これまで、企業ではビジネスフォンがメインに使われてきましたが、近年はクラウドフォンへの移行が進んでいます。ビジネスフォンは会社での利用が前提でしたが、クラウドフォンはインターネットを活用した電話サービスであるため、働く場所を問わず運用できます。
今回は、クラウドフォンとはなんなのか、そのメリットやデメリット、クラウドフォンサービスを選ぶ際のポイントを解説します。
目次
クラウドフォンとは
クラウドフォンとは、従来のビジネスフォンの仕組みをクラウド環境に置き換え、企業の電話環境を構築するシステムのことです。
従来のビジネスフォンでは、PBX（主装置）をオフィス内に設置して、対応する固定電話機をアナログ回線で有線接続して電話環境を構築していました。クラウドフォンは、PBXをクラウド上に設置して、インターネット回線を通じて電話環境を構築します。
そのため、有線接続は必要なく、アプリを導入したスマホ・PC・タブレットなどさまざまな端末を使えるのが特徴です。もちろんインターネット回線を使うため、オフィス内だけでなく外出先でも会社代表番号を使用して発着信したり、社員同士で内線通話したりなどできます。
また、電話環境構築のために開通工事や機器の購入などが必要ないため、手間や費用をかけずに導入できるのがクラウドフォンの特徴です。
クラウドPBXとの違い
クラウドPBXとは、クラウドフォンのサービスにおけるシステムの根幹のことです。クラウドフォンのことをクラウドPBXと呼ぶこともあります。
従来のビジネスフォンではPBX装置を購入して、オフィス内に設置しなければなりませんでした。クラウドフォンの場合はインターネット上にPBXを設置するため、クラウドPBXと呼びます。
クラウドフォンのメリット
クラウドフォンはPBX装置をクラウド上に設置するため、従来のビジネスフォンとは大きな違いがあります。インターネット回線を利用して発着信を行うため、場所を問わず運用できるという特徴があることから、クラウドフォンにはさまざまなメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのか、以下で解説します。
コストの削減
クラウドフォンは従来のビジネスフォンと比べてコストを抑えやすいのがメリットです。
従来のビジネスフォンでは、PBX装置を購入してオフィス内に設置し、配線工事をしなければなりません。そして、必要台数分だけ、PBX装置に対応している固定電話機を購入またはリース料金がかかります。そのため、購入・設置・配線・リースなどに費用がかかるわけです。さらに、自社にPBX装置があるため、保守管理も必要です。月々のメンテナンスや修理費用などもかかります。
クラウドPBXの場合はそれらの費用が全くかかりません。社内にPBX装置が設置されていないため、購入・設置・配線費用が不要です。端末も既存のスマホ・PC・タブレットなどを活用できるため、リース費用もかかりません。月額費用はかかってしまいますが、PBX装置のメンテナンスはベンダー側が行いますので、保守管理に元々かかっていた費用と思えば安いのではないでしょうか。
また、アナログ回線と違って遠距離であっても通話料が一律であるため、通話コストも抑えやすいです。03plusの「10分かけ放題」のようなオプションに加入すれば、さらに通話コストを抑えられます。
このように、クラウドフォンはビジネスフォンと比べてさまざまな角度からコストを削減できるのがメリットです。
会社外で会社の電話番号を使える
クラウドフォンならば、会社外であっても会社の電話番号を使えます。
クラウドフォンはインターネット回線を使用して発着信を行い、スマホ・PCなどさまざまな端末を利用できます。そのため、オフィスにいなくても会社番号あての着信に対応できますし、外出先から顧客へ会社番号を使って発信が可能です。つまり、営業先や出張先はもちろん、テレワーク中であってもオフィスにいるのと同じように電話業務を行えます。場所に縛られることがなくなり、より柔軟に働けるようになることは、クラウドフォンの大きなメリットといえるでしょう。
離れた支社間で内線を構築できる
クラウドフォンを活用すれば、離れた支社間でも内線を構築できます。
従来のビジネスフォンでは内線はオフィス内でしか構築できませんでした。これはオフィスごとに物理的にPBX装置を設置して、電話環境を構築していたためです。
しかし、クラウドフォンはクラウド上にPBXを設置し、インターネット回線を使って電話環境を構築します。そのため、離れた支社でもクラウドフォンによる電話環境が構築されていれば内線通話を行えるのです。これは、支社間だけでなく、外出先や出張中、テレワーク中の社員であっても同じです。いつでもどこでも、社員同士は無料の内線通話でコミュニケーションをとれます。
このメリットにより、クラウドフォンを活用すれば、社員間の通話はすべて無料になり、通話コスト削減も実現できます。
導入に時間がかからない
クラウドフォンは導入に時間や手間がかかりません。
従来のビジネスフォンはオフィスにPBX装置を設置して、配線工事をしなければなりません。さらに装置設置場所や配線経路、固定電話の置き場所などの確保が必要です。工事は業者が行うため、スケジュールを合わせる必要があり、申し込みから導入までにはかなりの時間と労力がかかります。
しかしクラウドフォンであればインターネットで申し込みを行って本人確認等を行えば、工事不要ですぐに利用できます。通常1～2営業日、長くても1週間程度あれば導入可能です。そのため、クラウドフォンは従来のビジネスフォンと比べて、圧倒的に早く導入できます。
また、社員の増減等で新たに回線を増やしたり減らしたりする場合も、クラウドフォンならば手間がかかりません。Web上の設定画面から申し込みを行うだけで、すぐに回線の増減を行えます。
このように、導入や回線の増減を柔軟かつスピーディーに行えることは、クラウドフォンの大きな強みといえるでしょう。
クラウドフォンのデメリット
クラウドフォンはここまで解説したように、従来のビジネスフォンにはない、さまざまなメリットがあります。ビジネスを有利に進められるメリットばかりですが、実はデメリットもいくつかあります。クラウドフォンにはどのようなデメリットがあるのか、以下で解説します。
インターネット回線がなければ使用できない
クラウドフォンはインターネット回線がなければ使用できない点がデメリットです。
従来のビジネスフォンはアナログ回線を使用するため、インターネット回線がなくても発着信や内線通話を行えます。一方、クラウドフォンはクラウド上にPBX装置を設置してインターネット上に電話環境を構築するシステムです。そのためインターネット回線がなければ使えません。本来は外出先でもスマホから会社の電話番号を使って通話できますが、インターネット環境がつながらない場所では携帯電話番号からかけるしかなくなります。
また、インターネットにつながっていても、回線が弱い場合は通話品質が落ちる可能性があります。声が途切れたり、ノイズが入ったりなどしてしまうことがあります。
このように、クラウドフォンの強みが活かせなくなりますので、利用する際には必ずインターネット環境の有無を確認しましょう。
既存の電話番号を利用できない可能性がある
クラウドフォンを導入することで、これまで使っていた固定電話番号を使えなくなる可能性があります。
従来のビジネスフォンであれば、オフィス移転をしない限りはずっと同じ電話番号を使い続けられます。しかしクラウドフォンの場合、ビジネスフォンから移行する際に電話番号が変更になる可能性があります。これはベンダーによって使える回線の種類が異なるため、発信できる電話番号が制限されていることがあるためです。
同じ電話番号を使い続けたい場合は、番号ポータビリティの手続きを行い、電話番号をクラウドフォンのベンダーに移転することが必要です。たとえば、クラウドフォンの「03plus」ならば番号ポータビリティに対応していますので、条件さえ合えば既存の電話番号をそのまま使い続けることが可能です。
クラウドフォンを選ぶ際のポイント
クラウドフォンにはメリット・デメリットがありますが、トータルでみると利便性の高い電話サービスであるといえます。そのため、すぐにでも導入したいと考える企業も多いことでしょう。しかし、クラウドフォンならばどんなところでもいいのかといえば、そうではありません。上手に活用してビジネスに役立てるためには、しっかり吟味することが大切です。
ここでは、クラウドフォンを選ぶ際のポイントを解説します。
既存電話番号をそのまま利用できるか確認する
クラウドフォンを選ぶ場合は、これまで使っていた電話番号をそのまま利用できるか、必ず確認しましょう。
前述の通り、ビジネスフォンからクラウドフォンに移行する場合、電話番号をそのまま使えないことがあります。もし電話番号が変更になれば、会社ホームページや名刺を変更しなければなりませんし、顧客にも伝えなくてはなりません。そのため、費用や手間がかなりかかります。
そうした事態を避けるためにも、クラウドフォンを選ぶ場合は、番号ポータビリティに対応しているかどうかを確認しましょう。
なお、「03plus」ならば番号ポータビリティに対応しています。
業務効率化のための機能を確認する
クラウドフォンを導入するならば、自社の業務に合った機能が利用できるか確認しましょう。
クラウドフォンはビジネスフォンで使えていた機能がほとんど搭載されています。そのため、移行してもこれまで通りに業務を進めることができるでしょう。いつでもどこでも固定電話番号を使えるため、働く場所を制限されないなど、むしろ業務効率は高まります。
さらに業務効率アップを目指すのであれば、自社に合った機能の有無の確認は絶対行うべきです。FAXのクラウド化や電話番号の共有、自動音声応答など、企業によって必要な機能は異なります。まずは自社で使いたい機能、これまで使っていた機能を洗い出してみましょう。その上で、必要な機能を持っているベンダーのクラウドフォンを選んでみてください。
ベンダーごとに提供されている機能が異なり、同じ機能でも基本機能・オプション機能の違いがありますので、じっくり検討してみましょう。
価格と通話品質を確認する
クラウドフォンを導入するならば、価格や通話品質も必ず確認しておきたいところです。
クラウドフォンはベンダーごとに料金体系が大きく異なります。また、利用する回線数や人数、その規模、必要なオプションなどによっても価格が変動します。ベンダーによっては、少人数で安く使えるところや、規模が大きいほど割引されるなどの特色があります。サービスの質や使える機能の使い勝手、サポート力なども考慮して費用対効果を比較してみてください。
また、電話サービスである以上、通話品質も重要なポイントです。あまりに安すぎるベンダーだと、通話品質が劣ることもありえます。無料お試しやトライアルなどを利用できるサービスも多いので、事前に使い勝手や通話品質を確認することをおすすめします。
クラウドフォンなら「03plus」
03plusは、東京03を始め主要46局の市外局番付き電話番号を取得できるクラウドフォンです。番号ポータビリティに対応しているため、条件が合えば既存の固定電話番号もそのまま使用でき、ビジネスフォンからの移行も安心です。
1ID月額980円から利用でき、30名以上の法人であればさらにお得なエンタープライズ版も提供しています。リーズナブルにクラウドフォンを利用したいとお考えならばおすすめです。
また、03plusはビジネスに役立つさまざまな機能があります。たとえば「10分かけ放題」は、1通話10分までであれば何度でも無料になる機能です。短時間で用件のみをやり取りする通話が多いのであれば、コスト削減を実現できることでしょう。「クラウドFAX」は大阪市でも導入されている機能です。クラウド上でFAXの送受信ができるため、業務効率化やコスト削減を実現できます。他にも、電話の一次対応を任せられる「留守レポ」、通話を自動録音してクレーム軽減や顧客対応力向上を果たせる「通話録音」など、便利な機能がさまざまあります。
業務効率アップやコスト削減、顧客満足度向上を実現したいとお考えなら、ぜひ03plusをご検討ください。
まとめ
今回は、クラウドフォンについて解説しました。
クラウドフォンとは、PBX装置をクラウド上に設置してインターネット上に電話環境を構築するシステムのことです。インターネット回線があれば、外出先でもスマホから会社の固定電話番号で発着信できます。また、離れた社員同士の通話を内線通話で行えるため、どこにいてもオフィスと同じように電話業務を行えて、働く場所を問わないのが大きなメリットとなります。
便利な機能も豊富にありますので、記事中で紹介した選び方を参考に自社にあったクラウドフォンサービスをお選びください。リーズナブルで使い勝手が良く、豊富な機能を搭載したクラウドフォンをお探しなら、03plusをご検討ください。
