スマホやタブレットが普及し、いまや誰もが必ず所有している時代です。それに伴い社員が個人のスマホやタブレット等の端末を業務利用（＝BYOD）するケースが増えてきました。
企業側にとってはコスト削減が見込めますし、社員個人も使い慣れた端末をそのまま使えることはメリットになります。その一方でセキュリティや公私の切り分けが難しいなどの問題があることも事実です。
今回はクラウドPBXでBYODを導入する場合どのようなメリットや注意点があるのかを解説していきます。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXは主装置がクラウド上に設置され、インターネット回線を使用して通話を行うサービスです。
従来のPBXと異なりコスト・期間をかけずに導入できます。主装置や固定電話機のメンテナンス・修理を行う必要がないため、それらのランニングコストもかかりません。大規模な工事が必要なく容易に端末の増減を行える点もクラウドPBXの大きな特徴です。
また、クラウドPBXは単純な電話機能だけでなく、ITを活用したさまざまな便利機能を利用できます。それによりコスト削減や業務効率化を図ることができるのもクラウドPBXならではと言えるでしょう。
クラウドPBXはスマートフォンでの利用が便利
クラウドPBXの特徴を最大限に活かすのであればスマホで利用することをおすすめします。
クラウドPBXはインターネット回線を使用して通話を行うため、スマホで利用すれば外出先でも発着信することが可能です。場所に縛られずいつでもスムーズに電話対応を行えます。外出中の社員や拠点間通話は内線で行えるため通話コストを抑えつつ社内コミュニケーションの活性化を図れます。
もちろん、会社代表番号をそのままスマホで使用することが可能です。そのためスマホから発信した場合も相手には会社代表番号が表示されます。携帯電話番号の場合は「誰からの着信だろうか？」と不審がられる可能性がありますが、見慣れた取引先の会社代表番号ならば顧客も不安なく電話に出てくれることでしょう。
また、よほど古いスマホでなければ機種やキャリアに関係なくクラウドPBXを利用できます。そのため、会社支給のスマホはもちろん、社員が個人で使っているスマホをそのまま業務利用することが可能です。詳しくは次章で解説していきます。
「BYOD」とは？
BYODとは「Bring Your Own Device」を略したもので、社員の私物であるパソコンやスマホ等を業務利用することです。たとえば、会社側が認めた上で営業社員が自身のスマホを用いて顧客と連絡を取るといったケースもBYODとなります。
BYODの採用には以下のようなメリットとデメリットがあります。
【メリット】
・コスト削減：会社から端末を支給しなくて済む。
・手間の削減：企業側が必要なデバイスを選定・初期設定をして配布する手間が省ける。
・業務効率化が見込める：社員が使い慣れているデバイスを利用するため、スムーズに業務を進められる。
・シャドーITの防止：社員が利用する個人端末を会社の管理下に置くことでセキュリティリスク等を防ぎやすくなる。
【デメリット】
・セキュリティ問題：個人端末の場合、プライベートでどのようなサイトにアクセスしているのか、どのようなアプリをインストールしているかまでは把握できません。その結果、ウイルス等に感染して情報漏洩する可能性があります。
・社員の個人情報を伝える必要がある：社員個人のスマホ番号を顧客に伝える必要があります。社員によっては抵抗感があることでしょう。
・会社代表番号を使用するには出社が必要：会社番号から発信しなければならないケースでは出社が必要です。
・プライベートと仕事を切り離しにくい：業務時間外にも顧客から電話がかかってくる可能性があり、仕事とプライベートを切り分けにくくなります。
このようにBYODにはいくつかのメリット・デメリットがあります。メリットについては問題ありませんが、デメリットについては深刻化する可能性もあるため注意が必要です。
しかし、クラウドPBXでの利用を前提とした場合、メリットはより大きくなりデメリットは小さくできる可能性があります。次章以降で詳しく解説していきます。
クラウドPBXの活用にBYODを導入するメリット
クラウドPBXを利用する際にBYODを導入すれば社員や企業それぞれにメリットがあります。具体的にどのようなメリットが生まれるのかを解説していきます。
通話コストの削減
クラウドPBXで社員のスマホを利用すればコスト削減につながります。
たとえば従来のPBXでは主装置だけでなく、専用の固定電話機も購入しなければならないため、導入には多大なコストがかかっていました。さらに、社員に社用のスマホを別途支給する、または外出時の折り返し電話用に通信費用を支給するといったコストも必要です。
しかし、クラウドPBXの利用でBYODを活用すれば固定電話機やスマホの購入費用はかかりません。また、アプリを通して会社代表番号を使って発信すれば、通話費用は会社に請求されるため社員に通信費用を毎月支給するコストも抑えられます。
さらに、電話番のためにアルバイトを雇ったり社員を常駐させたりする必要がなくなるため人件費の削減にもつながることでしょう。このように、BYODの活用はさまざまな面でコスト削減に役立つわけです。
導入の手間を削減
クラウドPBXでBYODを活用すれば、電話環境導入の手間を大幅に削減できます。
従来のPBXでは主装置の設置や配線工事などにかなりの期間を要し、手間がかかっていました。さらに社用のスマホを支給するとなれば、端末の選定や初期設定、各社員への支給や操作説明などさまざまな手間がかかります。
しかしクラウドPBXでBYODを活用すればこれらの手間はなくなります。個人のスマホであるため操作説明や支給の手間はかかりません。もちろん、端末の選定・初期設定といった手間も削減できるのです。
必要なことはクラウドPBXの契約だけであり、社員の増減に合わせて柔軟かつスムーズに対応することができます。企業における業務の無駄を省き、効率化を実現できることでしょう。
柔軟な働き方の実現
BYODを活用してクラウドPBXを利用することで柔軟な働き方を実現できます。
従来のPBXでは電話対応するためには必ず出社しなければいけませんでした。携帯電話番号ではなく会社代表番号から発信する場合も出社する必要があります。また、電話対応するためにはデスクから離れることが難しく、社員の行動を制限してしまうといったデメリットがありました。
しかしクラウドPBXでBYODを活用すれば場所に縛られることはありません。使い慣れた個人用のスマホでいつでもどこでも会社代表番号で発着信を行えるためです。外出先だけでなく、近年増加しているテレワークにも対応しやすいことでしょう。柔軟な働き方を実現できることは、業務効率化や社員の満足度を高めるのに大いに役立ちます。
スマホを2台持ちする必要がない
クラウドPBXを導入してBYODを活用すればスマホ2台持ちする必要がなくなります。
従来のPBXでは、外出時にはスマホで折り返し電話等をしなければいけません。その際、携帯電話番号を顧客に知られてしまうことから個人用のスマホを使うことを嫌がる社員もいます。そのような社員に配慮して社用のスマホを支給する企業も多いです。しかし個人用・社用を2台持ちしてしまうとかさばりますし、いちいち使い分けるのも手間がかかります。個人情報を拡散しないメリットはあるものの使い勝手という面ではデメリットとなるでしょう。
クラウドPBXであればスマホにインストールしたアプリを通して会社代表番号で電話をかけることができます。そのためBYODを活用するケースでも、顧客に個人の携帯電話番号を知られることがありません。2台持ちする必要がないため持ち運びが楽になり、スムーズに使用することが可能となります。
コミュニケーションの活性化・効率化
クラウドPBXでは社内コミュニケーションが活性化・効率化されます。
従来のPBXでは外出している社員との連絡は外線通話で行わなければいけませんでした。そのため、ちょっとした連絡でも通話コストがかかってしまいました。コスト削減を実現したいと願っている企業にとっては良いことではありませんし、社員側も「コストをかけてまで…」と連絡するのをためらってしまうかもしれません。
クラウドPBXであればスマホを内線化することができます。そのため外出先はもちろん離れた拠点とのやり取りも無料の内線通話で行えます。企業としても積極的に社員間のコミュニケーションを推奨できますし、社員側も気兼ねなく連絡できるため社内コミュニケーション活性化につながります。
クラウドPBXのBYOD導入には注意点も
クラウドPBXでBYODを導入することはメリットが多いため、ぜひとも検討すべきです。その一方で、実はセキュリティ面などいくつか注意すべき点も存在しています。BYOD導入時にどのような点に注意すべきかを解説します。
セキュリティ対策が必要
クラウドPBXを導入しBYODを採用するのであればセキュリティ対策をしっかりと行いましょう。
企業としては社員がプライベートでどのようなサイトを閲覧し、どのようなアプリをインストールしているかまでは把握しきることができません。また、教育がなされていないと、顧客情報を端末に登録してしまったり、ログイン情報の管理が甘くなったりすることがあります。
BYODを採用するのであれば社員教育を徹底して行い、社員のセキュリティに対する意識を高めましょう。顧客情報はアプリ上で保管する、ログイン情報は適切に管理し定期的に更新する、OS等は常に最新のものにする、ウイルス対策ソフトを導入する、といった基本的なことを伝えることが大切です。
また、可能であればログイン情報は社員個人ではなく別部署で発行・管理・更新を行うと良いでしょう。そうすることでログイン情報が漏れるリスクが減り、セキュリティも強固になります。
端末の紛失などのリスク
端末紛失リスクもBYODの注意点です。
個人スマホの管理は社員自身が行わなければいけません。何らかの理由で紛失してしまえば、社員の個人情報だけでなく顧客情報まで流出してしまうおそれがあります。
こうしたリスクを回避するためにもログイン情報は会社側で管理する、顧客情報は端末ではなくアプリで保管する、生体認証等を必ず設定するといった対策を徹底させましょう。
また、社員が退職する際には必ずすぐにログイン情報を更新しましょう。退職者が不正にサーバーにアクセスするのを防ぐためです。
仕事とプライベートの線引きがあいまいになる
BYODでは仕事とプライベートがあいまいになる点が大きな懸念点となります。
社員が休日だったとしても顧客はそれを知らずに電話をかけてくることも珍しくありません。もちろん仕事として対処するものの、プライベートな時間まで業務を行わなければいけないのは社員にとって負担となることでしょう。
このような問題を解決するためには、クラウドPBXの機能を利用することをおすすめします。たとえば音声ガイダンスやする番電話サービスを活用すれば、勤務時間外に社員のスマホに着信することがありません。プライベートな時間をしっかり確保できるため、負担は大きく減ることでしょう。
経費精算などのルール設定
BYODで問題となりやすいのが経費精算に関することです。
会社支給のスマホの場合、費用はすべて会社側が支払うため社員にはなんの負担もかかりません。しかしBYODの場合は個人のスマホを活用するため、携帯電話番号で発信すれば通話料がかかります。その場合は毎月定額で費用を支給したり、社用でかかった分のみを経費として支払ったりといったケースが考えられます。
しかし、クラウドPBXを導入しているのであれば経費精算に関する問題は簡略化されます。アプリを使用して会社代表番号にて発信した場合、通話料はすべて会社に請求されるため社員の負担はありません。
ただし、データ通信にかかる費用については個人のスマホに請求がきます。これについては会社側で「データ通信量に関して定額の支給を行う」など、明確なルールを設定した方が良いでしょう。
まとめ
今回はクラウドPBXを利用する際にBYODを導入することについて解説しました。
クラウドPBXもBYODも企業・社員の双方にメリットがあります。たとえば企業としてはコスト削減でき業務効率化を図ることができるでしょう。社員としても使い慣れた端末をそのまま利用でき、携帯電話番号を顧客に知らせる必要がなくなるためストレスなく業務に集中できます。他にもさまざまなメリットがあるため、クラウドPBXを利用するならば同時にBYODの導入もぜひ検討すべきでしょう。
ただし、セキュリティ面や公私の線引きが難しくなるなどのデメリットがある点には注意が必要です。社員教育を徹底する、経費精算ルールを明確にする、クラウドPBXの機能を活用してプライベートをしっかり切り分けるといった対策を必ず取るようにしてください。
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