クラウドPBXはリーズナブルなコストで手間なくスピーディーに導入できるのが魅力です。また、スマホにアプリを導入することで外出先でも内線通話や会社宛の電話に出ることができるため、業務効率をアップさせやすいのもメリットといえます。
今回はクラウドPBXをスマホアプリで利用するメリットを具体的に解説します。また、スマホアプリで利用する場合の注意点やBYODについてもまとめていきます。
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クラウドPBXとは
クラウドPBXは従来のPBXと異なり、物理的な機器を必要としないPBXです。クラウド上にPBXサービスを提供する機能を設置するため、機器の購入や配線工事といった導入時のコスト・工数を従来型よりも大幅にカットすることができます。
クラウドPBXは電話回線ではなくインターネット回線を利用します。そのため、社内はもちろん登録されたスマホがあれば外出先でも内線通話ができ、受発信も可能です。社員間の通話コストを下げることができ、顧客への電話対応をスムーズに行えるため業務効率を高めやすいでしょう。
また、企業規模の変化やスタッフ増加による変更にも対応しやすいのも特徴です。クラウド上にあるシステムに変更を加えるだけなので、申し込み後すぐに変更を行えます。
他にも、クラウドFAXやWeb電話帳などインターネット回線を利用したシステムならではの業務効率アップにつながる機能を使えるのが特徴です。
クラウドPBXのアプリとは？
クラウドPBXは従来のPBXと異なり、固定電話機を購入する必要がありません。スマホやPCにアプリをダウンロードすることで、端末を内線化することができます。
もちろん「社内に固定電話機がほしい」というニーズにも応えられます。IP電話対応の固定電話機であれば、クラウドPBXに登録可能です。固定電話機は購入してもいいですし、クラウドPBX提供事業者がレンタルしている場合もありますので確認してみましょう。
クラウドPBXアプリをスマートフォンで使う利点
クラウドPBXはインターネット回線を利用しているため、パソコンやIP固定電話はもちろん、スマホにアプリをインストールして通話することができます。クラウドPBXをスマホで使う利点をいくつか解説します。
スマホでどこにいても会社の電話番号が使える
アプリをスマホにダウンロードすれば、いつでもどこでも会社の電話番号にて発信可能です。
スマホの場合、外出先で発信すると相手に携帯電話番号が表示されます。番号をすでに知っている顧客であればいいですが、知らない場合は「誰からだろう？」と不審がられて受けてもらえない場合があります。大切な用事があっても出てもらえなければ業務に支障をきたしてしまうことでしょう。
また、個人のスマホから電話をかけてしまうと、相手にプライベートな番号を伝えてしまうため、公私の切り替えが難しくなってしまいます。取引先に個人の電話番号を知られてしまえば、休日でも連絡が来る可能性が出てしまうでしょう。
クラウドPBXアプリをインストールしたスマホであれば、会社の代表番号で発信することができます。個人利用のスマホでもプライベートな番号を使うことなく利用できるため、公私をしっかりわけることが可能です。
会社への着信をスマホで受けられる
クラウドPBXならば外出先でもスマホで会社宛の着信を受けることが可能です。
従来のPBXではオプションで転送サービスを追加して転送していました。その際、オプション料金とともに通話料もかかるため、それなりのコストがかかります。
しかしクラウドPBXのアプリをインストールしたスマホであれば、会社宛の電話も外出先で受けることができます。しかも、インストール済みのスマホであればどの端末でも対応可能なため、誰かが忙しくても他のスタッフが受けることが可能です。つまり、顧客を待たせることなく、スムーズに電話対応することができるわけです。
外出先でもスタッフ全員が固定電話番号を持ち歩き、いつでも誰もが電話対応できる。これはクラウドPBXの大きなメリットといえるでしょう。
テレワークを促進できる
テレワークを促進したいという企業にとって、クラウドPBXの導入はメリットがあります。
従来のPBXは、設置されているオフィスでしか会社代表番号での発着信はできません。そのため、リモートワークを導入すると、オフィスに出勤する社員にだけ電話対応の負担がかかってしまいます。また、顧客や取引先に連絡する際には、携帯電話番号でしか発信できません。
しかし、クラウドPBXのスマホアプリを利用すれば、オフィスに縛られることなく、どこででも会社代表番号を使った発着信を行えます。自宅にいても会社宛ての電話に出ることができますし、顧客や取引先への連絡も会社代表番号にて行えるのでスムーズです。そのため、出勤している社員にのみ電話業務の負担がかかることはありません。
このような点から、クラウドPBXのスマホアプリを導入していれば、リモートワークの促進をスムーズに行えます。
移動しながら通話できる
クラウドPBXのアプリを導入したスマホがあれば、業務中に移動しながらでも通話できます。
従来のPBXでは、固定電話機が設置されている場所でしか通話できませんでした。そのためたとえば、工場で顧客から在庫確認の連絡を受けるといったケースでかなり手間がかかります。依頼の電話を受けた後に一旦電話を切り、事務所から倉庫へ行って在庫を確認し、また事務所に戻って電話をかけるといった流れになります。これだと2回電話をかける必要があるだけでなく、事務所と倉庫を往復する時間があり、顧客を待たせてしまいます。
しかし、クラウドPBXならば、スマホでそのまま移動しながら通話でき、こうした問題も解決可能です。スマホで顧客の電話を受けたら、通話しながら倉庫へ向かって在庫確認し、その場ですぐに顧客へ結果を伝えられます。電話を切ることなく倉庫へ移動でき、在庫状況をリアルタイムで伝えられるので、顧客を待たせることもありません。これは、インターネット環境さえあればどこでも会社電話番号を使って通話を行える、クラウドPBXならではの強みといえるでしょう。
工場などで敷地が広い、社員が動くことが多いといったケースでも、クラウドPBXがあれば業務をスムーズに進められます。
スマホで内線が使える
クラウドPBXならばスマホを内線化することが可能です。
スマホへの発信は固定電話同士と比べて高い通話料がかかります。そのため、社用・個人用問わず、業務でスマホを利用している場合、通話コストの増大が大きな課題となっていました。
しかしクラウドPBXアプリをインストールしたスマホ同士であれば、無料で内線通話ができます。通話コストを大幅に下げられると同時に、気軽に社員間コミュニケーションを取れるため、業務効率化に一役買うことでしょう。
電話帳機能が使える
クラウドPBXならWeb電話帳で顧客データを一括管理することができます。
紙やExcelで管理された電話帳は情報が最新のものでなかったり、スタッフ全員で共有しにくかったりといった問題があります。大切な顧客の連絡先が共有されず業務が停滞するといったことも起こり得るでしょう。
Web電話帳ならば、クラウド上で連絡先をいつでもどこでもリアルタイムに閲覧・編集することが可能です。外出先であっても誰から電話がかかってきたかすぐに判断できますし、出られなかった場合も間違えることなく確実に折り返し電話することができます。
また、スマホにローカル保存されることがないため、業務用の連絡先とプライベート用の連絡先が混ざってしまうことがありません。スマホ紛失時やスタッフ退社時も情報漏洩の発生リスクも防ぐことができるでしょう。
電話端末が不要でコスト削減＆スピーディー
クラウドPBXでは導入時に固定電話機を購入する必要がありません。
従来型のPBXでは電話回線で各電話機をつなぐ必要があります。そのため、配線工事や固定電話機の購入費用がかかり、導入までに時間もかかっていました。
しかしクラウドPBXならばインターネット回線でつなぐことができ、スマホやPCにアプリを導入することで電話環境を構築できます。そのため電話端末の購入コストがかからず、スピーディーに導入することが可能です。
もちろん、固定電話機がどうしても必要という場合でも対応できます。インターネット回線でつなぐことができる据え置きタイプのIP電話端末を購入またはレンタルすればOKです。
登録端末の増減が容易
クラウドPBXならば、登録端末の増減も簡単に行えます。
従来のPBXの場合、端末台数を増やすには固定電話機の購入や配線工事が必要になる可能性があり、時間や費用がかかります。たとえば、キャンペーンなどで一時的に顧客からの問い合わせが増加すると予想されるケースで端末台数を増やしたとします。キャンペーン終了後、購入した端末が余ってしまい使い道はありません。もちろん将来的にその端末を使える可能性はありますが、使わない場合は無駄となるでしょう。
クラウドPBXであれば、設定画面から登録端末の増減を容易に行えます。顧客からの問い合わせが増えるタイミングでも、すぐに登録端末を増やすことが可能です。問い合わせが落ち着いたら登録端末を減らせますので、コストの無駄もありません。また、登録する端末は社員の個人用、またはすでに会社で支給しているスマホやPCを流用できますので、新たに機器を購入する必要はありません。従来のPBXのように、固定電話を設置するためのスペースも不要です。こうしたことから、クラウドPBXは従来のPBXと比べて、登録端末の増減をフレキシブルに行えます。
問い合わせが増える時期がある、将来的に規模を拡大する予定があるといったケースでは、クラウドPBXは利便性が高いといえるでしょう。
オフィス移転や社内の席移動にも即対応できる
クラウドPBXであれば、オフィス移転や社内のレイアウト変更などもすぐに対応できます。
従来のPBXでは、PBXと固定電話機がアナログ回線で接続されていて、配線や端末設置場所の関係からレイアウトの変更が困難でした。もし変更する場合は、配線からやり直さなければならず、手間がかかります。また、オフィス移転する場合はPBX装置も一緒に持っていき、新たなオフィスにて設置・配線工事を行わなければならず、時間や手間がかかります。PBX装置や端末購入費用はかかりませんが、業者に支払う工事費用は必要です。
クラウドPBXであれば、そうした手間や費用がかかりません。各端末はインターネット回線で接続されているため、Wi-Fiルーターを導入していれば配線は不要です。そのため、いつでも気軽にレイアウト変更でき、フリーアドレスの導入も容易に行えます。また、オフィス移転にも即対応できます。クラウドPBXはPBXがクラウド上に設置されていますので、移転先での設置・配線工事が不要であるためです。そのため、移転後は業務を止めることなく、すぐにPBXの機能を利用できます。
フリーアドレスの導入を検討している、近々オフィス移転の予定があるといった企業であれば、クラウドPBXはメリットあるシステムです。
クラウドPBXのスマホアプリに注意点はある？
クラウドPBXのスマホアプリは外出先であっても無料で内線を利用でき、顧客から会社宛にかかってきた電話に出ることができるなどのメリットがあります。利便性が高くコスト削減もできますが、注意点もあります。具体的にクラウドPBXのスマホアプリを利用する上で注意すべきポイントを解説します。
通話品質
クラウドPBXのスマホアプリを使用する際には、通話品質に注意しましょう。
クラウドPBXは、インターネット回線を使用して通話を行うものです。そのため、インターネット回線が不安定な環境下では、通話品質が著しく低下します。
例えば、オフィスのWi-Fi機器の電波が弱い、または何らかの遮蔽物があると、音声が途切れてしまうことがあります。外出先でも契約しているスマホキャリアの回線が弱ければ、通話が不安定になることもあるでしょう。また、クラウドPBXのベンダーが提供しているサーバが弱いと、負荷により通話品質が低下することもあります。
このような問題を避けるには、通話品質を低下させないための環境構築が必要です。オフィス内で安定的に使用するためには、Wi-Fi機器の買い替えや遮蔽物のない場所に設置するなどの工夫をしましょう。外出先であれば、電波が安定している場所で通話を行うように心がける、またはキャリアを見直すなどすると良いでしょう。
また、ベンダーごとの通話品質については、無料トライアルなどを活用することで事前に確認できます。本契約前に複数社を利用し、通話品質を確認してみてください。
紛失・盗難
クラウドPBXのスマホアプリを利用する場合、スマホの盗難や紛失に注意しましょう。
近年、個人情報や機密情報などがインターネット上で流出してしまう事件が増加しています。情報流出はあってはならないことであり、サイバーセキュリティを強化する企業が増えています。
従来のPBXであれば、社内にPBXや固定電話機が設置されていることから、セキュリティは安心感があります。しかしクラウドPBXはクラウド上やスマホなどの端末に情報が入っていますので、サイバー被害などに注意が必要です。もちろん、ベンダー側でセキュリティ対策をしていますので、クラウドデータについてはそこまで気にする必要はないでしょう。問題となるのはアプリが入っているスマホです。
外出先でスマホから会社電話番号を使って通話できる携帯性・機動性はクラウドPBXの大きな強みです。その一方で、端末を持ち歩くことは紛失・盗難リスクがあります。万が一、盗難・紛失して悪意ある人物がスマホを入手した場合、会社の大切な情報が流出する恐れがあります。
このようなトラブルを起こさないためにも、社員にはスマホの盗難・紛失に注意するように呼びかけましょう。また、スマホやアプリのパスワードは定期的に変更する、OSは最新にするなどの対策をとりましょう。
対応OS
クラウドPBXをスマホで利用する場合は、対応OSにも注意してください。
従来のPBXでは、PBXのメンテナンスや買い替えなどをする必要はあったものの、固定電話機そのものをバージョンアップすることはそれほどありません。そのため、社員たちは特に気にすることなく電話業務を行うことができます。
しかし、クラウドPBXの場合はOSのバージョンアップを常に行わなければなりません。スマホのOSとアプリの対応OSが異なると、クラウドPBXを利用できないためです。たとえば、スマホ側で大幅なバージョンアップがあれば、クラウドPBX側もそれにあわせてバージョンアップを行います。その内容によっては、古いバージョンのOSではアプリが使用できなくなる可能性もあります。そのため、OSは常に更新が必要なのです。
また、そもそも古いOSはセキュリティ面で不安があります。古いOSだとセキュリティホールを突かれてしまい、情報流出する恐れがあるのです。クラウドPBXが正常に使えなくなることだけでなく、セキュリティの観点からも、スマホのOSは常に最新の状態を保つように徹底しましょう。
使用ルールやマニュアルの準備
スマホアプリでクラウドPBXを利用するのであれば、使用ルールやマニュアルを準備することも大切です。
クラウドPBXのアプリはベンダーごとに提供されており、操作方法はそれぞれで異なります。通話ツールということもあり、ある程度は直感的に操作できるものの、搭載されている機能の使い方などには違いがあります。そのため、ITリテラシーが低く、新しいツールを使うのが苦手な社員の場合、操作に手間取って業務効率が低下したり、操作ミスにより顧客に迷惑をかけたりといった問題が発生することがあります。
そのような事態を避けるために、クラウドPBXのスマホアプリを導入する際には、使用ルールやマニュアルを準備することをおすすめします。マニュアルなどがあれば、使い方に慣れない間はそれを確認しながら操作できます。また、導入セミナーを開催し、使用ルールなどを徹底させておけば、トラブルも発生しにくくなるでしょう。
個人のスマホに会社のクラウドPBXアプリを導入することもできる？
従来のPBXでは企業側が固定電話機を購入していました。しかしクラウドPBXでは社用ではなく個人用のスマホにアプリを導入して利用するケースも少なくありません。個人のスマホを業務に利用するBYODとはどういうものなのか、そのメリットや注意すべき点について解説します。
BYODとは
BYODとは「BringYourOwnDevice」の略で、個人が所有するスマホ等の端末を業務で利用することです。
技術の進化によりスマホ端末のスペックが高まったこともあり、いまではBYODを行うケースは珍しくなくなりました。企業としては社用の端末を用意するコストを削減できますし、スタッフ個人も「スマホ2台持ち」のようにかさばることがなく負担が減ります。
もちろん端末の紛失やBYODの形態によっては公私の区別がつきにくくなるといったデメリットもあるため注意が必要です。
BYODのメリットとデメリット
BYODのメリットはコスト削減と生産性の向上です。スタッフ一人ひとりに社用のスマホ端末を用意する必要がないためコストを大幅に削減できます。それに社用スマホ購入にかかる時間を省くことができますし、スタッフの増減に合わせて数を調整する必要もありません。
また、スタッフたちは使い慣れている端末を利用するため、ストレスなくスムーズに操作でき生産性アップにちょっとした効果があるでしょう。スマホを複数台持つ負担もなくなることもスタッフにとってはメリットです。
ただしデメリットもいくつかあります。近年はスマホを対象としたサイバー攻撃が行われることも珍しくありません。一部のスタッフがセキュリティ対策を怠ったせいで大切な情報が流出する可能性があります。紛失・盗難によっても情報漏洩のリスクは起こり得るでしょう。
BYODの場合、個人の端末を使うため管理は最終的にスタッフ個人に委ねられてしまいます。コスト削減・生産性向上というメリットはあるものの、BYODを実施する場合はできる限りの適切な対策が必要です。
BYODの費用負担
個人用のスマホにクラウドPBXのアプリを導入する場合、費用は企業と個人どちらがどのように負担すべきか分からない方も多いかもしれません。まずは、BYOD全体の費用負担に関する考え方を見ていきましょう。
BYODの費用は「情報通信機器に関連する費用」にあたるものです。会社からの貸与端末であれば、通信機器に関する全ての費用は会社が支払います。しかし、BYODの場合は端末購入費や通信設備費用は社員負担となるものの、端末・通信維持費用についてはどちらが負担すべきか十分な検討が必要です。
一般的には、私的利用の範囲内の費用は社員が、業務利用の範囲内の費用は企業が負担します。とはいえ、個人の端末を使用することになりますので、私的利用と業務利用を切り分けるのは簡単なことではありません。
しかし、スマホアプリでクラウドPBXを利用する場合、公私をはっきり切り分けられます。業務用の電話番号を利用する場合、アプリで発着信することになります。そのため、通話費用はベンダー側から請求されます。私的利用のものについては、スマホをそのまま使いますので、個人で契約しているスマホキャリアから請求されます。そのため、企業はベンダー側から請求されたもののみを負担すれば良いということになるわけです。
BYODの利用は計画的に
BYODを実施する際はメリットとリスクをしっかりと把握することが大切です。コスト削減・生産性向上というメリットばかりに気を取られてしまうと、情報漏洩などリスクへの対策がおろそかになってしまうためです。
また、企業によってはコロナ等によって業務内容に変化があり、テレワークを実施するケースも増えています。このようなケースでは急に社用端末を揃えるのも難しいため、一時的にBYODによるクラウドPBXの導入を検討してみても良いでしょう。
業務内容に合わせて柔軟に契約数を増減でき、すぐに導入できるのはクラウドPBXならではの強みです。メリットとリスクを理解した上で検討してみてください。
クラウドPBXアプリの比較ポイント
クラウドPBXのスマホアプリを導入する際に知っておくべき、比較すべきポイントを解説します。
機能は十分か
クラウドPBXアプリを導入する際には、機能が必要十分であるか確認しましょう。
ベンダーごとに利用できる機能はさまざまです。そのため、導入前に自社で行っている業務を洗い出して、それにマッチする機能を搭載しているクラウドPBXを吟味することが大切です。
同じ機能でも利便性や使える範囲などが違いますので、それらを比較して選びましょう。
料金は妥当か
料金についてもしっかり比較しましょう。
クラウドPBXのアプリはベンダーごとにかなり違いがあります。一般的に、小規模から使えるものは機能が厳選されていてリーズナブルであり、大規模向けは豊富な機能がある分だけ高額になる傾向にあります。
まずは自社で必要な機能を持つ複数のアプリを候補にして、それぞれで比較して自社で利用するのに妥当なものであるかを検討しましょう。
操作しやすいか
クラウドPBXのアプリ選びでは、操作性も重要なポイントです。ITリテラシーが低い社員にとって、新しいツールの導入はストレスになります。また、操作に慣れずにミスが頻発すれば、業務効率の低下や顧客トラブルを招く恐れもあるため、操作性は重要なのです。
ベンダーごとにアプリの操作性には差があります。単純な操作のしやすさもありますが、使い勝手の良いUIであるかどうかというのもチェックポイントです。いくつか候補が絞られたら、無料トライアルを活用してそれぞれ実際に使って試してみましょう。
サポートは万全か
サポート体制が整っているかどうかも、クラウドPBXのアプリ導入時に必ず確認しましょう。
特に重要なのは、ベンダー側の担当者の質です。例えば、導入前に自社の業務を正確に把握した上で「どの機能の利用が向いているか」「課題解決にはどの機能をどのように活用するのか」といったことを親身になって説明してくれる担当者がいれば、サポート力・提案力のあるベンダーといえます。
導入後もスムーズに業務を進めるためには「電話だけでなくメールやチャットなど問い合わせ先が複数あるか」「24時間サポートに対応しているか」「トラブル発生時に速やかに対応できるか」といったポイントが重要になります。
こうしたポイントを確認し、サポート力のあるベンダーを選びましょう。
アプリが使えるおすすめクラウドPBXサービス「03plus」を紹介
スマホアプリでクラウドPBXを利用できるサービスとしておすすめなのが「03plus」です。なぜ03plusを選ぶべきなのか、その理由を解説します。
03plusの特徴
03plusは市外局番の電話番号を取得・利用可能なクラウドPBXです。「東京03」や「大阪06」といった全国主要46都市の市外局番つき電話番号を取得できるため、新規電話環境の構築にも03plusなら対応できます。
導入はとても簡単で、スマホにアプリをインストール後に申し込み・本人確認をそのままアプリ上で行えます。最短即日で電話番号の取得・利用が可能なのでスピード感があるのもメリットです。
料金もリーズナブルで、スマホ1台なら初期費用5,000円、月額1,280円から利用可能。30名以上の法人向けにお得なエンタープライズ版もありますのでぜひご検討ください。
多彩なオプションサービス
03plusはスマホアプリから市外局番の番号で発着信でき、鳴り分けや転送、迷惑電話拒否といった基本機能を備えています。他にも業務効率アップに役立つさまざまなオプション機能があり、必要に応じて拡張可能です。
たとえば、Web電話帳は顧客の連絡先をクラウド上で一括管理できます。クラウドFAXはクラウド上でFAXデータの送受信・確認が可能。コスト削減やペーパレス化に役立ち、実際に大阪市で導入実績があります。
10分かけ放題で通話料もリーズナブル
「短時間の通話を何度も行う機会がある」といった場合は10分かけ放題オプションをご活用ください。
10分かけ放題は月額1,000円で1通話10分までが何度でも無料になるサービスです。複数の取引先へ1日に何度も確認の電話をする、取引先同士の間を取り持ち連絡する機会が多い、などといったケースでは1回の通話料は安くても積み重なって、月々の通話料が高くつくことがほとんどです。
10分かけ放題を利用すれば、10分以内なら何度でも無料となります。前述のような頻繁に電話をかけるケースなら、通話コストを確実に大幅に下げられます。ぜひ03plusの10分かけ放題オプションをご利用ください。
まとめ
クラウドPBXは従来のPBXと比べて導入コストがリーズナブルであり、利便性も高いものです。特に、スマホにアプリを導入することで外出先でも無料内線通話や会社の番号で受発信できることは大きなメリットとなることでしょう。通話品質面では注意が必要となります。しかし、クラウドPBXにより会社の代表番号を持ち歩けることはスタッフ間のコミュニケーションを密にして電話関連業務をスムーズにでき、企業にとっては大きなプラスになるのは間違いありません。
また、クラウドPBXはBYODによるコスト削減・生産性向上といったメリットを享受できます。リスクを踏まえた上で管理を徹底すれば、クラウドPBXのスマホアプリは利便性が高いものです。ぜひ導入を検討してみてください。
