災害が多い日本では近年、BCP対策が重要視されています。災害・サイバー攻撃などの緊急事態の際に、業務をなるべく止めずに事業を継続することが、企業の被害を最小限に抑えることにつながるためです。
BCP対策にはさまざまなものがありますが、特に注目されているのが電話業務継続に効果的とされる、クラウドPBXの導入です。
今回は、BCP対策とは何なのか、その重要性について、クラウドPBXが災害に強い理由について詳しく解説していきます。
目次
BCP対策とは？なぜ重要？
そもそもBCP対策とは何なのか、なぜ事前の対策が重要とされるのかについて解説します。
BCP対策とは
BCPとは「Business Continuity Plan」の略で「事業継続計画」という意味です。万が一の災害やサイバー攻撃の被害に遭った時でも、なるべく早く業務の立て直しを行い、ダメージを最小限に抑えつつ、事業を継続するための対策をBCP対策といいます。
企業のコア業務の早期復旧が主ですが、IT化が進む近年においてはITサービスに関する対策が特に重要視されています。また、国や自治体でも支援策を打ち出すなど、BCP対策に力を入れています。
BCP対策と似ている言葉に「防災・災害対策」があります。どちらも災害発生に備えた対策ではありますが、両者は目的が大きく異なります。防災・災害対策は自然災害などが発生した際に、その被害を最小限に抑えるための対策です。一方、BCP対策は防災対策を講じることを前提にし、事業継続のための対策を立てるものとなります。
BCP対策の重要性
BCP対策が世界的に注目されるようになったのは、アメリカ同時多発テロからだといわれています。テロや自然災害、またはサイバー攻撃などに遭った場合、人的・物的被害はもちろん、企業も大きな損害を被ることが明らかになったためです。
日本の場合、テロと同じく注意が必要なのが自然災害です。地震大国といわれる日本では、東日本大震災以降、BCP対策を策定する企業が増えてきています。また、近年はサイバー攻撃による機密情報や個人情報の流出被害も増加傾向にあり、BCP対策の策定が急務であるといえるでしょう。
さまざまなアクシデントに備え、BCP対策を行うことは企業にとって多くのメリットをもたらします。BCP対策を行っていれば、有事の際には早期復旧でき、企業へのダメージを最小限に抑えられます。そのような備えは、顧客への信頼にもつながることでしょう。また、BCP対策を策定する過程の中で、企業にとって優先すべき業務や資源を把握でき、経営戦略の立案にも役立ちます。機密情報保護の意識も高まりますので、社員一人ひとりの責任感を向上させることにもつながります。
このように、BCP対策を行っておけば、万が一の災害やサイバー攻撃時の備えになることはもちろん、顧客の信頼度向上などの副次的なメリットもあります。いまや、BCP対策の策定は企業にとって最重要事項のひとつといえるでしょう。
一般的な固定電話は災害や非常事態に弱い
多くの企業で一般的に使われてきた固定電話を使うオンプレミス型のPBXは、災害などの非常事態に弱いといわれています。
従来型のPBXでオフィス内に設置される主装置は給電が必要です。災害で停電になってしまうと主装置は停止しますので、主装置に繋がる固定電話も使えなくなります。内蔵バッテリーが搭載されている場合は、停電後も10分程度持つかもしれませんが、基本的には使えないと考えたほうが良いでしょう。
また、従来型のPBXはオフィス内でしか使用できないため、災害により公共の交通機関が止まった場合は出勤できず、電話業務もできなくなります。顧客や取引先との連絡が困難となるため、業務全体も滞ることとなるでしょう。
さらに、従来型のPBXは、災害後の復旧・事業継続がしにくいです。従来型のPBXでは、主装置に電話帳などのデータが保管されています。被災して主装置が破損してしまえば、データは失われてしまうことでしょう。そして壊れた主装置を廃棄して新たな主装置の設置工事が必要となるため、復旧までにも時間がかかります。
このように、従来型のPBXは災害や非常事態にとても弱いのです。
クラウドPBXは災害時や非常時に強い！その理由
従来型のPBXは災害時にとても弱いですが、クラウドPBXは災害時に強く、BCP対策に向いているといわれています。以下で、なぜそのようにいわれるのか解説します。
スマートフォンから電話が利用できる
クラウドPBXは、災害時でもスマホを利用して会社代表番号から電話をかけることができます。
従来型のPBXは、主装置があるオフィス内に設置された固定電話でしか電話をかけられません。しかし、クラウドPBXはスマホで会社代表番号を使って発着信できます。そのため、オフィスが停電している状況であっても、電話業務を継続可能です。
また、従来型のPBXの場合、災害により公共交通機関が止まっていると社員が出勤できず、電話業務を停止せざるを得ません。しかし、クラウドPBXはスマホを使って、自宅で電話応対できます。そのため、通勤できない状況下であっても、スマホさえ使えるならば、電話業務を止めなくても良いのです。
社内に物理的な装置が不要
クラウドPBXはデータ通信さえ生きているならば、電話業務を継続できます。これは、物理的な装置を社内に設置する必要がないためです。
そのため、停電でもスマホがあってデータ通信さえ生きている状況であれば、どこからでも会社代表番号を使って通話を行えます。
重要なデータはクラウドに保存
クラウドPBXなら、各種データがクラウド上に保存されています。
従来型のPBXの場合、電話帳などのデータはオフィスに設置された主装置に保存されます。そのため、災害時に主装置が破損した場合、データ復旧は難しくなるでしょう。
しかし、クラウドPBXは、各種重要データがクラウドサーバー上に保存されます。サーバーは自然災害に強い立地・構造の場所に保管されているため、被害を受ける可能性はかなり低いです。また、専門家が常駐しているため、サイバー攻撃を未然に防ぎデータ流出を防ぎます。さらに、定期的なバックアップが行われるため、データが失われてしまったとしても、バックアップデータからすぐに復旧が可能です。
自社でのメンテナンスが不要
クラウドPBXは自社メンテナンスが不要で、常に最新の状態が保たれています。
従来型のPBXの場合、点検やメンテナンス・補修は自社で行わなければなりません。業者に依頼すれば、追加費用がかかります。社内に専門知識のある社員がいれば費用を浮かせることはできますが、主装置の保守管理を任せるとなると、コア業務を圧迫しかねません。
しかし、クラウドPBXならばベンダー側がメンテナンスや点検を行ってくれます。かかる費用は、月額料金内に含まれていますので、追加で支払う必要はありません。常に最新の状態に保たれるため、万が一のリスクを回避しやすくなることでしょう。
テレワークを実施しやすい
クラウドPBX環境があれば、災害などにより出社が難しい場合でも、テレワークにてスムーズに対応できます。
従来型のPBXは主装置が社内に設置されているため、会社代表番号を使って電話業務を行うためには、出社しなければなりません。そのため、災害時で公共交通機関が麻痺しているケースでは業務再開が困難です。
しかし、クラウドPBXであれば、スマホで会社代表番号を使って電話業務を行えます。そのため、災害時やコロナ禍のように外出が難しいケースでも、テレワークにて対応可能です。電話業務のために出社する必要がなくなるため、クラウドPBXならば緊急時の対応もスムーズに行えるでしょう。
回線数の増減も簡単
クラウドPBXは、回線数の増減も簡単かつ柔軟に行えます。そのため、回線を急遽追加するようなケースでもスムーズです。
従来型のPBXの場合、回線数を増減する際には配線工事や、オフィス内に設置された主装置の設定などが必要です。災害時はそれらの対応をするのは難しいですし、業者の手配にも時間がかかります。もちろん、配線工事や設定にも時間を取られますので、スピード感に欠けます。
しかし、クラウドPBXは、Web上で回線数の増減を行えます。ネット環境さえつながっていれば、いつでもすぐに回線を増やせますので、災害時の「問い合わせの増加」「テレワーク実施社員の増加」といったケースにもスピード感をもって対応可能です。また、問い合わせ数が落ち着いた後は、すぐに回線数を減らすこともできますので、無駄なコストをかけずに済むのもメリットです。
クラウドPBXのメリットはBCP対策以外にも
クラウドPBXは、BCP対策に有効なだけでなく、他にもさまざまなメリットがあります。
手軽に導入できる
クラウドPBXは、従来型のPBXのように、設置工事や配線工事は必要ありません。クラウド上に主装置を設置するため、時間や手間をかけずに手軽に導入できます。ベンダーにもよりますが、一般的にはWeb上で申し込みをして契約し、スマホにアプリをインストールすれば使うことができます。
すぐ導入できてすぐ使える、このスピード感はクラウドPBXの大きな強みです。
コストを抑えやすい
従来型のPBXと比べて、クラウドPBXはコストを抑えやすいのもメリットです。
従来型のPBXは主装置の購入・設置費用や配線工事費用がかかります。また、アナログ回線を使うため、遠距離通話料金は割高です。しかし、クラウドPBXの場合は導入費用にかかるのはリーズナブルな初期費用だけです。通話料金も、インターネットを利用して通話するため、遠距離でも割高にはなりません。そのため、クラウドPBXは導入・運用コストを抑えやすいのです。
スマホを内線化できる
クラウドPBXはスマホを内線化できる点も大きなメリットです。
従来型のPBXでは、オフィス内に設置された固定電話機間でしか内線通話は行えません。しかし、クラウドPBXならばアプリをインストールしたスマホ同士を内線化することができます。そのため、オフィス内はもちろん、外出中の社員との通話も内線化して通話料金を無料にできます。
さらに、テレワーク中の社員同士の通話や、離れた拠点間の通話、海外出張中の社員との通話なども内線化可能です。
機能が豊富
クラウドPBXには豊富な機能があり、業務効率化を実現できます。
従来型のPBXは、内外線や転送といった基本的な機能しかありません。しかしクラウドPBXならば、業務に役立つ便利機能を利用可能です。
クラウド上に顧客データを保存して一括管理できるWEB電話帳、自動音声により適切な担当者に着信を振り分けるIVR機能、クラウド上でFAXの送受信を行えるクラウドFAXなどを活用すれば、業務効率化を図れることでしょう。
自治体での導入例も！BCP対策におすすめの「03plus エンタープライズ」
03plus エンタープライズは「東京03」など、全国主要46局の市外局番つき電話番号を取得できるクラウドPBXです。災害によりオフィスに出社できない、問い合わせ数増加により回線数をすぐに増やしたいといったケースでも、スマホがあればすぐに対応できます。システムは自社開発なのでトラブル時にはすぐに対応、最新のOSにもすぐ対応しますので、セキュリティ面も万全です。
WEB電話帳や時間外アナウンス、通話録音やIVRなど、業務効率化に役立つ機能も豊富にあります。また、大阪市ではクラウドFAXが導入され、業務効率化やペーパーレス化を実現しています。
電話環境をクラウド化してBCP対策を進めたい、便利な機能を活用して業務効率化やコスト削減を実現したいとお考えでしたら、ぜひ03plus エンタープライズの導入をご検討ください。
まとめ
今回はクラウドPBXがBCP対策に有効である理由や、導入のメリットについて解説しました。
地震大国日本において、いざという時の備えは万全でなければいけません。特に企業では、業務が止まったり復旧に時間がかかったりすれば、それだけ大きなダメージを受けてしまいます。そのため、事前のBCP対策を万全にすることが大切です。
クラウドPBXは災害に強く、その導入はBCP対策の一環として有効といえます。出社できない状況でも、スマホがあれば電話業務を行うことができますし、テレワーク対応に切り替えることもスムーズにできます。災害に伴って問い合わせ数が増えるようなケースでも、回線数をすぐに増やせるため、顧客からの信頼も得やすいでしょう。
また、クラウドPBXには便利な機能が豊富にあり、BCP対策に有効であるだけでなく、通常業務の効率を高めるのにも有効です。WEB電話帳やクラウドFAX、IVRなどを活用すれば、社員の負担を減らしてコア業務に集中できるようになり、業務効率を高めることができるでしょう。
BCP対策・業務効率アップのためにも、ぜひクラウドPBXの導入をご検討ください。
