留守電機能は、オフィスに社員が不在でも顧客に音声で案内したり録音メッセージを受け取れたりできるため、多くの企業で導入されています。従来のビジネスフォンでも利用できる機能ですが、クラウドPBXを導入すれば留守電機能をさらに効率良く活用できるようになります。
今回は、留守電機能と相性の良いクラウドPBXの機能、留守電機能のあるクラウドPBXを選ぶポイントを解説します。
目次
クラウドPBXとは
クラウドPBXとは、インターネット回線を用いる電話回線サービスです。クラウド上に設置されたPBX（電話交換機）とスマホやPCなどの端末がインターネット回線によってつながっているため、いつでもどこでもビジネスフォン機能を利用できます。
従来のビジネスフォンと違って導入のための工事は不要で、申込みから短期間でサービスを利用できます。端末もすでに持っているスマホやPCを流用できるため手間がかかりません。
インターネット回線を利用するため、外出先でもスマホを使って会社代表番号によって発着信できます。出張中や自宅でのリモートワーク中でも、オフィスにいるのと同じように電話業務ができます。そのため、従来のビジネスフォンからクラウドPBXに乗り換える企業が増えています。
留守電機能とは
留守電機能とは、外出中や休日など電話対応できないタイミングにかかってきた着信に対し、自動の音声ガイダンスによって案内したり、発信者からのメッセージを預かったりできる機能のことです。固定電話やビジネスフォン、携帯電話などさまざまな通話サービスで留守電機能を利用できます。
ビジネスで留守番電話機能を活用すると、さまざまなメリットがあります。例えば、外出中や休日に顧客から電話がかかってきた場合も、留守番電話機能があればメッセージを残してもらえます。録音された要件を確認してかけ直せるため、機会損失の削減につながります。顧客側も、ただ電話がつながらない状態よりも、メッセージを残せる方が安心できます。そのため、留守番電話機能は顧客満足度向上や企業の信頼アップにもつながる可能性があります。
留守電機能と組み合わせたい便利な機能
留守電機能はそれ単体でもとても便利でビジネス上でメリットのある機能です。さらに、クラウドPBXで利用できる相性の良い機能と組み合わせることで、より便利に留守電機能を活用できるようになります。
時間外アナウンス
クラウドPBXで使える時間外アナウンスを組み合わせると、顧客満足度向上につなげられます。
時間外アナウンスとは、休日や営業時間外にかかってきた着信に対して、その旨を自動音声ガイダンスにて伝える機能のことです。例えば、「お電話ありがとうございます。こちらは◯◯株式会社です。ただいまのお時間は営業時間外となっております。営業時間は、午前◯時から午後◯時までとなっております」といったアナウンスを流します。アナウンス内容は設定によって変更でき、アナウンスの後に要件の録音を促すことも可能です。
時間外アナウンスを設定しておけば、時間外にかけてきた顧客に対して営業時間外であることや電話がつながる営業時間を伝えられます。そのため、顧客はいつかけ直せば良いのかが正確に分かるため、顧客満足度向上につながりやすいわけです。
音声ガイダンス
クラウドPBXで使える音声ガイダンスを活用すれば、自動音声ガイダンスでは難しい対応も実現できます。
音声ガイダンスとは、自社社員の声でメッセージを録音した案内を流せるサービスのことです。決められた時間内にて自由に録音できるため、自動音声ガイダンスよりも柔軟かつ独自性のある対応ができます。
例えば、夏季休暇や新装開店など長期の休暇となった場合、このようなガイダンスを流せます。「お電話ありがとうございます。こちらは◯◯株式会社です。現在、新装開店に向けた工事のため、10月1日から10月10日まで臨時休業させていただいております。再開予定は10月11日です。大変申し訳ございませんが、改めておかけ直しくださいますよう、お願い申し上げます」
このように、音声ガイダンスならば自動音声のテンプレートでは難しい対応も簡単に行えます。業種や企業のイメージに合わせて独自性のあるメッセージにすることもできるため、柔軟性の高い機能といえるでしょう。
スケジュール設定
クラウドPBXで使えるスケジュール設定をしておけば、電話業務を行う時間帯をコントロールできます。
スケジュール設定とは、留守番電話機能の開始・終了のスケジュールを事前に設定しておく機能のことです。例えば、土日は休業日なので全日留守番電話設定をオンにする、社員が全員外出してしまうので、◯日の◯時から◯時までは留守番電話にしておくといったことができます。
クラウドPBXの場合であれば、クラウド上で特定の日にちや時間を設定して自動で行えるようにできます。また、急用などで電話に出られないタイミングができた場合は、クラウドPBXのアプリ上から手動でスケジュール設定することも可能です。
留守電データの転送
クラウドPBXで使える留守電データの転送機能と組み合わせれば、外出中でも顧客からのメッセージを確認できるようになります。
従来のビジネスフォンだと電話機本体に録音されるため、メッセージを確認するためにオフィスに戻らなければいけません。そのため、外出してしまっている場合は、顧客がメッセージを残してから折り返し電話をするまでに、かなりの時間がかかってしまいます。
クラウドPBXでは、留守電データの転送機能を利用できます。この機能を利用すると、録音されたメッセージが電話機本体ではなくクラウド上に保管され、その録音データをスマホなどの端末からいつでも確認できるようになります。オフィスに戻る必要がなくなるため、緊急性が高い要件にもすぐに対応が可能です。オフィスに戻る手間がないため業務効率が良く、タイムラグ発生による機会損失を削減でき、さらに顧客満足度向上につながります。
留守電機能が使えるクラウドPBXを選ぶ際の注意点
留守番電話機能は、それ単体でもそうですが、クラウドPBXで利用できる機能と組み合わせることでより利便性が高まります。留守番電話機能が使えるクラウドPBXを選ぶのであれば、以下のポイントをおさえておきましょう。
留守電は基本機能か、オプションか
まずは、留守電機能が基本機能かオプションで追加できるものなのかを確認しましょう。
クラウドPBXはサービスごとに提供されている機能が異なります。留守電機能はほとんどのクラウドPBXで利用できますが、基本機能として搭載されているケースとオプション追加で利用できるようになるケースがあります。
基本機能として搭載されている場合、基本の月額料金内で留守電機能を利用できます。オプション追加の手間がかかりませんし、毎月定額で利用できるのがメリットです。しかし、基本機能の場合はメッセージ件数が少なかったり録音時間が短かったりなど、機能性に満足できない場合があります。
オプション追加できる場合、基本の月額料金にオプション料金を追加することで留守電機能を利用できます。コストは多少かかるものの、基本機能として搭載されている場合よりも機能性が高いことが多いです。
残せる件数や録音時間はどの程度か
メッセージを残せる件数や録音時間も必ずチェックしておきましょう。
クラウドPBXサービスごとに、留守電機能で残せるメッセージ件数や録音時間は異なります。ビジネス利用する場合、ある程度の容量があった方が便利ではありますが、容量が多ければそれだけコストも高くなることがほとんどです。実際に自社にて留守電機能をどれくらい利用するのか、必要な録音時間はどれくらいか、メッセージ件数はどれくらいで足りるかなどを検討した上で選ぶことをおすすめします。例えば、預かったメッセージを転送機能にてすぐに確認して折り返せる環境であるならば、預かれるメッセージ件数は10件程度でも十分なことがほとんどです。顧客は要件のみを伝えるだけなので、録音時間も1分弱程度あれば問題ないでしょう。
留守電以外に便利な機能があるか
留守電機能と組み合わせられる機能があるか、その他の便利機能があるかも重要なポイントです。
前述の通り、留守電機能はクラウドPBXで利用できる機能と組み合わせることで利便性や顧客満足度向上につながります。時間外アナウンス、音声ガイダンス、スケジュール設定、留守電転送などの機能があるかどうかを必ず確認しましょう。
また、クラウドPBXはサービスによって留守電以外にもさまざまな機能を利用できます。自動音声で着信を適切に振り分けるIVR、スマホからFAXの送受信ができるクラウドFAX、社内で使用しているチャットとの連携や情報共有などの機能は業務効率アップにつながる機能です。こうした機能を利用できるかどうかも、クラウドPBX選びでは重要なポイントとなります。
そもそも電話として使いやすいか
クラウドPBXは電話サービスですから、そもそも電話として使いやすいかどうかも重要なポイントです。
クラウドPBXのアプリはサービスを提供しているベンダーごとに異なります。ベンダーによっては、見にくいUIであったり、動作が遅かったり、複雑な操作で分かりにくかったりして、使いにくいアプリが提供されていることもあります。使いにくいアプリだと、操作する社員にストレスがかかりますし、電話業務もスムーズに行えません。操作性が悪く分かりにくいアプリだと、高齢の社員などが使い方に慣れるまでに時間がかかってしまい、業務に支障をきたすことでしょう。
このようなことから、クラウドPBXを選ぶ場合は電話として使いやすいかどうかもチェックすることが大切です。無料トライアルなどを活用して、事前に使い心地や操作性を確認しておきましょう。
料金は割高ではないか
クラウドPBX選びでは、コスト面も重要です。
クラウドPBXの料金体系はベンダーごとに異なります。例えば、大企業向けのサービスの場合は高機能ですがランニングコストがかかります。社員数が少ない企業でそうしたサービスを使っても、コストを無駄にしてしまうことでしょう。そのため、規模に応じたベンダーを選ぶことが大切です。
また、留守電機能は基本機能として利用できるケースとオプション追加で利用できるケースがあります。機能面を考慮した上で、納得できる方を選ぶようにしましょう。
留守電機能のあるクラウドPBXなら「03plus」
留守電機能があって多機能なクラウドPBXなら03plusがおすすめです。03plusは「03」「06」を始めとした全国主要46局の市外局番付き電話番号を取得できるクラウドPBXサービスです。番号ポータビリティにも対応していますので、従来の固定電話番号から移行する場合も、これまで使っていた電話番号をそのまま利用可能です。
03plusでは、オプションにて留守電機能を利用できます。仕様は以下の通りです。
- お預かり可能メッセージ件数：15件
- メッセージの保存期間：7日後に削除
- メッセージの最大録音時間：50秒/件
- オリジナル音声ファイルの登録・設定可能
- 留守電に切り替わるまでのコール時間を設定可能
- 1番号あたり月額380円
メッセージはクラウド上に保存されるため、オフィスに戻らなくても外出先やご自宅などからスマホやPCで確認できます。専用IP電話機で確認することも可能です。
03plusは留守電機能以外にも、時間外アナウンス、通話録音、クラウドFAX、Web電話帳、IVR（自動音声応答）、チャット連携といった機能があります。また、コストを下げられるオプションとして、1通話あたり10分まで無料になる10分かけ放題も利用可能です。
03plusは1ID月額1,280円から利用できます。30ID以上のエンタープライズ版もありますので、規模に合わせて柔軟にご利用いただけるサービスです。社員の負担を軽減し、業務効率アップ・顧客満足度向上・コスト削減を実現するなら、ぜひ03plusをご検討ください。
まとめ
今回は、留守電機能について解説しました。
留守電機能はほとんどのクラウドPBXに搭載されていて、外出中でも顧客の電話を取りこぼすことをなくせる便利な機能です。クラウドPBXで利用できる機能と組み合わせることで、さらに便利に留守電機能を活用できるようになります。ぜひ本記事を参考に、留守電機能を活用してみてください。
留守電機能やその他便利な機能を業務で活用したい、リーズナブルにクラウドPBXを運用したいというご要望がございましたら、ぜひ03plusをご検討ください。
