クラウドPBXとは？導入メリットや選び方を解説

クラウドPBXはPBX（構内交換機）をクラウド上に設置したものです。機器の購入や工事が不要でコスト・工数をかけずに導入できます。また、従来のPBXにはないさまざまなメリットがあるため、起業の電話関連業務を改善することも可能です。

今回はクラウドPBXとはどのようなものなのか、従来のPBXとの違いやメリット、クラウドPBXが向いているケース、おすすめのクラウドPBXサービスをご紹介いたします。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、インターネット上にPBXを設置しビジネスフォンと同等の機能（内線・外線・転送等）を利用できるサービスです。

従来ビジネスフォンを利用するにはオフィス内にPBX（構内交換機）を設置する必要がありました。設置することで社内利用に限定して内線・外線・転送などを行えるようになります。

一方クラウドPBXはインターネット上にPBXが設置されているため、社内に機器を導入する必要がありません。つまり初期費用や配線設置の手間を省くことができ、導入障壁が少ないという特徴を持ちます。

また、インターネット回線を使って電話ができるため、社内はもちろん外出先や自宅でリモートワークのスタッフなど場所を問わずビジネスフォンとして利用できるのも特徴です。

PBXの種類

PBXが登場した当初は交換手が必要でした。しかし今や自動化は当たり前、PBXはIT技術の進歩によりさらなる進化・発展を遂げています。

ここでは「PBX」「IP-PBX」「クラウドPBX」について解説します。

PBX

最も古いタイプのものがPBXです。PBX登場前は社内で内線接続する際に、外線を経由しなければならず通話料金がかかっていました。その無駄なコストを省くために作られたのがPBX（構内交換機）です。

PBXはハードウェアを購入して使用する拠点ごとに設置し、電話回線にて各電話機を接続します。PBX機器の購入や回線の増設、メンテナンスが必要となるため導入・運用コストが高くついてしまうのが特徴です。

IP-PBX

IP電話をビジネスフォンとして利用できるのがIP-PBXです。PBXと異なりインターネット回線を利用して内線環境を構築することができ、増設や設定変更などの運用が比較的簡単に行えます。

また、インターネット回線で各拠点がつながっていれば、複数拠点あってもIP-PBXは1台のみの導入で済みます。ただ、最低でも1台は機器を導入することになるので設置や購入にコストが必要です。

クラウドPBX

PBXやIP-PBXと異なり、PBXの機能がインターネットのクラウド上に設置されているのがクラウドPBXです。サービス申し込み後、インターネット回線さえあればすぐに利用することができます。ハードウェアの購入が必要なく配線等の手間がかからないため、簡単かつ低コストで導入できるのがメリットです。

また、クラウドPBXはサービスを提供する事業者がメンテナンスやシステムのアップデート等を行います。そのため利用者側はシステムの保守運用に意識を割く必要がなくなります。ストレスなく気軽にビジネスフォンを利用できるのがクラウドPBXの特徴です。

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXと従来のPBXにはどのような違いがあるのでしょうか。ここではクラウドPBXが持つメリットをまとめてご紹介していきます。

コスト削減につながる

クラウドPBXは導入・運用コストを大幅に下げることが可能です。

たとえば、従来型のPBXは拠点ごとに機器を購入し設置工事を行わなければなりませんでした。しかもハードは定期的なメンテナンスが必要で、業者へ依頼する必要もあります。また、内線用の電話機器も必要な分だけ購入しなければいけません。つまり、従来型のPBXは導入・メンテナンスに多大な費用がかかっていたというわけです。

クラウドPBXはクラウド上にあるPBXを利用する仕組みです。そのため、PBXに必要な機器を購入する必要がありません。スマホやPCにアプリをインストールすれば利用できるため、電話機端末を購入しなくても利用できます。また、定期メンテナンスや不具合対応はクラウドPBXを管理する事業者が独自で行います。つまり、クラウドPBXは導入・運用コストを、従来型と比べて大幅に削減できるというわけです。

スマホで応対できテレワークが可能に

クラウドPBXはアプリをインストールすればスマホでビジネスフォンを利用できます。そのため、オフィスに常駐していなくても取引先からの電話に応対することが可能です。

また、個人用のスマホでクラウドPBXのアプリをインストールしている場合であっても、会社の代表番号にて発信することができます。そのため、個人の電話番号を取引先などの仕事関係に知られたくない場合でも安心して利用できます。

クラウドPBXは社外でも気軽にスマホで応対でき、テレワークが当たり前になってきた現代において大きなメリットがあります。

どこにいても内線が使える

クラウドPBXならばオフィス内外どこにいても内線通話を行うことができます。

従来型のPBXは社内に機器を設置し、電話回線によってつながっている電話機同士でしか内線通話を行うことができません。そのため、外出先のスタッフと連絡するには通話料金のかかる外線通話をする必要がありました。

しかしクラウドPBXはインターネットがつながっていてアプリ導入されている端末であればオフィスの中はもちろん、外出中でも内線通話をすることができます。もちろん無料通話となり、社員間のコミュニケーションをいつでもどこでも気軽に行うことが可能です。

取り次ぎも便利

クラウドPBXならば外出中のスタッフ宛に届いた着信を転送して取り次ぐことが可能です。

ビジネスフォンは内線・外線だけでなく転送できることがメリットです。しかし従来型のPBXでは社内にいるスタッフだけにしか転送することができません。営業などで外出しているスタッフ宛の着信をそのまま取り次ぐことができず、ビジネスにタイムラグをもたらしていました。

しかしクラウドPBXなら、インターネットさえつながっている環境であれば顧客からの着信を外出中の担当者に転送・取り次ぎすることができます。担当スタッフがオフィスにいるかのようにスムーズに転送・応対することができるため、タイムラグがなくなりビジネスチャンスを逃すことがありません。

鳴り分け機能が使える

クラウドPBXでは業務効率をアップさせる鳴り分け機能が使えます。

鳴り分け機能とは「自動音声案内システム」によって、担当者に直接つなぐ機能のことです。たとえば、「サポートの方は1を、料金については2を、その他ご相談は3を押してください」といった案内に従って番号を押せば、担当者に鳴り分けられます。

この機能があればスタッフが取り次ぎ対応する頻度が大きく減ります。また、顧客にとっても担当者に直接つながるため手間がかからず顧客満足度向上につながることでしょう。

他にも便利な機能が豊富

クラウドPBXには従来のPBXでは実現できなかったさまざまな便利機能が豊富にあります。たとえばクラウドPBXの『03plus』ならばWeb電話帳やクラウドFAXといった機能を利用することが可能です。

Web電話帳はクラウド上で電話番号を管理することができます。取引先の連絡先を共有・一括管理することができるため、スムーズなコミュニケーションを図ることができるでしょう。また、アドレス帳は端末のローカルデータに残ることがないため、端末の紛失・スタッフの退職といったケースでも情報漏洩を防ぐことが可能です。

クラウドFAXはFAX機不要でFAXの送受信を行える機能です。受信したFAXデータはサーバーに保管され、アプリによってデータを確認することができます。必要があれば書類としてアウトプットすることも可能です。また、スマホ等で撮影した画像ファイルをFAX用に最適化し送信することもできます。受信データの取捨選択を容易に行え、いつでもどこでもすぐにデータ送信を行える、従来のビジネスフォンでは考えられなかった便利な機能と言えるでしょう。

クラウドPBXの導入が向いているケース

クラウドPBXは従来のPBXよりもメリットの多いシステムです。ここでは具体的にクラウドPBX導入に向いているケース・例をいくつかご紹介いたします。

新規電話環境の構築

クラウドPBXは新たに電話環境を構築したいと考えている企業に向いています。

たとえば起業や拠点の開設・移転といったケースでは電話環境を新たに構築する必要があります。そういった場合、従来のPBXではコスト・工数ともにかかりますし、工事などが必要で無駄な時間もかかります。

クラウドPBXならばインターネット環境があり、PCやスマホといったアプリを導入できる端末さえあればすぐに電話環境を構築可能です。機器の購入が必要ないためコストもかかりません。

また、電話番号を取得する必要がある場合でもクラウドPBXは対応できます。たとえば「03plus」であれば全国主要46都市の市外局番を取得可能です。

新規電話環境の構築をお考えならば、クラウドPBXの導入が最適と言えるでしょう。

電話関連業務の効率化

顧客からの問い合わせなど電話関連の業務を効率化したい企業にもクラウドPBXの導入は向いています。

たとえば、社員数がそれほど多くない、業務上外出するスタッフが多いといった企業の場合、問い合わせ・取り次ぎ対応の事務スタッフを社内に常駐させる必要があります。しかし、電話対応がメイン業務となるスタッフを常に配置するのはコスト面から見て無駄があると言えるでしょう。

クラウドPBXを導入すれば、スマホからいつでもどこでも受電や転送することができます。外出先でも電話関連業務をスムーズに行えるようになるため、事務スタッフのコストを抑えることができるでしょう。

テレワークの実施

テレワークを積極的に導入したいと考えている企業にもクラウドPBXの導入は向いています。

従来のPBXでは、社外にいる社員への内線を行うことができませんでした。また、会社代表番号にかかってきた電話に応対することも不可能です。社用端末を手配したり転送サービスを契約したりすれば対応できるかもしれませんが、それには多大なコストがかかります。

クラウドPBXならば、アプリをインストールしたスマホ・PCがあれば自宅であってもビジネスフォンとして利用することが可能です。自宅にいながら会社代表番号で発着信でき、転送も簡単に行えるため、テレワーク実施もスムーズに行うことができるでしょう。

クラウドPBXの選び方

クラウドPBXは従来のPBXと比べてとても便利でコスト面でもメリットがあります。しかしクラウドPBXサービスは数多くあるため、どれを選ぶべきか迷うかもしれません。クラウドPBXを選ぶ際のポイントをご紹介いたします。

通話品質

クラウドPBXを選ぶ場合、通話品質にはぜひこだわりましょう。

クラウドPBXを提供する事業者によっては品質が不安定で雑音が入ったり聞き取りにくかったりする場合があります。大切な顧客との会話で聞き逃しがあればトラブルに発展する可能性もあるでしょう。また、何度も言い直し・聞き直しするような通話環境では顧客にストレスを与えることになります。つまり通話品質の悪さはビジネスに悪影響となる可能性があるのです。

自社の規模に合っているか

クラウドPBX導入時にはコストも確認することが大切です。クラウドPBXの導入・運用コストは提供する事業者によって異なります。また、利用する従業員数やサービス内容によっても価格が大きく変化するものです。

導入する場合は自社の企業規模に合った料金体系なのか、同業他社の利用実績はあるのか、ランニングコストはどれくらいかかるのかなどをしっかり見極めて検討しましょう。

目的に合った機能が搭載されているか

クラウドPBXを導入するならば、必要な機能があるかどうかも確認しましょう。

「通話コストを下げたい」「顧客への電話対応をスムーズにしたい」など達成・実現したい目的は企業によって異なります。まずは自社がどのような目的を持っているのかを把握しましょう。そしてクラウドPBXを選ぶ場合は、目的を達成・実現できる機能が搭載されているかどうかを確認することが大切です。

拡張性があるか

クラウドPBXは拡張性にも注目しなければなりません。

前述のように、企業の目的を達成するためにクラウドPBX導入が行われます。また、企業規模が小さいため必要最小限の機能のみを導入する、というケースもあるでしょう。

導入後、事業拡大や方針転換などにより実現したい目的が変化することもありえます。そうしたケースにクラウドPBX側も対応できるのかどうかは重要です。

当初は予定していなかったテレワーク業務、急な従業員数増加、新拠点の開設などが将来的に起こるかもしれません。当初の目的と異なるようなケースに対して柔軟に対応できて拡張性のあるクラウドPBXを選びましょう。

まとめ

クラウドPBXはいつでもどこでもビジネスフォンを利用できる便利なシステムです。従来のPBXと比べて導入コストや工数が圧倒的に少ないため、スピーディーかつ気軽に導入できる点が大きなメリットです。ビジネスフォンにはないクラウドならではの便利な機能が豊富にあるため、導入すれば業務効率アップを図ることもできるでしょう。

また、起業で新たに電話環境を構築したい場合、スモールスタートで小規模に始め、将来の規模拡大に応じて機能を拡張しやすいのもクラウドPBXの特徴です。

PBXの導入をご検討であれば、特別な事情がない限りはクラウドPBXが最善と言えます。中でも、クラウドPBXと電話回線が一体化している03plusは全国主要46の市外局番を取得できて安価に利用できるためおすすめです。

	30ID	50ID	100ID
初期費用	150,000円	250,000円	500,000円
月額費用	27,380円	45,380円	90,380円
電話番号数	1番号	1番号	1番号
利用可能端末数	30端末まで	50端末まで	100端末まで