クラウドPBXは無料で使える？コスト削減ポイントや選び方を解説

クラウドPBXサービスを検討するためにインターネット検索していると「工事費無料」「ビジネスフォン購入費がかからない」といった文章を見かけることが多いのではないでしょうか。

これを見た方は「クラウドPBXって無料で利用できる？」と思われるかもしれませんがそれは勘違いです。

ただ、クラウドPBXの利用には費用がかかりますが、従来のビジネスフォンで費用がかかっていたものが無料になることはあります。

今回はクラウドPBXで無料になるもの、クラウドPBXで必要な費用について解説します。

1 クラウドPBXは無料で使える？
2 ビジネスフォンと比較！クラウドPBXならではの無料とは？
3 クラウドPBXで必要となる費用は？
4 クラウドPBXの選び方
5 おすすめクラウドPBXサービス

クラウドPBXは無料で使える？

クラウドPBXは主装置がクラウド上にあり導入工事も基本ありません。スマホにアプリを導入するだけで使える手軽さが魅力となっています。しかしその手軽さから「無料で使えるのでは？」と思う方も少なくありません。

実際にクラウドPBXは無料で使うことができるのでしょうか。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは従来の電話回線ではなくインターネット回線を使用してビジネスフォンの機能を利用できるサービスのことです。簡単に言えば、ビジネスフォンのクラウド版ということになります。

ビジネスフォンでは主装置をオフィスに設置して電話機器と電話回線で物理的につないで内線通話や転送を行っていました。しかしクラウドPBXでは、主装置をクラウド上に設置してインターネット回線により端末とつながっています。

このため、インターネットにつながったスマホやパソコンも電話端末として利用でき、外出先でも会社の代表番号で発着信できますし、内線通話もオフィス内外問わずに可能となります。

また、クラウドならではの機能もあり、たとえば連絡先をリアルタイムに共有できるWeb電話帳やデータの送受信・閲覧をクラウド上で行えるクラウドFAXなどがあります。

このように、導入が手軽でビジネスフォンの機能が拡張されていて、さらに利便性の高い機能が多数利用できる、それがクラウドPBXです。

クラウドPBXとIP電話は「別物」

多くの方が意外と勘違いしている点、それはクラウドPBXとIP電話は同義ではないということです。

IP電話とはインターネット回線を使用して通話を行う電話のことで、クラウドPBXはIP電話を使うためのシステムのことです。クラウドPBXはインターネット回線を使用して通話を行えるようにするシステムであり、IP電話と関連があります。しかし、IP電話そのものを指すわけではないのです。

無料で使えるIP電話というと、多くの方がLINEなどの通話アプリをイメージすることでしょう。これも電話番号不要型と呼ばれる通話システムであり、IP電話そのものではありません。LINEのように無料で使えるシステムやサービスがあることで、「クラウドPBXも無料で使える？」と勘違いしている方は意外と多いようです。

完全無料で使い続けられるクラウドPBXはある？

では、無料で使えるクラウドPBXはないのでしょうか。答えから言うと、無料で使えるクラウドPBXも存在します。しかし、利用できる期間が限られている、使える機能やアカウント数が限られているなど、さまざまな面で制限されているケースが大半です。そのため、個人で利用する分には問題ないかもしれませんが、ビジネスシーンにおける長期的な利用には向きません。

また、オープンソースで公開されているクラウドPBXもあります。たとえば、アメリカのDigium社で開発された「Asterisk」という有名なオープンソースクラウドPBXがあります。一般的な電話機能だけでなく、ボイスメールや音声会議、音声自動応答などの機能が使えてビジネスにも活用可能です。しかし、導入・運用には知識が必要となりますので、人的リソースがない限り、利用は難しいでしょう。

こうしたことから、クラウドPBXを完全無料で使い続けるのは現実的とはいえません。クラウドPBXが設置されているサーバー維持費、豊富な機能やシステム開発費、メンテナンスやアップデート費用など、クラウドPBXサービスには多くのコストがかかっています。こうした多額のコストがかかるサービスであるため、利用には費用がかかっても仕方がないといえます。

無料よりも有料クラウドPBXがおすすめのケース

無料であればコストをかけずに導入・運用できるというメリットがあります。しかし無料のものを使い続けるのは難しく、無料ではなく確実に有料のクラウドPBXの方がおすすめできるケースもあります。

たとえば、長期的にクラウドPBXを利用するのであれば、有料の方がおすすめです。無料版は機能に制限がかかっていることが多く、そもそも長期利用できないことがほとんどです。期限が制限されていない場合は、何らかの機能に制限がかかっています。そのため、長期的に使用するには向きません。

市外局番を使いたいケースでも有料の方が適しています。無料のクラウドPBXは基本的に050型の番号が付与されます。市外局番付き電話番号と比べると社会的信用を得にくいため、ビジネス利用には向きません。また、無料版はアカウント数に制限がかかっていることもあります。社員数の増減に柔軟に対応しにくいことからも、無料版は長期利用には向かないといえるでしょう。

無料トライアルで一時的に試せるものはある

クラウドPBXは無料で利用し続けることはできません。しかし期間限定ということであれば「トライアル」という形で無料お試しすることが可能です。

クラウドPBXサービス提供会社にもよりますが、使用感や音声品質、一部機能を事前に体験してもらうために無料デモを提供していることは珍しくありません。内容はサービス提供会社によって異なりますが、一定期間の間は一部または全機能を無料で利用できます。

期間の目安としては1～2週間であることが多いので、複数スタッフで利用して資料からは読み取れない使い勝手などを確認してみましょう。

クラウドPBXはビジネスフォンより低コスト

有料のクラウドPBXは無料ではないため月額料金などのコストがかかります。しかし、クラウドPBXは有料・無料問わず、主装置の設置・配線工事が不要です。また、インターネット回線を使用して通話するため、アナログ回線より通話料金を抑えやすい傾向にあります。そういったことを踏まえた場合、初期費用や通話料金などさまざまな面で考えた場合、従来のアナログ回線のビジネスフォンと比べると、有料のクラウドPBXでもコストを大幅に抑えることが可能です。

次章にて、従来のビジネスフォンと比較し、クラウドPBXならではの無料になる費用について詳しく解説していきます。

ビジネスフォンと比較！クラウドPBXならではの無料とは？

ビジネスフォンと比較した場合、クラウドPBXはさまざまなものが無料となります。実際にどのようなことが無料になるのかご紹介します。

PBXの設置にかかる費用が無料

従来のビジネスフォンの場合、オフィス内に主装置を設置します。この主装置はビジネスフォンにおいて最も高額で、新品の場合は小規模事務所用であっても20～30万円ほどかかります。大企業やコールセンター業務を行う場合は主装置の購入費だけでも数百万円かかっていました。

しかし、クラウドPBXは主装置の購入費用が無料です。クラウド上に設置するためのサーバー費用やシステム代金のみであり、それも数千～数万円程度で済ませることができます。

配線工事が無料

ビジネスフォンの場合、主装置設置後にすべてのビジネスフォンと電話回線でつなぐ必要がありました。この工事を行うには資格が必要であるため、専門業者に依頼しなくてはなりません。工事にかかる費用は安くても10万円以上が目安です。

クラウドPBXの場合は電話回線ではなくインターネット回線を使用します。すでにインターネットを利用している企業であればそれ以外の導入工事は必要ありません。LANケーブルの配線も特別な資格は必要なく、難しい作業ではないためスタッフで行うことができます。つまり、クラウドPBXの導入時の配線工事は無料となります。

ビジネスフォンが無料

ビジネスフォンでは主装置とセットでビジネスフォンを購入しなければいけませんでした。主装置に合わせて使用できる電話機が指定されていたため、導入後は必ず購入が必要です。メーカーにより差はあるものの、ビジネスフォンは1台3万円程度です。たとえば10台設置する場合は30万円くらいかかっていたわけです。

クラウドPBXの場合はすでに業務で使用しているパソコンやスマホを電話端末として利用することができます。つまり、それらの端末を所有している場合は、新たに端末の購入をしなくてもクラウドPBXは稼働させられるわけです。

アプリが無料

クラウドPBXのシステムを利用して通話するためには、スマホやパソコンにアプリをインストールしなければなりません。アプリはダウンロードする段階で有料のものもありますが、クラウドPBXの場合、通話用のアプリはベンダー側から無料で提供されています。そのため、有料アプリを入れるような手間やコストがかかりません。

アプリのアップデートもOSの更新や機能拡張などがあった際にベンダー側が行います。そのため、アップデート費用なども不要です。

アプリの導入はそれほど難しくありませんが、導入や使い始めで困ったことがあれば担当者に相談してみましょう。アプリの導入や運用に関するサポートも基本的には無料で行ってくれます。費用を気にせず、わからないことがあればすぐに確認しましょう。

工事やメンテナンス費用が無料

ビジネスフォンの場合、主装置は物理的に設置されていて、長期的に運用していると故障などが発生する場合があります。その際には修理費用がかかり、万が一保証期間外の故障となれば驚くような高額な費用がかかっていました。また、故障を防ぐための定期メンテナンスにも費用が必要となります。

しかしクラウドPBXであればユーザー側がメンテナンス費用を払う必要はありません。主装置はクラウド上に設置されており、必要があればサービス提供会社が独自にメンテナンスを行います。そのためのコストは月額料金に含まれているためメンテナンス費としてはかからないのです。

内線での通話が無料

ビジネスフォンでは主装置が設置されたオフィス内でしか内線通話ができません。電話回線でつながっている端末同士でのみ内線通話が可能だったのです。そのため外出先のスタッフや遠方にある支店・営業所との通話は外線通話や携帯電話への発信として通話料金がかかりました。

しかしクラウドPBXならば、インターネット回線を利用しているため内線で無料通話できるシーンが広がります。例えば、アプリをインストールしたスマホであれば外出先のスタッフとも内線通話できます。離れた拠点の担当者とも内線でつなぐことが可能です。このように、クラウドPBXでは内線による無料通話の幅が大きく広がっています。

電話の転送が無料

小規模オフィスでビジネスフォンを利用している場合、すべてのスタッフが外出するようなときは転送設定をしておくというケースが多くありました。この場合、会社にかかってきた電話を取り逃さないためにスマホに転送設定をしているわけです。

確かに取り逃しはなくなりますが、転送には使った分だけ料金がかかります。

クラウドPBXならば外出先でも会社にかかってきた電話をスマホで受けることができます。つまり転送そのものが必要なくなり、転送にかかっていた費用も無料になるのです。

便利なオプション機能も一部無料

クラウドPBXでは一般通話や内線通話だけでなく、さまざまな通話オプションがあります。ビジネスアプリなどで有料にて提供されているような機能もあり、それらを無料で利用することが可能です。

たとえば「時間帯別の着信ルール設定」「鳴らし分け」「Web電話帳」「名刺管理」などが無料で利用できる場合があります。ただ、どのような機能が無料提供されているかはクラウドPBXサービス提供会社によって異なります。必ず確認しておきましょう。

クラウドPBXで必要となる費用は？

クラウドPBXは従来のビジネスフォンでは有料だったものが無料となることがわかりました。それでは逆に、クラウドPBXで必要となる費用にはどのようなものがあるのでしょうか。以下で解説していきます。

初期費用・月額費用

クラウドPBXを導入するには初期費用と月額料金がかかります。料金はサービス提供会社によってかなり差があり、一概に相場を出すことはできません。

たとえば、「03plus」の場合は、1IDならば初期費用5,000円、月額料金980円で利用可能です。

従来のビジネスフォンに比べたら初期費用は驚くほど安く、アナログ固定電話よりもリーズナブルな月額基本料金と言えるでしょう。

アダプターの設置費用

インターネット光回線を使用するタイプのクラウドPBXの場合、NTT光回線へのアダプター設置に数万円の初期費用がかかります。インターネット光回線を利用するタイプは通話品質が安定しやすく電話番号の引継ぎができるなどのメリットがあります。

ちなみに、IP電話回線を使用するクラウドPBXであればアダプター設置費用はかかりません。

通話料

クラウドPBXは内線通話の範囲が広く外出先のスタッフとも無料通話できます。しかし、通常の外線通話では通話料金がかかります。

従来のアナログ回線では遠距離になるほど通話料金が高くなっていましたが、インターネット回線を使用するクラウドPBXでは遠距離でも通話料金は変動しません。そのため、遠方に電話をかける機会が多い企業であればお得に通話することができます。

各種オプション料金

クラウドPBXは従来のビジネスフォンよりも多彩な機能が用意されています。中にはビジネスに役立つオプションもあり、有料にて利用することが可能です。

有料オプションはクラウドPBXサービス提供会社によって用意されているものに違いがあります。そのため、サービスを選ぶ際には自社に必要な機能が無料・有料にて提供されているかどうかを確認することが大切です。

クラウドPBXの選び方

クラウドPBXを選ぶ際にはどのような点に注意すべきなのか解説していきます。

各種費用や無料トライアルの有無

クラウドPBXは無料になるものも多いですが、月額料金やオプション料金、通話料などを合計すると思ったよりも高額になるケースがあります。多機能なサービスほど高額になる傾向にありますが、実際にそれら機能を自社で利用するのか、同等のサービスを提供しつつリーズナブルな会社はないか、など費用面で比較することは大切です。

また、サービスによってはサポート体制が弱く音声品質の低いクラウドPBXもあります。また、提供されている機能が実際に使ってみたら物足りないというケースも珍しくありません。本契約をする前に、できれば無料トライアルを利用して試してみることをおすすめします。

使用できる電話番号の種類

クラウドPBXでは市外局番が使えるサービスと「050」しか対応していないサービスがあります。「050」はIP電話が普及してからよく見るようになった番号です。また、安価で簡単に取得できることから以前はしつこい営業電話等で利用されてきました。そのため、高齢者を中心に「050番号は信用できない」と考える人は少なくありません。

「東京03」などの市外局番は発信地域がわかるため、電話を受ける方としても安心できます。実際に社会的信頼としては市外局番つきの方が高いです。ビジネスで利用するのであれば、使用できる電話番号が「市外局番」か「050」かは事前に確認した方が良いでしょう。

オプション機能の内容

クラウドPBXは従来のビジネスフォンの機能を利用できるだけでなく、独自のさまざまなオプションを利用できます。ただし、サービス提供会社によってどのような機能が基本機能でどれがオプションなのかは異なります。また、特定の機能そのものがないクラウドPBXもあるかもしれません。

そのため、クラウドPBXを導入する場合は自社にてどのような機能が必要となるのか、その機能は搭載されているのかを確実に確認することが大切です。

操作のしやすさ

クラウドPBXを選ぶ際には、アプリの操作のしやすさをしっかりチェックしましょう。

クラウドPBXのアプリはベンダーごとに製作されていて、操作画面も異なります。ほとんどの場合は、直感的にわかるような画面配置になっていますが、スマホの画面が小さかったり機械の操作に慣れない高齢の社員だと難しさを感じたりするかもしれません。

企業によって異なりますが、規模が大きく幅広い年齢層の社員がいる場合は、すべての社員が操作しやすいアプリのクラウドPBXを選ぶようにしましょう。

ベンダーによっては事前に機能や期間を制限した無料トライアル版を提供してくれます。それを活用して、さまざまな年齢層の社員に試してもらいましょう。必要があれば、ベンダー側の担当者に使い方サポートをお願いしてみるのも良いでしょう。

また、お試し期間中にアプリの使い勝手や音声品質も同時に確かめることをおすすめします。

セキュリティ面

クラウドPBXを導入する際には、ベンダー側のセキュリティ面も必ず確認しましょう。

クラウドPBXはインターネットを活用したシステムであるため、インターネット関連のリスクがあります。たとえば、ログイン情報の漏洩・電話帳データの流出・不正アクセス・端末がマルウェアに感染するといったリスクがあります。ログイン情報の漏洩やマルウェア感染については、社内で危機管理意識を高める教育が必要です。しかし、データ流出や不正アクセスについては、自社で気をつけようがありません。ベンダー側でセキュリティ対策をしてもらう必要があります。

ベンダー側も、情報の取扱いや不正アクセスへの備えについてはしっかり対策をとっているところがほとんどです。専門チームを組んで個人情報などのデータが入っているサーバーを守っています。また、スマホやPCのOSが更新されれば、すぐにアップデートを行って脆弱性を取り除き、新たな脅威への対応を怠りません。そのため、ほとんどの場合はセキュリティについて不安に思う必要はないでしょう。

とはいえ、万全を期すためにも具体的にどのようなセキュリティ対策をとっているのか、万が一の事態が発生した場合はどのような対応をするのかなどを担当者に確認しましょう。