医療現場において電話といえばPHSが主流でしたが、2023年3月に公衆PHSサービスが終了したため、代わりになるものを探している医療関係者は多いのではないでしょうか。そんな中で注目されているのがクラウドPBXです。
今回は、クラウドPBXを病院・クリニックで使うメリット、構内PHSとの違い、医療現場でクラウドPBXを導入する際の選び方について解説します。
目次
クラウドPBXとは？
クラウドPBXとは、クラウド上に主装置を設置してインターネット回線によりビジネスフォン環境を構築するシステムのことです。
スマホ・パソコンなどさまざまな端末で利用でき、インターネット環境があればいつでもどこでも発着信を行なえます。スタッフ間の通話はオフィス内外を問わず内線通話とすることができるため、コストダウンにつながります。
また、従来のビジネスフォンのように、主装置の購入や設置が不要であるため、低コストかつスピーディーに導入できるのも特徴です。
病院・クリニックでクラウドPBXを活用するメリットとは？
クラウドPBXはインターネット回線を使用する通話システムです。病院やクリニックでは固定電話やPHSを使うところも少なくありませんが、果たしてクラウドPBXを病院で使うメリットはあるのでしょうか。以下で、病院でクラウドPBXを活用した場合のメリットについて解説します。
スマートフォンで院内でも院外でも固定電話番号が使える
院内外を問わず、スマホで固定電話番号が使えることが、クラウドPBXのメリットです。
クラウドPBXは、インターネット環境が整っていれば、どこにいても病院の電話番号で発着信を行えます。場所を問わず病院の電話番号を使えるため、業務連絡だけでなく、患者さんの対応もリアルタイムで行えるようになります。
たとえば、学会出席のため外出していても、患者さんとスムーズに連絡が取れます。移動中に病院の番号を使って医療機器の営業と話をする、といったことも可能です。
病院やクリニックは業務の特性上必ずしも固定電話の近くにいるわけではありません。場所を問わずスマホで病院の電話番号を使えることは、大きなメリットといえるでしょう。
スマートフォンを内線にできる
クラウドPBXを導入すればスマホを内線化できる点もメリットです。
クラウドPBXはインターネット環境が整っていれば、どこでも通話できます。同一クラウドPBXの契約内のスマホ間であれば、内線通話も可能です。病院内はもちろんですが、院外であっても内線になるため、スタッフ間の通話をすべて無料にできます。
このような特徴があるため、クラウドPBXを活用すれば、スタッフ同士でコミュニケーションが取りやすくなります。病院に関する情報や患者さんの状態もスムーズに共有しやすくなるため、結果的に患者満足度の向上につなげることも可能です。
導入が手軽
クラウドPBXは導入するのがとても簡単でスピーディーです。
従来のビジネスフォンの場合、主装置や専用の固定電話機の設置・配線工事が必要です。業者の手配や工事時間が必要で、導入までには多くの手間や費用がかかります。
しかし、クラウドPBXは主装置をクラウド上に設置し、スタッフが持っているスマホをそのまま利用できます。そのため、設置・配線工事が不要で低コストかつスピーディーに導入可能です。申し込みから通常1～2営業日、最短で即日開通できるベンダーもあります。
医療現場では、スタッフ間や患者さんとの密な連絡が欠かせません。そのため、電話環境を移行する場合は、手間がかからずスピーディーに移行できるクラウドPBXは強みのあるサービスといえるでしょう。
他システムと連携できる場合も
クラウドPBXは、医療現場で利用しているさまざまなシステムと連携できる場合があります。
病院でよく使われているPHSの場合、電子カルテを始めとしたシステムとの連携はできません。そのため、たとえば患者さんの状態を確認したいときは、パソコンのある場所まで行かなければなりませんでした。ノートパソコンを持ち歩くという方法もありますが、いくつも端末を持つのはかさばりますし、業務効率も下がります。
インターネット回線を使用するクラウドPBXであれば、電子カルテなどのシステムと連携することが可能です。スタッフが携帯しているスマホ端末からそのまま電子カルテや診察結果を確認できたり、ナースコールと連携して迅速に患者さんへ対応ができたりします。
ただし、ベンダーによって搭載されている機能や他システムとの連携範囲は異なります。より便利に活用するためにも、事前に確認しておきましょう。
通話内容の録音が可能
クラウドPBXならば、通話内容を録音して後から確認できます。
従来のビジネスフォンやPHSの場合、通話内容は自動録音することはできません。そのため、話した内容を後から確認することも不可能です。
しかし、クラウドPBXであれば、ほとんどのサービスで通話録音機能が利用できます。そのため、たとえば患者さんとの通話内容を自動録音して、後から聞き直したりスタッフ間で内容を共有したりできます。医師が患者さんの状況を確認したいといったケースで重宝しますし、言った言わないの行き違いで患者さんからクレームが入るといったケースを回避できるのでメリットは大きいです。
台数の増減が手軽
クラウドPBXならば台数の増減にも柔軟に対応できます。
従来のビジネスフォンの場合、台数を増やすためには固定電話機の購入や配線工事が必要です。そのため、費用や時間がかかってしまい、スタッフの増減へスムーズに対応できません。
一方、クラウドPBXはWeb上の管理画面からいつでも契約台数を増減できます。たとえば、看護師の研修で台数を増やしたいときでも、すぐに対応可能です。研修が終わったら、Web上から契約台数を減らしておけば、ランニングコストが無駄になることもありません。
このように、クラウドPBXならば、病院の規模や業務上必要なケースに応じて、台数を柔軟に増減できるため便利です。
構内PHSとの違いとは？
構内PHSとは、キャリアが提供する一般的な公衆PHSではなく、オフィスや倉庫など特定の範囲内にPHSアンテナを設置し、内線通話のみを利用する形式のPHSのことです。公衆PHSは2023年3月末でサービスが終了になりましたが、構内PHSに関してはそれ以降も継続して利用できるため、病院などで利用し続けているケースは少なくありません。
構内PHSは設置されたアンテナの範囲内であれば、PHS端末で場所を問わず会話できます。そのため、病院では看護師が患者さんの状態を直接確認しながら医師に報告をするなど、業務効率を高めるために使われています。
PHS端末を持って移動しながら通話できる、という点はクラウドPBXと似ています。そのため、似たようなメリットもいくつかあります。しかし、敷地内にPHSアンテナを設置する必要があるため、デメリットはクラウドPBXよりも多いです。たとえば、構内PHSはアンテナのメンテナンスや修理が必要です。そのため、ランニングコストが多くかかります。PHSそのものの需要が減っていることもあり、その費用は高騰すると予想されます。
また、クラウドPBXと違い、構内PHSは限られた範囲内での内線通話しか利用できません。そのため、休日に医師と連絡を取るには外線を使用しなければいけませんし、学会出席時に着信を受けることも不可能です。さらに、各種システムとの連携もできないため、電子カルテ等を確認するためには、パソコンのあるデスクに戻る必要があります。
このようなことから、現在は病院でも構内PHSからクラウドPBXへの移行が進んでいます。
院内でスマートフォンやWi-fiの電波を使っても大丈夫なのか
病院やクリニックでスマホを利用するのは危険なのではないか、と考える医療関係者は少なくありません。そのため、クラウドPBXを導入したいと思っているものの、スマホを端末として使うのはリスクがあるのではと懸念される方も多くいます。
確かに、携帯電話の創世記のころは、強い電波を飛ばす必要があり、医療機器に影響があったといわれています。これは、電話環境が整っておらず、電波が強くて不安定だったことが関係しています。そのようなこともあり、発する電波が弱く、医療機器に影響を与えにくいPHSが病院やクリニックで使われるようになりました。
しかし現在は、技術の進歩とともに電話環境も整い、スマホでも弱い電波で通話できるようになっています。そのため、よほど近づかない限りは医療機器に影響がでないといわれています。Wi-Fiについても同様で、飛んでいる電波は医療機器に影響を及ぼすほど強くないとされています。
そのため、現在であれば、インターネット回線を使うクラウドPBXを導入してスマホ端末で利用することは、問題がないといえます。もちろん、医療機関では万が一があってはいけません。安全を確保するためにも、実際に導入する場合は総務省の「医療機関において電波を安全に利用するための手引き」を確認するようにしましょう。
病院におすすめのクラウドPBXの選び方は？
では、医療現場で使うクラウドPBXはどのように選べば良いのでしょうか。具体的な選び方について解説します。
業務に役立つ機能が使えるかどうかで選ぶ
クラウドPBXを病院で導入する場合、業務に役立つ機能が搭載されているかどうかを必ず確認しましょう。
医療現場では何よりも迅速な「報連相」が大切です。命を扱う職場だからこそ、聞き間違いもあってはいけません。そうしたことから、クラウドPBXを導入する際は、基本機能である「スマホ内線化」はもちろん、「情報を共有・保存できる機能」や「通話を録音して後で確認できる機能」はほぼ必須といえるでしょう。
他にも、たとえばFAXを業務利用しているのであれば「Web上でFAXの送受信ができる機能」があれば、印刷用紙の無駄を省くことができますし、いつでもスマホからFAXデータの送信ができるので便利です。「時間外に休日や営業時間について案内をする機能」があれば、病院やクリニックの業務時間外でも自動音声にて案内できます。24時間受付の電話番号があれば、それを自動音声で伝えることもできますので便利です。
このように、クラウドPBXにはさまざまな機能があり、医療現場でも役立ちます。実際に導入する際は、必要な機能が備わっているか、運用した場合料金はどれくらいになるのか、費用対効果なども含めて検討しましょう。
既存の固定電話番号を引き継げるものにする
クラウドPBXへ移行するのであれば、現在使っている固定電話番号をそのまま使えるところを選びましょう。
クラウドPBXのベンダーによっては、移行時に既存の固定電話番号から変更しなければならないことがあります。番号ポータビリティに対応していないことがその理由です。電話番号が変わってしまうと、これまで来院してくれていた患者さんに不安を抱かせてしまいますし、急病で電話をしたのに連絡が繋がらずに困る患者さんがでてくるかもしれません。また、病院のホームページや名刺、頒布物に記載した電話番号もすべて変更する必要があります。そうした修正作業には、多くの手間やコストがかかります。
クラウドPBXへ移行する場合は、現在の電話番号をそのまま引き継げるのか、必ず確認しましょう。
クリニック等での実績も多いクラウドPBX「03plus」
病院・クリニック等でクラウドPBXの導入をご検討されているならば、クリニック等で導入実績がある「03plus」がおすすめです。
03plusは「03」「06」など主要46局の市外局番付き電話番号を取得できます。番号ポータビリティに対応していますので、条件が合えばこれまで病院で使っていた電話番号を引き継いでそのまま利用することが可能です。
また、03plusは医療現場で役立つ機能が豊富に搭載されています。通話内容を自動で録音して後で聞き返せる「通話録音」、着信履歴を共有する「チャット連携・共有機能」、連絡先をクラウド上で一元管理する「WEB電話帳」などがあります。他にも大阪市で導入実績のある「クラウドFAX」や自動音声により案内を行う「IVR」「時間外ガイダンス」なども医療現場では役立ちます。
導入は簡単、スピーディーで1ID月額980円から利用できます。30名以上の法人向けであるエンタープライズ版もありますので、ぜひご検討ください。
まとめ
今回は、病院やクリニックにはクラウドPBXがおすすめである理由について解説しました。
以前は、医療現場ではPHSを利用するのが一般的でした。医療機器への影響が少ないことがその理由です。しかし現在、公衆PHSはサービス終了となりましたし、技術の発展により携帯電話でも医療機器への影響はほとんどなくなってきました。そのため、クラウドPBXへ移行を考える病院やクリニックが増えてきています。
クラウドPBXはビジネスで役立つ機能が豊富にありますが、記事中でもご紹介したように、それら機能は医療現場でも役立ちます。患者さんにより良い医療を提供するためにも、ぜひクラウドPBXの導入をご検討ください。
