のPBXは導入までの期間が長く、導入コストもかなりかかっていました。アナログ回線を使用するためオフィス内のみしか内線通話できず、外出先から会社電話番号を使用して電話をかけることもできませんでした。また、主装置に対応している固定電話機のみしか使えない点も不便な点です。
しかしクラウドPBXはインターネット回線を使用するため、社内外問わずいつでもどこでも会社電話番号を使用して電話業務を行うことができます。たとえば、スマホで利用すれば外出先でも会社電話番号を使用して顧客と電話することが可能です。また、スマホ・パソコン・タブレット・SIPフォンなどさまざまな端末で使える点もクラウドPBXの大きな特徴となります。
クラウドPBXで利用できる端末は？
クラウドPBXにはさまざまな特徴がありますが、中でも複数種類の端末で利用できる点は大きな特徴となります。具体的にどのような端末でクラウドPBXを利用できるのかご紹介します。
スマホ
クラウドPBXサービス契約後にスマホへアプリをダウンロード・インストールすることで利用できます。据え置きタイプの電話機と異なり持ち運びができ、外出先でもその機能を利用できるのが特徴です。会社に電話番スタッフを待機させなくても、外出先で顧客からの電話へスムーズに対応できます。もちろん、外出中の社員と内線通話も可能です。
キャリアに関係なく利用できますが、古い機種の場合はスペックやOSがアプリに対応できずに利用できない場合があります。サービスが利用できるかどうかを事前にベンダー側に確認しておきましょう。
また、Wi-Fi環境下であればキャリア契約していないスマホ端末でも利用できる場合があります。ただし、スマホの電話番号を認証に利用するアプリの場合はキャリア契約が必要です。
PC・タブレット
スマホ同様に、アプリをインストールすることでクラウドPBXを利用できます。
パソコンの場合、通話を行いながらディスプレイでさまざまな情報の閲覧や作業ができます。そのため、コールセンターでの電話応対業務に利用されるケースが多いです。もちろんそれ以外の業種であっても、自社パソコンを利用することで固定電話機の導入コストをなくすといった使い方もできます。
タブレットはタッチパネルで簡単に操作できる利点を活かし、オフィスの受付に設置するケースが少なくありません。訪問した顧客が受付でタッチパネル操作をして担当部署と内線通話することができます。
スマホと同様にパソコン・タブレットもスペックやOSが動作要件を満たしている必要があります。企業によっては古いパソコンを使い続けているケースもあるため、事前に対応可能かどうかを確認しましょう。
SIPフォン
SIPフォンとは据え置きの固定電話タイプの機器です。アナログ回線ではなくインターネット回線を使用する電話機であり、クラウドPBXに対応しています。
SIPフォンはクラウドPBXサービス契約のタイミングで購入またはレンタルすることで導入します。従来のビジネスフォンと見た目や使い勝手がほぼ同じであるため、スマホやパソコンを使い慣れない方でも簡単に利用可能です。高齢者の多い企業では重宝する機器といえるでしょう。
購入費用はビジネスフォンよりも安く、数千円から1万円程度となっています。
クラウドPBXをスマホで利用するメリットは？
クラウドPBXはスマホ・パソコン・タブレット・SIPフォンといった複数種類の端末で利用できます。中でも、持ち運びが容易なスマホとの相性が良いといわれています。具体的にクラウドPBXをスマホで利用するメリットについて解説します。
外出先・テレワーク中でも会社の番号で電話ができる
クラウドPBXをスマホで利用することで、外出先やテレワーク中の自宅、サテライトオフィスなど、オフィスの外にいても会社の番号を使って発着信を行えます。これにより働く場所や働き方の自由度が格段に上がります。
従来のPBXではアナログ回線を使用しているため、オフィス内でしか電話機能を利用できず、オフィスの外では電話による顧客対応ができませんでした。もちろん転送機能を使えば外出先でも顧客からの電話に出ることができますが、出られない場合は折り返しをスマホ等から携帯電話番号で行うしかありませんでした。折り返し時に会社電話番号を使えないと、不都合が生じるケースも少なからず発生してしまいます。
それに対して、インターネット回線を使用するクラウドPBXをスマホで利用すれば、外出先であってもテレワーク中であっても顧客からの電話に出ることが可能です。もちろん折り返し電話も会社の電話番号で行えます。顧客からの大切な電話に対してスムーズに対応できるため、ビジネスチャンスを逃しにくいことは、スマホでのクラウドPBX利用の大きな利点です。
内線も利用できる
クラウドPBXをスマホで利用すれば、社外でも無料で内線通話を行うことができます。
たとえば、外出やテレワークをしている社員への業務連絡をする場合、従来のPBXでは外線にてスマホに電話をかけなければいけませんでした。そのため、通話コストが高くついてしまっていたのです。
しかしスマホでクラウドPBXを利用すれば、外出先の社員とも内線通話を行えます。無料で通話できるため低コストで社内コミュニケーションの円滑化を図れるわけです。
特にテレワーク中はコミュニケーションが重要となるため、クラウドPBXの内線通話を活用することで業務の進捗確認や報連相がしやすくなります。
新しい端末を購入する必要がない
クラウドPBXはよほど古いスマホでなければキャリアを問わず利用でき、社員が持っているプライベート用のスマホも業務用として利用することも可能です。そのため、ビジネスフォン端末の新規購入費用がかかりません。
たとえば、従来のPBXでは主装置に対応しているビジネスフォン端末を購入またはリースしなければいけませんでした。主装置と合わせれば数十万円かかるため、導入にかなりのコストがかかります。
しかしクラウドPBXは社員のプライベート用スマホをそのまま利用できるため、新規で端末を購入する必要はありません。もちろん、すでに社用のスマホを支給している場合はそのまま転用できます。このような理由から、クラウドPBXをスマホで利用すると導入コストを大幅に下げることができるのです。
ちなみに、社員の個人スマホを活用することを「BYOD」と呼びます。クラウドPBXアプリをインストールすれば、個人スマホで会社電話番号が使えることになりますが、このBYODにはメリットもあればデメリットもあるため、それらを正しく把握したうえでの検討がおすすめです。
導入までのスピードが早い
クラウドPBXは導入コストだけでなく、導入スピードが早いのも特徴です。
従来のPBXは主装置の設置や配線工事が必要で申込みから1ヶ月以上かかりました。しかしクラウドPBXは契約後にスマホにアプリを導入すればすぐに利用可能です。たとえば03plusならば最短で即日導入もできます。
立ち上げ直後や引っ越し直後でオフィスにインターネット回線が引かれていない場合でも、インターネットに接続できるスマホさえあればすぐにクラウドPBXを利用できます。
申込みから利用までの差がないため、ビジネスを止めることなく導入できる点はスマホでクラウドPBXを利用するメリットといえるでしょう。
Web電話帳やインターネットFAXも利用できる
クラウドPBXではインターネットを活用したさまざまな機能を利用できます。
従来のPBXでは電話機能のみしか利用できません。そのため、電話業務の効率化はある程度できるものの、その他業務の効率化は行えませんでした。
しかしクラウドPBXならば電話機能だけでなく、ビジネスに役立つさまざまな機能を利用できます。たとえば、クラウド上にて顧客情報を一括管理できるWeb電話帳やクラウド上でFAXの送受信を行えるインターネットFAXなどがあります。
スマホ・パソコン・タブレットなどネットワークに接続できる機器があれば、こうした便利機能をいつでも使うことが可能です。DX化による業務効率化やコスト削減を行いたい企業にとって、これは大きなメリットといえるのではないでしょうか。
クラウドPBXをスマホで利用する場合の注意点
スマホでのクラウドPBXの利用にはさまざまなメリットがありました。その一方で、利用に際して注意すべき点もいくつかあります。具体的にスマホ利用でどのような点に注意すべきなのか解説します。
スマホの機種やOSを確認
スマホでクラウドPBXを利用する場合は必ず端末の機種やOSを確認しましょう。古い機種やOSでは利用できない場合があるためです。
クラウドPBXをスマホで利用する場合、端末にアプリをダウンロードしてインストールする必要があります。この際、古い機種やOSだとアプリを利用するための最低要件を満たせない可能性があるのです。
クラウドPBXベンダーごとにアプリの導入・利用に必要なスマホの最低要件が設定されています。事前にホームページや担当者に確認して、利用できるスマホ端末であるかどうかを調べておきましょう。
セキュリティ対策を万全に
クラウドPBXでスマホを利用する場合はセキュリティ対策を万全にすることが大切です。特にBYOD（私物端末の業務利用）をする場合はセキュリティ対策をしっかりしておかないと情報漏洩につながる可能性があるため、徹底するようにしましょう。
たとえば、スマホのOSは常に最新バージョンにする、顧客の連絡先は端末ではなくアプリでのみ管理する、生体認証等を設定する、ウイルス対策ソフトを導入するといった対策は必ず行うように社員に伝達すべきです。
他にもログイン情報は社内の別部門で管理・発行したり、セキュリティに関する社員教育を行ったりなどして、セキュリティ対策を万全にしておきましょう。
ガラケーはクラウドPBXに使用できない
クラウドPBXはスマホでは利用できますが、ガラケーでは利用できないことがほとんどである点は注意しておきましょう。
企業によってはコストの関係から社員にスマホではなくガラケーを支給している場合もあることでしょう。ガラケーは高齢社員でも簡単に扱えるため使い勝手も良いのですが、ビジネスに便利なアプリを導入することができません。もちろんクラウドPBXのアプリもインストール不可となります。
それでもクラウドPBXを導入したいというのであれば、改めてスマホを支給するか社員個人のスマホを活用するBYODを採用する方向で進めるようにしましょう。
スマホでの利用におすすめのクラウドPBX
クラウドPBXはサービスを提供しているベンダーが数多くあり、どれを選ぶべきか迷う方がほとんどでしょう。ここでは実績があり、スマホ利用におすすめのクラウドPBXサービスを厳選して3つご紹介します。
03plus
03plusは「東京03」「大阪06」などの主要46局の市外局番を取得できるクラウドPBXです。番号ポータビリティ対応で既存電話番号の引継ぎもできます。
スマホにアプリをインストール後、ID・パスワードを設定、本人確認はハガキまたはスマホで行えます。スマホで本人確認を行う場合は最短で即日開通も可能です。
市外局番つきの会社代表番号をスマホで持ち歩くことができ、スマホと同じ感覚で着信や発信を行えます。顧客とのやり取りをいつでもどこでもスムーズに行えるため、ビジネスチャンスを逃すことがなくなることでしょう。もちろん外出先の社員や離れた拠点間での内線通話も行えますので、社内コミュニケーションも円滑に行えます。
また、顧客の連絡先をクラウド上で一元管理できるWEB電話帳やクラウド上でFAXの送受信を行えるインターネットFAXもオプションで導入可能です。インターネットFAXは大阪市でも導入されており、ペーパーレス化やコスト削減を実現しています。
他にも1通話10分まで無料となる「10分かけ放題」オプションも人気です。業務上、顧客とのちょっとしたやり取りが多い場合は通話コストを大幅に下げることができるでしょう。
1IDあたり月額980円からなので、個人事業主やスタートアップ企業などはもちろん、従来のPBXからクラウドPBXに随時切り替えていきたい企業にもおすすめです。
トビラフォンCloud
トビラフォンCloudは申込みから最短2営業日で利用できるクラウドPBXサービスです。スマホを利用できるため固定電話を購入する必要がなく、サービスが自動で更新されるため端末の更新は不要です。契約期間などの縛りもないため気軽に導入できます。
通話の自動録音や着信履歴のメモ・ラベル管理、ダッシュボードによる一元管理など便利な機能が搭載されています。
1ユーザー数あたり1,100円でPC利用の拡張や市外局番の取得なども有料で行えます。
MOT/TEL
MOT/TELは少人数オフィスの利用に向いているクラウドPBXです。日本全国に設置された専用データセンターを利用することで通話品質が比較的安定しています。名刺管理やクラウド電話帳、出退勤管理などの機能を搭載し、オプションで電話代行や受付システムなども導入可能です。
料金は20内線込で月額3,980円からとなっています。
まとめ
今回はクラウドPBXをスマホで利用するメリットについて解説しました。
クラウドPBXはアナログ回線を使用する従来のPBXとは異なり、インターネット回線を使用します。また、アプリを導入して利用するためスマホでも利用できる点が特徴です。
スマホを活用できることで、外出先での電話業務をスムーズに行うことができ、ビジネスチャンスを逃さない点は大きなメリットといえるでしょう。また、クラウドPBXは個人のスマホを業務利用するBYODとも相性が良く、端末購入コストを抑えてスムーズに導入できるメリットもあります。
どのクラウドPBXにすべきかお迷いでしたら機能豊富でリーズナブル、市外局番を取得でき番号ポータビリティにも対応する03plusをぜひご検討ください。
