中小企業や大企業では従来のビジネスフォンからクラウドPBXへ移行するケースが増えてきました。これは、コスト面や業務効率の面でクラウドPBXに移行した方がメリットがあると考えられているためです。
では、個人事業主や小規模企業の場合はどうでしょうか。実は、大企業以上にメリットを享受しやすく、すでに利用している・導入を検討している小規模企業はたくさんいます。
今回はクラウドPBXが小規模企業に向いている理由やメリット、選び方について解説します。
目次
クラウドPBXとは？
クラウドPBXとはインターネット回線を利用しビジネスフォンの機能を利用できるサービスです。
機能を利用するための主装置はクラウド上に設置されるため、機器の購入や物理的な設置は必要ありません。ビジネスフォン端末とつなぐ配線工事も必要ないため、費用や工数を大幅に減らすことが可能です。
また、インターネット回線を利用しているためオフィスの外にいるスタッフともアプリをインストールしたスマホによって内線通話を行えます。外出中でも取引先との通話も会社の代表電話番号を使ってスマホにて行えるため、スムーズにコミュニケーションを図れるのはクラウドPBXの特徴です。
さらに、クラウドならではの機能も豊富にあります。連絡先を一元管理できるWeb電話帳やデータの送受信および閲覧をサーバー上で行えるクラウドFAXは業務効率を高める便利な機能です。
小規模の企業にクラウドPBXがおすすめの理由
クラウドPBXは大企業だけでなく、小規模企業にこそ向いているサービスです。その理由はなぜなのか、以下で詳しく解説していきます。
初期費用が安い
クラウドPBXは従来のビジネスフォンと比較すると初期費用を大幅に削減することが可能です。
たとえば、ビジネスフォンの場合、主装置を購入しなければなりませんが、この代金は1台20万円以上とかなり高額です。主装置とビジネスフォン端末をつなぐ配線工事も20万円程度します。さらに、ビジネスフォンは主装置に対応した端末を購入しなければなりません。これは1台3万円以上するものであり、10台設置するならば30万円かかります。
このようにビジネスフォンではトータルで80万円以上かかってしまい、費用面でのハードルはかなり高いものとなっていました。
しかしクラウドPBXはサービスによって異なるものの、ビジネスフォンと比べておよそ70～95％もの初期費用をカットすることができます。小規模企業にとって、このリーズナブルさは大きなメリットとなるはずです。
通話料が安い
クラウドPBXは従来のビジネスフォンよりも通話料を安く抑えやすいです。
従来のビジネスフォンで使用されているアナログ回線は距離によって料金が変動します。そのため、遠距離通話料金が高くついてしまいます。また、内線通話はオフィス内でしか利用できないため、外出している社員や遠方の拠点への通話は外線を利用することになり、さらに通話コストが高くつきます。
一方、クラウドPBXであれば、インターネット回線を使用するため通話料は全国一律料金です。そのため、遠距離通話が多いケースであれば通話料を大幅に削減できます。また、外出中の社員や離れた拠点との通話を内線で行えるため、社内コミュニケーションを活性化しつつ、通話コストを抑えることが可能です。
このような理由から、クラウドPBXは従来のビジネスフォンよりも通話料を安く抑えられます。
転送が不要になりコスト削減
小規模企業の場合、スタッフ全員が営業などで出払ってしまうことも珍しくありません。その際、取引先からの電話を逃さないためにビジネスフォンの転送機能設定をするのが一般的でした。
ただ、転送にかかる通話料は転送を使えば使うほどかさみます。
転送を利用すると、転送元から転送先へと電話をかけているのと同じ状態になるため、常に通話料の負担がかかってしまいます。固定電話から携帯電話への転送を行った場合、3分間で50円前後の通話料となります。
これが毎回の電話に対してかかってしまいますし、電話の内容が営業電話やいたずら電話だった場合にも通話料は掛かります。
小規模企業の場合、このような転送によるコストは重い負担となってしまうのです。
一方、クラウドPBXならば、固定電話番号宛ての着信はアプリをインストールした全てのスマホやPCなどで受け取ることができます。いつでもどこでも会社宛の電話を受けることができるため、転送のためにその都度通話料がかかることはありません。負担のかかる転送を利用することなく、転送よりも便利な環境を作ることができるのです。
市外局番付きの電話番号を取得できる
利用するクラウドPBXサービスにもよりますが、一部のサービスでは市外局番付きの電話番号を取得することができます。
市外局番付きの電話番号は、050から始まる番号や携帯電話番号に比べると信頼度の高い電話番号と思われやすく、ビジネス利用に適しています。
一般的な固定電話の場合、市外局番付きの電話番号を取得するには「電話加入権」を購入しなければなりませんが、その費用は税別で36,000円と、小規模の企業にとっては安くない出費となってしまいます。
一方、クラウドPBXで市外局番付きの電話番号を取得する場合、電話加入権の購入は必要ないため、コストの削減につながります。
ちなみに、すでに固定電話を契約しており、市外局番付きの電話番号を持っている場合は、「番号ポータビリティ」を利用することで、既存の電話番号をクラウドPBX導入後も使い続けることができます。
ただし、番号ポータビリティは全てのクラウドPBXサービスが対応しているわけではありません。また、移行できる電話番号にはいくつか条件があるため、自社の電話番号が条件を満たしているか、あらかじめ確認しておく必要があります。
外出先でも会社の電話番号で発信できる
クラウドPBXはいつでもどこでもスマホから会社の電話番号で発信することができます。
従来のビジネスフォンで転送設定をしていた場合、商談中であれば転送電話がかかってきたとしても出ることはできません。その後、折り返しをするとき、会社の代表番号ではなく手元のスマートフォンの電話番号から発信することになります。これでは、電話番号を見たときに相手に「誰の番号だろうか」と不審に思われてしまい、受けてもらえない可能性すらあります。
しかし、クラウドPBXならばスマホでも会社の電話番号を使って発信することが可能です。先方もどこからかかってきたかすぐに理解できるため受けてもらえる確率も高まります。
小規模企業にとって、取引先と確実にスピーディーに連絡できることは重宝されるべきメリットと言えるでしょう。
コワーキングスペースなどでも利用しやすい
小規模企業や個人事業主の場合、オフィスではなくコワーキングスペースで作業をすることもあるでしょう。
コワーキングスペースはノートパソコンを使って作業する方が多くいるため、Wi-Fi環境が整っています。そのためインターネット回線を使用するクラウドPBXならば電話を利用できるのです。
また、ノートPCにアプリをインストールしている場合は、作業をしつつ電話対応できます。必要な情報をパソコンで探しながら顧客とスムーズに会話できるので便利です。
契約数の増減が手軽にできる
クラウドPBXはスタッフの増減に合わせてスムーズに契約数も最適化することができます。
従来のビジネスフォンでは事前に端末を使う人数を決めてそれに合わせて主装置や端末を購入する必要がありました。スタッフが増減する場合は改めて工事が必要になりますし、場合によっては主装置の変更もしなければならずコストや手間がかなりかかります。
しかしクラウドPBXならばスタッフの増減に合わせて簡単に契約数を調整することができます。サービス提供会社に連絡を入れれば長くても数日程度で対応してもらえます。もちろん工事の手間はかかりませんし、主装置や端末の購入も必要ありません。
条件次第では移転しても同じ番号が使える
もしオフィスが移転することになった場合、従来の固定電話では、同じ収容局内での移転であれば電話番号が変わらずに済みます。
この「収容局」というのは、同じ市外局番のエリア内でもかなり細かく区切られています。一般的に、市区町村をまたいだ移転の場合は収容局が変わることがほとんどですし、地域によっては同一市区町村内でもエリアによって収容局が変わることがあります。
そのため固定電話の場合は移転によって電話番号が変わりやすいと言えます。
ちなみに、当然ながら別の市外局番に属するエリアへ移転する場合も、電話番号は変わってしまいます。
では、クラウドPBXで取得した市外局番付きの電話番号の場合はどうでしょうか。
まず、固定電話同様、残念ながら別の市外局番に属するエリアへ移転する場合は、電話番号が変わってしまいます。
一方クラウドPBXなら、同一市外局番のエリア内での移転であれば同じ電話番号を利用し続けることができます。これは、クラウドPBXの場合はNTTの収容局ではなくクラウド上で電話番号が管理されているためです。
そのため例えば、東京23区内から東京23区内への移転であれば、区が変わったとしても03市外局番のエリア内になるため、電話番号は変わりません。
小規模な企業は、会社の成長に応じて必要となるオフィスの規模が変わることも多いと思われます。クラウドPBXを利用することで、移転によって電話番号が変わる可能性を抑えることができるため、番号変更に伴うさまざまな手間を減らすことができます。
新しい電話機の購入が不要
クラウドPBXはスマホやパソコンを電話端末として使用することができます。
従来のビジネスフォンの場合、主装置に対応しているビジネスフォン端末を購入しなければなりませんでした。しかもスタッフが増えればそれに合わせて端末を追加購入する必要があり、コストがそのたびにかかっていました。
しかしクラウドPBXは社用スマホやすでに業務利用しているパソコンを端末として使用することができます。新たに電話機を購入する必要がないため、機器購入コストを削減することが可能です。
契約してからすぐに利用可能
クラウドPBXは契約から導入、利用までがスピーディーです。
従来のビジネスフォンはNTTの電話工事、配線工事の依頼などが必要です。申し込んで契約してから実際に利用できるまでは1～2ヶ月ほどかかり、完了するまでビジネスフォンを使えません。
クラウドPBXは工事不要で導入できるため、契約から利用開始まで数日程度しかかかりません。小規模企業はもちろん、スタートアップ企業で利用する場合にこのスピーディーさは重宝することでしょう。
個人事業主でもクラウドPBXを契約できる？
クラウドPBXは必要最低限のスモールスタートができるため、小規模企業にとっては便利なサービスです。サービスによっては個人事業主の場合もクラウドPBXを契約することができ、多数のメリットを享受することができます。ただし、契約には注意点もあるため、以下の点について覚えておきましょう。
契約の可否はメーカー次第
クラウドPBXは提供している会社が数多くあり、それぞれで規定も異なります。そのためクラウドPBXサービスによっては企業のみに対応していて個人事業主が契約できない場合もあります。
実際に個人事業主でも契約できるかどうかは提供会社のホームページへ問い合わせるか担当者に連絡をするのが確実です。また、どのような書類が必要となるのかもサービスごとに異なりますので、そちらも確認しておきましょう。
最低契約台数をチェックしておこう
クラウドPBXは、サービスによっては「最低契約台数」が設定されている場合もあります。
たとえばコールセンター向けのクラウドPBXであれば、最低でも数十台からとなるのは珍しくありません。個人事業主で1人しか利用しないのにそのようなサービスを契約してしまうと、コストが無駄になってしまうので気をつけましょう。
クラウドPBXは個人向け・小規模向け、中小企業から大企業向けとさまざまなサービスがあります。候補に挙がったクラウドPBXがどのようなユーザーに向けたものなのかを確認しましょう。また、担当者に確認すれば確実なのでおすすめです。
ちなみに「03plus」は、個人事業主はもちろん中小企業から大企業まで幅広く対応しています。スモールスタートしたい方はぜひご検討ください。
小規模企業向けのクラウドPBXの選び方
小規模企業の場合、クラウドPBXはどのように選べばいいのか、そのポイントを解説します。
各種料金
小規模企業であればかけられるコストはそれほど多くありません。できれば費用を抑えて導入・運用することが望ましいでしょう。
費用面でチェックすべきなのは初期費用と月額費用です。まずはこれが基本となりますので忘れずにご確認ください。また、1契約辺りいくらになるのかを算出すれば、よりお得なサービスを探すことができます。特にスタッフの変動がたびたびあるような業種であれば、単価を割り出すことは重要です。
業務上必要となりそうな機能は基本料金で利用できるのか、オプションで別途費用がかかる場合はいくらになるのかも確認しておきましょう。
企業規模が拡大した場合のプラン変更可否
規模の拡大に応じて、柔軟にプランが変更できるベンダーを選びましょう。
クラウドPBXサービスを提供しているベンダーはそれぞれ特徴があります。ベンダーによっては、小規模向けプランはあるものの、企業規模が大きくなると対応できない場合があります。また、小規模だとお得に思えたサービスも、規模が大きくなると他のサービスを見たときに費用対効果が低かったり、より高い機能性が必要になることもあるでしょう。そうした場合、企業規模の拡大に伴って別のクラウドPBXに乗り換えなければなりません。
クラウドPBXは乗り換えの場合も導入の手間は少ないですが、新たにアプリの使い方を覚えたりベンダーを吟味しなおさなければならなかったりする手間がかかります。また、事業者変更による電話番号変更の恐れもあるため注意が必要です。
小規模企業がクラウドPBXを選ぶ場合は、規模拡大に合わせてプランも拡大できる対応力のあるベンダーを選ぶようにしましょう。
通話品質
企業規模の大小に限らず、クラウドPBXサービスを選ぶ際には通話品質にしっかりこだわりましょう。
クラウドPBXは通話サービスである以上、そのメイン機能である通話の品質はとても重要です。企業にとって、電話対応において聞き間違い・聞き逃しはあってはならないことです。もしそのようなことが発生すれば、後になって「言った・言わない」の水掛け論になってしまう可能性があります。万一それが重大な案件に関わることであれば、顧客から信用されなくなるかもしれません。通話品質が低いと、音声の途切れやノイズによって、聞き間違い・聞き逃しを発生させやすくなるので注意しなければなりません。
通話品質をチェックする際には、評判や口コミをチェックするだけでなく、無料トライアルなどを活用して実際に自社で試すのがおすすめです。他の環境では問題がなくても、自社のインターネット環境では品質が悪くなってしまうケースもあります。そのため、導入前にお試しすることをおすすめします。
取得できる電話番号の種類
クラウドPBXはサービスごとに取得できる電話番号に違いがあります。簡単に説明すると「東京03」などの市外局番が利用できるか、「050」になるかの違いです。
「050」番号は高齢者を中心に信頼されにくいものとされています。というのも、地域番号がないためどこからの発信なのかわかりにくいためです。また、取得しやすいことからこれまで営業電話などによく利用されてきたため、悪いイメージがついてしまっています。
逆に「東京03」や「大阪06」といった市外局番つき電話番号は信頼を得やすい番号です。どこからの発信なのかわかりますし、市外局番は高齢者の方も馴染みがあるため安心感があるためです。
企業ごとにさまざまな事情や考え方はあると思いますが、一般的には市外局番を取得できるクラウドPBXの方がビジネス上は有利と言えますのでおすすめです。
機能
クラウドPBXを導入する際には機能性もしっかりと確認しましょう。せっかく導入しても、自社に必要な機能が利用できなければ意味がないためです。
まずは、自社でどのような課題を抱えているのかを洗い出します。そして、その課題を解決するためにはどんな機能があれば良いのかリスト化してみましょう。その上でクラウドPBXの各ベンダーを比較すれば、自社に必要な機能を持つところが明らかになります。
たとえば、会社にかかってくる電話が多く、一次対応が社員の負担になり業務が停滞しているのであれば、IVR（自動音声応答）などの機能を利用できるクラウドPBXを選びましょう。顧客が音声案内に従ってプッシュ操作することで、適切な部署につながります。一次対応をクラウドPBXの機能に任せられるため、社員の負担が大幅に減ります。また、適切な部署へスムーズにつながるため、顧客満足度向上にもつながることでしょう。
システム連携の可否
自社で使っているシステムと連携できるかどうかもチェックしておきましょう。
企業ごとに使っているシステムには違いがあります。たとえば、チャットツールひとつをとっても、スラックやチャットワークを始め、企業ごとにさまざまなツールを使っているのではないでしょうか。そうしたすでに企業で使っているツールとクラウドPBXが連携できれば、電話業務を始め幅広い業務がより効率化されます。
まずは自社でどんなツールを使っているのか洗い出しましょう。その上で、候補に挙がっているクラウドPBXサービスでは、そのツールに対応しているのかチェックしていきます。ホームページに記載がない場合でも、連携可能であるケースもありますので、必ず担当者に確認することをおすすめします。
アプリの使いやすさ
クラウドPBXはアプリの使いやすさも重要なポイントです。誰でも簡単にすぐに利用できるものでないと業務をスムーズに進められないためです。
もしスタッフ内にITツールにあまり詳しくない方がいた場合、操作が複雑なアプリでは、なかなか使いこなせずに業務に支障をきたしてしまう可能性もあります。
クラウドPBXを選ぶ場合は誰でも簡単に使いやすいアプリであることを選びましょう。
セキュリティ体制
クラウドPBXのセキュリティ体制も重要なチェックポイントです。
クラウドPBXの利用で懸念されるリスクには、ログイン情報の漏洩や電話帳データの流出、不正アクセスや端末のマルウェア感染があります。この中でクラウドPBXサービスのセキュリティ体制が問われるのは、電話帳データの流出と不正アクセスです。
クラウドPBXはクラウド上に電話帳を始め多くのデータを保存していることから、ベンダーは常にセキュリティ対策を実施し、大切なデータを脅威から守っています。また、スマホやPCのOSが更新されるたびにアップデートを行い、新たな脅威からブロックしています。そのため、ほとんどのベンダーはセキュリティ対策が万全といえます。しかし、一部の安価なサービスでは、セキュリティ体制が不十分と思われるようなところもあるようです。
実際に担当者と話してみて、どんなセキュリティ対策をとっているのか確認しましょう。
サポート体制
クラウドPBXを選ぶ際に必ずチェックしておきたいこと、それはサポート体制です。クラウドPBXは長く使うことになりますので、サポートが充実しているところでなければいけません。
ほとんどのベンダーでは、マニュアルの提供や研修などの導入サポートを手厚く行ってくれます。もし導入サポートが杜撰であるようなら、その時点で選ぶべきではありません。
また、導入時はサポートが手厚かったのに、運用段階に入ったら対応が遅れがちになるケースもあります。業務内容の変化や企業規模の拡大などに伴って柔軟に対応・提案してくれるような、フットワークの軽い担当者がいるところを選びましょう。
さらに、災害や停電・通信障害といったことも想定して、24時間365日体制で電話・メール・チャットなどでサポート体制があるかも確認しておきましょう。いざというときに頼りになるかどうかは、とても重要なポイントです。
小規模企業におすすめのクラウドPBXサービス3選
数あるクラウドPBXの中でも小規模企業での利用に向いているサービスを3つご紹介します。
03plus
03plusは「東京03」「大阪06」など全国主要46局の市外局番を取得できるクラウドPBXサービスです。市外局番つき固定電話番号をスマホで持ち歩くことができるため、取引先などからの電話もスムーズに逃さず受けられます。最短で1営業日で利用開始でき、手間やコストをかけずに導入することができるため小規模企業にもおすすめです。
またコストを下げたい小規模企業はぜひ「10分かけ放題」サービスを検討してみてください。月額1,000円で1通話10分までが何回でも無料となるオプションサービスです。1日に何度も顧客との連絡を取るようであればかなりの通話コストダウンが見込めます。
他にもクラウドFAXは大阪市も導入している機能です。サーバー上でデータの送受信が可能であり、FAX機器がなくてもFAX業務を行うことができます。ペーパーレス化とコスト削減、業務効率アップなどを図れるため、小規模企業にもおすすめです。
1IDから契約可能で初期費用5,000円、月額料金,1280円となります。
トビラフォンCloud
トビラフォンCloudは愛知県のトビラシステムズのクラウドPBXです。
最低契約台数や契約期間がなく2名利用のセット料金で初期費用33,000円、月額3,300円で利用することができます。比較的リーズナブルであるため、小規模企業であれば利用価値は高いと言えるでしょう。また、運用データはWebで管理されるため、通話業務の見直しを図りやすい点もメリットとなります。
UNIVOICE
UNIVOICEは愛知県のトラムシステムが提供するクラウドPBXです。市外局番やナビダイヤル、フリーダイヤルに対応しているため幅広い回線を利用できるのが魅力です。累計出荷数約60万を誇る「Avaya Office」をベースに開発されたシステムで、なおかつ使用するサーバーはAWS（Amazon Web Service）です。そのため安定性が高く信頼感があります。
また、料金は利用ユーザー数に応じて変動し、年間払いならば割引もされるためコスト面でも小規模企業にメリットがあります。
まとめ
クラウドPBXは大企業だけでなく、小規模企業にも向いているコミュニケーションツールです。
ご紹介したように導入コストが低く手間もあまりかからず、通話の幅が広くてビジネス上で利便性の高いツール・機能を利用できるのがメリットです。特にコストダウンや業務効率化向上といった利点は小規模企業ほど嬉しいポイントと言えるのではないでしょうか。
また、契約数も気軽に増減できるのも特徴です。はじめは最低限の契約・機能のみでスモールスタートし、企業の成長に合わせて契約や使用する機能も増やしていくという使い方ができるのもクラウドPBXの魅力と言えるでしょう。
これから起業・開店する方、ビジネスフォンからの移行を検討している小規模企業はぜひクラウドPBXの導入をご検討ください。
