クラウドPBXの導入を検討しているものの、現在使っているオンプレミス型PBXのリース期間が残っている…ということで移行を断念している企業は少なくありません。また、電話環境を一新すると、使い慣れない社員がトラブルを起こすのでは…といった不安を抱えている担当者もいることでしょう。
実は、クラウドと既存のPBXは併用することができ、段階的に少しずつ移行することも可能です。
今回は、クラウドPBXと既存PBXを併用する方法、そのメリット・デメリットを解説します。さらに、既存PBXとの併用ができるおすすめのクラウドPBXサービスをご紹介します。
目次
PBXとクラウドPBX
ビジネスフォン機能を利用できるPBXにはアナログ回線を使用した従来型のものと、インターネット回線を使用したクラウド型があります。それぞれどのような特徴があるのか、簡単に解説します。
PBXとは
PBXとは「Private Branch Exchange」の略で、日本語では「電話交換機」となり、主装置とも言われます。オフィス内の電話回線とアナログ回線でつながり、外線・内線通話を可能にするための装置です。PBXは使用するオフィス内に設置し、内線通話や会社電話番号を使用した外線といった通話機能は、アナログ回線でつながったオフィス内の電話機でのみ可能となります。
クラウドPBXとは
クラウドPBXは従来のPBXと異なり、主装置をクラウド上に設置して外線・内線といった通話機能をコントロールするサービスです。
アナログ回線ではなくインターネット回線を使用するため、オフィス内だけでなく外出先でも、アプリを導入したスマホからでも利用できます。会社代表番号を使って外出先でも発着信できるため、場所にとらわれず、いつでもどこでも電話業務を行えるのが特徴です。
また、従来のPBXは電話機能だけでしたが、クラウドPBXはクラウドを活用したビジネスに役立つさまざまな機能を利用できます。それにより業務効率アップやコスト削減を実現可能です。
他にもコストや手間をかけずに導入できる点や、通話料金が全国一律であるといった特徴を持っています。
既存のPBXとクラウドPBXを併用することはできる？
既存PBXとクラウドPBXの併用はできるのか？と疑問を抱いている方もいることでしょう。結論から言えば、併用は可能です。そもそも、クラウドPBXは物理的なPBX装置がなくても利用できます。また、VoIPゲートウェイという機器を使用することで、既存PBXもそのまま使い続けることができるのです。
併用が必要となるケースとは
インターネット回線を使用するクラウドPBXは、アナログ回線のPBXにはないさまざまなメリットがあります。そのため入れ替えを検討する企業も増えていますが、ケースによってはクラウドPBXと従来のPBXの併用が必要となる場合もあります。
| ・使用感が変わって電話業務が滞るといけないので、段階的にクラウドPBXに移行していきたい・コールセンターの機能のみをクラウドPBXに対応させたい・新たに拠点を設立予定で、試験的にそこからクラウドPBXを導入させたい・テレワークを拡大していく予定があり、試験的に導入してみたい |
このようなケースではクラウドと従来のPBXを併用することになります。たしかに、いきなり電話環境の全てを一新するのは企業にとって勇気のいることです。規模が大きくなればなるほど、試験を経て問題がないかを確認したいと考えることでしょう。
現在は従来のPBXとクラウドPBXの入れ替え過渡期であり、こうした企業の需要も多くあることから、併用を提案するベンダーも少なくありません。
既存のPBXとクラウドPBXを併用する方法
クラウドPBXと既存のPBXを併用したいと考えてはいるものの「既存の電話機が使えなくなると困る…」と危惧している担当者の方も多いことでしょう。
しかし、両者のPBXはVoIPゲートウェイを設置すれば併用でき、そのまま段階的にクラウドPBXへ移行することができます。
VoIPゲートウェイとは
VoIPゲートウェイとは、アナログ電話回線とインターネット回線を両立することができるシステムです。それぞれの回線から発信される音声信号を相互に変換して中継することで、電話網をつなぐことができます。発信者と通話者の回線が異なっている場合でもVoIPゲートウェイが間に入っていれば、問題なく通話が可能です。
VoIPゲートウェイを利用するには機器の購入と配線工事が必要となります。機器にもよりますが10万円前後で購入でき、設置費用は1万円程度となります。それなりの出費とも言えますが、いきなり全てをクラウドPBXに一新して起きる混乱を避けるという意味では決して悪い出費ではありません。
既存のPBXとクラウドPBXを併用するメリット
既存のPBXとクラウドPBXを併用する場合、さまざまなメリットがあります。中でも最も大きいメリットは既存機器を使用し続けながら、クラウドPBXの魅力を感じられて使用感に慣れることができることです。
具体的にどのようなメリットがあるのかご紹介します。
既存のビジネスフォンがIP電話として利用できる
VoIPゲートウェイを設置することで、既存のPBX機器はそのまま使いながら、クラウドPBXの通信網を構築し利用できるようになります。つまり、ビジネスフォンをIP電話として活用できるわけです。
既存の機器を無駄にせず十分に活用できるため、リース期間が残っている場合などは違約金を払わずに済みます。また、従来PBXのアナログ回線のままでは実現できなかった、各拠点の無料内線通話をIP電話網により実現できるようになります。そのため、コスト削減の恩恵を受けることができるでしょう。
スマホの内線化などクラウドPBXの強みを生かせる
クラウドPBXの大きな強みはスマホを内線化できることです。既存PBXとの併用時にもその強みを生かすことができます。
アプリをインストールしたスマホであれば外出先や自宅など、場所を問わずにいつでもどこでも電話対応することが可能です。また、スマホによる拠点間の内線化や外出先の社員との連絡も内線化され、通話料無料でコミュニケーションの活性化を図ることができるでしょう。
既存のPBXを併用しつつスマホ内線化の強みを体験できることは、クラウドPBXの本格導入に向けて慣れやすい環境でもあります。ぜひ積極的にスマホで電話業務を行っていきましょう。
外線への通話料金を抑えられる
クラウドPBXは、アナログ回線を使用する従来のPBXと異なり、インターネット回線を使用します。アナログ回線では遠距離になると通話料金が割高になりますが、インターネット回線を使用するクラウドPBXなら全国一律で通話を行えるため、外線の通話料金を抑えやすいです。また、「03plus」の「10分かけ放題」のように、通話コストがリーズナブルになるオプションがある場合もあります。活用すれば大幅なコストダウンを見込めることでしょう。
「通話料が安くても音声品質に不安がある」というイメージを持っている方もいるかもしれませんが、近年は通信技術の進歩もあり、音声品質はアナログ回線とそこまで大差はありません。インターネット環境さえ整っていれば、安定した通話を行うことが可能です。
つまり、VoIPゲートウェイを設置して併用すれば、これまでよりも通話料金を抑えることができるのです。
クラウドPBXへと徐々に移行できる
既存のPBXは機器のリース期間や契約期間が残っていて、すぐに一新できないケースもあります。また、電話環境が一変することで社員が使い慣れずに、電話業務が停滞するのを危惧している担当者も多いでしょう。
VoIPゲートウェイを導入して一時的に併用する形をとれば、リースや契約期間までじっくり既存機器を使いながら、クラウドPBXの使用感を確かめることができます。段階的に切り替えられるため、社員も時間をかけてしっかり使い方をマスターしてくれることでしょう。電話業務の担当者が高齢で新しい環境になじみにくいという場合でも、安心して切り替えることができます。
既存のPBXとクラウドPBXを併用するデメリット
既存のPBXとクラウドPBXを併用する場合、費用面や運用面でデメリットがあります。コストや手間をかけてでも併用すべきなのか、一気にクラウドPBXへ移行するべきなのかは、必要とされるコストや手間の面からじっくり考えることをおすすめします。
VoIPゲートウェイの導入にコストや手間がかかる
クラウドPBXと従来のPBXを併用するためには、前述の通りVoIPゲートウェイの設置が必要です。機器代金は10万円ほど、設置工事は業者に依頼して1万円程度かかります。全て同時に一新してしまえばこれらの費用はかかりませんが、併用する場合は導入コストがかかることを理解しておきましょう。
また、VoIPゲートウェイの設定変更やトラブル発生時に対応するためには、専門的な知識が必要です。知識さえあれば自社対応できますが、専門性が高いため簡単には行えません。将来的にはクラウドPBXへ移行する予定があるため、一から学ぶのは効率的でないと言えます。そのため、万が一の場合は改めて業者に依頼する形となることがほとんどで、その際にはやはり費用がかかります。
ふたつのPBXの利用料金がかかる
クラウドPBXと既存のPBXを併用する場合、それぞれのシステム利用料金がかかります。クラウドPBXの場合は契約数に応じて月額がかかり、既存PBXの場合はリース料金等が必要です。もちろん、既存PBXのリース・契約期間が残っているにもかかわらず一新してしまうと、違約金が発生する可能性があり、それはそれで費用がかかります。しかし、併用が長期化すればするほど2重支払い状態となるため、コストは膨大なものとなることでしょう。
ふたつのPBXを併用する場合は、必要となる一部の部署のみにまずは導入します。続いて、短期間でクラウドPBXへ一新できるように計画を立てるなどの対策が必要です。
既存のPBXを撤去する場合も注意が必要
クラウドPBXへ完全移行する場合は既存のPBXを撤去しなければなりません。これは併用している場合も同じです。
既存PBXの撤去工事は専門的な知識が必要となるため、自社で行うことはほぼ不可能です。もし誤った作業をしてしまうと、社内システムにトラブルを発生させてしまうため避けるべきでしょう。
撤去を専門業者に依頼する場合、人件費として1万円強、PBXの撤去費に5,000円/1台程度、電話機の撤去に1,000円/1台程度、さらにターミナルアダプタの撤去にも費用が必要となる場合があります。規模の大きい環境であればあるほど費用がかかることを覚えておきましょう。
また、既存PBXのビジネスフォン機器をリース契約している場合、契約期間が残っている場合は違約金を支払う必要があります。かかる費用は契約内容にもよりますので、事前に確認しておきましょう。
既存のPBXとの併用もできるおすすめクラウドPBX「03plus」
「03plus」は既存のPBXとも併用できるクラウドPBXです。
特徴としては「東京03」など主要46局の市外局番つき電話番号を取得でき、番号ポータビリティにも対応している点です。契約後、スマホにアプリをインストールすればすぐに利用でき、外出先でも会社代表番号で発着信できます。顧客からの大切な電話も逃すことなく応対可能です。もちろん、外出先の社員とはスマホで内線通話できますので、社内コミュニケーションを無料で活性化できます。
また、1通話10分の通話が無料になる「10分かけ放題」オプションや、クラウド上で顧客の連絡先を一元管理できる「WEB電話帳」などビジネスに役立つ便利なオプションがあります。中でも「クラウドFAX」は大阪市での導入実績がある機能で、クラウド上でいつでもどこでもFAXの送受信を行えます。
サポート体制も万全で、導入から運用まで専属のコンシェルジュがしっかりアドバイスします。もちろん、従来のPBXからの段階的な移行についてもサポートを受けられるので安心です。
まとめ
今回はクラウドPBXと従来のPBXを併用できるのかについて解説しました。
ご紹介したように、ふたつのPBXを併用することは可能です。実際に従来のPBXからクラウドPBXへ段階的に移行したいという需要も多くあり、実践している企業もたくさんあります。
併用すれば使い慣れた従来の機器を使用しつつ、クラウドPBXの使い勝手を試験したり使用感に慣れたりすることができます。従来機器のリース期間が残っていてすぐに移行できないというケースでも対応できるため、将来的に移行の予定があるならば早い段階で併用するのも良いのではないでしょうか。
ただし、併用の場合は両方のコストがかかり、設定変更時にVoIPゲートウェイの専門知識が必要となるといったデメリットもあります。そのため、なるべく短期間で移行できるように計画することが大切です。
