近年、従来のビジネスフォンからクラウドPBXへ移行する企業が増えています。しかし、「電話番号ってそのまま使える？」「本当に移行した方が良い？」といった疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
今回は、クラウドPBXとビジネスフォンの違い、使える電話番号、移行するメリット、既存番号を使い続ける方法などについて解説します。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、クラウド上にPBX装置（構内交換機）を設置してインターネット回線を用いて通話を行うサービスのことです。インターネットに接続できるスマホ・PC・タブレット・固定電話機などさまざまな端末を利用できます。インターネット環境とアプリがインストールされた端末があればどこからでも通話可能です。
例えばスマホがあれば、オフィス内だけでなく外出先や出張先からでも、会社代表番号を利用して発着信できます。そのため、いつでもどこでもオフィスにいるのと同じように電話業務ができるのが、クラウドPBXの特徴です。
以下ではさらに、ビジネスフォンとの違いや使える電話番号について解説します。
クラウドPBXとビジネスフォンの違い
クラウドPBXとビジネスフォンではさまざまな違いがあります。
まず、従来のビジネスフォンは、PBX装置をオフィス内に設置して内線や外線を制御しています。利用できる端末は主に固定電話機ですが、ドアホンや複合機などもPBXにつなげられます。
内線・外線を制御するPBX装置がオフィス内に設置されているため、会社代表番号を使った外線の発着信や内線通話はオフィス内でしか利用できません。また、設置・増設・移設をする際には、機器の購入費用や工事費用がかかります。そのため、初期費用が高く導入までに時間がかかります。
一方、クラウドPBXはPBXシステムをクラウド上に設置し、インターネット上でスマホなどの端末をつないで、会社電話番号を利用した発着信を制御します。そのため、オフィス内だけでなく、外出先やリモートワーク中の自宅からでも会社代表番号を使って電話業務を行うことが可能です。利用できる端末はインターネットに接続できる固定電話だけでなく、スマホ・PC・タブレットなどさまざまです。
また、PBXをクラウド上に設置することから、設置・増設・移設時に工事する必要がありません。そのため、初期費用を大幅に抑えられスムーズに導入できます。インターネット回線を使用するため、Wi-Fi利用であれば社内にケーブルを走らせる必要がなく、スッキリします。
クラウドPBXで使える電話番号
クラウドPBXで利用できる電話番号は大きく分けて3種類あります。
1つ目はIP電話番号です。IP電話番号とは、インターネット回線を利用した電話に割り当てられる番号です。「050」から始まり、続いて「事業者の認識番号」「利用者番号」という11桁の数字で構成されています。地域ではなく事業者に紐づいている番号であるため、地域に関係なく利用できます。そのため、柔軟性が高く幅広く利用できるのが特徴です。しかし、事業者を変更した場合は電話番号が変わってしまうこと、市外局番付き電話番号と比べて信頼されにくいことといったデメリットもあります。
2つ目は市外局番付き電話番号です。「0AB-CDE-FGHJ」の10桁で構成されています。最初の「0」は全国共通のもので、「AB」が「03」「06」のように市外局番を示します。続いて、「地域番号」「利用者番号」です。市外局番付き電話番号は発信者の地域を特定できるため、社会的信用を高めやすいのが特徴です。
3つ目は「0120」や「0800」で始まる着信課金番号です。着信課金番号とは、通話料を着信側が負担するもので、発信側は無料で通話できます。そのため、企業の問い合わせ窓口や通販受注窓口などで利用されています。
ビジネスフォンからクラウドPBXに移行するメリット
クラウドPBXは従来のビジネスフォンではできなかったさまざまなことを実現できます。そのため、クラウドPBXに移行することで、以下のようなメリットが生まれます。
導入に時間がかからない
クラウドPBXは導入に手間や費用がかからないため、スムーズに移行できる点が大きなメリットです。
クラウドPBXはベンダー側でクラウド上にPBXを設置します。オフィス内にPBX装置を設置する従来のビジネスフォンとは違って設置・配線工事は不要であり、費用を抑えてすぐに導入できます。ベンダーにもよりますが、最短即日〜1週間程度で導入できることがほとんどです。そのため、従来のビジネスフォンからクラウドPBXへの移行も、時間をかけずにスムーズに行えるでしょう。
規模の拡大・縮小がしやすい
規模の縮小拡大をしやすいのもクラウドPBXへ移行するメリットといえます。
従来のビジネスフォンの場合、規模の拡大縮小とともに機能や電話機の台数を合わせるのに手間がかかります。これは、PBX装置が物理的に設置されているためです。例えば、電話台数を増やしたい場合、固定電話機の購入と配線が必要です。PBX装置の上限を超える場合は、装置そのものの買い替え・設置もしなければなりません。そのため、時間や費用が多くかかってしまうのです。また、事業拡大により新たな拠点に電話環境を構築する場合、PBXも一から設置する必要があり、時間がかかってしまいます。
一方、クラウドPBXであれば、機能の追加も電話台数の増減も管理画面からすぐに行えます。新たな拠点を設ける場合も、インターネット環境さえあれば同一契約としてそのまま利用可能です。このようなことから、規模の拡大・縮小にもスムーズに対応したいならクラウドPBXの方が便利であるといえます。
オフィス外でも電話の発着信が可能
クラウドPBXに移行すれば、オフィス外でも電話の発着信が可能です。
従来のビジネスフォンは、PBX装置が設置されているオフィス内でしか会社代表番号を使った発着信はできません。
しかし、クラウドPBXに移行すれば、オフィス内はもちろんスマホなどを用いて外出先や出張先、自宅や喫茶店などでも会社代表番号を使って発着信できます。このようなことから、クラウドPBXに移行すれば、オフィスに縛られることなくどこででも電話業務を行えて、業務効率をアップできます。
運用保守をベンダーに任せられる
クラウドPBXへ移行することは、運用や保守をベンダー側に任せられるというメリットもあります。
従来のビジネスフォンでは、設置したPBX装置を自社で運用・保守しなければなりません。故障があれば業者に依頼して修理しなければなりませんし、古くなれば買い替えも必要になります。そのため、従来のビジネスフォンでは運用・保守するためにコストや手間がかかります。
クラウドPBXでは、運用・保守にコストや手間がかかりません。運用・保守は全てベンダー側で行ってくれるためです。システムのメンテナンスはもちろん、不具合があればすぐにベンダー側で対応します。物理的な機器ではないため耐用年数がなく、システムは定期的にベンダー側でアップデートされます。
BCP対策になる
BCP対策になることもクラウドPBXへの移行のメリットといえるでしょう。
地震や台風などの自然災害が起きた際にオフィス内に設置したPBXや固定電話機が損壊してしまうと、機器の買い替えおよび設置のし直しが必要です。前述の通り、PBXの設置には時間がかかりますので、その間は電話業務が滞ってしまいます。
クラウドPBXであれば、物理的な設備がないため災害による機器の損壊は起こりません。自然災害などでオフィスに出勤できなくても、インターネット回線があれば電話業務を行えます。何らかの大きな災害が起きたとしても業務を継続できることから、クラウドPBXへの移行はBCP対策となります。
コストを削減できる
電話業務に関するさまざまなコストを削減できることも、クラウドPBXへの移行メリットです。
前述の通り、従来のビジネスフォンは初期費用が高くついてしまいます。また、外出中の社員や離れた拠点との通話は内線ではなく外線通話となりますので、通話コストがかかります。他にも、耐用年数を目安にした機器の交換・設置費用なども必要です。
クラウドPBXであれば、導入コストを低く抑えられます。外出中の社員や離れた拠点との通話も内線で行えるため、通話コストはゼロです。機器の交換も不要なので、そういったコストもかかりません。
ビジネスフォンからクラウドPBXへ移行すべき企業の特徴とは？
ビジネスフォンからクラウドPBXへ移行すべきか迷っている企業も多いかもしれません。これまで解説したメリットを踏まえると、次のような特徴がある企業であれば、クラウドPBXへの移行を前向きに検討すべきです。
- テレワークや外出先での電話対応が多い
- 複数拠点間で代表番号や内線を一元管理したい
- PBX機器の更新時期やリース満了が近い
- PBXの保守・運用負担を減らしたい
- 災害時でも電話業務を止めたくない
- 電話関連コストを見直したい
- 今後、人員増減や拠点拡大を予定している
これらはいずれも、従来型のビジネスフォンでは柔軟に対応しづらい課題といえます。働き方の変化や拠点拡大、設備更新のタイミングなどをきっかけに、電話インフラそのものを見直す企業が増えています。
上記のいずれかに当てはまる場合は、単なる機器更新ではなく、クラウドPBXへの移行を前提に比較検討することが合理的といえるでしょう。
電話番号そのままでクラウドPBXへの移行は可能？
クラウドPBXへの移行にはメリットが多くあります。では、従来のビジネスフォンから移行する際、電話番号はそのまま使えるのでしょうか。以下で解説します。
番号ポータビリティを利用する方法
クラウドPBXでは、番号ポータビリティを利用することで既存の固定電話番号をそのまま利用できます。
番号ポータビリティとは、通信事業者を変更しても現在の固定電話番号を引き継ぐ制度です。2025年1月からは「双方向番号ポータビリティ」が開始され、事業者間で相互に番号移行が可能になりました。
対象となるのは、「03」「06」など市外局番を含む0AB-J形式の固定電話番号です。企業にとって代表番号は、名刺やWebサイト、各種契約書類、取引先との連絡先として広く周知されている重要な情報です。番号を変更せずに移行できれば、顧客への再周知や機会損失のリスクを避けられる点は大きなメリットといえます。
移行は、原則として移行先の事業者へ申し込むワンストップ方式なので、それほど手間はかかりません。ただし、現在利用中の回線を先に解約してしまうと番号が失効する可能性があります。必ず移行手続き完了後に解約するなど、手順には注意が必要です。
また、以下の場合は番号を引き継ぎできません。
- 異なる市外局番エリアへの移転
- 050番号などのIP電話番号
- 一部地域や設備上の制約があるケース
事前に、引き継ぎしたい固定電話番号が対象の番号かどうかを確認しておきましょう。
VoIPゲートウェイを利用する方法
VoIPゲートウェイを利用することで、クラウドPBX移行後も電話番号をそのまま使うことが可能です。
VoIPゲートウェイとは、電話回線で使用されている音声信号をデジタル信号に変換する機器のことです。このVoIPゲートウェイを利用すれば、従来の電話回線とクラウドPBXが接続できるようになります。電話回線を残したままでインターネット回線を使用するクラウドPBXを利用できるため、電話番号をそのまま使い続けられるのです。
ただし、電話回線とクラウドPBXそれぞれの事業者に費用を支払うことになる点に注意しましょう。
引き継げないケースもあるため事前確認が必要
クラウドPBXへ移行後、電話番号を引き継げないケースもあります。
番号ポータビリティに対応しているクラウドPBXベンダーは多いですが、対応している市外局番エリアはそれぞれ異なります。もし既存の電話番号がベンダー側で対応していないエリアである場合は、電話番号の引き継ぎはできません。
オフィス移転によりビジネスフォンからクラウドPBXに移行したい、というケースでも注意が必要です。市外局番付き電話番号は地域と紐づいているものです。例えば、東京から大阪に移転する場合、市外局番は「03」から「06」に変更となります。そのため電話番号は変更となります。
このようなケースもありますので、クラウドPBXへ移行後も電話番号を引き続き使いたい場合は、それが可能かどうかをベンダーに確認することをおすすめします。
クラウドPBXへの移行手順
クラウドPBXへの移行は、段階的に進めることが重要です。以下の4つのステップで整理すると、スムーズに進めやすくなります。
■現状の棚卸し
まずは現在の電話環境を整理します。利用しているPBXの種類、回線種別、電話番号、内線構成、端末台数などを把握しましょう。あわせて、リース契約や保守契約の満了時期、違約金の有無も確認しておくことが大切です。
既存のインターネット回線やIP電話機など、流用できる設備がないかも洗い出しておくと、導入コストを抑えられます。
■要件の確認
次に、「なぜ移行するのか」「何を改善したいのか」を明確にします。
テレワーク対応の強化、拠点間通話の内線化、通話録音やIVRの導入など、目的によって必要な機能は異なります。ただし、機能を増やしすぎるとコストが上がります。そのため、優先順位を整理し、必要最低限の要件を定めることが大切です。
■サービス選定
要件が固まったら、自社に適したクラウドPBXサービスを選定します。
自社の規模や利用人数に合っているか、必要な機能が標準搭載かオプションか、料金体系は適切か、音声品質やサポート体制は十分かといった点を確認しましょう。
ベンダー側で無料トライアルが用意されていればぜひ活用しましょう。実際にサービスを使いながら通話品質や操作性を検証してから判断できるのでおすすめです。
■切り替え実施・運用定着のためのルール作り
サービス決定後は、回線切り替え日程を調整し、端末設定や内線構成を整えます。番号ポータビリティを利用する場合は、事前に可否を確認しておきましょう。
切り替え後は、着信対応ルールや転送ルールを明確にし、社内へ周知します。電話は業務インフラであるため、操作マニュアルの整備や簡単な説明を行い、運用を定着させることが重要です。
クラウドPBXへの移行は、この流れで進めることで無理なく実行できます。準備を丁寧に行うことが、成功のポイントです。
移行で失敗しないために注意すべきポイント
クラウドPBXは便利なサービスですが、事前準備が不十分だと「思っていたのと違う」「現場で混乱が起きた」といったトラブルにつながる可能性があります。移行で失敗しないために、以下のポイントを押さえておきましょう。
■通信品質を事前に確認する
クラウドPBXはインターネット回線を利用するため、通信環境の影響を受けます。
音声の遅延や途切れが発生しないか、社内ネットワークの帯域は十分かを事前に確認することが重要です。可能であれば無料トライアルを活用し、内線・外線ともに実際の利用環境で検証しておきましょう。あわせて、社内のWi-Fi環境やルーター性能、インターネット回線の使用ルールなども見直しておくと安心です。
■利用ルールを事前に設定・周知する
クラウドPBXは柔軟に設定できる反面、ルールを決めておかないと着信対応が曖昧になりがちです。
誰が代表番号を受けるのか、転送のルールはどうするのか、営業時間外の対応はどうするのかなどを事前に整理し、社内へ周知しておきましょう。操作方法のマニュアルや簡単な説明会を実施することで、運用定着がスムーズになります。
■既存業務との兼ね合いを整理する
電話以外の業務との関係も確認が必要です。例えば、FAXを現在どのように利用しているかは重要なポイントです。クラウドPBX移行に伴ってクラウドFAXを活用するのか、従来のFAX回線を残すのかによって構成は変わります。
また、受付電話や内線呼び出しの運用が業務フローに組み込まれている場合は、変更による影響を事前に洗い出しておきましょう。
クラウドPBXへの移行は、技術面だけでなく「運用面の設計」も成功の鍵となります。通信環境の確認、社内ルールの整備、既存業務との調整を丁寧に行うことで、トラブルを防ぎながらスムーズに移行できるでしょう。
また、段階的に移行したい、あるいは一部機能を残したい場合は、既存PBXとの併用という選択肢もあります。併用の方法や注意点については、以下の記事で詳しく解説していますのでご覧ください。
クラウドPBXと既存PBXを併用するには？方法とメリット・デメリットを解説
クラウドPBXに移行するなら03plus
従来のビジネスフォンからクラウドPBXへ移行するなら03plusがおすすめです。
03plusは、全国の主要46局の市外局番付き電話番号を取得できます。番号ポータビリティにも対応していますので、条件さえ合えば既存の電話番号をそのまま使い続けることも可能です。取得または引き継いだ電話番号は、オフィスだけではなくスマホを用いて発着信できます。
他にも、03plusには業務効率化やコスト削減に役立つ機能が豊富に搭載されています。
- Web電話帳：
クラウド上にて電話帳を一元管理する機能です。連絡先の社内共有を容易に行えます。 - クラウドFAX：
クラウド上でFAXの送受信を行える機能です。外出先でもスマホで撮影した画像をそのままFAX形式で送信可能です。ペーパーレス化を実現できます。 - 通話録音：
自動で通話を録音する機能です。聞き逃し・聞き間違いの防止、対応品質向上、クレーム・訴訟リスクの回避などに役立ちます。 - IVR：
設定した音声にて自動応答を行う機能です。プッシュ番号で適切な担当者へ着信を振り分けることができます。 - 10分かけ放題：
1通話あたり10分までであれば無料通話できるオプションです。通話コスト削減に貢献します。
1IDあたりの初期費用は5,000円、基本料金は1,280円とリーズナブルなので、移行・運用コストも抑えられます。従来のビジネスフォンからクラウドPBXへの移行をお考えなら、ぜひ03plusをお選びください。
まとめ
今回は、従来のビジネスフォンからクラウドPBXへの移行について解説しました。
クラウドPBXは従来のビジネスフォンとは違い、インターネット回線を用いて通話を行います。導入がスムーズでスマホやパソコンなどさまざまな端末を利用でき、オフィスに縛られることなく会社代表番号を使った発着信を行えるのがメリットです。条件はあるものの、これまで使っていた固定電話番号もそのまま引き継ぐことができます。
業務効率化、コスト削減を実現するためにも、ぜひクラウドPBXへの乗り換えを検討してみてください。
