クラウドPBX導入の流れ＆導入前の注意点を徹底解説

インターネット回線を活用した通話サービスのクラウドPBX。「Private Branch eXchange」の略称で、内線電話の制御を行う交換機を指す用語です。従来は交換機を拠点となる箇所に設置し活用されていましたが、近年はこの交換機のシステムをクラウド上に置き、発着信など全ての機能がネット上で利用できるようになりました。

しかし、クラウドPBXを検討しているものの、まだあまり理解を深められていない方も多いでしょう。当記事では、クラウドPBXの概要から自社内に導入するまでの流れを解説します。後半では注意点も紹介するため、導入に見通しが持てるでしょう。

クラウドPBXとは

クラウドPBXは、クラウド（オンライン）上で社内の通話サービスを使えるツールやしくみを指します。通常、企業ではビジネスフォンを各部署や人に配置し円滑なコミュニケーションを図りますが、これまでは現物の構内交換機を本社や拠点に設置し、ビジネスフォンを利用する形が基本でした。

クラウドPBXなら、電話工事や交換機の設置が不要で、通話サービスを利用できます。

具体的な機能は下記のとおりです。

• スマホやPCから自社の代表電話番号を用いて発信できる
• 同一番号にあった着信に対して複数機で受電できる
• クラウドPBX同士で繋がれた電話機に対して内線電話が可能

できることは従来型PBXと代わりませんが、クラウド上で管理・操作ができるため利便性が格段に高くなっています。また、大がかりな機材を用意しないため新たなスペースを確保する必要がありません。

近年はテレワークの推進が進み、オンライン上でコミュニケーションを取る機会が増加しました。そのため、クラウドPBXをはじめとしたさまざまコミュニケーションツールが重宝され、導入する企業が増加しています。

実際に導入した企業からは「電話業務の属人化を解消できた」「固定電話を手放したことでストレスが軽減した」など前向きな声が多く聞かれます。

クラウドPBXはどのように構築されている？

クラウドPBXは従来のビジネスフォンと比較してどのように構築されているのでしょうか。以下で、ビジネスフォンやクラウドPBXの構築の仕組みについて簡潔に解説します。

ビジネスフォン構築の仕組み

従来のPBXはオフィス内に設置された主装置（PBX）から、電話機やFAXなどが電話回線によってつながって構築されています。そのため、主装置の購入費用や設置工事、配線工事などが必要です。

クラウドPBX構築の仕組み

クラウドPBXはクラウド状に主装置（PBX）が構築され、インターネット回線によりスマホ・携帯電話・PC・タブレット・SIP端末・ビジネスフォンなどとつながって構築されています。そのため、ビジネスフォンに必要な機器や主装置をオフィス内に設置する必要はありません。

クラウドPBXを導入するメリット

クラウドPBXを導入するメリットを4つご紹介します。

・通話料金の削減

クラウドPBXは、通常の電話回線に比べて通話料が安く抑えられるケースが多くあります。通常の回線は距離に応じて通話料が変動しますが、クラウドPBXは一律の通話料のため、遠方の相手ほどクラウドPBXの方が安くなります。

・内線が通話無料

クラウドPBXは、同じネットワーク内の電話機同士は内線扱いになり通話料がかかりません。そのため、従業員間でのやりとりのコスト削減が可能です。特に、自宅勤務の社員は、対面でのコミュニケーションが難しいため電話を用いて密にコミュニケーションとる企業が多いでしょう。その際に発生する通話料をゼロにし、業務効率アップとコスト削減が同時に行えます。

・導入にかかるコストが安い

クラウドPBXは導入時のコスト削減にも効果的です。従来型は電話工事や交換機の購入が必要でしたが、クラウド型にかかる費用は月額料金がメインで工事は不要です。したがって。初期に莫大な費用が発生することがありません。

・場所を選ばずに電話が利用できる

コロナウイルスの流行を機に、リモートワークの推奨をはじめとした新たな働き方が広がりました。クラウドPBXなら、インターネット回線さえあればどこにいても電話が利用できるため、このような柔軟な働き方にも対応できます。

クラウドPBX構築のために準備するもの

クラウドPBXは従来のビジネスフォンと違い、PBXの設置工事や配線工事などは不要です。しかし、導入するにあたっていくつか必要なものがあります。

クラウドPBX構築のために準備するものを以下で解説します。

ベンダーとの契約

クラウドPBXを構築するためには、まずベンダーとの契約が必要です。ベンダーごとに利用できる機能やサポート体制が異なりますので、しっかり吟味して選ぶことをおすすめします。以下のようなことを念頭に、ベンダー選びをしましょう。

・既存の電話番号をそのまま使える

・搭載・利用できる機能（オプションも含めて）

・初期費用や月額費用

・サポートやセキュリティ体制

・音声品質

音声の質については無料トライアルなどで実際に試してみることをおすすめします。事前に試せば音声品質はもちろん、アプリや各種機能の使用感も分かるためです。

他にも既存番号が利用できるかどうかは必ずチェックしましょう。電話番号が変更になると、それに伴うホームページや名刺の記載変更などに手間や費用がかかるためです。

また、クラウドPBXと契約する場合、法人では以下のような書類が必要です。

・履歴事項全部証明書（法務局にて取得）

・企業の代表の身分証明書

他にもベンダーによって別の書類が必要になる可能性もあります。必ず担当者に確認しましょう。

インターネット環境

クラウドPBXはクラウド上にPBXを設置し、インターネット回線で各端末とつながって電話環境を構築します。そのため、自社内にはインターネット環境が必須です。

すでに光回線などが引かれているのであれば、そのまますぐにクラウドPBXを導入できます。携帯通信も利用できるため、クラウドPBXの端末としてスマホを利用するのであれば、ベンダー提供のアプリをインストールすれば利用可能です。

スマホはあるが、自社にもインターネット回線を引くということであれば、プロバイダとの契約が必要です。その際、プロバイダ契約の初期費用が必要となります。

端末

クラウドPBXを利用する場合は、アプリをインストールするためのインターネットへ接続可能な端末が必要です。ただしこれは、新規に購入する必要はありません。

例えば、すでに自社でスマホやPCを支給しているのであれば、それをそのまま利用できます。また、クラウドPBXはBYOD（個人のデバイスを業務利用する）に対応できるため、社員が持っている個人用のスマホ・PCでも利用できます。

BYODの良いところは、企業にとって端末購入費用がかからないことです。社員にとってのメリットは、スマホを2台持ちする必要がなくなり身軽になることや、使い慣れた自分の端末をそのまま活用できることです。いつも使っているスマホであれば操作にも慣れていますので、業務効率を高めることにもつながることでしょう。

アプリ

クラウドPBXを利用するには、端末へのアプリのインストールが必要です。アプリのインストールは特に難しいことはありません。ベンダーにもよりますが、AppleやGoogleのストアで検索すれば表示されるため、それをインストールすればOKです。導入マニュアルなども用意されているほか、担当者のサポートもありますので、分からない点などがあれば確認してみましょう。

このように、クラウドPBXはPBX装置の設置や配線工事などが不要です。アプリをインストールするだけなので、時間や費用をかけずに簡単に電話環境を構築できます。

VoIPゲートウェイ

従来のアナログ回線のPBXからクラウドPBXへ乗り換える際、電話番号を移転したいというケースもあるでしょう。その場合、VoIPゲートウェイの設置が必要となる場合があります。

VoIPゲートウェイとは、既存のアナログ電話網とIP電話網をつなぐ機器です。設置することで既存のPBXとクラウドPBXを併用でき、電話番号もそのまま利用できます。ただし、VoIPゲートウェイの設置には10万円前後の費用がかかることに注意しましょう。

ただし、ベンダーによっては番号ポータビリティに対応しているケースもあります。番号ポータビリティは条件によってできない場合もあります。しかし、条件が満たせれば必要な手続きを行うことで、クラウドPBX移転後も既存の電話番号を使い続けられます。VoIPゲートウェイ設置費用を抑えられますので、担当者に番号ポータビリティに対応しているか確認しておきましょう。

クラウドPBXの導入の流れ

これまでアナログ回線を使用していて、初めてクラウドPBXを導入する場合、導入の流れはイメージしにくいものです。以下でクラウドPBXによる電話環境構築の流れをタイプ別に解説しますので、自社の状況に合ったケースをご確認ください。

既存のPBXから移行する場合

すでにオンプレミス型（自社内に機器を設置するタイプ）で電話環境を構築している場合は、VoIPゲートウェイを設置し、電話番号をそのまま利用して電話環境を構築可能です。

まず、既存のPBX装置を取り外し、クラウドPBXと接続するためのVoIPゲートウェイを取り付けます。取り付け後は、スマホにアプリをインストールして、ベンダー側から発行されるID情報を登録します。これで、クラウドPBX環境の構築が完了です。

取り外した既存のPBX装置は不要ですので、処分またはリース会社への返却を行いましょう。購入品でも状態が良いものであれば買い取ってもらえるケースがあります。業者に下取りを依頼してみましょう。

新規でクラウドPBX環境を構築する場合

既存のPBX環境がなく、新規にクラウドPBXによる電話環境を構築するのであれば、上記のような作業は不要です。

ただし、市外局番付きの電話番号を希望する場合は、通信キャリアで電話番号契約を行い、VoIPゲートウェイを取り付けるケースもあります。クラウドPBXベンダー側で市外局番付き電話番号を発行できるのであれば、それも必要ありません。また、「050型」の電話番号であれば、電話回線の引き込みは不要です。

このように、既存と新規でのクラウドPBX環境構築の流れには若干の違いがあります。とはいえ、ベンダー側がサポートをしますので、不安を感じる必要はありません。

導入するクラウドPBXサービスを選ぶときのポイント

クラウドPBXは工事不要で簡単に導入できますが、事前に注意しておきたいポイントもあります。導入前に必要な機能やランニングコスト、外部ツールとの連携など、自社にとってメリットの大きいクラウドPBXを選定できるよう、以下の点を把握しておきましょう。

利用したい機能が備わっているか

第一に、自社が求める機能が備わっているかを確認しましょう。どれだけ高性能なツールであっても、自社に不要な機能が多かったり、使いこなせない機能数だったりするとコストばかりかさみます。

そのため、導入前に社内で必要な機能を確認してからツール選択を行いましょう。

番号ポータビリティが使えるか

固定電話の番号ポータビリティ（LNP）は、同じ電話番号を別の会社に移行できる制度を指します。番号ポータビリティが使えない場合は、各方面に電話番号の変更を伝えなければいけないため、手間がかかります。

クラウドPBXへの移行後も番号をそのまま使うためには、LNPに対応したクラウドPBXサービスを選びましょう。

コストパフォーマンス

クラウドPBXは長期間利用します。そのため、導入費用やランニングコストを加味した上での選択が必須です。

事業拠点の多い企業や、電話の転送を使っている企業などは、クラウドPBXの方が通話コストを抑えられる可能性が高いでしょう。内線通話の利用頻度や、固定電話＋転送電話の金額とクラウドPBXの金額差などを加味したうえで、クラウドPBXを導入するかどうか検討しましょう。

一方、社員が少ない企業や外出が少ない企業、主な連絡手段がメールやチャットの企業の場合は、クラウドPBXへの変更によるコストメリットが小さい可能性があります。現在の固定電話のままの費用とクラウドPBXの費用を比較して、コストパフォーマンスが上がるかどうかを確認しておきましょう。

各種ツールとの連携ができるか

クラウドPBXは、CRM（顧客管理システム）やSFA（営業支援システム）との連携がおすすめです。CRMとは、顧客の氏名や所属企業、部署、役職、商品などの情報を一括で管理するシステムです。SFAには、顧客管理に加え営業活動のプロセスや進捗状況を可視化する役割があります。これらのシステムとクラウドPBXを連携させることで、受電した番号と顧客情報の照合が可能となり、顧客とのコミュニケーションが円滑になります。

これまで顧客情報をエクセルや紙媒体で管理していた企業の場合は、電話の内容とやりとりの履歴を照合するのに時間がかかってしまっていました。CRMやWeb電話帳などと連携ができれば、取引先の電話番号と自社の社員情報も一括管理できるため、電話の取次がスムーズに行えるでしょう。

スピーディーなやりとりが求められる昨今はクラウドPBXをはじめとした、さまざまな営業ツールの導入が求められます。クラウドPBXを導入する際は各種ツールとの連携が可能かを視野に入れておきましょう。

通話品質は安定しているか

クラウドPBXの通信品質は、ネットの品質に左右されやすい特徴があります。

従来の固定電話とPBXの組み合わせは、物理的に装置を設置して通信を行うため通話品質は安定しています。一方で、クラウドPBXはインターネット通信を利用するため、オフィスや外出先の通信が不安定な状態では、若干のタイムラグや音質の低下が発生する可能性もあります。

近年はクラウド型サービス全般において、日進月歩でサービスの向上を目指しています。実際に・クラウドPBXも改善を繰り返し、いまでは問題なく利用できる品質になっており固定電話とも大差がない状態です。

しかし、選択する業者によってはいまだに音質が低い場合もあります。導入時は必ず無料トライアルを活用して問題なく使える品質かを確認しましょう。

手軽に導入できるおすすめクラウドPBXサービス

今後ますます広がりを見せるであろうクラウドPBX。初めてクラウドPBXを導入する企業やどのようなサービスを利用すればよいか迷っている企業に向けて、おすすめのクラウドPBXサービスを3つ紹介します。各サービスの特徴を把握し、自社に適したものを選択しましょう。

03plus

アプリを導入することで、スマホに手軽に固定電話番号を入れられるのが、クラウドPBXサービスの「03plus エンタープライズ」です。

東京03や大阪06などの主要市外局番の取得が可能で、かつ現在持っている電話番号を「番号ポータビリティ」で引き継ぐこともできます（諸条件あり）。

ひとつの固定電話番号を複数人で共有することができ、パーク保留など取り次ぎに必要な機能も備わっているため、外出やテレワークの多い企業でも固定電話と同じような使い心地で会社の電話番号が使えます。

顧客の連絡先をクラウド管理できる「WEB電話帳」や、「インターネットFAX」などオプションも充実。さらにクラウドPBXでは珍しい、1通話10分まで無料の「10分かけ放題」も人気です。

主な機能は下記のとおりです。

• パーク保留
• 社内グループ間での外線無料
• 10分かけ放題
• WEB電話帳
• 時間外アナウンス・留守電
• クラウドFAX
• 03（東京23区局番）番号を全国で取得可能
• 0120/0800着信課金番号
• 通話録画
• 受付アプリ

03plus エンタープライズについて詳しくはこちら

MOT/TEL

20内線までは月額3,980円と、業界の中でも費用が安いMOT/TEL（モッテル）。初めての導入でコストをおさえたい企業におすすめです。

他のサービスは1人あたりや1IDあたりで価格を出しているため、一見MOT/TELは高く見えますが20台まで同じ料金で使えるためコストパフォーマンスがよいと言えます。

購入実績は27,000社以上を誇り、官公庁や上場企業に活用されているサービスのため安心して利用できるでしょう。

主な機能は下記のとおりです。

• スマホの内線化
• PC電話
• インターネットFAX
• チャット機能
• 電話帳
• 顧客情報の表示（CTI）
• WEB設定変更・管理機能
• 複数店舗・複数拠点の接続
• 各種CRMツールとの連携（kintoneや楽テル等）

トビラフォンCloud

ブランドユーザー数が1,500万人以上の実績を持つトビラフォンCloud。スマホで外線や内線など、ビジネスフォンの必要な機能を使えるためさまざまな番号をまとめて管理できたり多人数で共有しやすくなる特徴があります。リモートワークの普及でオフィスに不在の時間が増え、固定電話の扱いに悩んでいる企業におすすめのサービスです。

主な機能は下記のとおりです。

• アプリ導入で電話番号を使い分けられる
• 迷惑電話のフィルタリング
• 発信元の特定可能
• 留守番電話
• 通話録音
• スケジュール機能
• IVR(自動音声応答システム)
• 各種ツールとの連携（HubSpotやSlack等）

まとめ

クラウド型ツールの普及が進む近年は、PBXにおいてもクラウド型を採用する企業が増えています。機器を置かずに便利なシステムを活用できるだけでなく、直感的に操作できる点やランニングコストをおさえられる点も魅力でしょう。

また、オフィスにいなくともさまざまな電話に対応でき、転送が容易な点もスピード感が求められる近年のビジネスに適しています。最初は導入に抵抗を感じるクラウドPBXですが、今回紹介したポイントをおさえると業務効率化に効果的です。ぜひ社内での導入を検討しましょう。