自社の電話にIVRを搭載する費用とは？PBXを使った方法も解説

IVRは自動音声システムのことで、音声案内により適切な着信の振り分けを行えます。業務効率化や人件費削減、顧客満足度向上などのメリットがあるため、導入を検討している企業も多いことでしょう。

しかし、IVRの導入にどれくらいの費用がかかるのか、気になっている方も多いのではないでしょうか。実は、IVR単体で導入するよりも、IVR機能を搭載したPBXを導入した方がリーズナブルになることがほとんどです。

今回はIVRを自社に導入する際の費用、PBXでIVRを活用するメリット、費用比較、おすすめのサービスをご紹介します。

IVRとは？

IVRは顧客からの電話に対して、あらかじめ設定した音声を流すことにより自動応答するシステムで「Interactive Voice Response」を略したものになります。「サービスについては1を、サポートについては2を、その他は3を押してください」といった応答を自動で行って、適切な担当者や担当部署に着信電話を振り分けることができます。

IVRの利点

IVRを導入すれば、着信への一次対応を全て任せることができます。そのため、電話対応スタッフを配置する必要がなくなり人件費の削減につなげることが可能です。さらに、自動応答により適切な部署や担当者に振り分けることができ、業務効率を高めることもできます。また、営業時間外対応ができることで24時間365日いつでも自動応答による電話対応ができるため、利便性の向上や、企業の信頼度を高めることにもつながることでしょう。

IVR活用のメリットは企業側だけでなく、顧客側にもあります。内容に応じて番号をプッシュすればスムーズに担当部署・担当者につながるため、問い合わせ時のストレスがありません。時間外でも音声による案内が流れる点も、顧客満足度向上につながります。

このようにIVRの活用は企業側・顧客側双方にメリットがあります。業務効率化や顧客満足度向上、コスト削減、問題解決率の向上などを図りたい企業であれば、導入検討をおすすめします。

IVRが便利なシーン

IVRは、コールセンターはもちろん、電話応対の多い中規模～大規模企業の導入に向いているシステムです。電話業務の多い業種・企業の場合、電話の一次対応・担当部署への振り分けに人材が割かれてしまい、効率低下やコストが増加してしまうものです。IVRを導入すれば、自動音声に一次対応を任せることができるため、効率アップやコスト削減を図れます。

また、IVRを活用すれば営業時間外でも一次対応が可能になります。例えば休業日にかかってきた顧客に対して、営業時間やよくある質問の答えを自動案内できれば、顧客満足度を向上させることができるでしょう。他にも、店舗住所やクーポン情報なども自動音声で営業時間外に流すことが可能です。

さらにIVRの便利さを実感できるシーンとして「営業・勧誘電話の一次対応」があります。顧客からの問い合わせ以外の着信をその他に集約することができるため、関係ない部署の手間を省くことが可能です。また、あまりにしつこい営業電話については、番号をブラックリスト登録することで着信を拒否することもできます。逆にお得意様などよくかかってくる顧客からの電話については、自動音声をスルーしてすぐに担当者につながるように設定することもできます。

このように、IVRはシーンに合わせて活用でき、企業・顧客にとってさまざまなメリットをもたらしてくれます。

IVRのおもな導入形態

IVRと一口に言っても、実はその導入形態にはさまざまなものがあります。ここでは3つに分けてご紹介していきます。

オンプレミス型

専用機器をオフィス内に設置することでIVRによる自動応答を行うものです。専用機器の購入や工事に数万～数十万円の費用がかかります。他にもサービス利用のために月額利用料が必要です。コールセンターなど電話業務がメインの企業や大企業などで導入されていましたが、現在ではそのほとんどが後述するクラウド型に移行しています。

ビジュアル型

スマホ端末の画面上にメニューが表示され、案内に従って利用者が操作する非音声型のIVRです。音声案内を最後まで聞く必要がない、視覚的に分かりやすいといった特徴があり、利用者はスムーズに必要な案内を受けることができます。利便性の高いIVRシステムですが、アプリの開発コストが高い点がデメリットです。

クラウド型

専用機器の代わりとなるシステムをクラウド上に設置してインターネット回線を使用するタイプのIVRです。オンプレミス型と異なり、専用機器を物理的に用意する必要がないため、導入コストを大幅に抑えることができます。月額利用料も数千円からとリーズナブルであり、導入・運用ハードルが低めです。そのためコールセンターや大企業だけでなく、中小企業でも導入事例が増えています。

このように、IVRにはさまざまな種類があります。近年は導入コストの低さや運用のしやすさなどの面から、クラウド型IVRの導入事例が増えています。これまでオンプレミス型を利用していた企業もクラウド型に移行が進んでいます。

電話にIVRを導入する場合の費用相場とは？

IVRのみを導入する場合、初期費用としてサーバーライセンスが25万円程度、チャネルライセンスが1台毎に25,000円程度が相場となります。これはあくまでも目安で、規模の大きいコールセンターや大企業の場合はパッケージ価格で割安になるケースもあります。そのため、複数社で相見積もりを行った上で料金比較して、実際に利用するサービスを決定するのが一般的です。

ベンダーによってはアフターフォローやセキュリティをパックとして販売するケースもあります。自社に知識のある人材がいるかどうか、セキュリティについての意識がどの程度あるかによっても費用は変動することを覚えておきましょう。

一般的にはIVR機能が付いた「PBX」を利用するケースが多い

前項では「IVR機能のみでの導入費用目安」をご紹介しました。しかし実際のところ、IVR機能のみを導入し運用するケースはほとんどありません。特に近年はIT技術が進化したこともあって、リーズナブルに運用できるクラウドPBXの機能として使えるIVRを利用するケースが増えています。

ここではクラウドPBXとはどのようなものなのか、クラウドPBXを導入してIVRを使うメリットについて解説します。

クラウドPBXとは

PBXとは電話交換機のことで「Private Branche Xchange」の略です。社内の電話機をつなぎ、外線からの着信はもちろん、内線や転送といった通話を制御できる装置のことです。

従来のPBXはオフィス内に専用機器を設置し、アナログ回線を使用して電話環境を構築していました。しかし近年は、クラウド上にPBXシステムを設置してインターネット回線を使用し、電話環境を構築するクラウドPBXが主流です。

クラウドPBXはインターネット回線を使用し、スマホ・PC・タブレットなどさまざまな端末で利用できます。従来のPBXと異なりオフィス内だけでなく、インターネット回線さえあれば外出先からでもスマホを使ってPBXの機能を利用することが可能です。また、クラウド上でFAXの送受信を行えるクラウドFAXや、Web上で顧客の連絡先を一元管理できるWeb電話帳といったビジネスに役立つ機能を活用できます。

電話業務の多い企業、業務効率化や無駄・コストの削減を図りたい企業にとってクラウドPBXはメリットの多いPBXシステムと言えるでしょう。

PBXを導入してIVRを使うメリット

クラウドPBXには従来のPBXにないさまざまな機能があります。IVRもその1つで、ベンダーにもよりますが多くのサービスで利用することが可能です。個別にIVRを導入するよりも、クラウドPBXを導入してIVR機能を活用する方がメリットは多くあります。

クラウドPBXは、インターネット環境さえあれば外出先でもスマホでビジネスフォン機能を利用できます。そのため、外出中の担当者にIVRで振り分けられたとしても、そのまま顧客対応を行うことが可能です。企業としては、顧客の問い合わせに対してスムーズに対応できることで、ビジネスチャンスを逃すことがないというメリットがあります。

顧客側もたらい回しにされることがなく、問い合わせにより問題解決できることで満足できることでしょう。つまり、クラウドPBXを導入してIVR機能を活用することは、企業・顧客双方にとってメリットがあるわけです。

このように、IVR単体での導入ではなく、クラウドPBXを導入してIVR機能を活用することで、より多くのメリットが得られます。

さらに、両社には費用面の違いもあります。次の章にて詳しく解説します。

電話にIVR機能をつける場合とPBXを使う場合の費用を比較

では、固定電話にIVR機能を個別につける場合と、クラウドPBXに付帯するIVRを利用する場合の費用を比較してみましょう。

ここではIVR機能を利用できるクラウドPBXの例として、03plus エンタープライズを記載しました。A社やB社はIVR機能のみでの費用です。規模が大きくなるほど、初期費用や月額費用も高くなります。

一方クラウドPBXの場合、電話番号を取得でき既存番号の利用も可能となるケースがあります。もちろんビジネスフォン機能として活用できますし、IVR以外にもさまざまなIT機能を活用可能です。それでいて費用はIVRのみのサービスより安い、または同等レベルであることが分かります。

ここまでの説明で、IVRのみを導入するよりも、クラウドPBXを導入してIVRを利用する方が費用対効果は高いことがお分かりいただけたのではないでしょうか。

おすすめIVR機能付きPBX「03plus エンタープライズ」

03plus エンタープライズは30名以上の中小企業～大企業向けのクラウドPBXです。「東京03」「大阪06」といった全国主要エリアの市外局番つき電話番号を取得でき、最短即日で導入できます。番号ポータビリティにも対応しているため、新規導入だけでなく既存番号を引き継いで電話環境を移行したいというケースにも向いています。

もちろんIVR機能も搭載していて、オプションにて追加することで利用可能です。他にも1通話10分以内なら通話料が無料となる「10分かけ放題」や、大阪市でも導入されている「クラウドFAX」など、業務効率アップやコスト削減につながる機能が、03plus エンタープライズには豊富に用意されています。

30ID利用で初期費用は150,000円、月額費用は21,280円でリーズナブルな価格設定も導入をおすすめできる理由です。

03plus エンタープライズについて詳しくはこちら

03plus エンタープライズのIVR機能について、詳しくはこちらをご覧ください。

IVR（自動音声応答）オプションについて｜03plus エンタープライズ

おもなIVR搭載サービスを費用とともに比較

03plus エンタープライズ以外にも、IVR機能を搭載したサービスはたくさんあります。ここではおもなサービスを費用とともにご紹介していきます。

IVRy

IVRyはクラウド型のIVRサービスで、「050番号」の電話番号を取得できます。応答用のテキスト作成や着信フローの設定をWeb上で気軽に行えて、業種に合わせてカスタマイズできるのが特徴です。初期費用は0円で月額料金は3,300円からとなっています。

BIZTELコールセンター

クラウド型のコールセンターシステムで、IVR機能ももちろん搭載されています。顧客管理システム、スタッフ同士のチャット機能、音声認識のテキスト化機能など、コールセンター業務に必要なさまざまな機能を搭載しているのが特徴です。初期費用は200,000円からで、月額料金は81,000円からとなっています。

自動受付IVR

クラウド型のIVRサービスで日本最大級の回線数、データセンター複数運用により安定稼働できることが特徴です。24時間の無人受付で、災害時でも稼働を行えます。複数キャリア対応で、各種レポート提供機能もあります。初期費用は300,000円からで、月額料金は150,000円からとなっています。

まとめ

今回は自社にIVR機能を導入する場合の費用や、PBXを活用した方法について解説しました。

電話業務を効率化する上で、IVRによる自動応対はとても有効です。一次受付を任せて適切に振り分けを行うことができるため、業務効率アップや人件費削減を図れます。

導入についてはIVRシステム単体でも可能ですが、ご紹介したようにIVR機能を搭載したクラウドPBXを導入する方が、コスト面や運用面などでメリットがあるでしょう。クラウドPBXはIVR機能だけでなく、外出中の電話対応もできて、クラウドならではのさまざまな便利機能を活用できるためです。また、費用面でもIVR単体よりクラウドPBX導入でIVRをオプション利用した方が、リーズナブルになることがほとんどです。

IVRを利用するのであれば、ぜひクラウドPBXの導入をご検討ください。

03plus エンタープライズについて詳しくはこちら